Khi công việc làm thêm trở thành doanh nghiệp: Những bước pháp lý cần thực hiện tiếp theo

Một công việc làm thêm thường bắt đầu với một mục tiêu đơn giản: kiếm thêm một ít tiền, thử nghiệm một ý tưởng, hoặc biến một kỹ năng thành điều gì đó hữu ích. Điều đó có thể là bán sản phẩm thủ công vào cuối tuần, nhận khách hàng tự do sau giờ làm, dạy kèm trực tuyến, hoặc cung cấp dịch vụ địa phương vào thời gian rảnh.

Ban đầu, hoạt động này có thể mang cảm giác khá không chính thức. Bạn xuất hóa đơn cho một vài người, nhận thanh toán qua tài khoản cá nhân, và cất hóa đơn vào một tập hồ sơ. Nhưng khi công việc trở nên đều đặn, sinh lợi, và có tổ chức hơn, nó bắt đầu giống một doanh nghiệp thực sự hơn là một dự án làm thêm.

Sự thay đổi đó rất quan trọng. Ngay khi công việc làm thêm của bạn bắt đầu vận hành như một doanh nghiệp, các nghĩa vụ pháp lý, thuế và tuân thủ cũng trở nên quan trọng. Tin tốt là bạn không cần xây dựng một đế chế doanh nghiệp chỉ sau một đêm. Điều bạn cần là một kế hoạch rõ ràng để đăng ký, theo dõi thu nhập, xử lý thuế và chọn cấu trúc phù hợp để phát triển.

Điều gì thay đổi khi công việc làm thêm trở thành doanh nghiệp?

Không có một con số kỳ diệu nào duy nhất biến một công việc làm thêm thành doanh nghiệp. IRS và các cơ quan bang sẽ xem xét cách hoạt động đó được vận hành trên thực tế. Câu hỏi then chốt là bạn có đang theo đuổi hoạt động đó với mục tiêu sinh lợi thực sự và quản lý theo cách giống doanh nghiệp hay không.

Một sở thích cá nhân có thể tạo ra thu nhập thỉnh thoảng, nhưng một doanh nghiệp được vận hành với mục tiêu kiếm tiền đều đặn. Trên thực tế, điều đó thường có nghĩa là bạn đang:

• Bán sản phẩm hoặc dịch vụ một cách thường xuyên
• Tiếp thị đến khách hàng thay vì chờ những đơn hàng ngẫu nhiên
• Ghi chép doanh thu và chi phí
• Tái đầu tư tiền vào công cụ, nguyên vật liệu hoặc quảng cáo
• Dành nhiều thời gian đáng kể cho hoạt động đó
• Dựa vào khoản thu nhập này để bổ sung dòng tiền của gia đình

IRS cũng xem xét việc bạn có giữ hồ sơ đầy đủ hay không, việc thua lỗ có phải là điều thường thấy ở giai đoạn khởi đầu hay không, bạn có thay đổi phương pháp để cải thiện khả năng sinh lời hay không, và bạn đã từng có lợi nhuận từ những hoạt động tương tự trước đó hay chưa. Không có một yếu tố nào tự nó quyết định vấn đề. Bức tranh tổng thể mới là điều quan trọng.

Vì vậy, cách an toàn nhất là coi nguồn thu nhập đang tăng trưởng này như một doanh nghiệp thực sự trước khi IRS, bang của bạn, hoặc khách hàng của bạn làm như vậy.

Dấu hiệu cho thấy bạn nên chính thức hóa hoạt động

Một công việc làm thêm thường cần có thêm cấu trúc khi công việc không còn mang tính thỉnh thoảng nữa. Các dấu hiệu phổ biến gồm:

• Bạn có khách hàng hoặc người mua lặp lại
• Bạn nhận đơn đặt hàng trước hoặc lên lịch làm việc trước nhiều tuần
• Bạn đang dùng tên kinh doanh thay vì tên pháp lý của mình
• Bạn quảng bá qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử, hoặc trang web
• Bạn chi đáng kể cho nguyên vật liệu, phần mềm hoặc quảng cáo
• Bạn nhận thanh toán theo cách không còn mang tính casual nữa
• Bạn lo lắng về trách nhiệm pháp lý, thuế, hoặc liệu mình có “làm đúng” hay không

Nếu nhiều dấu hiệu trên mô tả đúng tình huống của bạn, đã đến lúc nghĩ như một chủ doanh nghiệp chứ không chỉ là người bán hàng.

Bước 1: Chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp

Quyết định pháp lý đầu tiên là chọn cách cấu trúc doanh nghiệp. Lựa chọn này ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, thuế, thủ tục giấy tờ và mức độ tách biệt giữa bạn và hoạt động kinh doanh.

Với nhiều người, mặc định là doanh nghiệp tư nhân. Cách này đơn giản, và nếu bạn kinh doanh một mình mà không thành lập pháp nhân khác, bạn thường được mặc định xem là loại hình này. Đổi lại, không có pháp nhân tách biệt, vì vậy tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp không được phân tách.

Công ty trách nhiệm hữu hạn, hay LLC, thường là bước tiếp theo cho một công việc làm thêm đang phát triển. LLC có thể mang lại cho doanh nghiệp một tư cách pháp lý chính thức hơn và trong nhiều trường hợp có thể giúp tách tài sản cá nhân khỏi nghĩa vụ của doanh nghiệp. Đây cũng thường là lựa chọn thực tế cho chủ sở hữu muốn có sự linh hoạt mà không phải chịu các thủ tục nặng nề như công ty cổ phần.

Công ty cổ phần có thể phù hợp với một số doanh nghiệp, nhưng với nhiều công việc làm thêm nhỏ, đây thường là mức độ cấu trúc nhiều hơn mức cần thiết ở giai đoạn đầu.

Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào mức độ rủi ro, kế hoạch tăng trưởng, thuế và mức độ thủ tục bạn muốn xử lý. Nếu doanh nghiệp đang phát triển nhanh, chọn đúng cấu trúc sớm có thể giúp tiết kiệm công sức sau này.

Bước 2: Đăng ký tên doanh nghiệp và pháp nhân

Khi đã biết cấu trúc, hãy kiểm tra những gì cần đăng ký ở cấp bang và địa phương.

Nếu bạn sử dụng một tên khác với tên pháp lý của mình, bạn có thể cần đăng ký DBA, còn gọi là tên “doing business as”. Quy định đăng ký khác nhau theo bang, quận và thành phố, nên không có một quy trình chung áp dụng cho mọi nơi.

Nếu bạn thành lập LLC, công ty cổ phần, công ty hợp danh, hoặc công ty phi lợi nhuận, bạn thường sẽ cần đăng ký pháp nhân đó với bang nơi bạn thành lập, và có thể cả ở những bang khác nơi bạn tiến hành hoạt động kinh doanh. Một số loại hình cũng yêu cầu có đại diện đăng ký tại bang thành lập.

Đây là chỗ nhiều công việc làm thêm bị mắc kẹt: hoạt động thì thật, tiền thì thật, nhưng giấy tờ vẫn còn rất không chính thức. Khoảng cách đó sẽ trở thành vấn đề khi bạn muốn mở tài khoản, ký hợp đồng, hoặc chứng minh doanh nghiệp của mình là hợp pháp.

Bước 3: Lấy EIN khi phù hợp

Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng, hay EIN, là mã số thuế liên bang dùng để nhận diện một pháp nhân kinh doanh. Bạn có thể lấy miễn phí từ IRS.

Một số doanh nghiệp cần EIN vì họ có nhân viên, nợ một số loại thuế liên bang nhất định, hoặc hoạt động dưới một pháp nhân yêu cầu mã số này. Ngay cả khi không bắt buộc cho mục đích thuế liên bang, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn xin EIN để phục vụ ngân hàng hoặc thuế của bang.

Đối với một công việc làm thêm đang phát triển, EIN thường rất hữu ích vì nó giúp tách danh tính doanh nghiệp khỏi danh tính cá nhân của bạn. Sự tách biệt này có thể giúp làm việc với ngân hàng, nhà cung cấp, cổng thanh toán và cơ quan bang dễ dàng hơn.

Bước 4: Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp không chỉ là để thuận tiện. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để tách dòng tiền kinh doanh khỏi chi tiêu cá nhân.

Trộn lẫn tiền bạc sẽ gây ra vấn đề rất nhanh. Nó khiến việc ghi sổ khó hơn, biến chuẩn bị thuế thành một mớ hỗn độn, và làm mờ ranh giới giữa hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh. Nếu sau này bạn cần chứng minh rằng doanh nghiệp được vận hành cẩn thận, sự tách biệt tài chính rõ ràng sẽ giúp ích.

Hãy dùng tài khoản thanh toán doanh nghiệp riêng cho doanh thu và chi phí. Nếu doanh nghiệp đang phát triển, hãy cân nhắc một tài khoản tiết kiệm riêng để dự phòng tiền thuế.

Bước 5: Kiểm tra giấy phép và giấy phép con

Nhiều công việc làm thêm cần nhiều hơn là một hồ sơ đăng ký. Tùy vào lĩnh vực và địa điểm bạn hoạt động, bạn có thể cần giấy phép ở cấp liên bang, bang, quận hoặc thành phố.

Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại hoạt động và nơi bạn làm việc. Bán lẻ, dịch vụ ăn uống, dịch vụ cá nhân và các hoạt động được quản lý khác đều có thể phát sinh quy định riêng. Ngay cả doanh nghiệp tại nhà cũng có thể cần phê duyệt của địa phương.

Đừng cho rằng một hoạt động quy mô nhỏ tự động được miễn trừ. Một nguyên tắc tốt là: nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến khách hàng, sản phẩm, dịch vụ được quản lý, hoặc một địa điểm tiếp xúc công chúng, hãy xác minh quy định trước khi mở rộng.

Bước 6: Thiết lập thuế trước khi nó trở thành vấn đề

Khi thu nhập trở nên đều đặn, thuế nên là một phần của mô hình vận hành chứ không phải là bất ngờ vào cuối năm.

Nếu bạn tự kinh doanh, bạn thường cần thực hiện các khoản thuế ước tính. IRS cho biết cá nhân, bao gồm chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân và nhiều chủ sở hữu theo mô hình pass-through, thường phải nộp thuế ước tính nếu họ dự kiến nợ từ 1.000 đô la trở lên khi khai thuế. Thuế ước tính có thể bao gồm thuế thu nhập cũng như thuế tự doanh.

Điều đó có nghĩa là ba việc cần được chú ý ngay:

• Theo dõi thu nhập trong suốt năm
• Theo dõi chi phí kinh doanh được khấu trừ
• Dành tiền cho các khoản thuế hàng quý

Nếu bạn đợi đến mùa khai thuế mới nghĩ về thuế, công việc làm thêm có thể nhanh chóng biến thành một cơn đau đầu tốn kém.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ tốt hơn mức bạn nghĩ là cần

Ghi chép là một trong những phần kém hấp dẫn nhất của việc sở hữu doanh nghiệp, nhưng cũng là một trong những phần quan trọng nhất.

Tối thiểu, hãy theo dõi:

• Doanh số và hóa đơn
• Hồ sơ thanh toán
• Biên lai cho chi phí
• Nhật ký số dặm hoặc đi lại khi có liên quan
• Hợp đồng và thỏa thuận bằng văn bản
• Sao kê ngân hàng và hoạt động tài khoản

Hồ sơ tốt hỗ trợ các khoản khấu trừ thuế, giúp bạn hiểu rõ khả năng sinh lợi, và giúp bạn dễ trả lời hơn nếu khách hàng, nền tảng, ngân hàng hoặc cơ quan nhà nước yêu cầu bằng chứng.

Nếu doanh nghiệp هنوز còn nhỏ, bảng tính đơn giản có thể là đủ. Khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm kế toán hoặc một kế toán viên chuyên nghiệp có thể đáng để đầu tư.

Bước 8: Bảo vệ doanh nghiệp bằng hợp đồng và bảo hiểm

Một công việc làm thêm đang phát triển thường cần nhiều hơn đăng ký và tuân thủ thuế. Nó cũng cần quản lý rủi ro cơ bản.

Nếu bạn cung cấp dịch vụ, hãy dùng hợp đồng bằng văn bản để nêu rõ phạm vi công việc, thanh toán, hủy lịch, thời hạn và sản phẩm bàn giao. Nếu bạn bán sản phẩm vật lý, hãy xem xét rủi ro trách nhiệm sản phẩm và chính sách dành cho khách hàng. Nếu bạn làm việc trực tiếp tại chỗ, hãy nghĩ đến nguy cơ thương tích và thiệt hại tài sản.

Bảo hiểm doanh nghiệp cũng có thể đáng cân nhắc, đặc biệt khi bạn làm việc với khách hàng, đến địa điểm của khách, có hàng tồn kho hoặc thiết bị.

Những bước này không loại bỏ hoàn toàn rủi ro, nhưng có thể ngăn một sai sót biến thành tổn thất tài chính lớn.

Danh sách kiểm tra thực tế cho giai đoạn chuyển đổi

Nếu công việc làm thêm của bạn đang đi vào vùng của một doanh nghiệp thực thụ, hãy dùng danh sách kiểm tra này:

• Quyết định bạn sẽ giữ mô hình doanh nghiệp tư nhân hay thành lập pháp nhân
• Đăng ký tên doanh nghiệp và cấu trúc tại nơi cần thiết
• Lấy EIN nếu điều đó giúp ích cho thuế, ngân hàng hoặc thiết lập pháp nhân
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Xác nhận giấy phép và giấy phép con ở cấp bang và địa phương
• Thiết lập sổ sách kế toán và theo dõi biên lai
• Dành tiền cho thuế ước tính
• Dùng hợp đồng bằng văn bản và xem xét nhu cầu bảo hiểm
• Xem lại cấu trúc khi doanh thu và rủi ro tăng lên

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Khi một công việc làm thêm trở thành doanh nghiệp, thách thức lớn nhất thường không phải là ý tưởng. Đó là giấy tờ, thời hạn, và các bước tuân thủ đi kèm với tăng trưởng.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý pháp nhân tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự rõ ràng và hiệu quả. Nếu công việc làm thêm của bạn đã sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo, việc chính thức hóa doanh nghiệp có thể giúp tách biệt tài chính, giữ mọi thứ có tổ chức, và xây dựng với sự tự tin hơn.

Kết luận

Một công việc làm thêm trở thành doanh nghiệp khi hoạt động đó không còn mang tính thỉnh thoảng, tùy hứng, hoặc chỉ mang tính cá nhân nữa. Khi bạn đang vận hành với thu nhập đều đặn, khách hàng, và mục tiêu sinh lợi rõ ràng, đã đến lúc đối xử với công việc đó như một công ty thực thụ.

Điều đó có nghĩa là chọn cấu trúc phù hợp, đăng ký đúng cách, lấy mã số thuế cần thiết, theo dõi tiền bạc cẩn thận, và luôn đi trước các nghĩa vụ về giấy phép và thuế. Bạn thực hiện những việc này càng sớm, việc tăng trưởng càng dễ dàng.

Mục tiêu không phải là thủ tục hành chính vì chính thủ tục. Mục tiêu là xây dựng một thứ bền vững, tuân thủ và sẵn sàng mở rộng.