Cách lập kế hoạch hoạt động gắn kết đội nhóm mà đội ngũ của bạn thực sự thích

Hoạt động gắn kết đội nhóm phát huy hiệu quả tốt nhất khi nó được xem như một khoản đầu tư thông minh cho cách mọi người làm việc cùng nhau, chứ không phải một khoảng nghỉ bị ép buộc khỏi công việc. Hoạt động phù hợp có thể cải thiện giao tiếp, giảm ma sát, củng cố niềm tin và tạo cho mọi người lý do để kết nối ngoài các hạn chót dự án và các cuộc họp cập nhật trạng thái.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, startup và các đội ngũ đang phát triển, gắn kết đội nhóm có thể đặc biệt có giá trị. Văn hóa ban đầu thường đặt nền tảng cho cách nhân viên cộng tác về sau. Một kế hoạch hoạt động được cân nhắc kỹ có thể giúp các đội mới hình thành thói quen hỗ trợ trách nhiệm, sáng tạo và một môi trường làm việc lành mạnh hơn.

Điều quan trọng là chọn những trải nghiệm mà đội ngũ của bạn thực sự muốn tham gia. Điều đó có nghĩa là phải hiểu con người tham gia, mục tiêu bạn muốn đạt được và các giới hạn thực tế về thời gian, ngân sách và địa điểm.

Bắt đầu bằng một mục tiêu rõ ràng

Trước khi chọn hoạt động, hãy xác định thế nào là thành công.

Bạn đang muốn:

• Giúp nhân viên mới làm quen với nhau?
• Cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban?
• Tưởng thưởng cho một đội sau một dự án lớn?
• Khuyến khích cộng tác trong môi trường làm việc từ xa hoặc kết hợp?
• Nâng cao tinh thần trong giai đoạn nhiều áp lực?

Mỗi mục tiêu sẽ phù hợp với những hoạt động khác nhau. Một buổi ăn trưa thoải mái rất phù hợp để xây dựng quan hệ, trong khi một thử thách giải quyết vấn đề có thể tốt hơn khi bạn muốn nhân viên phối hợp chặt chẽ hơn.

Nếu bỏ qua bước này, hoạt động gắn kết đội nhóm có thể chỉ trở thành một hình thức giải trí ngẫu nhiên, ít giá trị lâu dài. Một mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn chọn đúng hình thức, đặt đúng tinh thần và đánh giá xem sự kiện có xứng đáng với công sức hay không.

Hiểu đội ngũ trước khi lập kế hoạch

Những hoạt động tốt nhất được thiết kế dựa trên chính những người sẽ tham gia.

Hãy dành thời gian cân nhắc:

• Độ tuổi và khả năng thể chất
• Mức độ thoải mái của người hướng nội và hướng ngoại
• Mức độ chấp nhận cạnh tranh
• Hạn chế về ăn uống và nhu cầu tiếp cận
• Lịch làm việc tại văn phòng, kết hợp hoặc từ xa
• Mức độ nhạy cảm với ngân sách và giới hạn thời gian

Một đội thích trò chơi chiến lược có thể hứng thú với đêm đố vui hoặc phòng thoát hiểm. Một nhóm thích vận động ngoài trời có thể phản hồi tốt hơn với đi bộ đường dài, bowling hoặc một sự kiện thể thao nhẹ nhàng. Một đội có nhiều sở thích khác nhau có thể cần một hoạt động ít áp lực và dễ tham gia.

Bạn không cần khảo sát sâu từng người mỗi lần, nhưng một cuộc thăm dò nhanh hoặc trao đổi không chính thức có thể giúp tránh việc sự kiện không phù hợp.

Phù hợp với văn hóa của bạn

Mỗi nơi làm việc đều có cá tính riêng. Hoạt động gắn kết đội nhóm nên phản ánh điều đó thay vì cố áp dụng một khuôn mẫu cho mọi trường hợp.

Một đội coi trọng sự sáng tạo có thể thích workshop nghệ thuật, lớp nấu ăn hoặc một thử thách cộng tác. Một đội thiên về phân tích có thể thích cuộc thi giải đố hoặc trò chơi logic. Một đội rất hướng ngoại có thể thích một chuyến đi tập thể mà giao tiếp là điểm nhấn chính.

Văn hóa cũng quan trọng vì nhân viên thường tham gia chân thành hơn khi hoạt động phù hợp với giá trị của công ty. Nếu doanh nghiệp của bạn đề cao tinh thần cộng tác, hãy chọn một sự kiện đòi hỏi nỗ lực chung. Nếu văn hóa của bạn tập trung vào sức khỏe, hãy chọn thứ gì đó năng động nhưng dễ tiếp cận, chẳng hạn như đi bộ, buổi yoga hoặc thử thách chăm sóc sức khỏe.

Mục tiêu không phải là gây ấn tượng bằng hoạt động lạ nhất. Mục tiêu là tạo ra một không gian nơi mọi người có thể kết nối theo cách tự nhiên.

Chọn hoạt động dễ tham gia

Khả năng tiếp cận nên được tính đến ngay từ đầu trong quá trình lập kế hoạch.

Một hoạt động gắn kết đội nhóm tốt nên:

• Dễ hiểu
• Dễ tham gia mà không cần đào tạo đặc biệt
• Thoải mái với nhiều kiểu tính cách
• Chi phí hợp lý
• Phù hợp với quy mô đội ngũ của bạn

Nếu một hoạt động quá cạnh tranh, quá tốn kém hoặc đòi hỏi thể lực cao, tỷ lệ tham gia sẽ giảm. Mọi người có thể vẫn đến nhưng không thực sự gắn kết, và như vậy thì mục đích đã bị đánh mất.

Những hoạt động đơn giản nhưng được tổ chức tốt thường hiệu quả hơn các sự kiện cầu kỳ. Một buổi chơi game nhẹ nhàng với cấu trúc rõ ràng có thể hiệu quả hơn một chuyến đi phức tạp khiến một nửa nhóm cảm thấy bối rối hoặc bị loại ra.

Dự trù ngân sách cho toàn bộ trải nghiệm

Hoạt động gắn kết đội nhóm không nhất thiết phải tốn kém, nhưng cần được dự trù thực tế.

Khi lập ngân sách, hãy bao gồm:

• Phí hoạt động
• Đồ ăn và thức uống
• Chi phí di chuyển hoặc đỗ xe
• Vật liệu hoặc dụng cụ
• Thuê địa điểm
• Thời gian rời khỏi công việc thường nhật

Một sự kiện chi phí thấp vẫn có thể tạo tác động mạnh nếu được tổ chức tốt. Ví dụ, một bữa trưa có phục vụ, cuộc thi đố vui trong văn phòng hoặc một dự án tình nguyện tại địa phương có thể mang lại giá trị cao hơn một chuyến đi cao cấp nhưng lại tách rời khỏi đội ngũ.

Với startup và doanh nghiệp nhỏ, kỷ luật ngân sách là rất quan trọng. Cách làm thông minh nhất là chi cho những yếu tố giúp cải thiện mức độ tham gia và kết quả, chứ không phải chỉ để trông ấn tượng.

Quyết định định dạng phù hợp

Hoạt động gắn kết đội nhóm có thể diễn ra dưới nhiều hình thức. Hình thức phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu và tính cách của những người tham gia.

Hoạt động trực tiếp

Sự kiện trực tiếp lý tưởng khi mục tiêu là khuyến khích trò chuyện tự nhiên và chia sẻ trải nghiệm. Ví dụ gồm:

• Phòng thoát hiểm
• Giải đấu board game
• Lớp học nấu ăn
• Đi bộ đường dài ngoài trời
• Bóng ném hoặc các môn thể thao nhẹ
• Đêm đố vui
• Dự án tình nguyện

Những hoạt động này đặc biệt hiệu quả khi nhân viên chưa có nhiều thời gian tương tác ngoài các cuộc họp thường lệ.

Hoạt động kết hợp

Các đội làm việc kết hợp cần những hình thức không thiên vị cho nhóm nào. Nếu một số người làm việc từ xa, hãy tránh các hoạt động chỉ phù hợp với những người có mặt trực tiếp trong phòng.

Các lựa chọn kết hợp tốt gồm:

• Đố vui trực tuyến
• Trò chơi giải quyết vấn đề chung
• Thử thách chụp ảnh
• Phòng thoát hiểm ảo
• Buổi chia sẻ đồ vật hoặc câu chuyện từ xa
• Cuộc thi giữa các địa điểm

Nguyên tắc chính là công bằng. Mọi người phải có cơ hội ngang nhau để tham gia và đóng góp.

Hoạt động từ xa

Gắn kết đội nhóm từ xa cần được lên kế hoạch có chủ đích, không nên xem như việc làm thêm cho có. Nếu không chuẩn bị, nó có thể tạo cảm giác gượng gạo hoặc chỉ mang tính tùy chọn theo cách tệ nhất.

Các ý tưởng phù hợp với làm việc từ xa gồm:

• Cà phê trực tuyến
• Chơi game online
• Danh sách phát nhạc cộng tác
• Gợi ý kể chuyện cho cả nhóm
• Vòng ghi nhận đồng nghiệp
• Thử thách chăm sóc sức khỏe ngắn

Hãy giữ buổi này ngắn gọn và tương tác cao. Mọi người có xu hướng thích hoạt động gắn kết từ xa hơn khi nó có cấu trúc rõ ràng và không kéo dài quá lâu.

Sắp xếp đội nhóm một cách chiến lược

Cách bạn chia nhóm quan trọng không kém bản thân hoạt động.

Nếu mục tiêu là tăng cường kết nối giữa các phòng ban, hãy sắp xếp mọi người có chủ đích. Nếu mục tiêu là giúp một đội mới ổn định, hãy ghép nhân viên nhiều kinh nghiệm với người mới. Nếu bạn muốn khuyến khích phát triển năng lực lãnh đạo, hãy luân phiên người làm đội trưởng hoặc điều phối viên.

Chiến lược chia nhóm được thiết kế tốt có thể tạo ra những kết nối mới mà trong ngày làm việc bình thường sẽ không xảy ra. Nó cũng có thể ngăn các nhóm nhỏ khép kín chiếm ưu thế trong sự kiện.

Hãy cẩn thận để không biến cuộc chơi thành một cuộc thi quá phức tạp. Một chút cạnh tranh thân thiện có thể hữu ích, nhưng mục đích chính vẫn nên là cộng tác và giao tiếp.

Giữ mức độ áp lực thấp và tinh thần tích cực

Những sự kiện gắn kết đội nhóm dễ chịu nhất thường có một điểm chung: mọi người không cảm thấy bị đánh giá.

Tránh các hoạt động chỉ thưởng cho người ồn ào nhất, nhanh nhất hoặc khỏe nhất. Thay vào đó, hãy chọn những hình thức mà nhiều thế mạnh khác nhau đều có thể tỏa sáng. Một người có thể giỏi chiến lược, người khác giỏi động viên, và người khác giỏi tổ chức. Một hoạt động tốt sẽ tạo không gian cho tất cả những đóng góp đó.

Sự kiện nên mang cảm giác như một khoảng nghỉ để làm mới tinh thần, chứ không phải một buổi đánh giá hiệu suất.

Tinh thần tích cực cũng có thể được củng cố qua cách bạn giới thiệu sự kiện. Hãy trình bày nó như một cơ hội để kết nối, nạp lại năng lượng và xây dựng một đội ngũ mạnh hơn. Đồng thời, hãy để mọi người tham gia theo mức độ thoải mái của riêng họ.

Lên kế hoạch hậu cần cẩn thận

Ngay cả một hoạt động tuyệt vời cũng có thể thất bại nếu thiếu kế hoạch vận hành cơ bản.

Trước sự kiện, hãy xác nhận:

• Ngày và giờ
• Địa điểm và chi tiết di chuyển
• Số lượng người tham dự dự kiến
• Sắp xếp đồ ăn và thức uống
• Nhu cầu tiếp cận
• Phương án dự phòng khi thời tiết xấu
• Dụng cụ, vật liệu hoặc thiết bị
• Bất kỳ quy tắc hoặc giới hạn thời gian nào

Bạn cũng nên chỉ định một người dẫn dắt sự kiện. Người đó không nhất thiết phải là người điều phối chuyên nghiệp, nhưng cần nắm rõ lịch trình và có thể giữ mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Hậu cần càng trơn tru, đội ngũ càng có nhiều năng lượng dành cho trải nghiệm thực tế.

Dành thời gian trao đổi sau hoạt động

Một cuộc trao đổi ngắn sau sự kiện có thể biến một hoạt động vui vẻ thành một hoạt động hữu ích.

Hãy hỏi vài câu đơn giản:

• Điều gì giúp đội ngũ làm việc hiệu quả với nhau?
• Điều gì khiến mọi người bất ngờ?
• Chúng ta học được gì về giao tiếp hoặc cộng tác?
• Lần sau chúng ta nên làm gì khác đi?

Phần nhìn lại này không cần quá trang trọng. Chỉ cần một cuộc trao đổi 10 phút cũng có thể giúp kết nối hoạt động với hành vi thực tế tại nơi làm việc.

Khi nhân viên xác định được điều gì làm sự kiện thành công, họ sẽ có nhiều khả năng mang những hành vi đó vào công việc hằng ngày.

Tránh những sai lầm phổ biến

Một vài sai lầm có thể khiến hoạt động gắn kết đội nhóm trở nên khó chịu hoặc vô nghĩa.

Hãy chú ý tránh:

• Chọn hoạt động mà không kiểm tra sở thích của đội ngũ
• Lên kế hoạch cho điều loại trừ nhân viên làm việc từ xa
• Làm sự kiện quá cạnh tranh
• Bỏ qua nhu cầu tiếp cận hoặc ăn uống
• Sắp xếp vào thời điểm căng thẳng
• Không gắn hoạt động với một mục tiêu thực tế
• Để sự kiện kéo dài quá lâu

Nếu tránh được những vấn đề này, bạn sẽ tăng đáng kể khả năng mọi người thích trải nghiệm và nhận được lợi ích từ nó.

Những ý tưởng gắn kết đội nhóm thường hiệu quả

Nếu bạn đang tìm những lựa chọn đáng tin cậy, dưới đây là một số hoạt động rất phù hợp để bắt đầu:

• Board game hoặc trò chơi chiến lược trên bàn
• Cuộc thi đố vui với các nhóm kết hợp
• Phòng thoát hiểm
• Các môn thể thao nhẹ như kickball hoặc bowling
• Ngày tình nguyện với một tổ chức phi lợi nhuận địa phương
• Lớp học nấu ăn hoặc nếm thử
• Đi bộ ngoài trời hoặc đi bộ đường dài
• Ngày thử thách trong văn phòng với phần thưởng đơn giản
• Đêm chơi game trực tuyến cho các đội phân tán

Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào quy mô, năng lượng và sở thích của đội ngũ bạn. Hoạt động càng phù hợp với nhóm, kết quả càng tốt.

Vì sao gắn kết đội nhóm quan trọng với các công ty đang phát triển

Với các doanh nghiệp đang tăng trưởng, gắn kết đội nhóm không chỉ là cách nâng cao tinh thần. Nó còn có thể hỗ trợ một nhịp vận hành lành mạnh hơn.

Khi mọi người giao tiếp tốt hơn, dự án sẽ tiến triển nhanh hơn. Khi mọi người tin tưởng nhau, họ sẽ nêu vấn đề sớm hơn. Khi mọi người cảm thấy gắn kết, họ có nhiều khả năng duy trì sự tập trung trong các giai đoạn bận rộn.

Điều đó đặc biệt quan trọng đối với người sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, những người đang xây dựng văn hóa công ty đồng thời quản lý hoạt động hằng ngày. Một đội ngũ mạnh có thể là một trong những lợi thế rõ rệt nhất của một công ty trẻ.

Kết luận

Những hoạt động gắn kết đội nhóm tốt nhất không phải là những hoạt động hào nhoáng nhất. Đó là những hoạt động mà đội ngũ của bạn có thể tham gia thoải mái, tận hưởng một cách chân thành và nhớ đến vì những lý do đúng đắn.

Hãy bắt đầu bằng một mục tiêu rõ ràng, tìm hiểu điều đội ngũ của bạn coi trọng, chọn một hình thức bao trùm và giữ cho trải nghiệm được tổ chức tốt. Khi làm được điều đó, gắn kết đội nhóm sẽ không chỉ là một sự kiện. Nó sẽ trở thành một công cụ thực tế để xây dựng niềm tin, cải thiện giao tiếp và hỗ trợ tăng trưởng doanh nghiệp lâu dài.