Bài học lãnh đạo từ Titanic dành cho nhà sáng lập: Cách giữ doanh nghiệp đi đúng hướng

Câu chuyện về Titanic vẫn còn được nhắc đến vì nó phản ánh một sự thật bền vững trong kinh doanh: tham vọng lớn thôi là chưa đủ. Một tầm nhìn táo bạo, kỹ thuật ấn tượng và một màn ra mắt được ca ngợi đã không thể ngăn thảm họa xảy ra. Điều quan trọng nhất là lãnh đạo, sự chuẩn bị, phán đoán và sẵn sàng phản ứng trước các dấu hiệu cảnh báo trước khi chúng trở thành sai lầm không thể cứu vãn.

Đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, bài học này rất liên quan. Xây dựng một công ty không chỉ là thành lập LLC hoặc corporation, ra mắt website hay có được những khách hàng đầu tiên. Đó là việc tạo ra một doanh nghiệp có thể đứng vững trước áp lực, thích ứng với thay đổi và giữ đúng hướng khi hoàn cảnh biến động. Những thói quen lãnh đạo có thể ngăn chặn thảm họa trên biển cũng có thể giúp doanh nghiệp tránh những sai sót pháp lý, tài chính và vận hành tốn kém.

Lãnh đạo là trách nhiệm, không phải danh xưng

Một trong những bài học rõ ràng nhất từ Titanic là lãnh đạo không thể chỉ gói gọn trong chức danh. Một nhà sáng lập, thành viên quản lý hoặc giám đốc phải chịu trách nhiệm không chỉ về việc định hướng. Lãnh đạo còn có nghĩa là chịu trách nhiệm với kết quả của các quyết định, xây dựng hệ thống vận hành hiệu quả và chú ý đến rủi ro trước khi nó trở thành khủng hoảng.

Trong kinh doanh, điều này có nghĩa là:

• Thường xuyên rà soát các yêu cầu tuân thủ
• Theo dõi chính xác hồ sơ và các thời hạn quan trọng
• Đặt kỳ vọng rõ ràng cho đối tác, nhân viên và nhà thầu
• Phản ứng nhanh khi có dấu hiệu bất thường
• Chấp nhận rằng vấn đề ở cấp lãnh đạo cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức

Một công ty có thể có nhiều người cùng đóng góp, nhưng trách nhiệm giải trình không thể được giao phó cho người khác. Nếu cơ cấu doanh nghiệp không được duy trì đúng cách, nếu thuế bị bỏ qua hoặc các hồ sơ quan trọng bị trễ, nhà sáng lập vẫn là người phải gánh hậu quả.

Lớn không đồng nghĩa với an toàn

Titanic là biểu tượng của quy mô và sự tự tin. Tuy nhiên, kích thước không khiến con tàu trở nên bất khả xâm phạm. Trong kinh doanh, tăng trưởng cũng có thể tạo ra cảm giác an toàn giả tạo tương tự. Một công ty có nhiều nhân viên hơn, nhiều khách hàng hơn hoặc doanh thu lớn hơn vẫn có thể dễ tổn thương nếu hệ thống của nó yếu.

Tăng trưởng thường kéo theo sự phức tạp ẩn:

• Nhiều nghĩa vụ tuân thủ hơn
• Nhiều bộ phận vận hành hơn
• Nhiều cơ hội hơn để giao tiếp bị đứt gãy
• Nhiều rủi ro pháp lý và tài chính hơn
• Áp lực lớn hơn lên ban lãnh đạo trong việc ra quyết định nhanh hơn

Điều này đặc biệt quan trọng đối với chủ doanh nghiệp mới. Một công ty nhỏ ban đầu có thể trông rất đơn giản, nhưng ngay khi bắt đầu tuyển dụng, bán hàng qua nhiều bang hoặc ký kết hợp đồng, mức độ rủi ro sẽ thay đổi. Lãnh đạo tốt sẽ điều chỉnh theo đà tăng trưởng đó thay vì cho rằng động lực tăng trưởng sẽ tự đưa công ty tiến lên.

Dấu hiệu cảnh báo rất quan trọng

Một nguyên nhân lớn khiến thảm họa xảy ra không phải là không có cảnh báo. Vấn đề là các cảnh báo bị xem nhẹ, trì hoãn hoặc phớt lờ. Sự thất bại trong kinh doanh cũng diễn ra tương tự. Những dấu hiệu ban đầu thường đã xuất hiện rất lâu trước khi hậu quả trở nên nghiêm trọng.

Các dấu hiệu cảnh báo phổ biến bao gồm:

• Vấn đề dòng tiền lặp đi lặp lại
• Khách hàng liên tục phàn nàn về cùng một vấn đề
• Bỏ lỡ hồ sơ nộp hoặc thời hạn quan trọng
• Cơ cấu sở hữu không chính thức nhưng không bao giờ được ghi nhận bằng văn bản
• Các thành viên trong nhóm không hiểu rõ trách nhiệm của mình
• Quá phụ thuộc vào một người cho mọi quyết định quan trọng

Nhà sáng lập nên xem các dấu hiệu cảnh báo là thông tin, không phải là sự phiền toái. Một cảnh báo không phải là thất bại. Bỏ qua nó thường là thất bại.

Công nghệ không thể thay thế phán đoán

Công nghệ có thể cải thiện tốc độ, tổ chức và tính nhất quán, nhưng không thể thay thế lãnh đạo. Một doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình, dùng phần mềm để quản lý tài liệu và dựa vào công cụ số để tăng hiệu quả, nhưng vẫn cần phán đoán của con người để quyết định điều gì quan trọng nhất.

Điểm khác biệt này rất quan trọng vì nhiều chủ doanh nghiệp đánh giá quá cao khả năng mà công cụ có thể giải quyết. Phần mềm có thể theo dõi công việc, nhưng không thể quyết định liệu mô hình kinh doanh có bền vững hay không. Một nền tảng nộp hồ sơ có thể nhắc bạn về thời hạn, nhưng không thể xác định công ty của bạn đã sẵn sàng cho việc mở rộng hay chưa. Một bảng điều khiển có thể hiển thị số liệu, nhưng không thể diễn giải rủi ro với sắc thái mà một nhà lãnh đạo dày dạn kinh nghiệm có thể nhận ra.

Cách tiếp cận đúng là dùng công nghệ để củng cố thực thi, đồng thời giữ cho lãnh đạo tập trung vào chiến lược, tuân thủ và ra quyết định.

Đào tạo giúp tránh bối rối khi khủng hoảng xảy ra

Một bài học khác từ Titanic là cái giá của việc chuẩn bị kém. Khi con người không biết phải làm gì trong khủng hoảng, ngay cả một tình huống có thể kiểm soát cũng có thể trở nên hỗn loạn. Doanh nghiệp cũng gặp vấn đề tương tự khi trách nhiệm không rõ ràng.

Mỗi công ty nên đào tạo cho những tình huống mà họ hy vọng sẽ không bao giờ phải đối mặt:

• Tranh chấp với khách hàng
• Thiếu hụt tài chính
• Một hạn chót tuân thủ đang đến gần
• Một nhân viên nghỉ việc đột ngột
• Sự cố từ nhà cung cấp hoặc gián đoạn dịch vụ

Đào tạo không nhất thiết phải phức tạp. Nó có thể đơn giản như ghi lại quy trình, phân công trách nhiệm dự phòng và đảm bảo những người chủ chốt biết tài liệu được lưu ở đâu và cách thức nâng cấp quyết định khi cần. Mục tiêu không phải là tạo ra bộ máy quan liêu không cần thiết. Mục tiêu là giảm bớt sự lúng túng khi tốc độ là yếu tố then chốt.

Nhìn sâu hơn bề mặt

Titanic đã va phải một nguy hiểm ẩn, và hình ảnh đó vẫn là một ẩn dụ kinh doanh rất phù hợp. Một số mối đe dọa lớn nhất không hiện rõ. Chúng nằm bên dưới bề mặt của hoạt động hằng ngày, nơi chúng rất dễ bị bỏ qua cho đến khi gây thiệt hại.

Những rủi ro kinh doanh ẩn thường bao gồm:

• Kiểm soát nội bộ yếu
• Phân loại lao động sai
• Điều khoản sở hữu không rõ ràng
• Hợp đồng được soạn thảo kém
• Giả định tuân thủ đã lỗi thời
• Tài sản trí tuệ không được bảo vệ

Thành công ở bề mặt có thể che giấu những vấn đề sâu hơn. Một doanh nghiệp có thể có vẻ sinh lời nhưng âm thầm thất thoát tiền mặt. Một nhà sáng lập có thể cảm thấy mình đang kiểm soát tốt nhưng lại bỏ qua các rủi ro pháp lý chưa được giải quyết. Một công ty đang tăng trưởng có thể trông ổn định trong khi vận hành mà không có cơ cấu phù hợp với quy mô hiện tại.

Những nhà lãnh đạo mạnh mẽ sẽ đặt câu hỏi sâu hơn và xem xét những gì người khác bỏ qua.

Luôn quan sát chân trời

Lãnh đạo tốt không chỉ là phản ứng. Nó còn là nhìn về phía trước. Nhà sáng lập cần dự đoán điều sắp tới, chứ không chỉ phản ứng với những gì đã hiện ra trước mắt.

Điều đó có nghĩa là luôn theo dõi:

• Thay đổi của thị trường
• Cập nhật về quy định
• Sự thay đổi trong hành vi khách hàng
• Xu hướng ngành
• Áp lực cạnh tranh
• Thay đổi công nghệ ảnh hưởng đến vận hành

Đối với doanh nhân, đây là lúc kỷ luật chiến lược phát huy tác dụng. Một công ty chỉ quản lý hiện tại có thể tồn tại một thời gian, nhưng sẽ khó thích ứng. Những doanh nghiệp bền vững là những doanh nghiệp luôn quan sát chân trời và điều chỉnh hướng đi sớm.

Zenind hỗ trợ tư duy đó bằng cách giúp nhà sáng lập xây dựng nền tảng vững chắc cho việc thành lập và tuân thủ. Khi phần hành chính của doanh nghiệp được xử lý đúng cách, lãnh đạo có thể dành nhiều thời gian hơn cho chiến lược và ít thời gian hơn cho việc chữa cháy.

Cấu trúc tạo ra sự ổn định

Một trong những việc thông minh nhất mà nhà sáng lập có thể làm là chọn một cơ cấu hỗ trợ cho doanh nghiệp họ muốn xây dựng. Việc thành lập đúng cách không chỉ là thủ tục. Nó là một phần của quản trị rủi ro.

Một công ty có cơ cấu tốt có thể giúp:

• Tách biệt tài sản và công việc cá nhân với hoạt động kinh doanh
• Tạo hồ sơ sở hữu rõ ràng hơn
• Hỗ trợ kỷ luật tuân thủ
• Giúp việc tăng trưởng trong tương lai dễ quản lý hơn
• Làm rõ vai trò và trách nhiệm ngay từ đầu

Điều này không loại bỏ hoàn toàn rủi ro kinh doanh, nhưng giúp giảm bớt sự nhầm lẫn không cần thiết. Một công ty bắt đầu với cơ cấu rõ ràng sẽ dễ quản trị hơn một công ty phải tự sắp xếp lại sau khi vấn đề đã xuất hiện.

Bài học thực tiễn cho nhà sáng lập

Nếu bạn muốn phiên bản ngắn nhất của bài học Titanic cho kinh doanh, thì đó là: sự tự tin phải đi cùng kỷ luật.

Hãy dùng những nguyên tắc này để dẫn dắt công ty của bạn:

1. Xem lãnh đạo là trách nhiệm liên tục.
2. Xây dựng hệ thống trước khi bạn cần đến chúng.
3. Chú ý đến các cảnh báo từ sớm.
4. Giữ cho việc tuân thủ và hồ sơ được tổ chức gọn gàng.
5. Đào tạo con người để họ không phải đoán mò khi khủng hoảng xảy ra.
6. Dùng công nghệ như một công cụ hỗ trợ, không phải sự thay thế cho phán đoán.
7. Chọn cơ cấu doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu của bạn.
8. Luôn nhìn về phía trước thay vì cho rằng thành công trong quá khứ bảo đảm an toàn trong tương lai.

Những thói quen này không làm rủi ro kinh doanh biến mất. Chúng khiến rủi ro trở nên có thể quản lý.

Kết luận

Titanic được nhớ đến vì nó cho thấy sự tự tin có thể nhanh chóng biến thành thảm họa như thế nào khi lãnh đạo không tôn trọng rủi ro. Với chủ doanh nghiệp, bài học không phải là sợ hãi. Bài học là kỷ luật.

Một công ty vững mạnh không được xây trên sự lạc quan đơn thuần. Nó được xây trên lãnh đạo rõ ràng, kế hoạch cẩn thận, cơ cấu hợp lý và sự chú ý liên tục đến những điều có thể xảy ra sai lệch. Những nhà sáng lập thấm nhuần các bài học đó sẽ có vị thế tốt hơn để bảo vệ doanh nghiệp, phục vụ khách hàng và thích ứng khi điều kiện thay đổi.

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp, thời điểm tốt nhất để xây dựng với kỷ luật là trước khi áp lực xuất hiện. Đó là cách bạn giữ công ty đi đúng hướng.