Регистрация за благотворителни набирания: Практическо ръководство за съответствие при многощатово набиране на средства

Набирането на средства е от съществено значение за организации с нестопанска цел, благотворителни организации, религиозни организации, училища и инициативи, водени от мисия. Но в момента, в който една организация започне да отправя искания за дарения през границите на отделни щати, тя може да попадне в сложна мрежа от закони за благотворително набиране на средства.

Регистрацията за благотворителни набирания е процесът на регистрация пред държавни регулатори преди, по време на или след отправяне на покани към обществеността за дарения. Правилата се различават в зависимост от щата, а последиците от пропускането на необходимото подаване могат да бъдат сериозни: глоби, забавяния, действия по принудително изпълнение, увреждане на репутацията и в някои случаи невъзможност да продължите набирането на средства в даден щат.

За организациите, които разчитат на обществена подкрепа, съответствието не е подробност от бекофис работата. То е част от изграждането на доверие сред дарители, платформи и регулатори. Това ръководство обяснява какво представлява регистрацията за благотворителни набирания, кога се задейства, как онлайн набирането на средства влияе върху анализа и как изглежда един практичен процес за съответствие.

Какво означава регистрацията за благотворителни набирания

Регистрацията за благотворителни набирания е изискване за подаване на ниво щат, което се прилага за организации, които отправят искания за дарения към жителите на този щат. В много щати това изискване съществува дори ако организацията не се намира физически там.

Целта е ясна: щатите искат да имат видимост върху това кой иска пари от техните жители и дали тези организации действат законно. Регистрацията често идва с текущи изисквания за отчетност, срокове за подновяване и задължения за разкриване на информация.

Регистрацията не е същото като данъчния освободен статус или учредяването на юридическо лице. Една организация може да е правилно учредена и да има федерален данъчно освободен статус, и въпреки това да се налага да се регистрира в множество щати преди да започне набирането на средства.

Кои организации може да се нуждаят от регистрация

Много видове организации могат да попаднат под законите за благотворително набиране на средства, включително:

• обществени благотворителни организации по 501(c)(3)
• частни фондации
• религиозни и верски организации
• образователни институции
• болници и здравни системи
• политически или граждански групи, в зависимост от законодателството на щата и вида на искането
• новоучредени организации с нестопанска цел, които започват да набират средства преди да са приключили всички регистрации

Ключовият въпрос обикновено не е етикетът на организацията. Важното е дали организацията отправя искания за благотворителни дарения от обществеността.

Дейности, които могат да задействат изискванията за регистрация

Щатите тълкуват понятието за набиране широко. Традиционното набиране на средства е очевидният тригер, но много други дейности също могат да се считат за искане на дарение.

Чести примери включват:

• искания за дарения на уебсайт
• кампании за набиране на средства по имейл
• директни писма с призиви за дарения
• телефонни кампании за набиране на средства
• публикации в социалните мрежи с призив за дарения
• кампании чрез текстови съобщения
• събития за набиране на средства и покани за гала, които включват искане за дарение
• кампании в платформи за колективно финансиране с благотворителна цел
• кампании за членство, които включват данъчно признати или благотворителни вноски
• набиране на средства от трети страни чрез доброволци, посланици или филиали

На практика организациите често задействат изискванията за регистрация, преди да осъзнаят това. Кампания, която започва като малък локален призив, може да се превърне в многощатова в момента, в който дарител от друг щат направи дарение онлайн.

Защо онлайн набирането на средства усложнява съответствието

Интернет премахна географските граници, но законите за набиране на средства в отделните щати не изчезнаха заедно с тях. Страница за дарения може да бъде видяна отвсякъде, а регулаторите може да третират достъпната онлайн покана като искане на дарение в множество щати.

Това създава няколко предизвикателства за съответствието:

• една кампания може да изисква подавания в много юрисдикции
• платформите за дарения може да приемат вноски от щати, в които организацията още не е регистрирана
• публикации в социалните мрежи могат да достигнат до дарители в цялата страна, дори ако кампанията е насочена към един регион
• повтарящи се дарения и peer-to-peer набирането на средства могат бързо да разширят обхвата на подаванията

Организациите често приемат, че значение има само активното насочване. В действителност много щати гледат дали организацията отправя искания или получава дарения от техни жители. Затова съответствието при онлайн набиране на средства изисква преглед по щат, а не универсално предположение за всички случаи.

Рисковете от несъответствие

Пропускането на регистрация, когато тя е изисквана, може да създаде оперативни и правни проблеми.

1. Финансови санкции

Щатите могат да налагат такси за закъснение, административни глоби и други парични санкции за пропуснати срокове за регистрация или подновяване.

2. Действия по принудително изпълнение

Главен прокурор на щата или регулатор на благотворителни организации може да издаде уведомления, да изиска коригиращи подавания или да предприеме действия по принудително изпълнение, ако организацията продължава да набира средства без регистрация.

3. Загуба на доверие от дарителите

Дарители, грантодатели и корпоративни спонсори все по-често очакват организациите да поддържат добро състояние на съответствие. Пропуснатите подавания могат да породят въпроси относно управлението и професионализма.

4. Проблеми с платформите

Някои платформи за набиране на средства, платежни оператори и инструменти за управление на дарители могат да изискват доказателство за регистрация по щат, преди да позволят кампаниите да продължат.

5. Административно изоставане

Ако регистрацията в даден щат бъде открита късно, на организацията може да се наложи да спре кампаниите, да събере исторически документи и да изчисти предишни подавания, преди да продължи.

Ползите от спазването на изискванията

Макар регистрацията да може да изглежда тежка, тя носи и практически ползи.

По-висока достоверност

Правилно регистрирана организация може да покаже, че приема сериозно грижата за дарителите и правното съответствие.

По-гладко разширяване на набирането на средства

Организациите, които включват регистрацията в процеса на стартиране, могат да се разширяват към нови щати без да се налага да реагират прибързано след като кампанията вече е стартирала.

По-добри вътрешни контроли

Процесът на регистрация принуждава ръководството да идентифицира къде организацията набира средства, кой е отговорен за подаванията и кои срокове са важни.

По-нисък риск във времето

Последователното спазване на изискванията намалява вероятността от глоби, прекъсвания и аварийна административна работа по-късно.

Как да определите къде се изисква регистрация

Практическият преглед за съответствие обикновено започва с прост, но важен въпрос: къде искате дарения и къде ги получавате?

За да отговорят на този въпрос, организациите трябва да прегледат:

• щата, в който са учредени, и основния си офис
• щатите, в които служители, доброволци или изпълнители отправят искания за дарения
• щатите, в които се разпространяват кампанийни материали
• щатите, от които идва онлайн трафикът към страниците за дарения
• щатите, към които са насочени искания за грантове или корпоративни дарения
• щати с изисквания за професионални набиратели на средства или за разкриване на информация, които може да се прилагат отделно

Тъй като правилата се различават значително, много организации използват контролен списък по юрисдикции вместо да разчитат на общо предположение, че едно подаване ще покрие цялата дейност по набиране на средства.

Практичен процес за съответствие

Най-добрият начин за управление на регистрацията за благотворителни набирания е да се изгради повтаряем работен процес.

1. Картирайте обхвата на набирането на средства

Избройте всеки канал, използван за искане на дарения: уебсайт, имейл, събития, текстови съобщения, социални мрежи, peer-to-peer страници, поща и кампании на трети страни.

2. Идентифицирайте включените щати

Прегледайте къде организацията активно отправя искания или получава дарения. Включете щатите, достигнати чрез дигитално набиране, а не само чрез физическа дейност.

3. Проверете изискванията на отделните щати

Всеки щат може да има различни формуляри, такси, цикли на подновяване, изисквания за финансови отчети и освобождавания. Някои щати позволяват опростени подавания. Други изискват по-подробни документи.

4. Съберете подкрепящи документи

Често необходими документи са учредителни документи, писма за данъчно признание от IRS, финансови отчети, информация за ръководството и данни за отговорните служители.

5. Подайте преди или когато се изисква

В някои щати регистрацията се изисква преди започване на набирането на средства. В други срокът може да е различен. Най-безопасният подход е да потвърдите момента преди старта.

6. Проследявайте подновяванията и промените

Много организации са съвместими при старта, но губят следа от годишните подновявания, измененията и сроковете за финансови отчети. Календар за съответствие помага да се избегне това.

7. Наблюдавайте растежа непрекъснато

Кампания, която започва в един щат, може бързо да стане национална. Всяко разширяване на каналите за набиране на средства трябва да задейства нов преглед на съответствието.

Чести грешки, които организациите допускат

Дори опитни екипи правят предотвратими грешки. Най-честите са:

• приемане, че федералният данъчно освободен статус замества регистрацията на ниво щат
• пропускане на онлайн страниците за дарения и кампаниите в социалните мрежи
• изчакване до след старта на кампанията, за да се прегледат изискванията
• пропускане на годишните подновявания
• неподаване на актуализации след промени в ръководството, адресите или финансите
• игнориране на щати, в които има малка, но реална дейност по набиране на средства
• разчитане на остарели предположения относно наличните освобождавания

Тези грешки обикновено не са резултат от лоши намерения. Те се случват, защото правилата за благотворително набиране на средства са разпокъсани и лесни за пропускане, когато набирането на средства се движи бързо.

Как да намалите административното триене

Организациите могат да направят съответствието при благотворително набиране на средства много по-управляемо, като го третират като част от операциите по набиране на средства, а не като нещо второстепенно.

Няколко практични навика помагат:

• добавяйте преглед на съответствието към стартирането на всяка нова кампания
• поддържайте основен списък с активните щати и сроковете за подаване
• централизирайте документите, за да могат подновяванията да се извършват бързо
• определете един човек или екип, който да следи статуса на регистрациите
• преглеждайте дигиталните канали преди всеки нов тласък за набиране на средства
• координирайте правния, финансовия и екипа по развитие при големи кампании

Когато съответствието е интегрирано в процеса, става много по-лесно да се мащабира набирането на средства отговорно.

Къде се вписва Zenind

Zenind помага на основатели и организации да изградят стабилна основа за съответствие, докато учредяват, структурират и развиват дейността си в Съединените щати. За организации, водени от мисия, които разширяват дейностите си по набиране на средства, тази основа има значение.

Дисциплиниран подход към учредяване на юридическо лице, услуги на регистриран агент, напомняния за съответствие и текуща административна подкрепа може да улесни поддържането на организацията в ред, докато вие се фокусирате върху мисията си. За организации, които учредяват нови юридически лица или управляват многощатови задължения, надеждната корпоративна подкрепа за съответствие може да намали предотвратимите грешки.

Заключителни мисли

Регистрацията за благотворителни набирания е един от най-важните въпроси за съответствие за организациите, които набират средства през границите на щати. Правилата са специфични за всеки щат, онлайн набирането на средства разширява експозицията, а цената на пропуснато подаване може бързо да нарасне.

Организациите, които се справят най-добре, не чакат да се появи проблем. Те картографират къде отправят искания, разбират включените юрисдикции, се регистрират преди стартиране на кампании, когато това е изисквано, и поддържат навременни подновявания.

За организации с нестопанска цел и други благотворителни организации съответствието е част от доверието. Обмисленият процес на регистрация защитава доверието на дарителите, подкрепя дългосрочния растеж и поддържа набирането на средства в съответствие със закона.