Най-добрите инструменти за счетоводство за електронна търговия: Практическо ръководство за собственици на малък бизнес

Воденето на бизнес за електронна търговия означава да следите много повече от продажбите. Имате такси на платежни оператори, възстановявания, етикети за доставка, разходи за реклама, покупки на инвентар, оспорени плащания, комисиони на маркетплейси и задължения по данък върху продажбите. Без ясен счетоводен процес е трудно да разберете дали вашият магазин всъщност е печеливш.

За основателите счетоводството не е само за данъците. То е свързано с вземането на по-добри решения. Точните книги показват кои продукти носят марж, къде е блокиран капиталът и колко реално е финансовото ви дишане. Ако учредявате ново дружество, отделянето на бизнес и личните финанси от първия ден също създава по-чисти записи и по-лесно отчитане. Това е една от причините много предприемачи да създават LLC или корпорация, преди да започнат да мащабират продажбите.

Защо счетоводството е важно за електронната търговия

Традиционното счетоводство за малък бизнес вече е важно, но електронната търговия добавя още повече движещи се части. Една единствена поръчка може да включва няколко финансови събития:

• Плащане от клиента, получено чрез картов оператор или маркетплейс
• Такси на платформата, приспаднати преди изплащането
• Разходи за доставка и изпълнение на поръчката
• Събран или внесен данък върху продажбите
• Възстановявания, връщания или оспорени плащания
• Разходи за реклама, свързани с продажбата

Ако тези транзакции не са категоризирани правилно, отчетът за приходите и разходите може да даде подвеждаща картина на резултатите. Може да мислите, че една продуктова линия работи, когато всъщност губи пари след такси и доставка. Добро счетоводство ви помага да видите реалните числа зад всеки канал и SKU.

Какво трябва да правят най-добрите инструменти за счетоводство за електронна търговия

Най-добрите счетоводни инструменти невинаги са най-скъпите. Те са тези, които пасват на вашия работен процес и намаляват ръчната работа. Когато сравнявате варианти, търсете следните възможности.

1. Интеграции с банка и платежни оператори

Вашата счетоводна система трябва да се свързва с бизнес банкови сметки, кредитни карти и платежни оператори. Автоматичните банкови потоци намаляват ръчното въвеждане и ускоряват съгласуването. За продавачите в електронната търговия това трябва да включва и често срещани източници на изплащане, като картови оператори и постъпления от маркетплейси.

2. Синхронизиране на каналите за продажба

Ако продавате чрез няколко канала, инструментът трябва да обработва постъпленията и обобщенията на транзакциите от всеки източник. Това ви помага да избегнете двойно отчитане на приходи или пропускане на такси на платформата.

3. Категоризиране на разходите

Добрата система ви позволява да разпределяте разходите към правилните категории, като реклама, доставка, софтуерни абонаменти, инвентар, плащания към външни изпълнители и такси на търговци. Последователната категоризация е от съществено значение за точно данъчно отчитане и анализ на маржа.

4. Заснемане на касови бележки и съхранение на документи

Проследяването на касови бележки е важно за всеки бизнес, но е особено полезно, когато често купувате консумативи, пощенски услуги или инвентар. Търсете софтуер, който ви позволява да качвате касови бележки от телефон, да маркирате разходи и да съхранявате подкрепящата документация на едно място.

5. Осъзнатост за инвентара

Дори базовото проследяване на инвентара може да направи голяма разлика. Магазините за електронна търговия трябва да знаят какво е налично, какво е продадено и какво е пренаредено. Някои счетоводни инструменти се свързват със системи за инвентар или включват вградени функции за инвентар.

6. Поддръжка за данък върху продажбите

Правилата за данък върху продажбите могат да станат сложни, когато продавате в различни щати или чрез множество маркетплейси. Софтуер, който следи събрания данък и помага за организиране на задълженията, е ценен, особено когато бизнесът ви се разширява.

7. Отчитане и видимост на паричния поток

Поне вашият инструмент трябва да генерира отчети за приходи и разходи, баланс и паричен поток. Тези отчети ви помагат да разберете дали растежът наистина подобрява бизнеса или просто увеличава натоварването.

Видове счетоводни инструменти, които използват продавачите в електронната търговия

Не ви е необходимо едно-единствено приложение, за да решите всички счетоводни проблеми. В много случаи правилната конфигурация комбинира няколко инструмента.

За много ранни магазини облачен счетоводен софтуер плюс добра настройка на банковите потоци е достатъчен. С нарастването на обема на поръчките допълнителни инструменти за инвентар, данъци и заплати стават по-полезни.

Как да изберете правилната счетоводна конфигурация

Правилният счетоводен стек зависи от текущия ви етап, обема на транзакциите и каналите за продажба.

Ако тепърва започвате

Започнете просто. Отворете отделна бизнес банкова сметка, свържете я със счетоводния си софтуер и започнете да категоризирате всяка транзакция от самото начало. На този етап най-големият риск е непоследователността. Една проста, но дисциплинирана система е по-добра от сложна, която никога не поддържате.

Ако растете стабилно

След като продажбите се увеличат, потърсете автоматизация. Правилата за съгласуване, банковите потоци и запазените категории могат да спестят часове всеки месец. Това е и етапът, в който много основатели печелят от външна счетоводна помощ или поне тримесечен преглед от данъчен специалист.

Ако продавате чрез няколко канала

Продавачите в няколко канала се нуждаят от по-силно отчитане. Маркетплейси, сайтове за директни продажби към потребителя, продажби на едро и физически pop-up събития могат да създават различни потоци от данни. Вашият инструмент трябва да консолидира тези източници, за да виждате една ясна картина на приходите и разходите.

Ако управлявате значителен инвентар

Инвентарът добавя сложност към себестойността на продадените стоки, брутния марж и паричния поток. Изберете софтуер, който може да следи покупки, наличности и рентабилност на ниво продукт. Ако вашият счетоводен инструмент не се справя добре с инвентара, комбинирайте го със специализирана система за инвентар.

Ако имате служители или външни изпълнители

Заплатите и плащанията към изпълнители трябва да се отчитат правилно от самото начало. Колкото повече хора плащате, толкова по-важно става да използвате системи, които обработват данъчни формуляри, графици на плащане и класификация на разходите без ръчни таблици.

Основни счетоводни навици, които всеки собственик на ecommerce бизнес трябва да следва

Дори най-добрият софтуер не може да замени добрите счетоводни навици. Вградете тези практики в месечната си рутина.

Отделяйте бизнес и личните финанси

Използвайте отделни бизнес сметки и бизнес карти. Смесването на лични и бизнес разходи създава объркване и отслабва точността на записите ви.

Съгласувайте сметките редовно

Не чакайте данъчния сезон. Седмичното или месечното съгласуване помага да се открият липсващи постъпления, дублирани разходи, оспорени плащания и неуспешни изплащания, преди да се превърнат в по-големи проблеми.

Следете внимателно таксите и възстановяванията

Печалбата в електронната търговия често зависи от детайлите. Такси на оператори, комисиони на маркетплейси, етикети за доставка и възстановявания всички намаляват маржа. Ако не ги следите отделно, отчетите ви няма да отразяват реалността.

Анализирайте печалбата по канал и продукт

Продукт, който се продава добре, все пак може да е нерентабилен след реклама, изпълнение и връщания. Разделяйте резултатите по канал, продуктова категория или клиентски сегмент, за да вземате по-умни решения за инвентар и маркетинг.

Заделяйте резерви за данък върху продажбите и данък печалба

Много собственици на бизнес изпадат в затруднение, защото третират всички налични пари като свободен оперативен капитал. Създайте резервна сметка и прехвърляйте средства редовно, за да не нарушават данъчните плащания дейността.

Поддържайте изрядно изходните документи

Съхранявайте фактури, касови бележки, транспортни документи и данъчни документи в последователна система. Ако някога се наложи да подкрепите приспадане или да обясните транзакция, ще искате документите да са под ръка.

Често срещани грешки в счетоводството на бизнесите за електронна търговия

Няколко повтарящи се грешки причиняват по-голямата част от счетоводните проблеми в електронната търговия.

• Отчитане на брутни приходи без да се отчитат такси и възстановявания
• Пропускане на съгласуването на постъпленията от платежния оператор с данните от поръчките
• Смесване на покупки на инвентар с общи разходи
• Игнориране на оспорените плащания, докато не изкривят книгите
• Прекалено късно организиране на данъчните записи за продажбите
• Използване само на таблици при растящ бизнес
• Неактуализиране на категориите, когато бизнес моделът се променя

Тези грешки често започват дребно. С времето те създават грешки в отчетността, които затрудняват набирането на капитал, подаването на данъци или решението къде да инвестирате.

Кога да включите счетоводител или счетоводна фирма

Много собственици започват със самостоятелно водене на счетоводството и това може да работи известно време. Но идва момент, в който ръчната работа се превръща в разсейване от растежа.

Помислете за външна помощ, ако:

• Прекарвате твърде много време в съгласуване на транзакции
• Книгите ви изостават с повече от един месец
• Продавате в няколко щата или маркетплейси
• Инвентарът и изпълнението на поръчките стават трудни за проследяване
• Не сте сигурни дали отчетите ви са точни
• Искате по-изрядни записи преди кандидатстване за финансиране или подаване на данъчни декларации

Счетоводителят може да се грижи за рутинното почистване и категоризиране на транзакциите, докато счетоводният експерт може да помогне с данъчна стратегия, структура на дружеството и финансово планиране. За новите основатели съчетаването на правилното учредяване на компания и дисциплинираното счетоводство създава по-здрава оперативна основа.

Изградете по-добра финансова основа от първия ден

Растежът в електронната търговия е по-лесен за управление, когато финансовата ви система е проста, точна и последователна. Най-добрите счетоводни инструменти са тези, които ви помагат да останете дисциплинирани, без да ви принуждават към ненужна сложност. Започнете с отделни сметки, силни интеграции и месечен процес на преглед. След това добавяйте по-усъвършенствани инструменти само когато бизнесът ви има нужда от тях.

Ако все още сте в ранните етапи на изграждане на компанията си, установяването на правилната правна структура и счетоводни навици отрано може да ви спести време по-късно. Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат своите бизнес дружества, за да могат с увереност да се фокусират върху управлението и растежа на магазина.