Cách giảm thiểu rủi ro khi khởi nghiệp: Hướng dẫn dành cho nhà sáng lập

Khởi nghiệp là quá trình quản lý sự không chắc chắn. Mỗi nhà sáng lập đều phải đưa ra quyết định trước khi thị trường trả lời đầy đủ câu hỏi liệu ý tưởng có thành công hay không. Một phần rủi ro là không thể tránh khỏi, nhưng nếu không được quản lý, rủi ro có thể nhanh chóng trở nên tốn kém, gây xao nhãng và trong một số trường hợp có thể khiến công ty mới thất bại.

Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi ẩn số. Mục tiêu là giảm thiểu những rủi ro có thể tránh được, xây dựng thói quen tốt ngay từ đầu và tạo đủ sự linh hoạt trong vận hành để có thể phục hồi khi có sự cố. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những nhà sáng lập lần đầu, vì các quyết định ban đầu thường định hình sức khỏe dài hạn của doanh nghiệp.

Một kế hoạch quản trị rủi ro hiệu quả bắt đầu trước khi có doanh thu đầu tiên. Kế hoạch đó bao gồm cấu trúc pháp lý bạn chọn, các thỏa thuận bạn ký, bảo hiểm bạn mua, các hạn chót tuân thủ bạn theo dõi, lượng tiền mặt bạn giữ dự phòng và những hệ thống bạn dùng để bảo vệ khách hàng, nhân viên và uy tín của mình.

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, Zenind có thể giúp bạn chuyển từ ý tưởng sang thành lập pháp nhân với sự hỗ trợ thực tế, giúp phần hành chính của quá trình khởi nghiệp được tổ chức gọn gàng.

Rủi ro kinh doanh thực sự là gì

Rủi ro kinh doanh là bất kỳ mối đe dọa nào có thể làm giảm doanh thu, tăng chi phí, gián đoạn hoạt động hoặc tạo ra trách nhiệm pháp lý hay tài chính. Một số rủi ro đến từ bên ngoài, chẳng hạn như thị trường chậm lại, chuỗi cung ứng bị gián đoạn hoặc thiên tai. Những rủi ro khác đến từ bên trong, như sổ sách kế toán kém, điều khoản sở hữu không rõ ràng, biện pháp bảo mật yếu hoặc sai lầm khi tuyển dụng.

Các rủi ro phổ biến nhất đối với startup thường rơi vào một số nhóm lớn:

• Trách nhiệm cá nhân và rủi ro đối với tài sản
• Không tuân thủ quy định và thuế
• Vấn đề dòng tiền
• Tranh chấp nội bộ giữa các chủ sở hữu
• Mất an toàn dữ liệu và gián đoạn vận hành
• Ảnh hưởng đến uy tín
• Vấn đề với nhân viên và nhà thầu
• Sai lầm khi mở rộng

Cách tiếp cận đúng là xác định những rủi ro nào có khả năng xảy ra nhất với mô hình kinh doanh của bạn, sau đó xây dựng biện pháp bảo vệ cho chúng ngay từ sớm.

Chọn cấu trúc tách biệt rủi ro kinh doanh và rủi ro cá nhân

Một trong những quyết định lớn đầu tiên của nhà sáng lập là chọn cấu trúc pháp lý nào. Lựa chọn này ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, thuế, thủ tục giấy tờ và mức độ tách biệt giữa doanh nghiệp với chủ sở hữu.

Doanh nghiệp tư nhân rất dễ bắt đầu, nhưng nhìn chung không có lớp bảo vệ trách nhiệm pháp lý. Nếu doanh nghiệp bị kiện hoặc không trả được nợ, tài sản cá nhân của chủ sở hữu có thể gặp rủi ro.

LLC hoặc công ty cổ phần có thể tạo ra sự tách biệt pháp lý giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu. Sự tách biệt này không thay thế cho các thực hành tốt, nhưng có thể là một lớp bảo vệ quan trọng. Nếu doanh nghiệp của bạn ký hợp đồng, tuyển dụng nhân viên, lưu trữ dữ liệu khách hàng hoặc có bất kỳ mức độ tiếp xúc tài chính đáng kể nào, việc thành lập pháp nhân thường rất đáng cân nhắc.

Đối với nhiều nhà sáng lập, quyết định thường xoay quanh hai câu hỏi:

• Tôi có muốn tách biệt tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp không?
• Tôi có sẵn sàng duy trì hồ sơ, giấy tờ và kỷ luật nội bộ mà các pháp nhân chính thức yêu cầu không?

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập LLC và công ty cổ phần một cách hiệu quả, giúp việc bắt đầu với cấu trúc phù hợp trở nên dễ dàng hơn thay vì phải sửa sai về sau.

Ghi rõ quyền sở hữu và điều khoản vận hành bằng văn bản

Nếu doanh nghiệp có hơn một người tham gia, các thỏa thuận bằng văn bản là điều bắt buộc. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất để tránh xung đột về sau.

Một thỏa thuận rõ ràng nên bao gồm ít nhất các nội dung sau:

• Tỷ lệ sở hữu
• Vốn góp
• Quyền biểu quyết và thẩm quyền ra quyết định
• Cách phân chia lợi nhuận và thua lỗ
• Điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu muốn rời đi
• Điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu qua đời, mất khả năng lao động hoặc ngừng đóng góp
• Việc chủ sở hữu có thể bán phần sở hữu hay không và theo điều kiện nào
• Cách giải quyết tranh chấp

Đối với LLC, nội dung này thường được xử lý trong operating agreement. Đối với công ty cổ phần, bylaws và shareholder agreement phục vụ mục đích tương tự. Đối với quan hệ đối tác, partnership agreement là điều thiết yếu.

Thời điểm tốt nhất để giải quyết những câu hỏi này là khi mọi người vẫn đang đồng thuận và lạc quan. Khi tiền bạc đã liên quan và kỳ vọng bắt đầu khác nhau, ngay cả những bất đồng nhỏ cũng có thể trở nên tốn kém.

Đưa tuân thủ vào quy trình khởi động

Các sai sót về tuân thủ là một trong những rủi ro startup có thể phòng tránh được nhiều nhất. Bỏ lỡ hạn nộp hồ sơ, quên gia hạn giấy phép hoặc không nộp thuế đúng hạn có thể dẫn đến tiền phạt, mất trạng thái tốt và trong một số trường hợp đe dọa sự tồn tại của doanh nghiệp.

Một hệ thống tuân thủ vững chắc nên bao gồm:

• Hồ sơ thành lập và chỉ định đại lý đăng ký
• Báo cáo thường niên hoặc hồ sơ franchise tax của tiểu bang
• Giấy phép và phê duyệt kinh doanh cấp địa phương
• Đăng ký chủ sử dụng lao động nếu bạn thuê nhân sự
• Hạn nộp thuế liên bang, tiểu bang và địa phương
• Đăng ký và nộp thuế bán hàng, nếu áp dụng
• Giấy phép hoặc phê duyệt theo ngành

Đừng đợi đến khi doanh nghiệp bận rộn mới sắp xếp những việc này. Hãy thiết lập ngay từ lúc khởi đầu và dùng nhắc nhở, lịch làm việc và một nguồn dữ liệu duy nhất cho các hạn chót.

Dịch vụ đại lý đăng ký đặc biệt hữu ích cho các nhà sáng lập muốn có một đầu mối đáng tin cậy để nhận thông báo pháp lý và thông báo từ tiểu bang. Zenind cung cấp hỗ trợ đại lý đăng ký trong một quy trình thành lập và tuân thủ rộng hơn, giúp giảm nguy cơ bỏ sót các thông báo quan trọng.

Bảo vệ dòng tiền ngay từ ngày đầu

Nhiều doanh nghiệp mới không thất bại vì ý tưởng tệ. Họ thất bại vì tiền mặt cạn trước khi công ty có đủ thời gian để ổn định.

Rủi ro dòng tiền thường nguy hiểm hơn rủi ro lợi nhuận. Một doanh nghiệp có thể có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn chật vật để thanh toán hóa đơn nếu tiền về chậm hoặc chi phí phát sinh sớm.

Để giảm rủi ro dòng tiền:

• Lập ngân sách khởi nghiệp chi tiết
• Dự báo doanh thu một cách thận trọng
• Theo dõi các khoản phải thu và phải trả hằng tuần
• Tách chi phí cố định khỏi chi phí biến đổi
• Tránh chi quá mức cho công cụ và xây dựng thương hiệu không cần thiết
• Tạo quỹ dự phòng tiền mặt trước khi ra mắt nếu có thể
• Thương lượng điều khoản thanh toán với nhà cung cấp khi phù hợp

Bạn cũng nên hiểu điểm hòa vốn của mình. Hãy biết mỗi tháng bạn cần bao nhiêu doanh số để trang trải chi phí vận hành. Con số đó giúp bạn có một chuẩn thực tế để đánh giá doanh nghiệp đang đi đúng hướng hay không.

Nếu có thể, hãy trì hoãn các cam kết lớn cho đến khi nhu cầu đã được chứng minh. Thiết bị, không gian văn phòng và các hợp đồng phần mềm dài hạn nên gắn với nhu cầu kinh doanh thực tế, không phải với sự lạc quan.

Sử dụng bảo hiểm như một lớp dự phòng, không phải suy nghĩ sau cùng

Bảo hiểm không thể ngăn mọi sự cố, nhưng có thể giảm thiểu thiệt hại tài chính khi có vấn đề xảy ra. Loại bảo hiểm phù hợp phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, tài sản bạn sở hữu và các rủi ro bạn đối mặt.

Các loại bảo hiểm phổ biến nên cân nhắc bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm
• Bảo hiểm tài sản
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm trách nhiệm mạng
• Bảo hiểm xe thương mại
• Bảo hiểm key person cho những cá nhân thiết yếu

Đừng mua bảo hiểm một cách máy móc. Hãy xem xét hoạt động thực tế, tương tác với khách hàng, hàng tồn kho và hợp đồng của bạn. Trao đổi với một nhà môi giới bảo hiểm đủ năng lực có thể giúp xác định những khoảng trống mà các gói bảo hiểm chung chung có thể bỏ sót.

Nếu công việc của bạn liên quan đến dữ liệu khách hàng, sản phẩm vật lý hoặc dịch vụ có tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, bảo hiểm cần được ưu tiên sớm. Chính sách phù hợp thường rẻ hơn một sự cố nghiêm trọng duy nhất.

Bảo vệ dữ liệu, hệ thống và tài sản vật chất

Rủi ro an ninh không còn chỉ giới hạn ở các công ty lớn. Doanh nghiệp nhỏ thường là mục tiêu hấp dẫn vì họ có ít kiểm soát hơn và ít nhân sự chuyên trách hơn.

Giảm thiểu rủi ro nên bao gồm cả bảo vệ kỹ thuật số lẫn vật lý.

Các biện pháp bảo vệ kỹ thuật số có thể bao gồm:

• Chính sách mật khẩu mạnh và xác thực đa yếu tố
• Kiểm soát quyền truy cập dựa trên trách nhiệm công việc
• Cập nhật phần mềm và sao lưu thường xuyên
• Mã hóa dữ liệu nhạy cảm
• Quản lý thiết bị cho laptop và điện thoại
• Quy trình ứng phó sự cố

Các biện pháp bảo vệ vật lý có thể bao gồm:

• Khóa, báo động và camera
• Chiếu sáng cho lối vào và khu vực lưu trữ
• Lưu trữ tài liệu an toàn
• Kiểm soát hàng tồn kho
• Kiểm tra bảo trì cho thiết bị và cơ sở vật chất

Nếu doanh nghiệp của bạn thu thập thông tin khách hàng, các thực hành về quyền riêng tư cần rõ ràng và được ghi chép lại. Hãy biết bạn thu thập dữ liệu gì, vì sao thu thập, lưu ở đâu và ai có quyền truy cập.

Tránh mở rộng quá nhanh

Tăng trưởng là điều tích cực, nhưng mở rộng quá nhanh lại tạo ra những rủi ro riêng. Nhiều startup nhầm lẫn giữa đà tăng trưởng và sự ổn định, rồi triển khai thêm dòng sản phẩm, địa điểm hoặc thị trường mới trước khi có đủ năng lực vận hành để hỗ trợ.

Mở rộng quá nhanh có thể dẫn đến:

• Biên lợi nhuận mỏng
• Vấn đề kiểm soát chất lượng
• Sự chú ý của quản lý bị phân tán
• Chi phí cố định cao hơn
• Nhiều nghĩa vụ tuân thủ hơn
• Độ phức tạp trong phối hợp tăng lên

Cách an toàn hơn là chứng minh một sản phẩm hoặc thị trường trước, sau đó mở rộng có kỷ luật. Trước khi thêm địa điểm mới hoặc bước vào một tiểu bang mới, hãy xem xét các tác động pháp lý, thuế và cấp phép. Nếu bạn đang kinh doanh tại một tiểu bang nơi bạn chưa được thành lập, có thể cần thực hiện thủ tục foreign qualification.

Mở rộng thường ít tốn kém và ít căng thẳng hơn khi nó đi sau sự trưởng thành của quy trình, chứ không chỉ dựa vào tham vọng.

Củng cố uy tín trước khi nó trở nên dễ tổn thương

Rủi ro về uy tín rất dễ bị xem nhẹ vì nó thường tích tụ chậm. Vài đánh giá xấu, phản hồi chậm hoặc trải nghiệm khách hàng không nhất quán có thể làm suy yếu niềm tin nhanh hơn các nhà sáng lập tưởng tượng.

Để bảo vệ uy tín:

• Phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp trước khiếu nại
• Ghi chép các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng
• Đặt kỳ vọng thực tế trong marketing và bán hàng
• Khắc phục vấn đề lặp lại thay vì xử lý từng trường hợp riêng lẻ
• Theo dõi đánh giá và đề cập trên mạng xã hội thường xuyên
• Đào tạo bất kỳ ai tương tác với khách hàng

Đối với nhiều doanh nghiệp, uy tín gắn chặt với tốc độ phản hồi và chất lượng giao tiếp. Khách hàng thường dễ tha thứ cho một sai sót hơn là cho sự im lặng hoặc thái độ phòng thủ.

Lập kế hoạch cho rủi ro từ nhân viên và nhà thầu

Ngay khi bạn thuê người hỗ trợ, các nghĩa vụ mới sẽ phát sinh. Tiền lương, phân loại lao động, an toàn, đào tạo và giám sát đều ảnh hưởng đến rủi ro.

Rủi ro liên quan đến nhân viên có thể đến từ:

• Vi phạm luật lương và giờ làm
• Phân loại sai người lao động
• Onboarding và đào tạo kém
• Sự cố an toàn
• Vấn đề bảo mật
• Quản lý hiệu suất không nhất quán
• Nghỉ việc và thiếu hụt nhân sự

Để giảm những rủi ro này, hãy tạo tài liệu onboarding rõ ràng, chính sách bằng văn bản và kỳ vọng cụ thể cho từng vai trò. Nếu bạn dựa vào nhà thầu, hãy đảm bảo mối quan hệ đó được cấu trúc đúng và được ghi nhận phù hợp.

Bạn cũng nên chuẩn bị cho ngày một nhân viên chủ chốt rời đi. Đào tạo chéo, tài liệu hóa và kiểm soát quyền truy cập sẽ giảm gián đoạn và giúp quá trình chuyển giao suôn sẻ hơn.

Tạo kế hoạch dự phòng cho các gián đoạn

Mỗi doanh nghiệp nên tự hỏi một câu hỏi đơn giản: điều gì xảy ra nếu quy trình chính của chúng ta ngừng hoạt động vào ngày mai?

Gián đoạn có thể đến từ nhiều nguồn:

• Nhà cung cấp gặp sự cố
• Thiếu hụt nguồn cung
• Rò rỉ dữ liệu
• Mất điện hoặc mất tiện ích
• Xe hỏng
• Nhu cầu tăng đột biến
• Một khách hàng lớn chậm thanh toán
• Một người chủ chốt không thể làm việc

Một kế hoạch dự phòng tốt sẽ xác định những gián đoạn có khả năng xảy ra nhất và liệt kê các bước phản ứng ngay lập tức. Kế hoạch cũng nên bao gồm nhà cung cấp thay thế, công cụ dự phòng, liên hệ khẩn cấp và kế hoạch truyền thông.

Bạn không cần một chương trình khôi phục sau thảm họa ở cấp độ doanh nghiệp lớn để hưởng lợi từ việc lập kế hoạch dự phòng. Ngay cả một kế hoạch viết đơn giản cũng có thể tiết kiệm thời gian và giảm hoảng loạn khi có điều bất ngờ xảy ra.

Sử dụng danh sách kiểm tra cho nhà sáng lập để giảm rủi ro khi ra mắt

Trước khi ra mắt, hãy xem lại một danh sách kiểm tra thực tế:

• Thành lập đúng pháp nhân
• Chỉ định đại lý đăng ký
• Soạn thảo các thỏa thuận cốt lõi
• Đăng ký các loại thuế và giấy phép cần thiết
• Thiết lập kế toán và tài khoản ngân hàng
• Mua bảo hiểm phù hợp
• Bảo vệ dữ liệu và thiết bị
• Chuẩn bị hợp đồng và điều khoản cho khách hàng
• Xây dựng dự báo dòng tiền theo tháng
• Tạo kế hoạch giao tiếp cho chủ sở hữu và nhân viên
• Ghi lại quy trình dự phòng cho các nhiệm vụ quan trọng

Việc chuẩn bị như vậy không đảm bảo thành công, nhưng nó cải thiện đáng kể cơ hội sống sót qua giai đoạn đầu khó khăn.

Lời kết

Khởi nghiệp luôn đi kèm với sự không chắc chắn. Câu hỏi là bạn sẽ đối mặt với sự không chắc chắn đó bằng một kế hoạch hay bằng cách ứng biến.

Những nhà sáng lập mạnh nhất giảm rủi ro theo từng lớp. Họ chọn cấu trúc pháp nhân phù hợp, ghi các thỏa thuận bằng văn bản, đi trước các yêu cầu tuân thủ, bảo vệ dòng tiền, mua bảo hiểm đúng, bảo mật hệ thống và tăng trưởng với tốc độ mà bộ máy vận hành có thể đáp ứng.

Đó cũng là lúc một đối tác hỗ trợ thành lập doanh nghiệp có thể hữu ích. Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập LLC và công ty cổ phần, duy trì tổ chức với hỗ trợ đại lý đăng ký, và xây dựng nền tảng hành chính tốt hơn ngay từ đầu.

Rủi ro không thể bị xóa bỏ khỏi tinh thần khởi nghiệp, nhưng có thể được quản lý. Bạn càng sớm đặt cấu trúc cho doanh nghiệp của mình, bạn càng tạo ra nhiều không gian hơn cho tăng trưởng.