Miễn thuế bán hàng của Washington dành cho tổ chức phi lợi nhuận: Những gì đủ điều kiện và những gì không

Nhiều nhà lãnh đạo tổ chức phi lợi nhuận cho rằng miễn thuế liên bang đồng nghĩa với việc được miễn thuế bán hàng của Washington. Ở Washington, điều đó không đúng. Tiểu bang này không dành cho tổ chức phi lợi nhuận một mức miễn trừ chung đối với thuế bán hàng hoặc thuế sử dụng. Trong hầu hết các trường hợp, tổ chức phi lợi nhuận bị đánh thuế như các doanh nghiệp khác khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ bán lẻ, và họ cũng có thể phải thu thuế bán hàng trên các giao dịch bán chịu thuế.

Điều đó không có nghĩa là tổ chức phi lợi nhuận không có bất kỳ ưu đãi thuế nào. Washington có các miễn trừ hạn chế cho một số hoạt động gây quỹ, một số giao dịch mua để bán lại và một số loại giao dịch cụ thể. Điều quan trọng là biết hoạt động nào đủ điều kiện, cần những giấy tờ gì và khi nào tổ chức vẫn phải nộp thuế.

Quy tắc cốt lõi ở Washington

Washington xem tổ chức phi lợi nhuận là người tiêu dùng chịu thuế đối với phần lớn các giao dịch mua. Nếu một tổ chức phi lợi nhuận mua văn phòng phẩm, đồ nội thất, thiết bị, chỗ ở qua đêm, bữa ăn, dịch vụ xây dựng hoặc các mặt hàng chịu thuế khác, thuế bán hàng thường sẽ áp dụng trừ khi có một miễn trừ cụ thể phù hợp với giao dịch đó.

Nếu người bán không thu thuế tại thời điểm mua, tổ chức phi lợi nhuận có thể phải nộp thuế sử dụng thay thế. Thuế sử dụng áp dụng tương tự như thuế bán hàng đối với nhiều giao dịch mua, vì vậy tổ chức phi lợi nhuận không thể chỉ tránh thuế bằng cách mua từ người bán ngoài tiểu bang hoặc trực tuyến.

Kết luận thực tế rất đơn giản: tình trạng phi lợi nhuận tự nó không loại bỏ thuế bán hàng của Washington.

Những khoản mà tổ chức phi lợi nhuận thường phải nộp thuế

Tổ chức phi lợi nhuận ở Washington thường phải chịu thuế bán hàng hoặc thuế sử dụng đối với các khoản mua như:

• Văn phòng phẩm
• Máy tính và các thiết bị khác
• Đồ nội thất và trang thiết bị cố định
• Vật tư vệ sinh và bếp núc
• Bữa ăn, chỗ ở và dịch vụ phục vụ ăn uống
• Dịch vụ làm cảnh quan
• Dịch vụ xây dựng, sửa chữa, cải tạo và lắp đặt
• Phương tiện và phụ tùng xe, trừ khi có miễn trừ riêng áp dụng

Tổ chức phi lợi nhuận cũng thường phải thu và nộp thuế bán lẻ khi bán hàng hóa chịu thuế hoặc dịch vụ bán lẻ, trừ khi giao dịch đó thuộc một miễn trừ cụ thể.

Khi nào tổ chức phi lợi nhuận ở Washington có thể được giảm thuế bán hàng

Washington có các miễn trừ hạn chế cho một số hoạt động gây quỹ của tổ chức phi lợi nhuận. Các miễn trừ này rất hẹp, vì vậy tổ chức nên xác minh rằng sự kiện hoặc giao dịch thực sự đáp ứng quy định trước khi dựa vào đó.

Nhìn chung, miễn trừ có thể áp dụng khi:

• Tổ chức là một tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện
• Hoạt động là một hoạt động gây quỹ
• Hoạt động đó không cấu thành một địa điểm kinh doanh thường xuyên
• Số tiền thu được được dùng để hỗ trợ sứ mệnh của tổ chức phi lợi nhuận

Điều này quan trọng vì một sự kiện gây quỹ diễn ra một lần hoặc thỉnh thoảng sẽ được xem khác với hoạt động bán lẻ diễn ra liên tục.

Ví dụ về hoạt động gây quỹ đủ điều kiện

Các ví dụ điển hình có thể bao gồm:

• Quầy bán đồ ăn của tổ chức phi lợi nhuận tại hội chợ trong một số ngày giới hạn
• Bán áo thun tận nhà để hỗ trợ các chương trình thanh thiếu niên
• Bữa tối hoặc buổi đấu giá của hội phụ huynh - giáo viên để gây quỹ mua thiết bị sân chơi

Điểm chung là hoạt động diễn ra không thường xuyên, phục vụ sứ mệnh và không vận hành như một cửa hàng thương mại thông thường.

Những hoạt động thường không đủ điều kiện

Tổ chức phi lợi nhuận không nên cho rằng mọi giao dịch bán đều được miễn thuế chỉ vì tiền thu được phục vụ một mục đích tốt. Miễn trừ thường không áp dụng khi:

• Hoạt động nằm trong một địa điểm kinh doanh thường xuyên
• Tổ chức đang vận hành hoạt động bán lẻ liên tục như một cửa hàng cố định
• Giao dịch nằm ngoài các quy tắc gây quỹ theo luật định cụ thể
• Tổ chức không thể chứng minh tiền thu được hỗ trợ mục đích được miễn thuế của mình như thế nào

Khi một hoạt động giống với mô hình bán lẻ tiêu chuẩn, các quy tắc thuế thường áp dụng tương tự như đối với người bán vì lợi nhuận.

Giấy phép nhà bán lại có thể giảm thuế đối với hàng hóa mua để bán lại

Tổ chức phi lợi nhuận cũng có thể mua hàng mà không phải trả thuế bán hàng nếu hàng hóa đó sẽ được bán lại trong quá trình kinh doanh thông thường hoặc trong một hoạt động gây quỹ đủ điều kiện. Trong những trường hợp đó, tổ chức có thể sử dụng giấy phép nhà bán lại.

Giấy phép nhà bán lại không phải là một miễn trừ chung. Nó chỉ có hiệu lực khi tổ chức phi lợi nhuận mua hàng hóa mà thực sự có ý định bán lại. Nếu tổ chức tự sử dụng món hàng đó, tặng đi hoặc tiêu dùng nó, giao dịch mua đó thường sẽ bị đánh thuế.

Các ví dụ về giao dịch mua để bán lại có thể đủ điều kiện bao gồm:

• Hàng hóa bán tại một sự kiện gây quỹ
• Các bữa ăn mua để bán lại tại một sự kiện gây quỹ đủ điều kiện
• Các hàng tồn kho khác được mua để bán trực tiếp cho khách hàng

Vì giấy phép nhà bán lại là chứng từ có mục đích cụ thể, tổ chức phi lợi nhuận nên lưu trữ hồ sơ mua hàng cẩn thận và gắn việc sử dụng giấy phép với một giao dịch bán lại thực sự.

Khoản quyên góp khác với giao dịch mua

Khoản quyên góp không giống với một giao dịch bán chịu thuế. Các khoản đóng góp bằng tiền mặt thường không phải chịu thuế bán hàng hoặc thuế B&O nếu người quyên góp không nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ đáng kể để đổi lại.

Hàng hóa được quyên tặng và một số dịch vụ được quyên tặng cũng có thể được đối xử ưu đãi, nhưng chi tiết rất quan trọng. Nếu người quyên góp nhận được một lợi ích đáng kể để đổi lấy khoản đóng góp, giao dịch có thể trở thành chịu thuế toàn bộ hoặc một phần.

Đối với tổ chức phi lợi nhuận, điểm quan trọng là phải tách biệt khoản quyên góp thực sự với các sự kiện bán vé, quyền lợi hội viên, tài trợ và các trao đổi khác có thể kéo theo hệ quả thuế.

Đăng ký và khai báo vẫn rất quan trọng

Ngay cả khi một tổ chức phi lợi nhuận kỳ vọng đủ điều kiện cho một miễn trừ hẹp, tổ chức đó vẫn cần đăng ký đúng và khai báo chính xác.

Tổ chức phi lợi nhuận ở Washington thường cần có số UBI và cũng có thể cần đăng ký với Sở Doanh thu. Việc có số UBI không phải lúc nào cũng có nghĩa là tổ chức đã đăng ký đầy đủ cho mục đích thuế.

Nếu tổ chức có hoạt động chịu thuế, có thể phải:

• Đăng ký với Sở Doanh thu
• Thu thuế bán lẻ khi cần thiết
• Báo cáo chính xác doanh thu chịu thuế và được miễn thuế
• Nộp thuế sử dụng cho các khoản mua không bị tính thuế
• Nộp tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt theo lịch yêu cầu

Thói quen tuân thủ tốt giúp giảm rủi ro bị phạt, chậm trễ và phải xử lý lại hồ sơ về sau.

Hồ sơ chứng minh là yếu tố quyết định giữa miễn trừ và bị truy thu

Washington yêu cầu người mua và người bán lưu giữ hồ sơ miễn trừ đầy đủ. Nếu tổ chức phi lợi nhuận tuyên bố một giao dịch mua hoặc bán được miễn thuế, họ phải giải thích được lý do.

Hồ sơ tốt thường bao gồm:

• Hóa đơn và biên lai
• Ngày và địa điểm mua hàng
• Tên của sự kiện gây quỹ hoặc hoạt động bán lại
• Bản sao giấy phép nhà bán lại hoặc chứng nhận miễn trừ, khi áp dụng
• Hồ sơ cho thấy số tiền thu được đã hỗ trợ sứ mệnh của tổ chức như thế nào

Nếu một miễn trừ bị xem xét lại, các hồ sơ này có thể là yếu tố quyết định giữa một giao dịch hợp lệ không chịu thuế và một khoản nợ bị đánh giá bổ sung.

Những sai lầm phổ biến của tổ chức phi lợi nhuận

Nhiều tổ chức phi lợi nhuận ở Washington gặp rắc rối vì cho rằng áp dụng sai quy định. Những sai lầm phổ biến nhất là:

• Cho rằng tình trạng 501(c)(3) của IRS tự động tạo ra miễn trừ thuế bán hàng cấp tiểu bang
• Dùng giấy phép nhà bán lại cho những mặt hàng thực tế không được bán lại
• Xem một cửa hàng tiết kiệm hoặc hoạt động bán lẻ cố định như một sự kiện gây quỹ
• Không thu thuế bán hàng đối với các giao dịch bán chịu thuế cho công chúng
• Quên nộp thuế sử dụng khi nhà cung cấp không tính thuế
• Lưu hồ sơ không đầy đủ cho các giao dịch được miễn

Hầu hết các sai lầm này đều có thể tránh được bằng một quy trình tuân thủ cơ bản và xem xét rõ ràng hoạt động trước khi việc bán diễn ra.

Danh sách kiểm tra tuân thủ thực tế

Trước khi yêu cầu miễn thuế bán hàng của Washington, hãy tự hỏi các câu sau:

1. Tổ chức có phải là một tổ chức phi lợi nhuận đủ điều kiện theo quy định của Washington không?
2. Giao dịch này là một hoạt động gây quỹ hay một giao dịch mua để bán lại thực sự không?
3. Việc bán hoặc mua có nằm ngoài một địa điểm kinh doanh thường xuyên không?
4. Số tiền thu được có được dùng để hỗ trợ mục đích được miễn thuế của tổ chức không?
5. Chúng ta có đủ giấy tờ cần thiết trong hồ sơ không?
6. Nếu không thu thuế, chúng ta có phải nộp thuế sử dụng thay thế không?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào trong số này chưa rõ ràng, tổ chức nên dừng lại và xác nhận cách xử lý trước khi nộp hồ sơ hoặc xuất hóa đơn.

Zenind phù hợp như thế nào với tuân thủ của tổ chức phi lợi nhuận

Nếu bạn đang thành lập một tổ chức phi lợi nhuận hoặc duy trì một tổ chức mới, việc thiết lập pháp nhân gọn gàng và lưu trữ hồ sơ có tổ chức sẽ giúp việc tuân thủ thuế dễ hơn. Zenind giúp các nhà sáng lập quản lý quy trình thành lập và tuân thủ để họ có thể tập trung vào sứ mệnh trong khi vẫn giữ cho phần hành chính được ngăn nắp.

Cấu trúc như vậy đặc biệt hữu ích khi một tổ chức phi lợi nhuận cần theo dõi hồ sơ nộp, lưu giữ tài liệu miễn trừ và tách các giao dịch nhạy cảm về thuế khỏi hoạt động chung.

Kết luận

Washington không dành cho tổ chức phi lợi nhuận một miễn trừ thuế bán hàng toàn diện. Thay vào đó, tiểu bang chỉ cung cấp sự giảm nhẹ hạn chế cho một số hoạt động gây quỹ đủ điều kiện và các giao dịch mua để bán lại cụ thể, và những miễn trừ đó phụ thuộc vào tình huống thực tế cũng như tài liệu chứng minh.

Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn hoạt động tại Washington, cách an toàn nhất là coi thuế bán hàng là quy tắc mặc định và chỉ yêu cầu miễn trừ khi giao dịch đó rõ ràng đáp ứng các yêu cầu của tiểu bang. Cách tiếp cận này bảo vệ tổ chức của bạn, giảm lỗi khi khai báo và giúp giữ lại nhiều nguồn lực hơn cho sứ mệnh của bạn.