Регистрация за благотворително набиране на средства: Практическо ръководство за нестопански организации

Регистрацията за благотворително набиране на средства е един от първите въпроси, свързани със спазването на нормативните изисквания, които една нестопанска организация трябва да разбере, преди да започне да набира средства. В много щати организацията не може законно да отправя искания за дарения към жителите, докато не се регистрира в съответната държавна агенция. Правилата не са еднакви, а изискванията за подаване често зависят от това къде е установена организацията, къде набира средства и как финансира дейността си.

За нови и развиващи се нестопански организации това може да изглежда обезсърчително. Добрата новина е, че основната рамка е управляемa, след като се разберат ключовите фактори, често срещаните освобождавания и текущите задължения за отчетност. С ясен процес организациите могат да останат в съответствие с изискванията, докато се фокусират върху своята мисия.

Какво означава регистрацията за благотворително набиране на средства

Регистрацията за благотворително набиране на средства е процесът, чрез който щатът бива уведомен, че една нестопанска организация възнамерява да отправя към обществеността искания за благотворителни дарения. Изискването за регистрация съществува, за да помага на щатите да наблюдават набиращата средства дейност, да защитават дарителите и да намаляват измамите.

На практика регистрацията обикновено означава подаване на заявление, предоставяне на организационни данни, посочване на длъжностни лица или членове на управителния орган, разкриване на финансова информация и заплащане на такса. В много щати организацията трябва също да подава годишни подновявания или периодични финансови отчети, за да остане в добро правно състояние.

Защо регистрацията е важна

Набирането на средства не е само маркетингова дейност. Това е регулирана функция, свързана със спазване на нормативните изисквания. Ако една нестопанска организация набира дарения в даден щат без да се регистрира, когато това е необходимо, тя може да бъде изправена пред санкции, забавяния, принудителни мерки или загуба на доверието на дарителите.

Регистрацията също така помага на нестопанските организации да изграждат доверие. Дарители, грантодатели и корпоративни партньори често очакват да видят, че организацията е надлежно регистрирана, преди да направят дарение или да подпишат споразумение за спонсорство.

Къде регистрацията обикновено е задължителна

Според указанията на IRS приблизително 40 щата и окръг Колумбия имат закони за благотворително набиране на средства. Подробностите се различават, но общото правило е сходно: ако организацията отправя искания за дарения към жителите на даден щат, тя може да трябва първо да се регистрира там.

От организацията може също да се изисква да се регистрира, ако има физическо присъствие в щата. Това може да включва:

• Офис или друго място
• Служители или доброволци, работещи там
• Програмни дейности, провеждани в щата
• Банкова сметка, имущество или друго трайно присъствие

Понякога щатите използват по-широки критерии от простата дейност по набиране на средства. Това означава, че една нестопанска организация може да задейства задължения за регистрация дори когато не провежда активна местна кампания.

Често срещани основания за регистрация

Точните правила се различават по щати, но следните ситуации често създават задължения за подаване:

• Пряка пощенска кампания за набиране на средства към жители на щата
• Кампании по имейл или онлайн за дарения, насочени към щата
• Кампании в социалните мрежи, насочени към местни поддръжници
• Искания за грантове, изпратени до фондации или институции в щата
• Събития на място, галавечери или общностни инициативи за набиране на средства
• Продължаващи програмни дейности с местни служители или доброволци
• Комерсиални съвместни кампании или договорености с трети страни за набиране на средства

Онлайн набирането на средства направи спазването на изискванията по щати по-сложно. Само наличието на страница за дарения невинаги задейства регистрация навсякъде, но ако организацията ясно отправя призиви към жители на конкретен щат или редовно получава дарения от този щат, регистрацията може да бъде необходима.

Могат да се прилагат освобождавания

Много щати предоставят освобождавания за определени организации, но те не са еднакви във всички щати. Често срещани примери включват:

• Църкви и определени религиозни организации
• Образователни институции
• Болници и здравни системи
• Малки организации под определен праг на приходите
• Организации, които не използват платени набирачи на средства
• Членски организации или граждански групи в някои юрисдикции

Важен момент е, че освобождаванията зависят от щата. Една организация може да бъде освободена в един щат и изцяло подчинена на регистрация в друг. Нестопанските организации никога не трябва да приемат, че освобождаване от техния щат по местоседалище автоматично важи и другаде.

Процесът на регистрация

Въпреки че всеки щат използва свои формуляри и правила, процесът често включва следните стъпки:

1. Потвърдете дали нестопанската организация трябва да се регистрира в щата.
2. Съберете документи за учредяване, писма за данъчно-освободен статут и учредителни документи.
3. Подгответе финансови отчети или информация от Form 990.
4. Определете длъжностните лица, членовете на управителния орган и отговорните лица.
5. Подайте заявлението и заплатете необходимата такса.
6. Следете срока за подновяване и всички изисквания за отчетност.

Някои щати позволяват онлайн подаване, докато други все още изискват изпращане на документи по пощата. Времето за обработка също варира, затова организациите не бива да чакат, докато вече е започнала голяма кампания.

Информация, която обикновено се изисква

Повечето декларации за благотворително набиране на средства изискват основен набор от организационни данни. Те често включват:

• Официално наименование и всички използвани наименования
• Федерален идентификационен номер на работодател
• Щат и дата на учредяване
• Данъчно-освободен статут по IRS, ако е приложим
• Мисия или цел
• Основен служебен адрес
• Имена и адреси на длъжностни лица и членове на управителния орган
• Финансова година и финансови данни
• Данни за контакт на лицето, което обработва подадените документи

Някои щати изискват и приложения като устав, учредителни актове, писма за определяне от IRS и одитирани финансови отчети, ако приходите са над определен праг.

Годишна отчетност и текущи задължения

Регистрацията рядко е еднократна задача. Много щати изискват годишни подновявания или периодични отчети. Тези отчети могат да изискват актуална финансова информация, текущи данни за ръководството и копия от федерални данъчни декларации.

Ако една нестопанска организация не поднови регистрацията си навреме, тя може да загуби регистрацията си и да трябва да спре да набира средства в този щат, докато подаването не бъде възстановено. Затова много организации създават календар за съответствие, който включва:

• Първоначални срокове за подаване
• Годишни срокове за подновяване
• Срокове за подаване на Form 990
• Актуализации на регистрирания представител или контактното лице
• Продължения или поправки на щатски отчети

Как федералните декларации се свързват с щатските правила

Регистрацията за благотворително набиране на средства на щатско ниво е отделна от федералния данъчно-освободен статут. Една нестопанска организация може да бъде призната от IRS и въпреки това да трябва да се регистрира в един или повече щати, преди да набира средства.

Освен това щатите често изискват копие от годишната федерална данъчна декларация на организацията, например Form 990, Form 990-EZ или Form 990-PF. Дори когато щат приема копие от федералното подаване, той може да изисква и допълнителна информация или допълнителни приложения.

Това означава, че федералното съответствие не замества щатското съответствие. Нестопанските организации трябва да накарат двете системи да работят заедно.

Онлайн набиране на средства и риск в множество щати

Цифровото набиране на средства направи възможно за нестопанските организации да достигат поддръжници в цялата страна, но също така увеличи риска за съответствието. Една страница за дарения може потенциално да достигне до дарители в множество щати и всеки щат може да прилага различни стандарти за регистрация.

Нестопанските организации трябва да обръщат специално внимание на:

• Страници за дарения, достъпни в цялата страна
• Имейл покани, изпратени до абонати в различни щати
• Кампании в социалните мрежи, насочени към конкретни региони
• Абонаментни програми или повтарящи се дарения
• Страници за peer-to-peer набиране на средства, създадени от поддръжници

Ако организацията редовно приема дарения от други щати, тя трябва да прегледа правилата за регистрация на всеки щат, вместо да разчита на едно универсално предположение.

Платени набирачи на средства и консултанти по набиране на средства

Щатите често налагат допълнителни правила, когато една нестопанска организация работи с платени набирачи на средства, професионални организатори на кампании или консултанти по набиране на средства. Такива договорености могат да изискват отделни договори, разкрития или подавания.

Този въпрос е важен, защото използването на трета страна не премахва отговорността на организацията. Организацията все още трябва да разбира какво прави нейният доставчик, къде се извършва набирането на средства и кои щатски изисквания за разкриване се прилагат.

Санкции при неспазване на изискванията

Неподаването на регистрация, когато тя е задължителна, може да доведе до практически и правни проблеми. Възможните последици включват:

• Парични санкции
• Забавено одобрение на бъдещи подадени документи
• Заповеди за спиране на набирането на средства в щата
• Такси за закъснение и разходи за възстановяване
• Увреждане на доверието на дарителите

Рискът за съответствието често е по-голям от самата такса за подаване. Предотвратяването на пропусната регистрация обикновено е много по-лесно, отколкото отстраняването ѝ след като кампанията вече е започнала.

Най-добри практики за спазване на изискванията

Силната програма за съответствие при набиране на средства обикновено включва следните навици:

• Поддържайте проследяване на регистрациите по щати
• Проверявайте новите щати преди стартиране на кампания
• Преглеждайте правилата за освобождаване, преди да приемете, че подаване не е необходимо
• Поддържайте организирани копия на данъчни декларации, устав и учредителни документи
• Актуализирайте своевременно промените в длъжностни лица и адреси
• Настройте напомняния за подновяване доста по-рано
• Редовно преглеждайте обхвата на онлайн набирането на средства

За организации, които тепърва се учредяват или разширяват, също е полезно да изградят съответствието още от самото начало. Това включва правилно управление, поддържане на корпоративните записи в ред и определяне на това кои щати вероятно ще бъдат важни за набирането на средства и дейността.

Как Zenind подпомага по-широката картина

Zenind помага на основатели и собственици на бизнес в САЩ да изграждат и поддържат организирани структури още от самото начало. За нестопанските и ориентирани към мисия организации същата дисциплина е важна. Правилното учредяване, подредените записи и навременните щатски подавания създават по-здрава основа за спазване на правилата за набиране на средства и за растеж.

Когато една организация е структурирана добре, става по-лесно да се управляват щатските регистрации, годишните отчети и другите задължения, които идват с работата в различни щати.

Често задавани въпроси

Нужна ли е регистрация за благотворително набиране на средства на всички нестопански организации?

Не. Изискванията зависят от щатите, в които организацията набира средства или има присъствие, а някои организации отговарят на условията за освобождаване.

Замества ли данъчно-освободеният статут по IRS щатската регистрация?

Не. Федералният данъчно-освободен статут и щатската регистрация за благотворително набиране на средства са отделни изисквания.

Брои ли се онлайн набирането на средства като solicitation?

Може да се брои. Една нестопанска организация трябва да прегледа към кои щати са насочени нейните онлайн кампании и дали редовно отправя покани или получава дарения от конкретни щати.

Ами ако една нестопанска организация събира само малки суми?

Някои щати имат прагове на приходите или освобождавания за малки организации, но правилата се различават значително.

Трябва ли организацията да се регистрира преди първата си кампания?

В много случаи да. Ако планираната кампания е насочена към щат, който изисква регистрация, подаването обикновено трябва да бъде завършено преди започването на набирането на средства.

Основен извод

Регистрацията за благотворително набиране на средства е основно изискване за съответствие за много нестопански организации. Правилата се различават по щати, но общото очакване е последователно: ако организацията отправя искания към обществеността за благотворителни дарения, тя трябва да провери дали са необходими регистрация, подновяване или отчетност, преди да започне набирането на средства.

Дисциплинираният подход към щатските подавания помага на нестопанските организации да избегнат санкции, да защитят доверието на дарителите и да се съсредоточат върху мисията, а не върху изненади, свързани със съответствието.