Ръководство за съответствие на нестопански организации в Колорадо: годишни отчети, правила за набиране на средства и данъчни освобождавания

Управлението на нестопанска организация в Колорадо означава не само да имате мисия и управителен съвет. То също така изисква да следите федералните данъчни декларации, изискванията на Secretary of State на Колорадо, правилата за благотворително набиране на средства и държавните правила за данъчни освобождавания.

За много организации съответствието не е една годишна задача. То е календар от срокове, който се повтаря всяка година, и пропускането на едно подаване може да доведе до санкции, прекъсвания в набирането на средства или административни затруднения, които отклоняват време от мисията.

Това ръководство обяснява основните задължения за съответствие, които нестопанските организации в Колорадо трябва да следят, и как да ги организират в прост и работещ процес.

Трите слоя на съответствие, които нестопанските организации в Колорадо трябва да следят

Повечето нестопански организации в Колорадо трябва да следят три различни държавни системи:

1. IRS за федерално данъчно отчитане.
2. Colorado Secretary of State за подаване на документи за бизнес субекта и регистрация за благотворително набиране на средства.
3. Colorado Department of Revenue за освобождаване от данък върху продажбите и свързани данъчни въпроси.

Тези системи служат за различни цели. Една нестопанска организация може да е в добро състояние пред една институция и въпреки това да не е в съответствие с друга. Затова най-безопасният подход е всяко изискване да се управлява отделно и всеки срок да се третира като задължителен.

1. Подайте правилната годишна декларация към IRS

Повечето организации, освободени от данъци, трябва да подават годишна информационна декларация към IRS. Формулярът зависи от размера и структурата на организацията.

Често срещаните федерални подавания включват:

• Form 990 за много по-големи освободени организации
• Form 990-EZ за по-малки организации, които не отговарят на условията за пълния Form 990
• Form 990-N за много малки организации, които отговарят на изискванията за електронно уведомление
• Form 990-PF за частни фондации

Прагът за подаване към IRS зависи от финансовата дейност на организацията, особено от брутните приходи и общите активи. По принцип организациите с по-високи приходи или активи трябва да подават пълната декларация, докато по-малките организации могат да отговарят на условията за по-кратко подаване.

Федерален срок

Годишната декларация към IRS обикновено се подава до 15-ия ден на 5-ия месец след края на счетоводния период на организацията. За организация с календарна година това обикновено означава 15 май.

Ако срокът се пада в почивен ден или официален празник, подаването се измества за следващия работен ден.

Удълженията са важни

Ако на организацията ѝ трябва повече време, подайте заявление за удължаване преди първоначалния срок. Удължаването дава възможност за допълнително време, но не отменя задължението за подаване. Пропусната федерална декларация може да доведе до санкции и с течение на времето да застраши статута на освобождаване от данъци.

Практически съвет

Подгответе следните материали много преди срока:

• Финансови отчети, одобрени от управителния съвет
• Данни за длъжностни лица и членове на управителния съвет
• Записи за възнаграждения, ако има такива
• Обобщения на програмните дейности
• Документи за грантове и набиране на средства
• Документация за доходи от несвързана стопанска дейност, ако е приложимо

Нестопанска организация, която поддържа чисто и подредено счетоводство през цялата година, ще намери подаването към IRS значително по-лесно.

2. Поддържайте актуален Periodic Report в Колорадо

Нестопанските корпорации в Колорадо и други отчетни субекти трябва да подават Periodic Report към Colorado Secretary of State всяка година.

Periodic Report не е същото като IRS Form 990. Това е отделно държавно подаване, което поддържа актуални данните за субекта в бизнес базата на Колорадо.

Какво прави Periodic Report

Докладът потвърждава или актуализира основна бизнес информация като:

• Адрес на основния офис
• Пощенски адрес
• Информация за регистрирания агент
• Данни за статута на субекта

Colorado използва месеца на Periodic Report на субекта, за да определи прозореца за подаване. Този месец се вижда в записите на Secretary of State за съответния субект.

Защо това подаване е важно

Ако Periodic Report не бъде подаден навреме, субектът може да загуби добро състояние. Това може да създаде проблеми, когато нестопанската организация се опитва да:

• Отвори или поддържа банкови отношения
• Сключва договори
• Регистрира се за дейности по набиране на средства
• Кандидатства за грантове
• Показва активен статус пред дарители, доставчици и партньори

Най-добра практика

Не чакайте месеца на крайния срок, за да прегледате данните си. Добра практика е да проверявате бизнес записа на организацията в Колорадо поне веднъж годишно и да актуализирате всички промени в адреса, ръководството или данните за регистрирания агент преди подаване.

3. Регистрирайте и подновявайте съответствието за благотворително набиране на средства

Ако вашата нестопанска организация набира дарения в Колорадо, може да се наложи да се регистрирате към Colorado Secretary of State съгласно правилата за благотворително набиране на средства на щата.

Това изискване е особено важно за организации, които:

• Пряко искат дарения от жители на Колорадо
• Имат дарения, набирани от тяхно име
• Провеждат кампании за набиране на средства, насочени към дарители в Колорадо
• Участват в благотворителни продажби, свързани с благотворителна цел

Срок за подновяване

Благотворителните организации в Колорадо трябва да подадат renewal and financial report най-късно до 15-ия ден на 5-ия месец след края на всяка финансова година, през която са набирали средства в Колорадо.

Това е същият общ срок като федералния Form 990.

Правила за удължаване

Colorado предоставя автоматично 3-месечно удължаване на срока за подновяване на регистрацията за благотворително набиране на средства, ако IRS одобри удължаване за подаването на Form 990. Ако е необходимо още време, организацията може да поиска допълнително удължаване онлайн, но това искане трябва да бъде подадено до срока, посочен в държавните правила.

Защо това е важно

Ако регистрацията изтече, организацията може вече да няма право да набира средства в Колорадо. Това може да прекъсне онлайн кампании за дарения, директна поща, събития и комуникация с дарители.

Просто правило

Ако вашата нестопанска организация планира да набира средства в Колорадо, включете съответствието за благотворително набиране на средства в годишния процес по приключване. Не го третирайте като незадължително подаване.

4. Разберете правилата за освобождаване от данък върху продажбите в Колорадо

Много нестопански организации в Колорадо приемат, че федералното освобождаване от данъци автоматично покрива и държавния данък върху продажбите. Това не е така.

Ако вашата организация иска да прави покупки, освободени от данък върху продажбите в Колорадо, обикновено е необходим Certificate of Exemption от Colorado Department of Revenue.

Кой може да отговаря на условията

Colorado обикновено одобрява освобождаване от данък върху продажбите за организации, освободени по section 501(c)(3) от Internal Revenue Code, при спазване на държавните изисквания и изискваната документация.

Как да кандидатствате

Colorado използва Form DR 0715, Application for Sales Tax Exemption for Colorado Organization за кандидатстване за сертификат за освобождаване.

Department of Revenue посочва, че за сертификата не се изисква такса и че сертификатът не изтича.

Какво покрива освобождаването

Освобождаването е за стоки или услуги, използвани в редовните благотворителни функции и дейности на организацията. То не е общо освобождаване за всяка покупка.

Съхранявайте документация за покупки, направени без данък, особено когато транзакцията е свързана с програми, операции или набиране на средства.

Продажби при набиране на средства и случайна търговска дейност

Colorado предоставя и ограничено освобождаване от данък върху продажбите за определени случайни продажби на дребно от благотворителни организации. По принцип това освобождаване се прилага само когато продажбите са:

• За цели на набиране на средства
• Използвани в подкрепа на благотворителната дейност на организацията
• Провеждани за 12 дни или по-малко през календарната година
• Ограничени така, че нетните приходи да не надвишават 45 000 долара през календарната година

Ако нестопанската организация извършва повече търговска дейност от това, може да е необходим лиценз за данък върху продажбите и допълнителна данъчна администрация.

5. Създайте календар за съответствие за цялата година

Най-добрият начин да останете в съответствие е да превърнете всички тези изисквания в един общ календар.

Практически годишен контролен списък

• Прегледайте края на финансовата година и срока за подаване към IRS
• Потвърдете типа подаване по серията Form 990
• Подгответе подновяването и финансовия отчет за благотворително набиране на средства в Колорадо
• Проверете дали месецът за Colorado Periodic Report наближава
• Актуализирайте адреса, длъжностните лица и данните за регистрирания агент
• Прегледайте записите за освобождаване от данък върху продажбите и документацията за покупките
• Потвърдете плановете за набиране на средства в Колорадо преди стартиране на кампания

Назначете един вътрешен отговорник

Дори няколко души да помагат със съответствието, един човек трябва да отговаря за календара. Това може да бъде изпълнителният директор, мениджърът по операции, финансовият ръководител или външен партньор по съответствие.

Когато отговорността не е ясна, подаванията се пропускат.

6. Често срещани грешки при съответствието на нестопански организации в Колорадо

Някои от най-честите грешки са прости, но скъпи на практика:

• Да се приема, че федералното освобождаване автоматично покрива държавните подавания
• Да се пропусне подновяването за благотворително набиране на средства в Колорадо, защото срокът към IRS се следи отделно
• Да се забрави актуализирането на Colorado Periodic Report след промяна на адреса или ръководството
• Да се използва освобождаване от данък върху продажбите, без да се потвърди, че покупката отговаря на условията
• Да се започнат кампании за набиране на средства преди да се провери дали регистрацията в Колорадо е актуална
• Да се чака до месеца на крайния срок, за да се събират финансови документи

Нито една от тези грешки не е необичайна. Повечето се случват, когато съответствието се третира като второстепенна задача, а не като повтарящ се бизнес процес.

7. Защо съответствието е важно отвъд избягването на санкции

Съответствието не е само въпрос на избягване на проблеми. То също така показва на дарители, партньори, грантодатели и обществеността, че организацията се управлява отговорно.

Нестопанска организация, която подава навреме и поддържа актуални записите си, е в по-добра позиция да:

• Изгради доверие сред дарителите
• Кандидатства за грантове с увереност
• Поддържа банкови и доставчици отношения
• Разширява дейностите по набиране на средства без изненади
• Държи ръководството фокусирано върху мисията

Добрите навици за съответствие също улесняват растежа. С разрастването на организацията, добавянето на персонал, програми и канали за набиране на средства, административната тежест обикновено също нараства.

8. Как Zenind може да помогне на нестопански организации в Колорадо

Zenind помага на основатели и екипи на нестопански организации да останат организирани от самото начало. За организации, които се учредяват в Колорадо или управляват текущите си задължения, структуриран процес за съответствие може да намали риска и да спести време.

Zenind може да помогне с:

• Подкрепа при учредяване на нестопанска организация
• Напомняния за текущо съответствие
• Организация на подаванията за годишни срокове
• Работни процеси за регистриран агент и управление на бизнес записи

Целта е проста: организацията да остане фокусирана върху предоставянето на услуги, докато календарът за съответствие е под контрол.

Често задавани въпроси

Всички нестопански организации в Колорадо ли трябва да подават Form 990?

Повечето организации, освободени от данъци, трябва да подават годишна федерална декларация или електронно уведомление, но точният вид на подаването зависи от типа на организацията и финансовата ѝ дейност.

Colorado Periodic Report същото ли е като IRS Form 990?

Не. Това са отделни подавания. Федералната декларация към IRS е за данъчно отчитане. Periodic Report е бизнес подаване към Colorado Secretary of State.

Нестопанските организации в Колорадо трябва ли да се регистрират, за да събират дарения?

Ако организацията набира дарения в Колорадо, тя трябва да прегледа държавните правила за благотворително набиране на средства, за да определи дали регистрацията е задължителна.

Изтича ли сертификатът за освобождаване от данък върху продажбите в Колорадо?

Colorado Department of Revenue посочва, че сертификатът не изтича, но организацията трябва да го използва само за покупки, които отговарят на условията.

Финален извод

Съответствието за нестопански организации в Колорадо е управляемо, когато организацията следи сроковете последователно и разделя федералните, държавните бизнес, благотворителните и данъчните задължения за освобождаване.

За повечето организации основната годишна работа се свежда до четири задачи:

• Подайте федералната годишна декларация
• Подайте Colorado Periodic Report
• Подновете регистрацията за благотворително набиране на средства, ако набирате средства в Колорадо
• Поддържайте правилните записи за освобождаване от данък върху продажбите в Колорадо

Една чиста система за съответствие защитава статута на организацията и помага на ръководството да прекарва по-малко време в административно възстановяване и повече време върху мисията.