Основни правни документи, които всяка нова компания трябва да подготви след учредяването си

Започването на бизнес е вълнуващо, но учредяването е само първата стъпка. След като вашето дружество бъде одобрено, започва истинската работа: изграждането на правна основа, която подпомага ежедневните операции, защитава собствениците и поддържа компанията организирана с нейния растеж. Тази основа се състои от документи.

Някои документи се изискват от държавното законодателство или от вътрешните нужди на управлението. Други са практични инструменти, които помагат да се определят ролите, да се управлява рискът и да се намалят недоразуменията. Заедно те придават структура и яснота на новия бизнес.

За основателите предизвикателството не е просто да знаят, че правните документи са важни. Важно е да разберат кои са най-важните, кога са необходими и как да ги поддържат в съответствие с целите на компанията. Точно тук партньор за учредяване на бизнес като Zenind може да помогне, като направи процеса по-организиран, по-предвидим и по-лесен за управление.

Защо правните документи са важни след учредяването

Много собственици предполагат, че щом едно LLC, корпорация или нестопанска организация бъде одобрена, компанията е напълно подготвена. В действителност учредителните документи само създават юридическото лице. Те сами по себе си не определят как бизнесът ще работи в ежедневието.

Добре изготвените правни документи помагат на компанията да:

• Уточни собствеността и управленските отговорности
• Показва как се вземат решения
• Определя очакванията към партньори, служители и изпълнители
• Подпомага спазването на държавни и федерални правила
• Намалява споровете преди да възникнат
• Улеснява получаването на финансиране, подписването на договори или разширяването

Без тези документи бизнесите често разчитат на устни договорености. Това може да работи за кратко, но създава риск веднага щом се появят пари, дялово участие, наемане на персонал или срокове.

Започнете с основните документи за управление

Всеки тип юридическо лице има свои вътрешни документи за управление. Това са правилата, които обясняват как се управлява бизнесът и как се вземат важните решения.

Дружествен договор на LLC

Дружественият договор на LLC е един от най-важните документи за дружество с ограничена отговорност. Той определя как се притежава и управлява LLC, как се разпределят печалбите и загубите и какво се случва, ако член напусне, почине или продаде дял.

Дори в щати, където дружественият договор не е строго необходим за учредяване на LLC, той остава един от най-ценните документи, които един нов бизнес може да има. Той помага да се отдели компанията от нейните собственици, намалява неяснотите и дава на членовете ясен модел за вземане на решения.

Силен дружествен договор често урежда:

• Проценти на собственост
• Капиталови вноски
• Право на глас
• Правомощия на управителя
• Разпределение на печалбата
• Ограничения за прехвърляне
• Процедури за изкупуване или напускане
• Правила за прекратяване на дейността

Устав на корпорация

Корпорациите използват устав, за да определят как функционира компанията вътрешно. Обикновено уставът обяснява ролите на директорите, офицерите и акционерите, както и начина, по който се провеждат срещите, гласуването и воденето на документация.

Уставът не е същото като учредителния акт. Учредителният акт създава корпорацията. Уставът урежда нейната вътрешна структура.

За стартираща корпорация уставът трябва да бъде подготвен рано, за да може компанията да:

• Провежда валидни заседания на борда и на акционерите
• Определя отговорностите на офицерите
• Документира правомощията на борда и процедурите за одобрение
• Създаде последователна система за съхранение на записи

Първоначални решения и писмени съгласия

Новите юридически лица също печелят от организационни решения или писмени съгласия. Тези документи показват, че основателите или бордът са взели официално решение по важни стартови въпроси.

Примери включват:

• Назначаване на първоначални директори или управители
• Одобряване на лица, които ще имат достъп до банковата сметка
• Приемане на устав или дружествен договор
• Одобряване на данъчни избори
• Издаване на дялове или акции

Тези записи често се пренебрегват, но са важни, за да се докаже, че бизнесът е действал правилно от самото начало.

Подгответе договорите, които поддържат ежедневните операции

Щом бизнесът започне да работи, договорите стават съществени. Те определят бизнес отношенията, условията за плащане и помагат да се предотвратят спорове.

Трудови договори

Трудов договор може да се използва при наемане на ключови служители, ръководители или специализиран персонал. Той може да описва възнаграждението, задълженията, придобивките, задълженията за поверителност и условията за прекратяване.

Не всеки служител се нуждае от официален договор, но много развиващи се компании се възползват от такъв за ръководни позиции или чувствителни роли. Колкото повече отговорности има дадено лице, толкова по-важно е очакванията да бъдат определени писмено.

Споразумения с независими изпълнители

Стартъпите често работят с фрийлансъри, консултанти, разработчици, дизайнери, маркетолози и други външни специалисти. Споразумението с независим изпълнител помага да се уточни, че лицето не е служител, и определя обхвата на работата.

Добър договор с изпълнител обикновено включва:

• Обхват на проекта
• Резултати и предавания
• Срокове
• Такси и фактуриране
• Собственост върху изработеното
• Поверителност
• Условия за прекратяване

Това е особено важно, когато изпълнителят създава интелектуална собственост за компанията.

Споразумения за неразкриване на информация

Споразумението за неразкриване на информация, или NDA, помага да се защитят поверителните данни. Бизнесите използват NDA, когато споделят чувствителна информация със служители, изпълнители, доставчици, инвеститори или потенциални партньори.

Поверителната информация може да включва:

• Идеи за продукти
• Изходен код
• Финансови данни
• Списъци с клиенти
• Маркетингови планове
• Търговски тайни

NDA не е заместител на добър вътрешен контрол, но е полезен слой защита.

Договори за услуги и доставчици

Бизнесите често подписват договори с доставчици, консултанти, софтуерни компании, логистични партньори и други контрагенти. Тези договори определят цените, стандартите за обслужване, сроковете за плащане и клаузите за отговорност.

Когато бизнесът няма писмен договор с доставчик, може да изпитва затруднения при решаване на спорове относно обхвата, сроковете или качеството.

Договори с клиенти и потребители

Ако вашата компания предоставя услуги, договор с клиента или писмо за ангажимент може да помогне да се зададат очакванията още от началото. Той трябва да обяснява какво ще направи компанията, какво няма да направи, как работи плащането и какво се случва при спор.

За компаниите, които предлагат услуги, това е един от най-лесните начини да се намалят недоразуменията и да се избегне неплатена работа.

Не пренебрегвайте документите за финансиране и собственост

Много нови компании се нуждаят от външен капитал, заеми или структурирани договорености за собственост. Тези ситуации изискват допълнителна документация.

Запис на заповед

Записът на заповед се използва, когато една страна обещава да върне пари при определени условия. Той може да включва размера на заема, лихвения процент, графика за погасяване, датата на падеж и клаузи при неизпълнение.

Записите на заповед са често срещани при заеми от основатели, семейни заеми и ранни финансови договорености.

Договори за заем

Когато финансирането стане по-сложно, може да е необходим официален договор за заем. Този документ обикновено предоставя повече детайли от простия запис на заповед и може да включва обезпечение, финансови ангажименти, тригери за погасяване и средства за защита при неизпълнение.

Документи за дялово участие и собственост

Ако компанията има повече от един собственик, тя трябва да води ясен писмен запис кой какво притежава и при какви условия. В зависимост от типа на юридическото лице, това може да включва:

• Регистри на членски дялове
• Сертификати за акции или записи за издаване
• Акционерни споразумения
• Ограничения за прехвърляне
• Клаузи за придобиване с времето

Документацията за собственост става особено важна, когато са включени инвеститори, партньори или ключови служители.

Защитете интелектуалната собственост отрано

Стойността на бизнеса често се крие в идеите, брандинга, продуктите, съдържанието и системите му. Тези активи трябва да бъдат защитени от самото начало.

Споразумения за прехвърляне на права

Когато основатели, служители или изпълнители създават работа за компанията, бизнесът трябва да се увери, че притежава тази работа. Споразумението за прехвърляне на права или клауза за прехвърляне на интелектуална собственост помага да се прехвърлят правата към бизнеса.

Това е критично за:

• Разработка на софтуер
• Дизайн на бранд
• Писмено съдържание
• Продуктова документация
• Маркетингови материали

Планиране на търговска марка

Имената на марки, слоганите и логата в крайна сметка могат да бъдат защитени като търговски марки. Преди да се стартира широко, бизнесите трябва внимателно да обмислят проверката на марката и собствеността, за да не изграждат бизнеса си около име, което не могат безопасно да използват.

Защита на търговската тайна

Вътрешните правила, контролирането на достъпа, споразуменията за конфиденциалност и ограниченото споделяне на документи помагат да се защитят търговските тайни. Компанията не губи защитата просто защото е малка; тя я губи, когато не третира информацията като поверителна.

Документите за имот и локация също имат значение

Ако бизнесът работи от физически офис, склад, магазин или сграда, документите, свързани с имоти, стават част от правния пакет.

Договори за търговски наем

Наемният договор определя правото на бизнеса да ползва имота и задълженията, свързани с това пространство. Той трябва да урежда наема, поддръжката, подновяването, допустимото използване и правата при прекратяване.

Преди да подпишат договор за наем, основателите трябва да го прегледат внимателно. Търговските наеми могат да създадат дългосрочни ангажименти, които влияят върху паричния поток и гъвкавостта.

Документи за покупко-продажба

Ако бизнесът придобива недвижим имот или активи, може да са необходими договори за покупко-продажба, нотариални актове, документи по приключване на сделката и свързани подавания. Тези документи трябва да се преглеждат внимателно, защото могат да прехвърлят значителен финансов и правен риск.

Поддържайте организационните си записи подредени

Правната документация не е еднократна задача. След учредяването бизнесът трябва да продължи да води записи и да ги актуализира, когато компанията се променя.

Практичното досие за съответствие трябва да включва:

• Учредителни документи
• Дружествен договор или устав
• Записи за EIN
• Документи за собственост и срещи
• Държавни и местни лицензи
• Данъчни регистрации
• Основни договори
• Застрахователни полици
• Годишни отчети и подновявания

Добрата документация помага на бизнеса да бъде готов за банкиране, одит, набиране на капитал или due diligence.

Чести грешки на новите компании

Много стартиращи бизнеси изпадат в затруднение, защото отлагат документацията или използват универсални шаблони, без да ги адаптират към конкретния бизнес. Честите грешки включват:

• Учредяване на юридическото лице, но никога неподготвяне на вътрешни документи за управление
• Използване на неясни устни договорки между съоснователи
• Наемане на изпълнители без писмени договори
• Непрехвърляне на интелектуалната собственост към компанията
• Пренебрегване на сроковете за годишни отчети и съответствие
• Подписване на договори за наем или финансиране без преглед

Тези проблеми често изглеждат дребни в началото, но по-късно стават скъпи, когато бизнесът расте или възникне спор.

Как Zenind помага на новите собственици на бизнес да останат организирани

Zenind е създаден за предприемачи, които искат по-ясен път през процеса на учредяване и административната работа, която следва. Вместо да разглежда създаването на компанията като еднократно подаване на документи, Zenind помага на основателите да мислят за по-широката правна структура, която им е нужна, за да работят отговорно.

В зависимост от бизнеса и етапа му, Zenind може да помогне на собствениците да следят задачите, свързани с учредяването, текущото съответствие и важните документи, които подпомагат вътрешната организация на компанията.

Това има значение, защото доброто управление на бизнеса не е само навременното подаване на документи. То е създаването на структура, която прави компанията по-лесна за управление, по-лесна за обяснение и по-лесна за развитие.

Кога да потърсите професионална правна помощ

Някои компании могат сами да се справят с основното планиране на документи. Други се нуждаят от подкрепа от адвокат веднага. Добре е да потърсите правна помощ, когато:

• Компанията има няколко основатели
• Дяловете се разпределят неравномерно
• Има инвеститори
• Бизнесът ще наема служители бързо
• Компанията работи с регулирани услуги или чувствителни данни
• Има сделка с недвижим имот, финансиране или придобиване
• Интелектуалната собственост е централна за бизнес модела

Колкото по-сложен е бизнесът, толкова по-важно е документите да бъдат съобразени с действителната ситуация, а не с универсален шаблон.

Финален извод

Учредяването на бизнес е само началото. Добре подготвената компания се нуждае от документи за управление, договори, записи за собственост, защита на интелектуалната собственост и досиета за съответствие, които отразяват начина, по който бизнесът реално работи.

Колкото по-рано бъдат създадени тези документи, толкова по-лесно става да се избегнат спорове, да се защитят собствениците и да се подкрепи растежът. За предприемачите, които изграждат стабилна основа от първия ден, Zenind помага процесът да бъде по-организиран и по-лесен за управление.