Cách tăng số người tham dự hội thảo: 7 chiến lược tiếp thị dành cho nhà sáng lập và doanh nghiệp nhỏ

Hội thảo, workshop và webinar có thể là công cụ tăng trưởng mạnh mẽ cho startup, doanh nghiệp nhỏ và các nhà cung cấp dịch vụ. Chúng giúp bạn giáo dục đối tượng mục tiêu, xây dựng niềm tin và tạo ra cơ hội bán hàng thực tế mà không cần phụ thuộc vào cách bán hàng quá trực diện.

Tuy nhiên, một sự kiện được thiết kế tốt vẫn cần đúng kế hoạch tiếp thị. Nội dung hay thôi chưa đủ để lấp đầy chỗ ngồi. Nếu bạn muốn có nhiều lượt đăng ký hơn và tỷ lệ tham dự tốt hơn, bạn cần cân nhắc kỹ về thời điểm, cách nhắm mục tiêu, thông điệp và khâu theo dõi sau đó.

Đối với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp, điều này còn quan trọng hơn. Một buổi hội thảo có thể giới thiệu sản phẩm mới, giải thích một dịch vụ, hoặc giúp khách hàng tiềm năng hiểu một chủ đề phức tạp như thành lập doanh nghiệp, tuân thủ quy định, thiết lập thuế hoặc lập kế hoạch vận hành. Bạn truyền đạt giá trị càng rõ ràng, khả năng người tham dự đăng ký và xuất hiện càng cao.

Dưới đây là bảy chiến lược thực tiễn để tăng số người tham dự hội thảo và giúp sự kiện tiếp theo của bạn phục vụ doanh nghiệp hiệu quả hơn.

1. Quảng bá đúng thời điểm

Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong tiếp thị sự kiện là gửi lời mời quá sớm. Nếu bạn quảng bá một workshop hoặc hội thảo ngắn trước vài tháng, mọi người có thể quên mất trước khi ngày diễn ra tới.

Với hầu hết các hội thảo trực tiếp, một khoảng thời gian quảng bá ngắn hơn sẽ hiệu quả hơn. Một nguyên tắc hữu ích là:

• Bắt đầu quảng bá trước 3 đến 4 tuần đối với sự kiện ngắn
• Bắt đầu sớm hơn đối với hội nghị lớn hoặc chương trình nhiều buổi
• Tăng tần suất khi ngày diễn ra đến gần

Với webinar, thời điểm có thể còn ngắn hơn vì mức cam kết thấp hơn và quyết định đăng ký thường được đưa ra nhanh chóng. Một giai đoạn quảng bá ngắn gọn, tập trung thường hiệu quả hơn một chiến dịch kéo dài, lan man.

Nếu sự kiện của bạn gắn với một vấn đề mang tính thời điểm, chẳng hạn thay đổi trong luật khởi nghiệp, thời hạn thành lập pháp nhân hoặc yêu cầu tuân thủ, hãy hành động nhanh khi mức độ quan tâm còn cao.

2. Nhắm đúng đối tượng

Số người tham dự phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng danh sách. Một tệp đối tượng lớn nhưng không quan tâm đến chủ đề của bạn sẽ không tạo ra số đăng ký tốt.

Trước khi bắt đầu quảng bá, hãy tự hỏi:

• Ai sẽ nhận được lợi ích lớn nhất từ hội thảo này?
• Sự kiện giải quyết vấn đề gì?
• Ngành nghề, vai trò công việc hoặc giai đoạn phát triển doanh nghiệp nào có khả năng quan tâm nhất?
• Những danh sách liên hệ nào thực sự phù hợp?

Nếu bạn tổ chức sự kiện cho các nhà sáng lập startup, nhóm đối tượng tốt nhất có thể bao gồm doanh nhân lần đầu khởi nghiệp, freelancer đang thành lập LLC, chủ doanh nghiệp nhỏ chuẩn bị mở rộng, hoặc các chuyên gia cần hỗ trợ hiểu những yêu cầu tuân thủ cơ bản.

Đối tượng càng hẹp và càng liên quan, kết quả thường càng tốt. Một danh sách được nhắm mục tiêu kỹ thường vượt trội hơn một danh sách lớn hơn nhưng thiếu sự quan tâm thực sự.

3. Đặt kỳ vọng đăng ký thực tế

Nhiều nhà tiếp thị sự kiện kỳ vọng mọi chiến dịch đều mang lại tỷ lệ phản hồi cao. Trên thực tế, tỷ lệ tham dự thay đổi rất nhiều tùy theo chủ đề, đối tượng, hình thức và ưu đãi.

Cách tiếp cận hữu ích hơn là lập kế hoạch từ dưới lên:

• Bạn cần bao nhiêu người có mặt trong phòng?
• Tỷ lệ người đăng ký thực sự tham dự thường là bao nhiêu đối với loại sự kiện của bạn?
• Bạn cần bao nhiêu lời mời, email hoặc quảng cáo để đạt con số đó?

Tư duy này giúp bạn tránh thất vọng và tránh quảng bá chưa đủ. Nếu mục tiêu thực tế của bạn là 50 người tham dự và tỷ lệ xuất hiện dự kiến là 40 phần trăm, bạn cần nhiều hơn 50 lượt đăng ký để lấp đầy phòng.

Đối với sự kiện doanh nghiệp, một kế hoạch tốt phải bao gồm đủ số lượng tiếp cận, đủ theo dõi và đủ lời nhắc để đạt được lượng người mà bạn cần.

4. Chọn định dạng phù hợp cho sự kiện

Không phải kênh quảng bá nào cũng hiệu quả như nhau với mọi đối tượng. Đôi khi email là đủ. Đôi khi bạn cần một trang đích, hỗ trợ từ mạng xã hội, tin nhắn nhắc nhở, hoặc thậm chí thư mời trực tiếp.

Hãy cân nhắc định dạng phù hợp nhất với đối tượng của bạn:

• Email phù hợp với danh sách liên hệ sẵn có và khách hàng tiềm năng ấm
• Mạng xã hội có thể giúp mở rộng nhận biết cho các sự kiện mang tính giáo dục
• Tiếp cận trực tiếp hữu ích với nhóm chuyên môn được nhắm mục tiêu cao
• Trang đích giúp chuyển đổi sự quan tâm thành đăng ký
• Email nhắc nhở giúp giảm bỏ lỡ và tăng tỷ lệ tham dự

Với một sự kiện dành cho nhà sáng lập, trải nghiệm đăng ký nên đơn giản và thân thiện với thiết bị di động. Mọi người thường đăng ký khi đang xử lý các công việc kinh doanh khác, nên sự phức tạp sẽ làm giảm chuyển đổi.

Định dạng tốt nhất là định dạng phù hợp với thói quen của đối tượng và giúp họ thực hiện bước tiếp theo dễ dàng.

5. Dùng tiêu đề thể hiện rõ lợi ích

Tiêu đề sự kiện là một trong những tài sản tiếp thị quan trọng nhất của bạn. Nếu tiêu đề mơ hồ, chung chung hoặc quá cầu kỳ, mọi người sẽ bỏ qua. Nếu nó cụ thể và nhấn mạnh lợi ích, nó có thể cải thiện đáng kể số lượt đăng ký.

Một tiêu đề hội thảo tốt nên trả lời nhanh ba câu hỏi:

• Sự kiện này nói về điều gì?
• Dành cho ai?
• Vì sao tôi nên tham dự?

Những tiêu đề bắt đầu bằng các cụm như “Cách để”, “Những điều bạn cần biết” hoặc “Hướng dẫn thực tiễn về” thường hoạt động tốt vì chúng hứa hẹn giá trị rõ ràng.

Hãy so sánh các ví dụ sau:

• Yếu: Hội thảo kiến thức kinh doanh
• Tốt hơn: Cách khởi nghiệp đúng ngay từ đầu
• Mạnh hơn: Cách thành lập, ra mắt và bảo vệ doanh nghiệp mới của bạn một cách tự tin

Bạn cũng có thể thử nhiều phiên bản tiêu đề khác nhau để xem phiên bản nào mang lại phản hồi tốt hơn. Những thay đổi nhỏ về từ ngữ có thể tạo ra khác biệt đáng kể.

6. Tận dụng quan hệ đối tác để mở rộng phạm vi tiếp cận

Quan hệ đối tác là một trong những cách bị đánh giá thấp nhất để tăng số người tham dự sự kiện. Khi hai hoặc nhiều tổ chức cùng quảng bá một sự kiện, mỗi bên đều đóng góp niềm tin, độ phủ và uy tín.

Đối tác tiềm năng có thể bao gồm:

• Hiệp hội ngành nghề
• Phòng thương mại địa phương
• Chuyên gia tư vấn và cố vấn kinh doanh
• Luật sư, kế toán viên và chuyên gia thuế
• Trường đại học, trung tâm ươm tạo và chương trình tăng tốc khởi nghiệp
• Các nhà cung cấp dịch vụ khác phục vụ cùng một đối tượng

Ví dụ, nếu bạn tổ chức một hội thảo về việc bắt đầu và cấu trúc một công ty mới, một đối tác có khán giả quan tâm đến giáo dục kinh doanh có thể giúp bạn tiếp cận những người đang thực sự lên kế hoạch khởi nghiệp.

Giá trị của một đối tác không chỉ nằm ở danh sách email. Một đối tác có uy tín cũng khiến sự kiện của bạn trở nên đáng tin cậy và hữu ích hơn.

7. Làm cho việc tham dự trở nên đáng giá

Chiến lược tiếp thị tốt nhất cũng không cứu được một sự kiện yếu. Nếu mọi người đăng ký nhưng học được rất ít, họ sẽ không tham dự lại, không giới thiệu cho người khác và cũng không nhìn thương hiệu của bạn như một chuyên gia đáng tin cậy.

Một hội thảo hữu ích nên mang lại:

• Thông tin rõ ràng
• Các bước tiếp theo thực tế
• Ví dụ cụ thể
• Cấu trúc được tổ chức tốt
• Đủ nội dung để xứng đáng với thời gian bỏ ra

Đối với doanh nghiệp, điều này đặc biệt quan trọng. Nếu bạn đang giảng về thành lập pháp nhân, tuyển dụng, tuân thủ hoặc vận hành, khán giả muốn rời đi với điều gì đó có thể áp dụng ngay. Họ không chỉ muốn lý thuyết. Họ muốn sự tự tin và định hướng.

Đó cũng là nơi giá trị tổng thể của Zenind phù hợp một cách tự nhiên. Khi các nhà sáng lập cần hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và duy trì tuân thủ, các sự kiện giáo dục có thể xây dựng uy tín đồng thời giúp khách hàng tiềm năng hiểu bước tiếp theo trong hành trình của họ.

Sự kiện của bạn nên miễn phí hay tính phí?

Điều này phụ thuộc vào đối tượng và mục tiêu của bạn. Sự kiện miễn phí thường hạ thấp rào cản đăng ký, nhưng cũng có thể thu hút nhiều người đăng ký hời hợt hơn và nhiều người bỏ lỡ hơn. Sự kiện có phí thường tạo ra cam kết mạnh hơn và tỷ lệ tham dự tốt hơn, nhưng đòi hỏi lời hứa giá trị rõ ràng hơn.

Một cách tốt để quyết định là thử cả hai mô hình theo thời gian.

Chọn đăng ký miễn phí khi:

• Chủ đề mang tính giới thiệu hoặc giáo dục rộng
• Bạn muốn phạm vi tiếp cận tối đa
• Sự kiện là một phần của chiến lược tạo khách hàng tiềm năng lớn hơn

Chọn đăng ký có phí khi:

• Sự kiện mang lại giá trị chuyên sâu
• Bạn muốn người tham dự cam kết cao hơn
• Đối tượng của bạn kỳ vọng vào hướng dẫn hoặc tài liệu ở cấp độ chuyên gia

Không có câu trả lời chung cho mọi trường hợp. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào đối tượng, chủ đề và cách bạn định vị sự kiện.

Cách giảm số người không tham dự

Có được lượt đăng ký mới chỉ là một nửa công việc. Tỷ lệ tham dự thường tăng lên khi bạn sử dụng một hệ thống nhắc nhở tốt.

Hãy dùng các cách sau để giảm số người bỏ lỡ:

• Gửi email xác nhận ngay sau khi đăng ký
• Bao gồm ngày, giờ, chương trình và thông tin truy cập trong mọi tin nhắn
• Gửi một email nhắc trước 24 giờ
• Gửi thêm một lời nhắc vài giờ trước sự kiện
• Làm cho việc tham gia sự kiện trở nên dễ dàng trên cả máy tính và thiết bị di động

Nếu sự kiện trực tiếp, hãy bao gồm hướng dẫn đường đi, thông tin đỗ xe và các yêu cầu check-in. Nếu là sự kiện trực tuyến, hãy làm cho đường dẫn truy cập thật nổi bật và đơn giản.

Việc tham gia càng dễ, khả năng mọi người xuất hiện thực sự càng cao.

Đo lường kết quả và cải thiện sự kiện tiếp theo

Mỗi hội thảo là một cơ hội để học hỏi. Ngay cả khi số người tham dự khiêm tốn, sự kiện vẫn cung cấp dữ liệu bạn có thể dùng cho lần sau.

Hãy theo dõi các chỉ số như:

• Tỷ lệ mở lời mời hoặc email
• Tỷ lệ chuyển đổi đăng ký
• Tỷ lệ tham dự
• Tỷ lệ bỏ lỡ
• Câu hỏi và mức độ tương tác của khán giả
• Khách hàng tiềm năng hoặc doanh số tạo ra sau sự kiện

Theo thời gian, các xu hướng sẽ xuất hiện. Bạn có thể nhận ra rằng một tiêu đề hiệu quả hơn tiêu đề khác, một phân khúc đối tượng phản hồi mạnh hơn, hoặc một chuỗi nhắc nhở tạo ra tỷ lệ xuất hiện tốt hơn.

Bạn đo lường càng nhiều, việc cải thiện càng dễ.

Danh sách kiểm tra tiếp thị hội thảo đơn giản

Hãy dùng danh sách kiểm tra này trước mỗi sự kiện:

• Xác định rõ đối tượng mục tiêu
• Chọn chủ đề giải quyết một vấn đề thực tế
• Viết tiêu đề nhấn mạnh lợi ích
• Quảng bá trong đúng khung thời gian
• Dùng danh sách liên hệ phù hợp và được nhắm mục tiêu
• Chọn định dạng tốt nhất cho đối tượng của bạn
• Hợp tác với các tổ chức có thể mở rộng phạm vi tiếp cận
• Gửi tin nhắn nhắc nhở trước sự kiện
• Trình bày một bài nói hữu ích với giá trị thực tiễn
• Xem lại kết quả sau sự kiện

Một kế hoạch tiếp thị hội thảo mạnh mẽ không phức tạp, nhưng phải có chủ đích. Những sự kiện hiệu quả nhất được xây dựng dựa trên đối tượng rõ ràng, chủ đề giá trị và chiến lược quảng bá tôn trọng việc mọi người thực sự rất bận rộn.

Kết luận

Nếu bạn muốn nhiều người tham dự hơn trong hội thảo, workshop hoặc webinar của mình, đừng chỉ dựa vào một chiến thuật duy nhất. Số người tham dự tăng lên khi thời điểm, nhắm mục tiêu, thông điệp và khâu theo dõi cùng hoạt động hiệu quả.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, các sự kiện giáo dục có thể làm được nhiều hơn việc lấp đầy một căn phòng. Chúng có thể xây dựng uy tín, tạo khách hàng tiềm năng và gây dựng niềm tin với những người bạn muốn tiếp cận. Khi sự kiện phù hợp và hoạt động quảng bá được tập trung đúng hướng, hội thảo trở thành một trong những cách hiệu quả nhất để kết nối với thị trường của bạn.

Hãy sử dụng bảy chiến lược này để củng cố sự kiện tiếp theo của bạn, và xem mỗi hội thảo như một cơ hội để cải thiện hội thảo sau đó.