Декларации за благотворително разкриване: Ръководство за спазване на изискванията по щати за нестопански организации

Декларациите за благотворително разкриване са една от най-пренебрегваните части от съответствието при набирането на средства от нестопански организации. Обикновено те не привличат вниманието, което получават учредителните документи, годишните отчети или данъчните декларации, но са важна част от начина, по който организациите комуникират с дарители и регулатори. Когато една организация отправя покана за дарения, думите, които използва в уебсайт, имейл или печатна покана, може да бъдат регулирани от законодателството на съответния щат.

За нестопанските организации спазването на изискванията за разкриване не е само въпрос на избягване на санкции. То е въпрос на прозрачност, доверие на дарителите и последователно управление. Добре изготвената декларация за разкриване помага на благотворителната организация да обясни коя е, какво прави и къде дарителите могат да намерят официална информация. Тя също показва, че организацията приема сериозно задълженията си при набирането на средства.

Това ръководство обяснява какво представляват декларациите за благотворително разкриване, къде могат да бъдат изисквани, какво обикновено включват и как нестопанските организации могат да изградят практичен процес за съответствие.

Какво представлява декларацията за благотворително разкриване?

Декларацията за благотворително разкриване е уведомление, което придружава поканата за набиране на средства. То предоставя на дарителите основна информация за организацията и, в някои щати, информация за държавния орган, който регулира благотворителното набиране на средства.

Точният текст, изискуем по закон, се различава в отделните щати. Някои юрисдикции изискват кратко изявление, което идентифицира организацията и нейната мисия. Други изискват по-подробно уведомление, което включва информация за регистрацията, отказ от подразбиращо се одобрение или изявление за данъчната приспадаемост на даренията.

На практика декларацията за благотворително разкриване може да изпълнява няколко цели едновременно:

• Показва на дарителите кой отправя молбата за дарение.
• Помага на регулаторите да идентифицират организацията, която отправя поканата.
• Подчертава, че регистрацията или подаването на документи не означава непременно одобрение от щата на благотворителната организация.
• Може да насочи дарителите към държавен орган, откъдето могат да поискат финансови отчети или допълнителна информация.

Тъй като правилата се различават толкова много, нестопанските организации трябва да избягват използването на едно универсално уведомление за всички щати.

Защо декларациите за разкриване са важни

Декларациите за благотворително разкриване са важни както по правни, така и по репутационни причини.

От правна гледна точка щатите често третират набирането на средства като регулирана дейност. Благотворителна организация, която се обръща към жители на даден щат, може да трябва да се регистрира преди да отправя покани за дарения и може също да е длъжна да използва специфична за щата декларация за разкриване в материалите си.

От репутационна гледна точка текстът за разкриване може да увери дарителите, че организацията е легитимна и отговорна. Много дарители никога няма да спрат да прочетат дребния шрифт, но наличието на правилно уведомление все пак показва професионализъм и съответствие.

За членовете на управителния орган и ръководителите декларациите също намаляват вътрешния риск. Ако екипът по набиране на средства използва грешен текст, постави уведомлението на грешно място или го пропусне изцяло, организацията може да се сблъска с ненужни корекции, подавания или проблеми по принудително изпълнение.

Декларации за разкриване срещу регистрация за благотворителна дейност

Декларациите за разкриване и регистрацията за благотворителна дейност са свързани, но не са едно и също нещо.

Регистрацията обикновено означава процес на вписване в щата преди да се отправят покани за дарения към жители на този щат. Често тя включва подаване на учредителни документи, финансова информация и годишни подновявания.

Декларацията за благотворително разкриване е текстът, който се поставя в поканата за дарение. Тя може да съдържа регистрационен номер или наименование на държавен орган, но не е самото регистрационно заявление.

Това разграничение е важно, защото една организация може да е регистрирана и въпреки това да не използва правилния текст за разкриване. По същия начин декларацията за разкриване не заменя необходимостта от регистрация там, където тя се изисква.

Декларации за разкриване срещу правилата на IRS за потвърждения

Федералните данъчни правила създават още едно ниво на задължения.

IRS изисква писмено потвърждение за определени благотворителни дарения, особено когато дарителят дава 250 долара или повече. Това потвърждение има различна цел от декларацията за благотворително разкриване по щати. То е разписка за дарителя и данъчен документ, а не уведомление за набиране на средства по щатско право.

Нестопанските организации трябва да държат тези изисквания отделно в своя работен процес по съответствие:

• Държавните декларации за благотворително разкриване принадлежат към материалите за набиране на средства, когато са изисквани.
• Потвържденията на IRS принадлежат към процесите за издаване на разписки и потвърждения за дарения.
• Вътрешните записи за дарения трябва да подпомагат и двете групи задължения.

Ако се третират като едно и също нещо, се появяват пропуски в съответствието.

Къде обикновено се използват декларациите за благотворително разкриване?

Декларацията за благотворително разкриване може да е необходима навсякъде, където организацията отправя покани за дарения към обществеността в регулиран щат.

Често срещани места са:

• Печатни писма за набиране на средства
• Имейл кампании
• Страници за дарения и формуляри за плащане
• Онлайн покани за дарения
• Материали за събития с покана за участие
• Връзки към дарения в социалните мрежи, когато текстът на поканата е включен в публикацията или в целевата страница
• Последващи съобщения до дарители
• Страници за групово финансиране, използвани от организацията

Изискваното място на поставяне също може да се различава. Някои щати са строги относно това колко видимо трябва да бъде уведомлението. Други са по-гъвкави, но все пак очакват то да присъства и да е точно.

Поради това нестопанските организации трябва да преглеждат всеки канал за набиране на средства поотделно, вместо да приемат, че един и същ текст работи навсякъде.

Каква информация обикновено се включва?

Макар че правилата на всеки щат са различни, декларациите за благотворително разкриване често включват някоя комбинация от следното:

• Юридическото наименование на организацията
• Адреса на организацията
• Описание на мисията или целта на организацията
• Регистрационен или входящ номер, издаден от щата
• Контактна информация за щатски регулатор на благотворителната дейност или друг държавен орган
• Изявление, че регистрацията не означава одобрение от щата
• Изявление дали даренията са данъчно приспадаеми
• Контактна информация за вътрешен представител или офис, който обработва запитвания от дарители

Някои щати изискват и специален текст за телефонно набиране на средства, платени набирачи на средства или търговски съвместни начинания. Тези ситуации могат да породят допълнителни изисквания за разкриване, които надхвърлят стандартното уведомление за нестопански организации.

Разлики между щатите, за които трябва да внимавате

Най-голямото предизвикателство при съответствието е, че правилата за разкриване по щати не са еднакви.

На една нестопанска организация може да бъде позволено да използва кратко изявление в един щат и дълго, предварително определено уведомление в друг. Един щат може да изисква регистрационният номер да бъде показан на видно място. Друг може да изисква дарителят да бъде информиран как да се свърже с държавната агенция. Някои щати може изобщо да не изискват декларация за благотворително разкриване в същия формат.

Това означава, че национална кампания за набиране на средства не трябва да разчита на един основен абзац за разкриване, който да се копира във всяка покана.

Вместо това организациите трябва да поддържат матрица по щати, която следи:

• Дали се изисква регистрация
• Дали се изисква декларация за разкриване
• Точният текст на декларацията
• Къде трябва да бъде поставена декларацията
• Дали се прилагат специални правила за имейл, поща, уеб или телефонни покани
• Дали участват професионални набирачи на средства или трети страни

Такъв инструмент може да предотврати най-честите грешки, преди те да достигнат до дарителите.

Най-добри практики при изготвяне на декларации

Добре работещият процес за благотворително разкриване трябва да е достатъчно прост за използване от екипа и достатъчно строг, за да отговаря на променящите се правила на щатите.

1. Използвайте точния текст, предписан от щата, когато това се изисква

Ако щатът предоставя задължителен текст, не го преразказвайте, освен ако законът изрично позволява промени. Дори малки промени могат да доведат до проблеми със съответствието.

2. Съобразете декларацията с канала за поканата

Декларация, която работи в писмо, може да не се впише добре на целева страница, а уебстраниците може да се нуждаят от различно форматиране, за да се гарантира видимост на мобилни устройства.

3. Поддържайте последователност в юридическото наименование на организацията

Използвайте едно и също наименование в декларацията, регистрационните документи, данъчните записи и комуникацията с дарителите, когато е възможно. Несъответствията създават объркване и могат да забавят прегледите по съответствие.

4. Преглеждайте декларациите след всяка организационна промяна

Ако организацията промени адреса, името, ръководството или регистрационния си статут, незабавно актуализирайте работния процес за разкриване.

5. Създайте процес на преглед преди стартиране на кампаниите

Екипите по набиране на средства не бива да публикуват нова кампания без преглед по съответствие. Кратък вътрешен списък за проверка може да улови грешки преди имейл кампания или платена реклама да бъде пусната.

6. Координирайте екипите по набиране на средства, правни въпроси и финанси

Проблемите с разкриването често възникват, защото екипите работят изолирано. Екипът по набиране на средства създава съдържанието, финансите знаят статута на подаванията, а правният или compliance екипът извършва прегледа. Споделен процес поддържа информацията съгласувана.

Практически контролен списък за съответствие

Използвайте следния контролен списък, когато подготвяте покана за благотворително дарение:

• Потвърдете дали организацията е регистрирана във всеки целеви щат.
• Проверете дали щатът изисква декларация за благотворително разкриване.
• Използвайте правилния, специфичен за щата текст.
• Проверете юридическото наименование и адреса на организацията.
• Потвърдете дали трябва да бъде включен регистрационен номер.
• Уверете се, че са включени всички изисквани данни за дарителя или контакт на регулатора.
• Прегледайте правилата за поставяне в печатни материали, имейл, уеб и социални мрежи.
• Потвърдете дали платени набирачи на средства или търговски партньори създават допълнителни изисквания.
• Запазете копие на одобрената версия за бъдещи кампании.
• Проверявайте текста отново преди всяка голяма кампания за набиране на средства.

Един прост контролен списък като този може да спести значително време, когато кампаниите се повтарят през годината.

Чести грешки на нестопанските организации

Дори добре управлявани организации могат да допускат грешки при разкриването. Най-честите грешки включват:

• Използване на декларация за друг щат в неправилна юрисдикция
• Пропускане на декларацията в онлайн формулярите
• Използване на старо юридическо наименование след корпоративна промяна
• Неподновяване на текста след подновяване на регистрацията
• Публикуване на кампания преди да е приключил процесът на преглед
• Предположение, че данъчна разписка заменя изискванията за държавно разкриване
• Пропускане на допълнителните изисквания при външни набирачи на средства или консултанти

Повечето от тези грешки могат да бъдат избегнати с документиран процес на преглед и централен календар за съответствие.

Как Zenind се вписва в картината

Zenind помага на основатели и организации да управляват практическата страна на учредяването на американски юридически лица и текущото съответствие. За нестопански и мисийно ориентирани организации това означава да се поддържа добра организация от самото начало и да се изгради ясна основа за съответствие.

Чистите учредителни записи, последователната информация за юридическото лице и дисциплинираното годишно поддържане улесняват по-късното управление на съответствието при набирането на средства. Когато името, адресът, управителните документи и историята на подаванията на организацията са в ред, става много по-лесно да се подготвят точни материали за покани и декларации за разкриване.

За екипи, които управляват растеж в няколко щата, структурираната система за съответствие е особено ценна. Тя помага да се намалят ръчните грешки, поддържа подадените документи съгласувани със записите на организацията и подпомага по-гладката координация между учредяване, управление и дейности по набиране на средства.

Кога да се консултирате с юрист или специалист по съответствие

Тази статия предоставя обща информация, а не правен съвет. Тъй като правилата за благотворително набиране на средства се различават по щати и се променят с времето, нестопанските организации трябва да се консултират с квалифициран юрист или специалист по съответствие, когато:

• Отправят покани в нови щати
• Стартират кампания в национален мащаб
• Използват професионални набирачи на средства или маркетингови доставчици
• Актуализират името или адреса на своето юридическо лице
• Разширяват се към онлайн канали за набиране на средства
• Получат уведомление от държавен регулатор
• Подготвят годишни подновявания или изменения

Кратък преглед преди кампания обикновено е много по-лесен от коригиране на подаден документ или покана след факта.

Заключение

Декларациите за благотворително разкриване може да изглеждат като малък детайл в съответствието, но играят важна роля в набирането на средства от нестопански организации. Те информират дарителите, подпомагат прозрачността и помагат на организациите да спазват щатските правила за покани за дарения.

Най-сигурният подход е текстът за разкриване да се третира като част от основната инфраструктура за съответствие на организацията. Изградете справочник по щати, преглеждайте всяка кампания преди стартиране и актуализирайте правилата винаги, когато организацията се промени или разшири.

С дисциплиниран процес нестопанските организации могат да набират средства уверено, като същевременно запазват доверието на дарителите, регулаторите и обществеността.