Autoritățile pentru solicitarea de donații caritabile: Ghid de conformare în 50 de state pentru organizațiile nonprofit

Strângerea de fonduri caritabile este strict reglementată în Statele Unite, iar regulile nu sunt uniforme. În multe state, organizațiile nonprofit trebuie să se înregistreze înainte de a solicita donații de la rezidenți, apoi să depună în continuare rapoarte periodice pentru a rămâne în bună regulă. Instituția de stat care se ocupă de aceste depuneri este adesea procurorul general, dar în unele jurisdicții responsabilitatea revine unui birou pentru organizații caritabile, unei divizii de protecție a consumatorilor sau unei alte agenții desemnate.

Pentru o organizație nonprofit care plănuiește activități locale, regionale sau naționale de strângere de fonduri, înțelegerea autorității pentru solicitarea de donații caritabile din fiecare stat nu este opțională. Ea face parte din baza juridică a unei strângeri de fonduri conforme. Un proces bine organizat de înregistrare ajută la protejarea încrederii donatorilor, reduce riscul de sancțiuni și oferă conducerii o imagine mai clară asupra statelor în care organizația poate solicita în mod legal donații.

Ce face o autoritate pentru solicitarea de donații caritabile

O autoritate pentru solicitarea de donații caritabile este agenția de stat care supraveghează strângerea de fonduri de către organizațiile caritabile. Responsabilitățile sale includ în mod obișnuit:

• primirea depunerilor inițiale de înregistrare din partea organizațiilor caritabile și a profesioniștilor în strângerea de fonduri
• examinarea rapoartelor anuale sau periodice
• aplicarea legilor statale privind strângerea de fonduri
• soluționarea plângerilor privind solicitările înșelătoare sau frauduloase
• publicarea de îndrumări pentru organizații nonprofit și donatori

În multe state, biroul procurorului general îndeplinește acest rol, deoarece organizațiile caritabile sunt considerate o chestiune de interes public. Unele state plasează funcția de depunere într-o altă unitate, dar rezultatul practic este similar: înainte de începerea strângerii de fonduri, organizațiile pot avea nevoie să identifice biroul corect de depunere și să trimită documentația cerută.

De ce contează înregistrarea la nivel de stat

Statutul federal de scutire de taxe nu elimină obligațiile de strângere de fonduri la nivel de stat. Chiar dacă o organizație este recunoscută de IRS, este posibil să trebuiască totuși să se înregistreze în statele în care solicită donații sau deține active. Regulile statale de înregistrare sunt concepute pentru a oferi autorităților vizibilitate asupra strângerii de fonduri caritabile și pentru a ajuta la asigurarea faptului că fondurile donate sunt folosite așa cum au fost prezentate.

Motive frecvente pentru care organizațiile nonprofit trebuie să acorde atenție înregistrării la nivel de stat includ:

• campanii de solicitare prin poștă directă sau email către rezidenții unui stat
• pagini de donații online accesibile publicului
• angajarea unui consilier extern pentru strângerea de fonduri sau a unui solicitant comercial
• desfășurarea de programe, menținerea unor birouri sau angajarea de personal în stat
• deținerea de proprietăți sau conturi bancare în stat

Deoarece legile statelor diferă, o organizație care este conformă într-o jurisdicție poate avea totuși obligația de înregistrare într-alta. De aceea, o analiză în 50 de state este adesea necesară pentru organizațiile care strâng fonduri la nivel național.

Ce organizații pot avea nevoie să se înregistreze

Multe state aplică în mod larg regulile privind solicitarea de donații caritabile, dar scutirile variază. În funcție de stat, unele organizații pot fi scutite de la înregistrare sau pot beneficia de o procedură de depunere simplificată.

Exemple care pot influența analiza obligației de înregistrare includ:

• organizații religioase
• instituții educaționale
• spitale și organizații caritabile din domeniul sănătății
• organizații ale veteranilor, pompierilor și siguranței publice
• organizații cu venituri anuale limitate din strângerea de fonduri
• organizații nonprofit care nu folosesc solicitanți plătiți

Scutirile sunt strict specifice fiecărui stat. O organizație nu ar trebui să presupună niciodată că o scutire federală sau o categorie fiscală elimină automat obligațiile de depunere la nivel de stat.

Cum găsiți autoritatea statală corectă

Cea mai rapidă modalitate de a identifica biroul corect de depunere este să porniți de la statul respectiv. Majoritatea statelor publică online instrucțiuni pentru înregistrarea organizațiilor caritabile, formulare de depunere și informații de contact. Biroul poate fi denumit astfel:

• procuror general
• birou pentru organizații caritabile
• divizie de protecție a consumatorilor
• secretarul statului
• departamentul de justiție
• divizia organizațiilor caritabile publice

Un flux practic de conformare este să creați o matrice stat cu stat care să consemneze:

• agenția responsabilă
• formularul de înregistrare inițială
• termenele de reînnoire anuală
• cerințele de raportare financiară
• pragurile de scutire
• regulile speciale pentru solicitanți plătiți sau consilieri în strângerea de fonduri

Acea matrice devine ghidul intern al organizației nonprofit pentru conformarea în strângerea de fonduri.

Cerințe tipice de depunere

Deși fiecare stat este diferit, depunerile pentru solicitarea de donații caritabile solicită de obicei o combinație din următoarele:

• informații despre organizație, inclusiv denumirea legală și adresa
• numărul federal de identificare fiscală
• scrisoarea de scutire IRS sau o dovadă echivalentă a statutului
• documente de guvernanță, cum ar fi actul constitutiv și statutul intern
• lista ofițerilor, directorilor sau administratorilor
• situații financiare sau date din Formularul 990
• taxa de înregistrare

Unele state cer și reînnoiri anuale, situații financiare auditate sau documente suplimentare dacă veniturile depășesc un anumit prag. Altele pot solicita depuneri separate pentru profesioniștii în strângerea de fonduri sau pentru solicitanții profesioniști implicați în campanie.

Povara depunerilor poate crește rapid pe măsură ce organizația nonprofit se dezvoltă. O organizație mică poate începe cu un număr limitat de state, apoi își poate extinde amprenta de înregistrare pe măsură ce strângerea de fonduri online, evenimentele și activitatea de granturi ajung la mai mulți donatori.

Rolul procurorului general

În multe jurisdicții, biroul procurorului general are un rol central în supravegherea organizațiilor caritabile. Această supraveghere poate include:

• monitorizarea faptului că organizațiile caritabile sunt înregistrate corespunzător
• investigarea presupusei utilizări necorespunzătoare a activelor caritabile
• examinarea plângerilor din partea publicului
• luarea de măsuri împotriva practicilor înșelătoare de strângere de fonduri

Pentru liderii organizațiilor nonprofit, asta înseamnă că procurorul general nu este doar o destinație pentru depuneri. Este și parte din mediul de aplicare a legii care modelează modul în care sunt examinate și reglementate solicitările caritabile.

Strângerea de fonduri online creează expunere în mai multe state

Strângerea digitală de fonduri complică conformarea. Un formular de donație, o campanie de crowdfunding, un email de apel la donații sau o postare pe rețelele sociale poate ajunge simultan la rezidenți din mai multe state. Dacă o organizație solicită donații la nivel național, poate declanșa obligații de înregistrare în mai multe jurisdicții.

Pentru a gestiona acest risc, organizațiile nonprofit ar trebui să evalueze:

• unde se află donatorii
• către ce zone sunt orientate campaniile
• dacă site-ul acceptă donații nerestricționate din partea publicului
• dacă este oferită posibilitatea de donații recurente
• dacă sunt implicați furnizori de servicii de fundraising

Scopul nu este înregistrarea automată peste tot. Scopul este să se stabilească unde este necesară înregistrarea, unde se aplică o scutire și unde trebuie implementată o strategie de depunere înainte de începerea strângerii de fonduri.

Practici recomandate de conformare pentru organizațiile nonprofit

Un proces solid de conformare este, de obicei, mai eficient decât încercarea de a remedia problemele după apariția lor. Organizațiile nonprofit își pot reduce riscurile prin construirea unui sistem repetabil pentru obligațiile privind solicitarea de donații caritabile.

Practici recomandate includ:

• menținerea unui calendar central al termenelor de înregistrare și reînnoire
• urmărirea statutului depunerilor pe fiecare stat, nu doar pe campanie
• păstrarea la un loc a scrisorilor IRS, a statutului intern și a rapoartelor anuale
• revizuirea modului în care orice canal nou de fundraising modifică obligațiile de înregistrare
• confirmarea faptului că solicitanții plătiți și consilierii în strângerea de fonduri sunt documentați corespunzător
• desemnarea unei persoane sau a unei echipe care să monitorizeze notificările statale privind organizațiile caritabile

Dacă o organizație folosește o platformă de înființare sau de conformare, calendarul pentru solicitarea de donații caritabile ar trebui să stea alături de depunerile corporative, detaliile agentului înregistrat și termenele pentru rapoartele anuale. Acest lucru reduce riscul ca o obligație de fundraising să fie ratată în timp ce conducerea se concentrează pe guvernanță sau creștere.

Când ar trebui o organizație nonprofit să ceară ajutor

O organizație nonprofit ar trebui să ia în considerare ajutor extern atunci când:

• se extinde în mai multe state
• lansează o campanie importantă de strângere de fonduri online
• nu are un calendar intern de conformare
• a ratat o reînnoire sau a primit o notificare de la autorități
• nu este sigură dacă se aplică o scutire
• se pregătește să folosească furnizori plătiți pentru strângerea de fonduri

Pentru multe organizații, adevărata provocare nu este înțelegerea existenței regulilor statale. Este gestionarea volumului de depuneri, termene și solicitări de documente care vine odată cu activitatea în mai multe state.

O abordare practică în 50 de state

O analiză în 50 de state nu trebuie să fie haotică. Ea poate fi gestionată în etape:

1. Identificați toate statele în care organizația nonprofit solicită donații sau își desfășoară activitatea.
2. Analizați regulile de înregistrare și scutire din fiecare stat.
3. Stabiliți dacă organizația trebuie să depună înainte de începerea strângerii de fonduri.
4. Adunați documentele de guvernanță și cele financiare.
5. Depuneți înregistrările inițiale și salvați numerele de confirmare.
6. Adăugați termenele de reînnoire în calendarul de conformare.
7. Revizuiți matricea înainte de fiecare campanie nouă de strângere de fonduri.

Această abordare oferă conducerii un cadru durabil de conformare, nu doar un proiect punctual de depunere.

Ideea finală

Autoritățile pentru solicitarea de donații caritabile joacă un rol central în conformarea organizațiilor nonprofit. În multe state, organizațiile caritabile trebuie să se înregistreze înainte de a solicita donații și să continue raportarea după înregistrare. Deoarece regulile variază foarte mult, cea mai sigură abordare este să identificați autoritatea corectă din fiecare stat relevant, să confirmați cerințele de depunere actuale și să mențineți un proces organizat de reînnoire.

Pentru organizațiile nonprofit care vor să își dezvolte responsabil strângerea de fonduri, înregistrarea la nivel de stat ar trebui tratată ca o funcție esențială de conformare, nu ca o chestiune secundară. Un proces disciplinat ajută la protejarea donatorilor, sprijină transparența și menține organizația concentrată pe misiunea sa.