Как да управлявате заплатите в малък бизнес в САЩ: Ръководство стъпка по стъпка

Да се научите как да управлявате заплатите в малък бизнес е едно от първите големи административни предизвикателства след наемането на първия служител. Изплащането на възнагражденията е нещо повече от издаване на чекове или нареждане на директни преводи. То включва правилно изчисляване на заплащането, удържане на данъци, подаване на отчети за заплати и водене на точна документация, за да остане бизнесът ви в съответствие с федералните, щатските и местните изисквания.

За новите собственици този процес може да изглежда обезсърчителен. Добрата новина е, че той става управляем, щом разберете основните стъпки и изградите надеждна система. Това ръководство преминава през целия процес на заплатите от началото до края, обяснява основните формуляри и срокове и подчертава често срещаните грешки, които трябва да избягвате.

Какво означават заплатите за малък бизнес

Заплатите са процесът на възнаграждаване на служителите за тяхната работа и управление на свързаните данъчни задължения. На практика това означава:

• Събиране на данъчни и въвеждащи формуляри за служителите
• Определяне на брутното възнаграждение на всеки служител
• Удържане на изискуемите федерални, щатски и местни данъци
• Плащане на дела на работодателя от данъците върху заплатите
• Изпращане на данъчните вноски към съответните институции навреме
• Подаване на данъчни декларации за заплатите и годишни формуляри
• Съхраняване на записи за заплатите с цел съответствие и проверки

Ако управлявате еднолично дружество без служители, заплатите може още да не се прилагат за вас. Но щом учредите LLC, корпорация или наемете персонал за бизнеса си, заплатите често се превръщат в повтаряща се функция по съответствие. Zenind помага на предприемачите да учредят своя бизнес в САЩ и да останат организирани с инструменти, насочени към съответствие, които подпомагат следващия етап на растеж.

Стъпка 1: Уверете се, че бизнесът ви е готов да наема служители

Преди да можете да започнете изплащането на възнаграждения, бизнесът ви трябва да е правилно настроен като работодател. Това обикновено включва:

• Учредяване на подходящата правна форма според целите ви
• Получаване на Employer Identification Number (EIN)
• Регистрация пред щатските агенции, ако се изисква
• Потвърждаване, че работниците са правилно класифицирани като служители или независими изпълнители
• Създаване на банков акаунт за заплати или отделна фирмена сметка

EIN е особено важен, защото данъчните формуляри и вноски за заплати обикновено използват него, за да идентифицират бизнеса ви. Ако все още сте в етап на учредяване, ранното уреждане на структурата може да ви помогне да избегнете забавяния при заплатите по-късно.

Стъпка 2: Съберете правилните формуляри за служителите

Когато наемете служител, съберете документите, нужни, за да го заплащате правилно и да удържате данъци по правилния начин.

Form W-4

Служителите използват Form W-4, за да посочат колко федерален данък върху дохода да бъде удържан от възнаграждението им. Съхранявайте попълнения формуляр в документацията си и го използвайте при изчисляване на удръжките.

Щатски формуляри за удържане

Много щати изискват отделен формуляр за удържане или регистрация. Проверете изискванията на вашия щат за работодатели преди първото изплащане на заплати.

Разрешение за директен депозит

Ако предлагате директен депозит, съберете банковата информация на служителя и писменото му разрешение.

Докладване на новоназначени служители

Повечето работодатели трябва да докладват новоназначените служители на щата в кратък срок след наемането. Това подпомага събирането на издръжка и други щатски програми.

I-9 за проверка на правото на работа

Въпреки че Form I-9 не е формуляр за заплати, той е част от процеса по наемане и трябва да бъде попълнен за всеки служител в САЩ преди започване на работа или в рамките на изисквания срок.

Стъпка 3: Решете как ще управлявате заплатите

Малките бизнеси обикновено избират един от четири метода за заплати.

Ръчно изчисляване на заплати

При ръчното изчисляване сами пресмятате всичко, използвайки таблици или хартиени записи. Това е евтин вариант, но отнема много време и увеличава риска от грешки.

Софтуер за заплати

Софтуерът за заплати автоматизира много от изчисленията и подаванията. Това е често срещан избор за малки бизнеси, които искат контрол без да правят всичко на ръка.

Счетоводител или bookkeeper

Някои бизнеси възлагат заплатите на счетоводител или bookkeeper, който управлява изчисленията, подаванията и отчетността.

Пълен доставчик на услуги за заплати

Пълният доставчик на услуги за заплати обработва повечето или всички задачи по заплатите, включително данъчните вноски и подаванията. Това може да намали административния натиск, особено когато екипът ви расте.

При избора на метод вземете предвид:

• Броя на служителите
• Броя на графиците за изплащане
• Нуждите от наемане в повече от един щат
• Вашия бюджет
• Колко уверени се чувствате в спазването на правилата за заплати

Стъпка 4: Изберете график на плащане

Графикът на плащане определя колко често се изплащат възнагражденията на служителите. Често срещани варианти са:

• Седмично
• На всеки две седмици
• Два пъти месечно
• Месечно

Подходящият график зависи от щатското законодателство, индустрията и паричния ви поток. След като определите график, придържайте се към него. Служителите очакват възнагражденията да бъдат изплащани навреме, а забавените плащания могат да създадат правни и морални проблеми.

Стъпка 5: Изчислете брутното възнаграждение

Брутното възнаграждение е началната стойност при изчисляване на заплатите, преди да се приспаднат данъци и удръжки.

За служители на час брутното възнаграждение обикновено е равно на:

• Отработени часове x почасова ставка
• Плюс извънреден труд, ако е приложимо
• Плюс бонуси, комисиони или други доходи

За служители на заплата брутното възнаграждение често е размерът на годишната заплата, разделен на броя на периодите за плащане през годината.

Уверете се, че правилата за извънреден труд се прилагат правилно. Неосвободените служители могат да имат право на извънредно заплащане съгласно федералното или щатското законодателство. Ако не сте сигурни дали дадена позиция е освободена или неосвободена, прегледайте внимателно класификацията на служителя, преди да обработите заплатите.

Стъпка 6: Удържайте правилните данъци и приспадания

След като изчислите брутното възнаграждение, приспаднете необходимите удръжки, за да получите нетното възнаграждение.

Типичните удръжки от заплати включват:

• Федерален данък върху дохода
• Данък Social Security
• Данък Medicare
• Щатски данък върху дохода, ако е приложимо
• Местни данъци, ако е приложимо
• Удръжки за придобивки, като здравно осигуряване или пенсионни вноски
• Запори върху заплата, ако са наложени

Данъците на работодателя са отделни от удръжките на служителя. Освен че удържат данъци от възнагражденията, работодателите плащат и своя дял от някои данъци върху заплатите.

Тъй като правилата за удържане могат да се различават според щата и вида на работника, използването на система или доставчик за заплати може да намали риска от грешки.

Стъпка 7: Внасяйте данъците върху заплатите навреме

Данъците върху заплатите не са по избор и сроковете за внасяне са важни. Пропускането на срок може да доведе до глоби, лихви и допълнителна административна работа.

Може да се наложи да правите редовни вноски за:

• Удържан федерален данък върху дохода
• Данъците Social Security и Medicare на работодателя и служителя
• Федерален данък за безработица, ако е приложимо
• Щатски данъци върху заплатите
• Местни данъци върху заплатите

Графикът на внасяне зависи от данъчното ви задължение и правилата, които се прилагат за вашия бизнес. Тъй като сроковете могат да се различават, включете напомняща система в процеса си за заплати и потвърдете изискванията за всяка юрисдикция, в която имате служители.

Стъпка 8: Подайте данъчните декларации за заплати

Освен да внасят данъци, работодателите трябва да подават периодични данъчни декларации за заплати. Често срещани подавания включват:

• Тримесечни данъчни декларации за заплати
• Годишни декларации за федералния данък за безработица
• Годишни ведомости за възнагражденията на служителите
• Щатски данъчни декларации и изравнителни отчети за заплати

В края на годината служителите обикновено получават Form W-2, който отчита възнагражденията и удръжките. Независимите изпълнители получават други данъчни формуляри, като Form 1099-NEC, ако са изпълнени праговете за отчитане.

Винаги сверявайте записите за заплати, преди да подадете декларации. Несъответствие между счетоводните ви данни и подаденото към агенциите може да създаде избегаеми проблеми по-късно.

Стъпка 9: Водете точна документация за заплатите

Доброто водене на документация е от съществено значение за съответствието и управлението на бизнеса. Съхранявайте копия на:

• Данъчни формуляри на служителите
• Фишове за заплата и регистри на заплатите
• Табели за отработено време или записи за проследяване на работното време
• Потвърждения за данъчни вноски
• Данъчни декларации за заплати
• Формуляри за избор на придобивки
• Одобрения за корекции на възнагражденията
• Записи за прекратяване на трудовото правоотношение и окончателно плащане

Записите за заплати трябва да се съхраняват сигурно и за изискуемия период съгласно федералното и щатското законодателство. Доброто водене на документация също ви помага да реагирате на проверки, въпроси за възнаграждения и трудови спорове.

Стъпка 10: Управлявайте промените в заплатите с растежа на бизнеса

Заплатите не са статични. Когато компанията ви добавя служители, разширява се в нови щати или променя придобивките, настройката за заплати също трябва да се развива.

Следете за промени като:

• Нови служители в друг щат
• Увеличения на заплатата, бонуси или комисиони
• Промени в удръжките за придобивки
• Сливания или промени в правната форма
• Преминаване от независими изпълнители към служители
• Отваряне или закриване на ново място

Всяка промяна може да повлияе на удържането, отчитането и задълженията за внасяне. Преглеждайте заплатите редовно, вместо да приемате, че първоначалната настройка ще работи завинаги.

Често срещани грешки при заплатите, които да избягвате

Дори добре управляваните малки бизнеси допускат грешки при заплатите. Най-честите са:

Неправилно класифициране на работниците

Ако наречете някого независим изпълнител, когато всъщност трябва да е служител, това може да доведе до данъчни и трудови проблеми.

Пропускане на сроковете за вноски

Закъснелите данъчни вноски могат да доведат до глоби, дори ако дължимата сума е малка.

Използване на остарели данъчни формуляри

Винаги използвайте актуалната версия на формулярите за служители и работодатели.

Пренебрегване на щатски или местни изисквания

Федералното съответствие при заплатите е само част от картината. Много щати и градове имат собствени правила.

Игнориране на правилата за извънреден труд

Неправилните изчисления на извънредния труд могат да доведат до искове за неизплатени възнаграждения.

Неверифициране на записите за заплати

Счетоводните ви книги, банковата сметка и данъчните подавания трябва да съвпадат.

Плащане на изпълнители през системата за служители

Независимите изпълнители по принцип не трябва да се обработват чрез системата за служителски заплати. За тях се прилагат отделни правила за плащане и данъчно отчитане.

Прост контролен списък за заплати за нови работодатели

Използвайте този списък, за да поддържате процеса организиран:

1. Учредете бизнес структурата си и получете EIN.
2. Регистрирайте се като работодател, където се изисква.
3. Съберете въвеждащите и данъчните формуляри на служителите.
4. Изберете метод за заплати.
5. Определете график на плащане.
6. Проследявайте часовете и одобрявайте отчетите за време.
7. Изчислете брутното възнаграждение.
8. Приложете всички изискуеми удръжки и приспадания.
9. Плащайте на служителите по график.
10. Внасяйте данъците върху заплатите навреме.
11. Подайте тримесечните и годишните формуляри за заплати.
12. Съхранявайте документите за заплати организирано и защитено.

Подобен списък е особено полезен през първите няколко цикъла на изплащане, когато всяка стъпка е нова.

Кога да потърсите външна помощ

Много основатели започват да управляват заплатите сами и по-късно ги възлагат на външен изпълнител, когато бизнесът расте. Външна помощ може да си струва, ако:

• Имате служители в няколко щата
• Прекарвате твърде много време в заплати при всеки цикъл на плащане
• Притеснявате се за данъчни срокове или подавания
• Добавяте придобивки, бонуси или сложни структури на възнагражденията
• Искате да намалите риска от несъответствие

Професионалната подкрепа може да спести време и да ви помогне да избегнете скъпи грешки. За собствениците на бизнес, които все още са в ранния етап, започването със стабилен процес на учредяване и настройка, ориентирана към съответствие, може да направи заплатите по-лесни по-нататък.

В крайна сметка

Заплатите в малък бизнес са повтаряем процес, щом разберете неговите движещи се части. Нужни са ви правилните формуляри, постоянен график на плащане, точни изчисления, навременни данъчни вноски и надеждно водене на документация. Ако настроите процеса внимателно от самото начало, заплатите се превръщат в управляем елемент от бизнеса, вместо в ежемесечен източник на стрес.

За много основатели най-разумният ход е да изградят заплатите върху здрава правна и административна основа. Zenind помага на предприемачите в САЩ да учредяват своите компании и да следят важните задачи по съответствие, за да могат да се фокусират върху растежа.