Как да закриете корпорация, LLC или сдружение с нестопанска цел: Практическо ръководство стъпка по стъпка

Закриването на бизнес или сдружение с нестопанска цел е нещо повече от последен вот и заключена офисна врата. Правилното прекратяване е формален правен процес, който ви помага да спрете бъдещи такси, да намалите риска от несъответствие и да приключите задълженията си по правилния начин.

Независимо дали прекратявате корпорация, LLC или сдружение с нестопанска цел, стъпките за подаване на документи обикновено започват с вътрешно одобрение и завършват с документи за прекратяване към щата, данъчни удостоверения и закриване на окончателните сметки. Точните правила се различават според щата и вида на субекта, но основният процес е сходен в Съединените щати.

За основатели, членове на борд и собственици на малък бизнес разбирането на процеса по прекратяване преди да започнете може да спести време, пари и стрес. То също може да ви помогне да избегнете пропуснати отчети, последващи данъчни уведомления или административни санкции, след като бизнесът вече е спрял да работи.

Какво означава да прекратите бизнес

Прекратяването е правният процес по приключване на съществуването на субект, създаден по щатското право. След като прекратяването бъде завършено, бизнесът по принцип спира дейност, урежда делата си и подава окончателни документи към съответните щатски органи.

Това е различно от просто спиране на дейността. Компания, която затвори врати без официално прекратяване, може все още да е длъжна да подава годишни отчети, да плаща франчайз данъци, да поддържа регистриран агент и да отговаря на данъчни уведомления.

Прекратяването също е различно от анулиране, оттегляне или административно прекратяване. Тези термини могат да означават различни неща в зависимост от вида на субекта и щата, в който бизнесът е учреден или е получил право да извършва дейност.

Кога прекратяването е правилният вариант

Прекратяването обикновено е подходящо, когато:

• Собствениците вече не желаят да управляват компанията.
• Бизнесът няма останали активи или активни договори.
• Сдружението с нестопанска цел е изпълнило мисията си или не може да продължи.
• Членовете, акционерите или директорите са одобрили закриването на субекта.
• Компанията се е сляла, реорганизирала или е преминала към нова структура.

Преди да подадете документи, е разумно да потвърдите дали прекратяването е най-подходящият път. В някои ситуации бизнесът може да има полза от продажба, сливане, доброволно оттегляне от друг щат или временно спиране вместо пълно закриване.

Стъпка 1: Одобрете решението вътрешно

Повечето субекти трябва формално да одобрят прекратяването, преди да подадат документи към щата.

При корпорация бордът на директорите обикновено първо одобрява предложението, а може да е необходимо и гласуване от акционерите.

При LLC operating agreement-ът или щатското право обикновено определят дали е необходимо одобрение от членовете за прекратяване.

При сдружение с нестопанска цел бордът на директорите и в някои случаи членовете или управляващият орган трябва да одобрят решението съгласно устава и щатското право.

Съхранявайте писмени записи на одобрението. Протоколи, резолюции, формуляри за съгласие или бележки от срещи могат да бъдат важни, ако щатът или данъчна агенция по-късно поискат доказателство, че прекратяването е било надлежно одобрено.

Стъпка 2: Прегледайте учредителните документи и щатските изисквания

Преди да подадете каквото и да е, прочетете внимателно учредителните документи и вътрешните правила на субекта.

Проверете за:

• Изисквани прагове за гласуване
• Изисквания за уведомяване на членове, акционери или директори
• Процедури за уреждане на активи и дългове
• Ограничения за разпределение на активи
• Специални правила за сдружения с нестопанска цел и благотворителни активи

След това потвърдете щатските изисквания за подаване. Някои щати позволяват едно заявление за прекратяване. Други изискват отделни формуляри, данъчни удостоверения или уведомления до регулаторни органи, преди прекратяването да бъде одобрено.

Ако субектът е бил регистриран да извършва дейност в други щати, тези чуждестранни регистрации също може да трябва да бъдат оттеглени отделно.

Стъпка 3: Уредете данъци, дългове и текущи задължения

Субект не бива да се прекратява, докато има неуредени данъчни или дългови въпроси, освен ако планът за ликвидация не ги отчита.

Често преглеждани позиции включват:

• Окончателни данъци върху заплати и трудови правоотношения
• Сметки за данък върху продажбите
• Франчайз данъци
• Данъчни декларации за доходи
• Неуредени фактури към доставчици
• Бизнес заеми и кредитни линии
• Лизингови задължения
• Задължения за годишни отчети

Много щати изискват субектът да е в добро състояние, преди да приемат заявление за прекратяване. Това може да означава наваксване на просрочени годишни отчети, плащане на санкции или получаване на данъчно удостоверение за освобождаване.

Това е критична стъпка. Ако я пропуснете, щатът може да отхвърли подадените документи или бизнесът може да продължи да натрупва такси, след като дейността вече е прекратена.

Стъпка 4: Уредете бизнес делата

След като решението за прекратяване бъде одобрено, компанията влиза във фазата на ликвидация.

Обикновено ликвидацията включва:

• Спиране на нова бизнес дейност, освен необходимата за закриване на субекта
• Събиране на дължими суми към бизнеса
• Погасяване или договаряне на дълговете на компанията
• Прекратяване на лицензи, разрешителни, абонаменти и договори за услуги
• Закриване на банкови сметки след изчистване на всички чекове
• Разпределение на останалите активи според учредителните документи и щатското право

При сдружения с нестопанска цел разпределението на активите е особено важно. Благотворителните активи може да трябва да бъдат прехвърлени на друга организация с освободен от данъци статут, а не да се разпределят между частни лица.

Съхранявайте ясен запис на всички закриващи транзакции. Тази документация може да помогне за окончателните данъчни декларации и да защити собствениците или директорите, ако по-късно възникнат въпроси.

Стъпка 5: Подайте документите за прекратяване

След като вътрешните одобрения са завършени и задълженията са уредени, субектът обикновено може да подаде документи за прекратяване към съответната щатска институция, често Secretary of State или подобна агенция за бизнес регистрации.

Подаването може да се нарича:

• Articles of Dissolution
• Certificate of Dissolution
• Certificate of Cancellation
• Articles of Termination
• Certificate of Amendment or Termination, в зависимост от щата и вида на субекта

Подаването обикновено включва основна информация за субекта, потвърждение, че прекратяването е одобрено, и датата на влизане в сила на закриването.

Някои щати позволяват електронно подаване, докато други изискват хартиени формуляри или допълнителни приложения.

Стъпка 6: Завършете окончателните данъчни декларации

Прекратяването не елиминира данъчните задължения, възникнали преди бизнесът да бъде закрит.

Може все още да е необходимо да подадете:

• Окончателна федерална декларация за доходите
• Окончателни щатски декларации за доходите
• Окончателни формуляри за данъци върху заплати
• Окончателни декларации за данък върху продажбите
• Окончателни информационни декларации, ако са приложими

Маркирайте декларациите като окончателни, когато е необходимо, и се уверете, че IRS и щатските данъчни органи имат правилния пощенски адрес и информация за контакт за евентуални оставащи уведомления.

Ако субектът е имал служители, окончателно приключете отчетността за заплати, сметките за безработица и внасянето на данъци върху заплатите преди да затворите книгите.

Стъпка 7: Прекратете регистрации, лицензи и бизнес сметки

Прекратената компания трябва също да закрие свързаните регистрации и сметки.

Това може да включва:

• Щатски данъчни сметки
• Местни бизнес лицензи
• Фиктивни търговски имена или DBA
• Чуждестранни регистрации в други щати
• Merchant accounts
• Застрахователни полици
• Домейни и софтуерни абонаменти

Ако бизнесът е работил в повече от един щат, не приемайте, че прекратяването в щата по регистрация автоматично прекратява правото на дейност навсякъде другаде. Може да са необходими оттегляния на чуждестранна регистрация във всеки щат, където компанията е била регистрирана.

Прекратяване на корпорация

Корпорациите обикновено изискват формално одобрение от борда и акционерите, преди да бъдат прекратени. Процесът често включва приемане на резолюция, документиране на гласуването, подаване на articles of dissolution и уреждане на последните данъчни и дългови задължения.

Корпорациите трябва да обърнат особено внимание на:

• Праг за одобрение от акционерите
• Разпределение на останалите активи
• Окончателно третиране на дивиденти или ликвидация
• Щатски данъчни удостоверения

Ако корпорацията е издала акции, процесът на закриване трябва да бъде внимателно документиран, за да отразява окончателните разпределения и ликвидационни действия.

Прекратяване на LLC

LLC обикновено са по-гъвкави от корпорациите, но тази гъвкавост не премахва нуждата от правилна процедура.

Operating agreement-ът обикновено определя изискванията за одобрение, процедурите по ликвидация и разпределението на активи. Ако operating agreement-ът мълчи, щатското право запълва празнотите.

LLC трябва да прегледат:

• Изисквания за съгласие на членовете
• Правомощия на управителя да подава документи за прекратяване
• Данъчно третиране на окончателните разпределения
• Оттегляне на чуждестранни регистрации

Едноличните LLC също трябва да следват щатските процедури за прекратяване. Един собственик не означава автоматично, че субектът е закрит.

Прекратяване на сдружение с нестопанска цел

Прекратяването на сдружение с нестопанска цел често изисква допълнително внимание, защото организацията има обществена или благотворителна цел.

Освен одобрение от борда и щатски документи, сдруженията с нестопанска цел може да трябва да:

• Спазват точно устава и приложимите закони
• Да се отнасят правилно с ограниченията на дарителите
• Да прехвърлят останалите активи на допустима нестопанска организация или публична институция
• Да подадат окончателни федерални и щатски декларации
• Да уведомят регулаторни или надзорни органи за благотворителност

Ако сдружението е освободено от данъци, окончателните декларации могат да бъдат особено важни за поддържане на съответствието и за доказване, че активите са били обработени според приложимите правила за нестопански организации.

Често срещани грешки, които да избегнете

Най-честите грешки при прекратяване са предотвратими.

Внимавайте за:

• Подаване на документи преди всички необходими одобрения да са документирани
• Пренебрегване на просрочени годишни отчети или данъци
• Забравяне да се закрият чуждестранните регистрации в други щати
• Неподаване на окончателни данъчни декларации за заплати или продажби
• Оставяне на банкови сметки, абонаменти или лицензи отворени
• Разпределение на активи без спазване на законовите правила за приоритет
• Приемане, че затворен бизнес автоматично е прекратен

Един прекратен субект трябва да остави след себе си изчистен запис, а не бъдещи административни проблеми.

Защо доброто водене на документация е важно

Дори след прекратяването може да са ви нужни документи за данъчни, правни или кредиторски въпроси.

Съхранявайте копия на:

• Резолюции за одобрение и протоколи от срещи
• Подадените документи за прекратяване
• Данъчни удостоверения за освобождаване
• Окончателни данъчни декларации
• Документи за уреждане на дългове
• Документация за разпределение на активи
• Потвърждения за закриване на сметки

Запазването на тези документи може да улесни отговора на държавни уведомления, приключването на одити или доказването, че процесът по ликвидация е бил завършен правилно.

Как Zenind може да помогне

Zenind помага на собствениците на бизнес да поддържат организация през целия жизнен цикъл на компанията, от учредяване и съответствие до подкрепа за регистриран агент и управление на документи.

Ако се подготвяте да прекратите субект, същото внимание към срокове, подавания и щатски изисквания остава важно. Инструментите на Zenind могат да ви помогнат да следите подадените документи и записите за съответствие, така че процесът на закриване да бъде по-подреден и по-малко стресиращ.

Прекратяването не е просто край. То е последната стъпка по съответствие, която затваря цикъла на правните и данъчните задължения на субекта.

Финален контролен списък преди закриване

Използвайте този контролен списък, за да потвърдите, че основните стъпки са покрити:

• Получете официално одобрение за прекратяване
• Прегледайте учредителните документи и щатското право
• Подайте всички просрочени отчети
• Платете непогасените данъци и санкции
• Получете данъчно удостоверение, ако се изисква
• Уредете дълговете и договорите
• Подайте щатските документи за прекратяване
• Завършете окончателните данъчни декларации
• Закрийте регистрации, лицензи и сметки
• Съхранете записи за целия процес на ликвидация

Внимателното и документирано прекратяване помага да се защитят собствениците, управителите, директорите и членовете на субекта от избегаеми последващи проблеми след закриването на бизнеса.