Органи за контрол на благотворителните кампании: ръководство за спазване на изискванията във всички 50 щата за организации с нестопанска цел

Благотворителното набиране на средства е строго регулирано в Съединените щати, а правилата не са еднакви. В много щати организациите с нестопанска цел трябва да се регистрират, преди да отправят призиви за дарения към жители на съответния щат, а след това да продължат да подават периодични отчети, за да запазят добрия си правен статус. Щатската служба, която обработва тези документи, често е главният прокурор, но в някои юрисдикции отговорността е възложена на бюро за благотворителни организации, отдел за защита на потребителите или друга определена агенция.

За организация с нестопанска цел, която планира местно, регионално или национално набиране на средства, разбирането кой е органът за контрол на благотворителните кампании във всеки щат не е по избор. Това е част от правната основа за съвместимо с изискванията набиране на средства. Добре организираният процес на регистрация помага да се защити доверието на дарителите, намалява риска от санкции и дава на ръководството по-ясна представа къде организацията може законно да отправя призиви за дарения.

Какво прави органът за контрол на благотворителните кампании

Органът за контрол на благотворителните кампании е щатската агенция, която наблюдава набирането на средства от благотворителни организации. Неговите отговорности обикновено включват:

• приемане на първоначални регистрационни документи от благотворителни организации и професионалисти по набиране на средства
• преглед на годишни или периодични отчети
• прилагане на щатските закони за набиране на средства
• разглеждане на жалби за подвеждащи или измамни призиви за дарения
• публикуване на насоки за организации с нестопанска цел и дарители

В много щати тази роля се изпълнява от службата на главния прокурор, защото благотворителните организации се разглеждат като въпрос на обществено доверие. Някои щати възлагат функцията по подаване на документи на друго звено, но практическият резултат е сходен: преди да започне набирането на средства, организациите може да трябва да установят правилната служба за подаване и да представят необходимите документи.

Защо щатската регистрация е важна

Федералният статут на освободена от данъци организация не премахва задълженията за набиране на средства на щатско ниво. Дори ако организацията има признание от IRS, тя все пак може да трябва да се регистрира там, където отправя призиви за дарения или държи активи. Правилата за щатска регистрация са предназначени да дадат на регулаторите видимост върху благотворителното набиране на средства и да помогнат да се гарантира, че дарените средства се използват според заявеното.

Чести причини организациите с нестопанска цел да обръщат сериозно внимание на щатската регистрация включват:

• директни пощенски или имейл кампании към жители на даден щат
• онлайн страници за дарения, достъпни за обществеността
• наемане на външни консултанти по набиране на средства или търговски лица, които отправят призиви за дарения
• провеждане на програми, поддържане на офиси или наемане на служители в щата
• притежаване на имущество или поддържане на банкови сметки в щата

Тъй като щатските закони се различават, организация, която спазва изискванията в една юрисдикция, може все пак да трябва да се регистрира в друга. Ето защо преглед във всички 50 щата често е необходим за организации, които набират средства на национално ниво.

Кои организации може да трябва да се регистрират

Много щати прилагат правилата за благотворителни кампании широко, но освобождаванията се различават. В зависимост от щата някои организации може да бъдат освободени от регистрация или да отговарят на условията за опростен режим на подаване.

Примери, които могат да повлияят на анализа за регистрация, включват:

• религиозни организации
• образователни институции
• болници и благотворителни организации, свързани със здравеопазването
• организации на ветерани, пожарникари и обществена безопасност
• организации с ограничени годишни приходи от набиране на средства
• организации с нестопанска цел, които не използват платени лица за набиране на средства

Освобождаванията са силно специфични за всеки щат. Организацията никога не трябва да приема, че федерално освобождаване или данъчна категория автоматично премахва задълженията за подаване на документи на щатско ниво.

Как да намерите правилния щатски орган

Най-бързият начин да определите правилната служба за подаване е да започнете от самия щат. Повечето щати публикуват онлайн инструкции за регистрация на благотворителни организации, формуляри за подаване и информация за контакт. Службата може да бъде обозначена като едно от следните:

• главен прокурор
• бюро за благотворителни организации
• отдел за защита на потребителите
• държавен секретар
• департамент по право
• отдел за обществени благотворителни организации

Практичен работен процес за съответствие е да се изгради матрица по щати, която записва:

• отговорната агенция
• първоначалния регистрационен формуляр
• крайните срокове за годишно подновяване
• изискванията за финансово отчитане
• праговете за освобождаване
• специалните правила за платени лица, отправящи призиви за дарения, или консултанти по набиране на средства

Тази матрица се превръща във вътрешната пътна карта на организацията с нестопанска цел за съответствие при набиране на средства.

Типични изисквания за подаване

Въпреки че всеки щат е различен, документите за благотворителни кампании обикновено изискват някаква комбинация от следното:

• информация за организацията, включително юридическо име и адрес
• федерален данъчен идентификационен номер
• писмо за освобождаване от IRS или еквивалентно доказателство за статус
• учредителни документи, като устав и вътрешни правила
• списък на длъжностни лица, директори или попечители
• финансови отчети или данни от Form 990
• регистрационна такса

Някои щати също изискват годишни подновявания, одитирани финансови отчети или допълнителни приложения, ако приходите надвишават определен праг. Други може да изискват отделни документи за професионалисти по набиране на средства или професионални лица, отправящи призиви за дарения, които участват в кампанията.

Тежестта на подаването може бързо да нарасне с развитието на организацията с нестопанска цел. Малка организация може да започне с ограничен брой щати, а след това да разшири регистрационния си обхват, когато онлайн набирането на средства, събитията и грантовата дейност достигнат до повече дарители.

Ролята на главния прокурор

В много юрисдикции службата на главния прокурор има централна роля в надзора над благотворителните организации. Този надзор може да включва:

• следене дали благотворителните организации са правилно регистрирани
• разследване на твърдения за неправомерно използване на благотворителни активи
• разглеждане на жалби от обществеността
• предприемане на действия срещу подвеждащи практики за набиране на средства

За ръководителите на организации с нестопанска цел това означава, че главният прокурор не е само място за подаване на документи. Той е и част от средата за правоприлагане, която определя как се преглеждат и регулират благотворителните призиви.

Онлайн набирането на средства създава експозиция в множество щати

Дигиталното набиране на средства прави съответствието по-сложно. Формуляр за дарение, кампания за колективно финансиране, призив в бюлетин или публикация в социални медии може да достигне до жители на няколко щата едновременно. Ако организацията отправя призиви за дарения на национално ниво, тя може да задейства регистрационни задължения в повече от една юрисдикция.

За да управляват този риск, организациите с нестопанска цел трябва да оценят:

• къде се намират дарителите
• къде са насочени кампаниите
• дали уебсайтът приема неограничени дарения от обществеността
• дали се предлага периодично даряване
• дали участват доставчици на услуги за набиране на средства

Целта не е автоматично да се регистрирате навсякъде. Целта е да се определи къде регистрацията е задължителна, къде се прилага освобождаване и къде трябва да се въведе стратегия за подаване на документи, преди да започне набирането на средства.

Най-добри практики за съответствие за организации с нестопанска цел

Силен процес за съответствие обикновено е по-ефективен от опитите за отстраняване на проблеми след възникването им. Организациите с нестопанска цел могат да намалят риска, като изградят повтаряема система за задълженията, свързани с благотворителни кампании.

Препоръчителните най-добри практики включват:

• поддържане на централен календар с крайни срокове за регистрация и подновяване
• проследяване на статуса на подаване по щати, а не само по кампании
• съхраняване на копия от писма от IRS, вътрешни правила и годишни отчети на едно място
• преглед дали нов канал за набиране на средства променя регистрационните задължения
• потвърждение, че платените лица, отправящи призиви за дарения, и консултантите по набиране на средства са надлежно документирани
• определяне на едно лице или екип, който да следи щатските известия за благотворителни организации

Ако организация използва платформа за учредяване или съответствие, календарът за благотворителни кампании трябва да стои редом с корпоративните подавания, данните за регистрирания агент и крайните срокове за годишни отчети. Това намалява вероятността задължение, свързано с набиране на средства, да бъде пропуснато, докато ръководството е фокусирано върху управлението или растежа.

Кога организация с нестопанска цел трябва да потърси помощ

Организация с нестопанска цел трябва да обмисли външна помощ, когато:

• се разширява в няколко щата
• стартира голяма онлайн кампания за набиране на средства
• няма вътрешен календар за съответствие
• е пропуснала подновяване или е получила известие от регулатор
• не е сигурна дали се прилага освобождаване
• се подготвя да използва платени доставчици за набиране на средства

За много организации истинското предизвикателство не е да разберат, че съществуват щатски правила. То е да управляват обема от подавания, крайни срокове и искания за документи, които идват с дейност отвъд границите на един щат.

Практичен подход за всички 50 щата

Прегледът във всички 50 щата не трябва да бъде хаотичен. Той може да се извърши на етапи:

1. Определете всички щати, в които организацията с нестопанска цел в момента отправя призиви за дарения или извършва дейност.
2. Прегледайте правилата за регистрация и освобождаване във всеки щат.
3. Определете дали организацията трябва да подаде документи, преди да започне набирането на средства.
4. Съберете управленски и финансови документи.
5. Подайте първоначалните регистрации и запишете номерата за потвърждение.
6. Добавете крайните срокове за подновяване в календара за съответствие.
7. Преглеждайте матрицата преди всяка нова кампания за набиране на средства.

Този подход дава на ръководството устойчива рамка за съответствие вместо еднократен проект за подаване на документи.

Заключение

Органите за контрол на благотворителните кампании играят централна роля в съответствието на организациите с нестопанска цел. В много щати благотворителните организации трябва да се регистрират, преди да отправят призиви за дарения, и да продължат да подават отчети след регистрацията. Тъй като правилата се различават значително, най-сигурният подход е да се определи правилният орган във всеки релевантен щат, да се потвърдят текущите изисквания за подаване и да се поддържа организиран процес за подновяване.

За организации с нестопанска цел, които искат да развиват набирането на средства отговорно, щатската регистрация трябва да се третира като основна функция за съответствие, а не като второстепенна мисъл. Дисциплинираният процес помага да се защитят дарителите, подкрепя прозрачността и позволява на организацията да остане фокусирана върху своята мисия.