Какво е удостоверение за препродажба? Ръководство за малкия бизнес за покупки на едро без данък

Удостоверението за препродажба е един от най-практичните данъчни документи, които един търговски или търговец на едро бизнес може да използва. То позволява на бизнеса да купува инвентар или други стоки, без да плаща данък върху продажбите към момента на покупката, стига стоките да се купуват за препродажба, а не за собствено ползване на компанията.

За много собственици удостоверението за препродажба е съществена част от управлението на инвентара и спазването на правилата за данък върху продажбите. То помага за запазване на паричния поток, улеснява отношенията с доставчиците и предотвратява плащането на данък два пъти върху една и съща стока: веднъж при покупката и отново, когато продуктът бъде продаден на крайния клиент.

Това ръководство обяснява какво е удостоверение за препродажба, кога е необходимо, каква информация обикновено съдържа, как да се получи и какви грешки при спазването на правилата трябва да се избягват.

Основи на удостоверението за препродажба

Удостоверението за препродажба е документ, който купувачът предоставя на продавача, за да докаже, че закупуваните стоки ще бъдат препродадени в рамките на обичайната дейност на бизнеса. В много щати то се нарича още удостоверение за освобождаване от данък върху продажбите или удостоверение за данъчно освобождаване, в зависимост от местните правила и вида на транзакцията.

Основната идея е проста:

• Купувачът закупува стоки без данък за препродажба.
• По-късно купувачът събира данък върху продажбите от крайния клиент, ако продажбата е облагаема.
• Продавачът съхранява удостоверението в досието си като доказателство, че първоначалната продажба е била правилно освободена от данък.

Без валидно удостоверение за препродажба доставчикът обикновено ще начисли данък върху продажбите по транзакцията. Това означава, че купуващият бизнес може да плати данък върху инвентар, който е трябвало да бъде освободен.

Как работи удостоверението за препродажба

Удостоверението за препродажба прехвърля данъчната отговорност от етапа на покупката на едро към етапа на продажбата на дребно.

Ето общия процес:

1. Бизнесът се регистрира пред съответния щатски данъчен орган.
2. Бизнесът получава удостоверение за препродажба или номер за препродажба, в зависимост от щата.
3. Бизнесът предоставя удостоверението на търговци на едро, доставчици или производители.
4. Доставчикът съхранява удостоверението в своите записи и не начислява данък върху продажбите за квалифициращите покупки.
5. Когато стоките бъдат продадени на крайния клиент, бизнесът събира и внася всеки изискуем данък върху продажбите.

Тази система е създадена, за да се избегне облагането на един и същ продукт преди да достигне крайния потребител.

Каква информация обикновено е включена

Въпреки че точният формат се различава по щати, удостоверението за препродажба обикновено включва:

• юридическото наименование на купувача
• бизнес адреса
• номера на удостоверението за препродажба или разрешителното за данък върху продажбите
• името на продавача, ако формулярът е специфичен за конкретна транзакция
• описание на закупуваните стоки
• декларация, че стоките се купуват за препродажба
• подписа и датата на купувача

Някои щати използват общо удостоверение, което може да се използва повторно с множество доставчици. Други изискват формуляр, специфичен за съответния щат, или удостоверение, което се отнася до конкретна транзакция.

Кога бизнесът се нуждае от удостоверение за препродажба

Удостоверението за препродажба е полезно, когато бизнесът купува физически стоки, които възнамерява да продаде отново. Чести примери са:

• търговски магазини, които купуват стоки от търговци на едро
• онлайн търговци, които купуват инвентар
• магазини за дрехи, които зареждат продукти за препродажба
• дистрибутори, които купуват стоки за по-нататъшна препродажба
• производители, които купуват компоненти, които ще станат част от готов продукт за продажба

Обикновено удостоверението за препродажба не се прилага, когато бизнесът купува предмети за собствена употреба, като офис оборудване, почистващи материали, мебели или рекламни материали за вътрешна употреба. Такива артикули по правило са облагаеми, освен ако не се прилага друго освобождаване.

Ако не сте сигурни дали дадена покупка отговаря на условията, по-безопасно е да я третирате като облагаема, докато не потвърдите правилото със съответния щатски данъчен орган или с квалифициран данъчен специалист.

Удостоверение за препродажба срещу удостоверение за данъчно освобождаване

Тези термини често се използват взаимозаменяемо, но не винаги са идентични.

Удостоверението за препродажба се отнася конкретно до стоки, закупени за препродажба. Удостоверението за данъчно освобождаване е по-широк термин, който може да обхваща и други освободени покупки, като стоки, продавани на определени нестопански организации, правителствени структури или други освободени купувачи.

Важно е да се използва правилният формуляр според причината за освобождаването на продажбата. Удостоверение, валидно за едно основание за освобождаване, може да не е валидно за друго.

Как да получите удостоверение за препродажба

Процесът на кандидатстване зависи от щата, в който оперира вашият бизнес.

В повечето случаи стъпките изглеждат така:

1. Учредете бизнес структурата си, ако е необходимо, например LLC или корпорация.
2. Регистрирайте се за щатско разрешително за данък върху продажбите или за продавачески лиценз.
3. Подайте заявление за удостоверение за препродажба или използвайте регистрационния номер за данък върху продажбите, предоставен от щата.
4. Съхранявайте записи за удостоверението и покупките, направени въз основа на него.
5. Предоставяйте удостоверението на доставчици, преди да купувате облагаем инвентар без данък.

Някои щати издават едно удостоверение, което може да се използва с много доставчици. Други изискват формуляр, специфичен за щата. Няколко щата имат и специални правила за доставчици от други щати или за бизнеси, които оперират в няколко щата.

Ако вашият бизнес работи в повече от един щат, може да се наложи да се регистрирате отделно във всеки щат, където имате nexus или където сте задължени да събирате данък. Именно тук чуждестранната регистрация и спазването на мултищатските изисквания стават важни. Компания, учредена в един щат, може все пак да трябва да се квалифицира и регистрира в друг щат, ако извършва дейност там.

Разликите по щати са важни

Правилата за удостоверение за препродажба не са еднакви в Съединените щати. Данъчните служби на щатите могат да се различават по:

• необходимия формуляр
• процеса на регистрация
• правилата за изтичане на валидността
• дали удостоверението може да се използва в няколко щата
• какво се счита за валидна покупка за препродажба
• дали продавачът трябва да приеме удостоверение от друг щат

Това означава, че бизнесът никога не трябва да предполага, че едно удостоверение за препродажба работи навсякъде.

Например продавач в един щат може да приеме удостоверение от друг щат, докато друг щат може да изисква купувачът първо да се регистрира на местно ниво. Някои щати също изискват периодично подновяване или актуализирани номерa на акаунта.

Ако вашият бизнес се разширява към нови пазари, струва си да прегледате както регистрацията за данък върху продажбите, така и изискванията за чуждестранна регистрация, преди да правите покупки или да отваряте физическо място.

Често срещани грешки, които трябва да се избягват

Удостоверението за препродажба е полезно, но само когато се използва правилно. Най-честите грешки включват:

Използване на удостоверението за лични или за бизнес нужди предмети

Удостоверението се прилага само за стоки, закупени за препродажба. Използването му за покупка на офис мебели, софтуерни абонаменти или консумативи за вътрешна употреба може да доведе до данъчна отговорност и санкции.

Забравяне да се пазят записи

Продавачите трябва да съхраняват копие от удостоверението в досието си. Купувачите също трябва да пазят записи, показващи, че покупките действително са били препродадени.

Използване на изтекло или невалидно удостоверение

Някои удостоверения трябва да се подновяват. Ако информацията е остаряла, продавачът може да бъде задължен да начисли данък.

Предположение, че едно удостоверение работи във всеки щат

Всеки щат има свои правила. Удостоверение, валидно в една юрисдикция, може да не е валидно в друга.

Смесване на покупки за препродажба и не за препродажба

Бизнесът трябва да разделя облагаемите покупки от покупките за препродажба, за да останат записите ясни и одитите по-лесни за управление.

Най-добри практики за спазване на правилата

За да останат организирани, бизнесите трябва да изградят повтаряем процес около удостоверенията за препродажба.

Поддържайте досие за доставчиците

Съхранявайте всяко удостоверение в защитена, но лесно достъпна папка. Включете името на доставчика, датата на издаване и всяка дата за подновяване.

Преглеждайте категориите покупки

Обучете персонала да разбира кои покупки отговарят на условията за препродажба и кои не. Това е особено важно за бизнеси, които купуват както инвентар, така и консумативи от един и същ доставчик.

Актуализирайте удостоверенията при нужда

Ако се промени вашето юридическо име, адрес или номер за данъчна регистрация, актуализирайте удостоверението незабавно.

Ранно потвърждаване на задълженията в няколко щата

Ако компанията ви продава или съхранява продукти в няколко щата, прегледайте дали е необходимо отделно разрешително за данък върху продажбите, удостоверение за препродажба или подадена регистрация за чуждестранна дейност във всеки щат.

Работете с надежден партньор за учредяване и съответствие

Ако стартирате нов бизнес, данъчната страна на операциите трябва да се разглежда заедно с учредяването. Zenind помага на предприемачите да учредяват американски дружества и да останат организирани с декларациите и регистрациите, които подкрепят съответствието, докато бизнесът расте.

Пример за работа на практика

Представете си магазин за дрехи на дребно, който купува 200 якета от търговец на едро.

• Магазинът предоставя на търговеца на едро валидно удостоверение за препродажба.
• Търговецът на едро не начислява данък върху продажбите върху покупката.
• Магазинът добавя якетата към своя инвентар.
• Когато клиентите купуват якетата, магазинът събира данък върху продажбите, ако продажбата е облагаема в този щат.

В този пример удостоверението за препродажба предотвратява начисляването на данък преди окончателната търговска транзакция.

Сега сравнете това с бизнес, който купува офис столове за задния офис. Тези столове не се купуват за препродажба, така че удостоверението за препродажба не трябва да се използва.

Често задавани въпроси

Удостоверението за препродажба същото ли е като продавачески лиценз?

Не винаги. Някои щати издават първо продавачески лиценз или разрешително за данък върху продажбите, а удостоверението за препродажба е свързано с тази регистрация. Други щати използват различна терминология. Точната връзка зависи от щатското законодателство.

Нуждае ли се всеки бизнес от такова?

Не. Удостоверението за препродажба е най-полезно за бизнеси, които купуват стоки за препродажба. Услуговите бизнеси или компаниите, които не препродават материални стоки, може да нямат нужда от такова.

Може ли едно удостоверение да се използва с множество доставчици?

Често да, но не винаги. Много щати позволяват общо удостоверение, което се съхранява в досието на множество доставчици, докато други имат по-строги правила.

Трябва ли все пак да събирам данък върху продажбите след използване на удостоверение за препродажба?

Да, ако крайната продажба е облагаема. Удостоверението премахва данъка на етапа на покупката на едро, а не на етапа на продажбата на дребно.

Какво става, ако използвам удостоверението неправилно?

Неправилното използване на удостоверение за препродажба може да доведе до неплатен данък, санкции и лихви. Ако дадена покупка не е действително за препродажба, данъкът обикновено трябва да бъде платен.

Заключителни мисли

Удостоверението за препродажба е лесен за разбиране, но важен инструмент за бизнеси, които купуват инвентар за препродажба. То помага да се избегне ненужен данък върху продажбите на ниво едро и поставя данъчната тежест там, където ѝ е мястото: върху крайната облагаема продажба.

За собствениците на бизнес ключът е да използват удостоверението само когато е приложимо, да водят точна документация и да разбират правилата, специфични за щата, които уреждат операциите им. Ако компанията ви продава през щатски граници или се разширява в нови юрисдикции, прегледът на изискванията за учредяване, регистрация и чуждестранна квалификация заедно може да предотврати по-късни проблеми със съответствието.

Когато се използва правилно, удостоверението за препродажба подпомага по-здравословен паричен поток, по-чиста документация и по-гладък път към растеж.