Bảo hiểm doanh nghiệp nhỏ cho các LLC và corporation mới: Những điều người sáng lập cần biết

Khởi nghiệp là một bước tiến lớn. Sau khi thành lập LLC hoặc corporation, nhiều người sáng lập tập trung vào xây dựng thương hiệu, ngân hàng, thuế và vận hành, nhưng có một chủ đề quan trọng thường bị bỏ lại quá muộn: bảo hiểm doanh nghiệp nhỏ.

Bảo hiểm không thay thế được phán đoán đúng đắn, hợp đồng chặt chẽ hay việc tuân thủ đầy đủ. Tuy nhiên, bảo hiểm giúp bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro tốn kém có thể làm gián đoạn tăng trưởng, bào mòn dòng tiền hoặc khiến chủ sở hữu đối mặt với rủi ro cá nhân và nghề nghiệp.

Đối với các doanh nhân đang xây dựng công ty tại Hoa Kỳ, hiểu những kiến thức cơ bản về bảo hiểm doanh nghiệp là một phần của việc xây dựng nền tảng bền vững. Dù bạn đang mở công ty tư vấn, khai trương cửa hàng bán lẻ, vận hành doanh nghiệp trực tuyến hay tuyển nhân viên đầu tiên, phạm vi bảo hiểm phù hợp có thể giúp bạn tiến về phía trước với sự tự tin hơn.

Vì sao bảo hiểm doanh nghiệp nhỏ lại quan trọng

Mọi doanh nghiệp đều có rủi ro. Một khách hàng có thể trượt ngã trong cửa hàng. Một khách hàng có thể cho rằng lời khuyên chuyên môn của bạn gây thiệt hại tài chính. Hỏa hoạn, trộm cắp hoặc bão có thể làm hỏng thiết bị. Rò rỉ dữ liệu có thể làm lộ thông tin nhạy cảm. Ngay cả một lần gián đoạn ngắn cũng có thể tạo ra áp lực tài chính nghiêm trọng cho một doanh nghiệp nhỏ.

Bảo hiểm doanh nghiệp giúp chuyển một phần những rủi ro đó ra khỏi chủ sở hữu. Thay vì tự chi trả mọi khoản phát sinh, một hợp đồng bảo hiểm phù hợp có thể hỗ trợ thanh toán khiếu nại, sửa chữa, bào chữa pháp lý, chi phí thay thế hoặc phần thu nhập bị mất, tùy theo điều khoản của hợp đồng.

Đối với người sáng lập, giá trị của bảo hiểm không chỉ là bảo vệ. Nó còn là uy tín. Nhiều chủ nhà cho thuê, nhà cung cấp, bên cho vay và khách hàng yêu cầu có bằng chứng bảo hiểm trước khi họ ký hợp đồng thuê, chấp thuận hợp đồng hoặc bắt đầu hợp tác.

Các loại bảo hiểm doanh nghiệp nhỏ phổ biến

Tổ hợp bảo hiểm phù hợp phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, ngành nghề, địa điểm và lực lượng lao động. Dưới đây là những loại bảo hiểm phổ biến nhất mà chủ doanh nghiệp nhỏ nên hiểu.

Bảo hiểm trách nhiệm chung

Bảo hiểm trách nhiệm chung là một trong những điểm khởi đầu phổ biến nhất cho doanh nghiệp nhỏ. Loại bảo hiểm này thường giúp chi trả các khiếu nại liên quan đến thương tích thân thể của bên thứ ba, thiệt hại tài sản của bên thứ ba và một số khiếu nại về thương tích cá nhân hoặc quảng cáo.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Khách hàng bị thương tại văn phòng hoặc cửa hàng của bạn
• Bạn vô tình làm hỏng tài sản của khách hàng khi làm việc tại địa điểm của họ
• Một quảng cáo doanh nghiệp bị cho là gây tổn hại đến danh tiếng

Nhiều doanh nghiệp mua loại bảo hiểm này vì nó xử lý những rủi ro hằng ngày có thể phát sinh ngay cả khi hoạt động được quản lý tốt.

Bảo hiểm tài sản thương mại

Bảo hiểm tài sản thương mại giúp bảo vệ tài sản thuộc sở hữu doanh nghiệp, chẳng hạn như:

• Bàn ghế văn phòng
• Máy tính và thiết bị
• Hàng tồn kho
• Dụng cụ
• Trang thiết bị cố định
• Vật tư

Nếu công ty bạn thuê văn phòng, sở hữu tòa nhà hoặc lưu trữ thiết bị có giá trị, loại bảo hiểm này có thể giúp xử lý tổn thất do các sự kiện được bảo hiểm như hỏa hoạn, trộm cắp hoặc một số thiệt hại do thời tiết.

Bảo hiểm thu nhập kinh doanh

Còn được gọi là bảo hiểm gián đoạn kinh doanh, bảo hiểm thu nhập kinh doanh được thiết kế để giúp bù đắp phần thu nhập bị mất khi một sự kiện được bảo hiểm buộc hoạt động phải tạm ngừng.

Ví dụ, nếu hỏa hoạn làm hư hại văn phòng của bạn và bạn không thể phục vụ khách hàng trong vài tuần, phạm vi bảo hiểm này có thể giúp chi trả các chi phí đang tiếp diễn như tiền thuê, tiền lương hoặc nghĩa vụ vay trong khi doanh nghiệp phục hồi.

Chính sách dành cho chủ doanh nghiệp

Chính sách dành cho chủ doanh nghiệp, thường gọi là BOP, gộp một số bảo vệ phổ biến vào một gói. Nó thường kết hợp bảo hiểm trách nhiệm chung và bảo hiểm tài sản thương mại, và cũng có thể bao gồm bảo hiểm thu nhập kinh doanh.

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, BOP có thể là một cách thực tế và tiết kiệm chi phí để có được nền tảng bảo vệ mà không phải quản lý nhiều hợp đồng riêng lẻ.

Bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Nếu bạn thuê nhân viên, bảo hiểm bồi thường cho người lao động là một chính sách quan trọng cần xem xét. Ở hầu hết các tiểu bang, người sử dụng lao động phải có loại bảo hiểm này khi đạt đến một số ngưỡng tuyển dụng nhất định.

Bảo hiểm bồi thường cho người lao động thường giúp chi trả:

• Chăm sóc y tế cho chấn thương hoặc bệnh liên quan đến công việc
• Một phần tiền lương bị mất trong thời gian hồi phục
• Chi phí phục hồi chức năng
• Một số yêu cầu trách nhiệm của chủ lao động liên quan đến chấn thương tại nơi làm việc

Mỗi tiểu bang có yêu cầu riêng, vì vậy người sử dụng lao động nên xác nhận nghĩa vụ của mình trước khi tuyển nhân sự.

Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp

Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, đôi khi gọi là bảo hiểm lỗi và thiếu sót, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tư vấn, phân tích, thiết kế hoặc các dịch vụ chuyên môn khác.

Loại bảo hiểm này có thể hỗ trợ các khiếu nại rằng khách hàng bị thiệt hại tài chính do sai sót, bỏ sót, trễ hạn hoặc bị cho là không thực hiện đúng nghĩa vụ nghề nghiệp.

Các nhà tư vấn, kế toán, nhà thiết kế, công ty marketing, luật sư và các chuyên gia được cấp phép khác thường xem xét kỹ loại bảo hiểm này.

Bảo hiểm xe thương mại

Nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu, thuê hoặc thường xuyên sử dụng xe cho mục đích công việc, bảo hiểm xe thương mại có thể là cần thiết.

Các hợp đồng bảo hiểm xe cá nhân thường loại trừ việc sử dụng cho kinh doanh hoặc chỉ cung cấp phạm vi bảo vệ hạn chế khi xe được dùng cho hoạt động doanh nghiệp. Bảo hiểm xe thương mại có thể giúp bảo vệ phương tiện, người lái và trách nhiệm pháp lý liên quan đến việc lái xe phục vụ kinh doanh.

Bảo hiểm an ninh mạng

Bảo hiểm an ninh mạng ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp ở mọi quy mô. Một công ty nhỏ vẫn có thể lưu trữ dữ liệu khách hàng, xử lý thanh toán, sử dụng công cụ đám mây hoặc phụ thuộc vào các hệ thống kết nối.

Bảo hiểm an ninh mạng có thể hỗ trợ các chi phí liên quan đến:

• Rò rỉ dữ liệu
• Tấn công ransomware
• Chiếm đoạt email doanh nghiệp
• Yêu cầu thông báo cho khách hàng
• Khôi phục và điều tra pháp y số

Ngay cả một lượng dữ liệu bị xâm phạm nhỏ cũng có thể gây ra vấn đề tài chính và uy tín rất lớn.

Bảo hiểm ô dù thương mại

Bảo hiểm ô dù thương mại cung cấp thêm hạn mức trách nhiệm vượt trên một số hợp đồng bảo hiểm nền tảng.

Nếu một khiếu nại vượt quá giới hạn của bảo hiểm trách nhiệm chung, bảo hiểm xe thương mại hoặc một hợp đồng được bảo hiểm khác, phạm vi ô dù có thể giúp mở rộng mức bảo vệ. Những doanh nghiệp có mức độ rủi ro cao hơn hoặc hiện diện công chúng lớn hơn thường cân nhắc lựa chọn này.

Cách chọn phạm vi bảo hiểm cho doanh nghiệp của bạn

Không có gói bảo hiểm nào phù hợp cho tất cả. Cách tiếp cận tốt nhất là chọn phạm vi bảo hiểm theo cách doanh nghiệp thực sự vận hành.

Hãy bắt đầu bằng vài câu hỏi thực tế:

• Khách hàng có đến một địa điểm vật lý không?
• Nhân viên làm việc tại chỗ hay ngoài hiện trường?
• Doanh nghiệp có lưu trữ dữ liệu khách hàng hoặc xử lý thanh toán không?
• Bạn có cung cấp lời khuyên chuyên môn hoặc dịch vụ chuyên biệt không?
• Bạn có sở hữu thiết bị, hàng tồn kho hoặc phương tiện không?
• Việc gián đoạn dịch vụ có thể gây mất doanh thu đáng kể không?

Bạn càng hiểu rõ hồ sơ rủi ro của mình, càng dễ xác định những loại bảo hiểm quan trọng nhất.

Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bảo hiểm

Giá bảo hiểm phụ thuộc vào doanh nghiệp và loại hợp đồng. Các yếu tố phổ biến bao gồm:

• Ngành nghề và mức độ rủi ro
• Địa điểm
• Số lượng nhân viên
• Doanh thu
• Loại và mức phạm vi bảo hiểm
• Lịch sử khiếu nại
• Giá trị tài sản và thiết bị sử dụng
• Doanh nghiệp phục vụ khách hàng tại chỗ hay trực tuyến

Một chuyên gia tư vấn làm việc tại nhà có thể trả mức phí rất khác so với một cửa hàng bán lẻ có nhân viên, hàng tồn kho và lượng khách ra vào.
So sánh báo giá thường là cách tốt nhất để hiểu thị trường.

Bảo hiểm và thành lập doanh nghiệp đi đôi với nhau

Nhiều người sáng lập chỉ nghĩ về bảo hiểm sau khi công ty đã đi vào hoạt động. Trên thực tế, phạm vi bảo hiểm nên được cân nhắc sớm hơn, đặc biệt trong giai đoạn thành lập.

Sau khi LLC hoặc corporation được thành lập, doanh nghiệp có thể bắt đầu ký hợp đồng thuê, mở tài khoản, thuê nhà thầu và ký kết hợp đồng với khách hàng. Những hoạt động này có thể tạo ra rủi ro rất nhanh. Đưa bảo hiểm vào quy trình ra mắt giúp giảm khả năng một sự cố đơn lẻ gây ra tổn thất lớn.

Đó là một lý do nhiều người sáng lập xem bảo hiểm như một phần của cùng quy trình lập kế hoạch với việc thành lập pháp nhân, đăng ký EIN, thỏa thuận điều hành, điều lệ công ty và tuân thủ cấp tiểu bang.

Những câu hỏi nên hỏi trước khi mua hợp đồng

Trước khi mua bảo hiểm, bạn nên có câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi sau:

• Chính xác những gì được bảo hiểm?
• Những gì bị loại trừ?
• Mức khấu trừ là bao nhiêu?
• Có giới hạn theo từng khiếu nại và theo từng kỳ bảo hiểm không?
• Hợp đồng là theo yêu cầu bồi thường hay theo sự kiện phát sinh?
• Nhà thầu, nhà thầu phụ hoặc nhân viên có được bao gồm không?
• Phạm vi bảo hiểm có đáp ứng yêu cầu của hợp đồng thuê hoặc hợp đồng dịch vụ không?
• Có những điều khoản bổ sung hoặc tùy chọn mở rộng nào không?

Đọc kỹ hợp đồng là rất quan trọng. Hai hợp đồng có tên gọi tương tự có thể có các điều khoản rất khác nhau.

Những sai lầm chủ doanh nghiệp nhỏ nên tránh

Người sáng lập mới thường mắc những sai lầm về bảo hiểm có thể tránh được. Những sai lầm phổ biến nhất gồm:

• Chờ quá lâu mới mua bảo hiểm
• Cho rằng LLC tự nó bảo vệ mọi tài sản và mọi khiếu nại
• Dựa vào hợp đồng bảo hiểm cá nhân cho mục đích kinh doanh
• Chọn hợp đồng rẻ nhất mà không so sánh các điều khoản loại trừ
• Không cập nhật phạm vi bảo hiểm khi công ty phát triển
• Bỏ qua yêu cầu trong hợp đồng hoặc hợp đồng thuê
• Quên thêm nhân viên, thiết bị hoặc địa điểm mới

Bảo hiểm nên phát triển cùng với doanh nghiệp. Một hợp đồng phù hợp lúc ra mắt có thể không còn đủ sau nhân viên đầu tiên, hợp đồng thuê đầu tiên hoặc hợp đồng lớn đầu tiên.

Zenind hỗ trợ chủ doanh nghiệp mới như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự đơn giản, tuân thủ và hỗ trợ thực tế. Mặc dù bảo hiểm là một khoản mua riêng biệt với việc thành lập pháp nhân, hai yếu tố này hoạt động cùng nhau.

Khi người sáng lập xây dựng trên một nền tảng thành lập vững chắc, họ có vị thế tốt hơn để:

• Tách biệt hoạt động kinh doanh và cá nhân
• Duy trì tuân thủ các yêu cầu của tiểu bang
• Chuẩn bị cho hợp đồng, khách hàng và tuyển dụng
• Tạo ra một cấu trúc doanh nghiệp chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, bảo hiểm trở thành một trong những bước hợp lý tiếp theo sau khi hoàn tất thành lập và thiết lập tuân thủ. Lập kế hoạch sớm giúp giảm ma sát về sau.

Kết luận

Bảo hiểm doanh nghiệp nhỏ không chỉ là một hạng mục cần đánh dấu hoàn thành. Nó là một phần của việc xây dựng công ty một cách có trách nhiệm.

Phạm vi bảo hiểm phù hợp có thể giúp bảo vệ tài sản của bạn, duy trì hoạt động sau tổn thất và củng cố quan hệ kinh doanh. Với các LLC và corporation mới, đặc biệt là những doanh nghiệp ký hợp đồng, thuê nhân viên hoặc xử lý dữ liệu khách hàng, bảo hiểm xứng đáng có một vị trí trong kế hoạch ra mắt.

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới, hãy nghĩ xa hơn giấy tờ đăng ký. Hãy xem cấu trúc pháp nhân, nghĩa vụ tuân thủ và chiến lược bảo hiểm phối hợp với nhau như thế nào để hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế, kế toán hoặc bảo hiểm. Hãy tham khảo chuyên gia có giấy phép để nhận hướng dẫn phù hợp với doanh nghiệp của bạn.