Înregistrarea solicitării caritabile: un ghid practic pentru organizațiile nonprofit

Înregistrarea solicitării caritabile este una dintre primele probleme de conformitate pe care o organizație nonprofit ar trebui să le înțeleagă înainte de a începe strângerea de fonduri. În multe state, o organizație nu poate solicita legal donații de la rezidenți până când nu s-a înregistrat la agenția de stat competentă. Regulile nu sunt uniforme, iar cerințele de depunere depind adesea de locul în care se află organizația nonprofit, de locul în care solicită donații și de modul în care strânge bani.

Pentru organizațiile nonprofit noi și în creștere, acest lucru poate părea copleșitor. Vestea bună este că cadrul de bază este ușor de gestionat odată ce înțelegeți factorii declanșatori esențiali, excepțiile frecvente și obligațiile continue de raportare. Cu un proces clar, organizațiile pot rămâne în conformitate în timp ce se concentrează pe activitatea orientată spre misiune.

Ce înseamnă înregistrarea solicitării caritabile

Înregistrarea solicitării caritabile este procesul prin care un stat este informat că o organizație nonprofit intenționează să solicite publicului contribuții caritabile. Cerința de înregistrare există pentru a ajuta statele să monitorizeze activitățile de strângere de fonduri, să protejeze donatorii și să reducă frauda.

În practică, înregistrarea înseamnă de obicei depunerea unei cereri, furnizarea detaliilor despre organizație, indicarea directorilor sau membrilor conducerii, divulgarea informațiilor financiare și plata unei taxe. În multe state, organizația trebuie, de asemenea, să depună reînnoiri anuale sau rapoarte financiare periodice pentru a rămâne în stare bună.

De ce contează înregistrarea

Strângerea de fonduri nu este doar o activitate de marketing. Este o funcție de conformitate reglementată. Dacă o organizație nonprofit solicită donații într-un stat fără a se înregistra atunci când acest lucru este necesar, se poate confrunta cu sancțiuni, întârzieri, măsuri de aplicare a legii sau pierderea încrederii donatorilor.

Înregistrarea ajută, de asemenea, organizațiile nonprofit să își construiască credibilitatea. Donatorii, finanțatorii și partenerii корпоративi se așteaptă adesea să vadă că o organizație este înregistrată corespunzător înainte de a face o contribuție sau de a semna un acord de sponsorizare.

Unde este cerută de obicei înregistrarea

Conform îndrumărilor IRS, aproximativ 40 de state și District of Columbia au legi privind solicitarea caritabilă. Detaliile diferă, dar regula generală este similară: dacă o organizație solicită contribuții de la rezidenții unui stat, este posibil să fie nevoie să se înregistreze mai întâi acolo.

O organizație nonprofit poate fi, de asemenea, obligată să se înregistreze dacă are o prezență fizică în stat. Aceasta poate include:

• Un birou sau o altă locație
• Angajați sau voluntari care lucrează acolo
• Activități de program desfășurate în stat
• Un cont bancar, proprietăți sau altă prezență continuă

Uneori, statele folosesc criterii mai ample decât simpla activitate de strângere de fonduri. Asta înseamnă că o organizație nonprofit poate declanșa obligații de înregistrare chiar și atunci când nu derulează în mod activ o campanie locală.

Factori declanșatori frecvenți pentru înregistrare

Deși regulile exacte diferă de la stat la stat, următoarele situații creează adesea obligații de depunere:

• Solicitări de donații prin poștă directă către rezidenți din stat
• Campanii de donații prin e-mail sau online care vizează statul
• Campanii de strângere de fonduri pe rețelele sociale adresate susținătorilor locali
• Cereri de grant trimise fundațiilor sau instituțiilor din stat
• Evenimente în persoană, gale sau campanii comunitare de strângere de fonduri
• Operațiuni continue de program cu personal sau voluntari locali
• Acorduri de tip commercial co-venture sau aranjamente cu terți pentru strângere de fonduri

Strângerea de fonduri online a făcut conformitatea la nivel de stat mai complicată. O pagină de donații singură nu declanșează întotdeauna înregistrarea peste tot, dar dacă organizația solicită în mod clar rezidenții unui anumit stat sau primește în mod regulat donații din acel stat, înregistrarea poate fi necesară.

Pot exista excepții

Multe state oferă excepții pentru anumite organizații, dar excepțiile nu sunt identice de la un stat la altul. Exemple frecvente includ:

• Biserici și anumite organizații religioase
• Instituții educaționale
• Spitale și sisteme medicale
• Organizații mici sub un prag de venituri
• Organizații care nu folosesc agenți de strângere de fonduri plătiți
• Organizații de membri sau grupuri civice în anumite jurisdicții

Un aspect important este că excepțiile sunt specifice statului. O organizație poate fi exceptată într-un stat și complet supusă înregistrării în altul. Organizațiile nonprofit nu ar trebui să presupună niciodată că o excepție din statul de origine se aplică automat și în alte locuri.

Procesul de înregistrare

Deși fiecare stat folosește propriile formulare și reguli, procesul include adesea următorii pași:

1. Confirmați dacă organizația nonprofit trebuie să se înregistreze în stat.
2. Adunați documentele de constituire, scrisorile de aprobare a statutului de scutire fiscală și documentele de guvernanță.
3. Pregătiți situațiile financiare sau informațiile din Form 990.
4. Identificați directorii, membrii conducerii și persoanele responsabile.
5. Depuneți cererea și plătiți taxa cerută.
6. Urmăriți termenul de reînnoire și orice cerințe de raportare.

Unele state permit depunerea online, în timp ce altele încă solicită documente trimise prin poștă. Și timpii de procesare variază, așa că organizațiile nonprofit ar trebui să evite să aștepte până când o campanie majoră este deja în desfășurare.

Informații solicitate frecvent

Cele mai multe depuneri pentru solicitarea caritabilă cer un set de bază de detalii despre organizație. Acestea includ adesea:

• Denumirea legală și eventualele denumiri folosite
• Numărul de identificare fiscală federală
• Statul și data constituirii
• Statutul de scutire fiscală acordat de IRS, dacă este cazul
• Declarația de misiune sau scopul
• Adresa principală de afaceri
• Numele și adresele directorilor și ale membrilor conducerii
• Anul fiscal și datele financiare
• Informațiile de contact ale persoanei care se ocupă de depuneri

Unele state cer și anexe precum statutul intern, actele constitutive, scrisorile de determinare de la IRS și situații financiare auditate dacă veniturile depășesc un anumit prag.

Raportarea anuală continuă

Înregistrarea rareori este o sarcină unică. Multe state cer reînnoiri anuale sau rapoarte periodice. Aceste rapoarte pot include informații financiare actualizate, detalii actuale despre conducere și copii ale declarațiilor fiscale federale.

Dacă o organizație nonprofit nu își reînnoiește la timp înregistrarea, poate pierde statutul de înregistrare și poate fi nevoită să oprească solicitarea de donații în acel stat până când depunerea este restabilită. De aceea, multe organizații creează un calendar de conformitate care include:

• Termenele inițiale de depunere
• Datele de reînnoire anuală
• Datele de depunere a Formularului 990
• Actualizările pentru agentul înregistrat sau datele de contact
• Extinderile sau modificările raportărilor de stat

Cum se îmbină depunerile federale cu regulile de stat

Înregistrarea solicitării caritabile la nivel de stat este separată de statutul federal de scutire fiscală. O organizație nonprofit poate fi recunoscută de IRS și totuși să aibă nevoie să se înregistreze într-unul sau mai multe state înainte de a strânge fonduri.

În plus, statele solicită adesea o copie a declarației fiscale anuale federale a organizației nonprofit, cum ar fi Form 990, Form 990-EZ sau Form 990-PF. Chiar și atunci când un stat acceptă o copie a depunerii federale, poate solicita totuși informații suplimentare sau anexe adiționale.

Asta înseamnă că respectarea regulilor federale nu înlocuiește respectarea regulilor de stat. Organizațiile nonprofit au nevoie ca ambele sisteme să funcționeze împreună.

Strângerea de fonduri online și riscul multi-statal

Strângerea de fonduri digitală a făcut mai ușor pentru organizațiile nonprofit să ajungă la susținători din întreaga țară, dar a crescut și expunerea la conformitate. O singură pagină de donații poate ajunge potențial la donatori din mai multe state, iar fiecare stat poate aplica standarde diferite de înregistrare.

Organizațiile nonprofit ar trebui să acorde atenție deosebită următoarelor:

• Pagini de donații accesibile la nivel național
• Apeluri prin e-mail trimise abonaților din mai multe state
• Campanii pe rețelele sociale care vizează regiuni specifice
• Programe de abonament sau donații recurente
• Pagini de tip peer-to-peer create de susținători

Dacă organizația acceptă în mod regulat donații din alte state, ar trebui să analizeze regulile de înregistrare pentru fiecare stat în parte, în loc să se bazeze pe o presupunere generală.

Agenți de strângere de fonduri plătiți și consultanți în fundraising

Statele impun adesea reguli suplimentare atunci când o organizație nonprofit lucrează cu agenți de strângere de fonduri plătiți, organizatori profesioniști de campanii sau consultanți în fundraising. Aceste aranjamente pot necesita contracte, declarații sau depuneri separate.

Acest aspect contează deoarece utilizarea unui terț nu elimină responsabilitatea organizației nonprofit. Organizația trebuie în continuare să înțeleagă ce face furnizorul său, unde are loc solicitarea și ce divulgări impun regulile statului.

Sancțiuni pentru nerespectare

Neînregistrarea atunci când este necesară poate crea probleme practice și juridice. Consecințele posibile includ:

• Penalități bănești
• Întârzieri în aprobarea depunerilor viitoare
• Ordine de oprire a solicitării de donații în stat
• Taxe de întârziere și costuri de repunere în drepturi
• Afectarea încrederii donatorilor

Riscul de conformitate este adesea mai mare decât taxa de depunere în sine. Prevenirea unei înregistrări ratate este, de obicei, mult mai ușoară decât remedierea ei după ce o campanie a fost deja lansată.

Cele mai bune practici pentru menținerea conformității

Un program solid de conformitate pentru strângerea de fonduri include, de obicei, următoarele obiceiuri:

• Mențineți un tabel de urmărire a înregistrărilor pe state
• Analizați statele noi înainte de a lansa o campanie
• Verificați regulile de excepție înainte de a presupune că o depunere nu este necesară
• Păstrați organizate copiile declarațiilor fiscale, ale statutelor interne și ale documentelor de constituire
• Actualizați prompt schimbările de conducere și de adresă
• Stabiliți mementouri pentru reînnoiri cu mult timp înainte
• Examinați periodic aria de acoperire a strângerii de fonduri online

Pentru organizațiile care sunt încă în curs de constituire sau de extindere, este util să integreze conformitatea încă de la început. Asta include stabilirea unei guvernanțe corecte, păstrarea în ordine a documentelor corporative și identificarea statelor care vor conta probabil pentru strângerea de fonduri și operațiuni.

Cum sprijină Zenind imaginea de ansamblu

Zenind ajută fondatorii și proprietarii de afaceri din SUA să creeze și să mențină entități organizate încă de la început. Pentru organizațiile nonprofit și cele orientate spre misiune, aceeași disciplină contează. Constituirea corectă, evidențele curate și depunerile la timp la nivel de stat creează o bază mai solidă pentru conformitatea și creșterea în strângerea de fonduri.

Atunci când o organizație este structurată bine, devine mai ușor să gestioneze înregistrările la nivel de stat, rapoartele anuale și celelalte obligații care apar atunci când operează peste granițe de stat.

Întrebări frecvente

Toate organizațiile nonprofit au nevoie de înregistrare pentru solicitarea caritabilă?

Nu. Cerințele depind de statele în care organizația solicită donații sau are o prezență, iar unele organizații se califică pentru excepții.

Statutul de scutire fiscală acordat de IRS înlocuiește înregistrarea la nivel de stat?

Nu. Scutirea fiscală federală și înregistrarea pentru solicitarea caritabilă la nivel de stat sunt cerințe separate.

Strângerea de fonduri online contează ca solicitare?

Poate conta. O organizație nonprofit ar trebui să analizeze către ce state sunt direcționate campaniile sale online și dacă solicită sau primește în mod regulat donații din anumite state.

Ce se întâmplă dacă o organizație nonprofit strânge doar sume mici?

Unele state au praguri de venituri sau excepții de la depunere pentru organizațiile mici, dar regulile variază foarte mult.

Ar trebui o organizație nonprofit să se înregistreze înainte de prima campanie?

În multe cazuri, da. Dacă campania planificată vizează un stat care cere înregistrare, depunerea ar trebui, în general, finalizată înainte de începerea solicitării.

Concluzie

Înregistrarea solicitării caritabile este o cerință esențială de conformitate pentru multe organizații nonprofit. Regulile variază de la stat la stat, dar așteptarea generală este consecventă: dacă o organizație solicită publicului donații caritabile, ar trebui să verifice dacă sunt necesare înregistrarea, reînnoirea sau raportarea înainte de a începe strângerea de fonduri.

O abordare disciplinată a depunerilor la nivel de stat ajută organizațiile nonprofit să evite sancțiunile, să protejeze încrederea donatorilor și să își păstreze concentrarea pe misiune, nu pe surprizele de conformitate.