Как да добавите или премахнете директори от съвета на директорите на корпорация

Съветът на директорите на една корпорация е в основата на нейното управление. Директорите наблюдават основните решения, определят корпоративната посока, назначават длъжностни лица и помагат да се защитават интересите на акционерите. Поради тази роля промяната в състава на съвета е важно корпоративно действие, което трябва да се извършва внимателно и в съответствие с учредителните документи на дружеството и приложимото щатско право.

Независимо дали вашата компания назначава нов директор, заменя съществуващ или преструктурира съвета по стратегически причини, процесът трябва да бъде ясно документиран и завършен по начин, който оставя чиста следа за съответствие. За основателите и собствениците на малък бизнес разбирането на основните правила преди извършване на промяна може да предотврати спорове, забавяния и грешки при подаване на документи.

Какво прави съветът на директорите

Съветът на директорите носи отговорност за надзор на високо ниво, а не за ежедневните операции. В типична корпорация акционерите притежават компанията, директорите управляват корпоративните дела на стратегическо ниво, а длъжностните лица се грижат за ежедневния бизнес.

Съветът често има правомощия да:

• Одобрява важни бизнес решения
• Избира и освобождава длъжностни лица
• Оторизира значими договори или сделки
• Наблюдава съответствието и управлението на риска
• Обявява дивиденти, когато това е позволено
• Приема политики за управление

Тъй като директорите заемат тази ръководна позиция, добавянето или премахването им променя структурата на контрола в компанията. Това прави от съществено значение да се спазват уставът на корпорацията, учредителният акт и правото на щата, в който компанията е регистрирана.

Може ли директор да бъде премахнат?

Да. В повечето корпорации акционерите имат крайното правомощие да избират и освобождават директори. Точната процедура зависи от учредителните документи на компанията и от приложимия щатски корпоративен закон.

В много случаи директор може да бъде премахнат:

• На събрание на акционерите чрез гласуване
• Чрез писмено съгласие, ако корпорацията позволява действия на акционерите без събрание
• При изтичане на мандата на директора, последвано от замяна или преизбиране

Някои корпорации използват структурa с класифициран или поетапно подменяем съвет, при която мандатите на директорите са разделени в отделни класове. При този модел акционерите може да не могат да заменят целия съвет наведнъж. Съветът може също да бъде защитен от специфични процедурни правила, които изискват премахване по причина само в ограничени случаи, в зависимост от щатското право и документите за учредяване на компанията.

Може ли да бъде добавен нов директор?

Да. Корпорацията може да добави нов директор, когато мястото в съвета бъде създадено или когато има вакантна позиция. Това често се случва, когато:

• Компанията расте и иска по-широк надзор
• Инвеститорите изискват представителство в съвета
• Основател иска да привлече независим директор
• Оставка или освобождаване създава свободно място

Начинът за добавяне на директор обикновено зависи от това дали назначението се извършва от акционерите, от останалите директори или от друга упълномощена група. Много компании третират назначаването на нови директори като официално корпоративно действие, което трябва да бъде отразено в резолюции и протоколи от заседания.

Първо прегледайте учредителните документи

Преди да направите каквато и да е промяна в съвета, внимателно прегледайте учредителните документи на компанията. Основните документи обикновено включват:

• Учредителния акт или устава на корпорацията
• Вътрешния устав
• Споразумения между акционерите
• Политики за писмено съгласие на съвета
• Споразумения за права на инвеститори, ако са приложими

Тези документи могат да определят:

• Колко директори може да има съветът
• Кой има право да назначава или освобождава директори
• Дали е необходимо събрание
• Какъв праг на гласуване се прилага
• Дали е позволено писмено съгласие
• Дали освобождаването трябва да бъде по причина

Пренебрегването на тези изисквания може да доведе до опорочено действие, особено ако компанията по-късно се сблъска с вътрешен спор, преглед при финансиране или проверка при due diligence.

Често срещани начини за премахване на директор

Гласуване от акционерите

Най-прекият метод обикновено е гласуване от акционерите. Акционерите с необходимата гласова тежест одобряват премахването на събрание, свикано за тази цел. Поканата за събранието трябва ясно да посочва действието, за да знаят акционерите за какво гласуват.

Писмено съгласие

В много щати акционерите могат да вземат решения чрез писмено съгласие без провеждане на събрание, ако учредителните документи на корпорацията го позволяват и законът го допуска. Това може да е по-бързо от организирането на официално събрание, но писменото съгласие все пак трябва да отговаря на законовите изисквания за одобрение и уведомяване.

Изтичане на мандата

Директор може също да напусне съвета, когато мандатът приключи и акционерите решат да не го преизберат. Това не е същото като освобождаване, но често е най-лесният начин да се направи промяна в съвета, когато компанията така или иначе наближава своя годишен цикъл на събрания.

Премахване по причина

Някои корпорации изискват премахване по причина в ограничени ситуации, особено при структура с класове на съвета. По принцип премахването по причина може да включва сериозно неправомерно поведение или неизпълнение на фидуциарни задължения. Точният стандарт зависи от структурата на компанията и приложимото право.

Често срещани начини за добавяне на директор

Одобрение от акционерите

Когато акционерите имат правомощието да избират директори, те могат да гласуват за попълване на ново място или за замяна на напускащ директор. Компанията трябва да се увери, че гласуването е валидно и че броят на директорите е в съответствие с устава.

Назначаване от съвета за попълване на вакантно място

Ако директор подаде оставка, почине или бъде премахнат, останалите директори понякога могат да попълнят вакантното място до следващото гласуване на акционерите. Това е често срещано в много корпоративни структури, но не навсякъде.

Разширяване на съвета

Някои корпорации официално увеличават броя на директорите, преди да назначат нов директор. Това може да бъде полезно при привличане на съветници, инвеститори или независим надзор. Размерът на съвета трябва да остава в рамките, разрешени от учредителните документи.

Стъпки при промяна на директорите

Точните стъпки варират според щата и документите на компанията, но внимателният процес обикновено включва следното:

1. Потвърдете правомощието за действие.
   Прегледайте вътрешния устав и учредителните документи, за да определите кой може да одобри промяната и какъв вот е необходим.

2. Подгответе резолюцията или писменото съгласие.
   Изготвeте корпоративна резолюция, писмено съгласие на акционерите или протокол от събрание, в които се описва действието.

3. Получете валидно одобрение.
   Осигурете необходимия вот или писмено съгласие от правилните лица, вземащи решения.

4. Отразете промяната в документите на компанията.
   Актуализирайте книгата с протоколи, списъка на директорите и вътрешните документи за управление.

5. Актуализирайте свързаните корпоративни документи.
   При необходимост преразгледайте списъците на длъжностни лица, банковите записи, материалите за инвеститори и файловете за съответствие.

6. Обработете всички държавни подадени документи или актуализации на годишния отчет.
   Някои щати изискват информация за директорите в годишните отчети или други текущи документи за съответствие, докато други третират промените в директорите като вътрешно корпоративно дело.

Вътрешните записи имат значение

Дори когато промяната в директора не изисква публично подаване, компанията трябва да съхранява пълни вътрешни записи. Добрата документация помага да се докаже, че промяната е била надлежно одобрена.

Полезни документи включват:

• Известия за събрания
• Писмени съгласия
• Резолюции на съвета
• Одобрения от акционерите
• Актуализирани списъци на директорите
• Писма за оставка
• Писма за назначение

Тази документация е особено важна при банкови проверки, due diligence от инвеститори, данъчна подготовка и бъдещи корпоративни сделки.

Практически въпроси, за които да внимавате

Кворум и прагове на гласуване

Валидното гласуване често зависи от правилата за кворум и правилния праг на одобрение. Ако събранието не отговаря на изискванията за кворум, действието може да бъде невалидно.

Ограничения за размера на съвета

Ако компанията иска да добави директор, вътрешният устав може да определя минимални и максимални граници за размера на съвета. Разширяването на съвета може да изисква отделно одобрение преди да бъде извършено ново назначение.

Права на инвеститорите

Корпорации, финансирани с рисков капитал или притежавани от инвеститори, могат да имат специални права, които позволяват на определени инвеститори да посочват места в съвета. Тези права трябва да бъдат спазени, преди всяка промяна да бъде финализирана.

Въпроси, свързани с трудови и договорни отношения

Ако директорът също е длъжностно лице или служител, премахването му от съвета не прекратява автоматично отделното трудово правоотношение. Тези роли трябва да се анализират поотделно.

Блокажи и спорове

Тясно държаните корпорации могат да се сблъскат с блокаж, когато акционерите не са съгласни относно контрола върху съвета. В такава ситуация компанията може да се нуждае от правна помощ, за да тълкува учредителните документи и да определи валидния път напред.

Най-добри практики за малки бизнеси

За малките корпорации най-сигурният подход е всяка промяна в съвета да бъде обмислена и документирана. Няколко добри практики могат да намалят риска:

• Поддържайте вътрешния устав актуален и съгласуван с реалната управленска практика
• Водете чисти записи за собствеността на акционерите и гласовата им тежест
• Използвайте писмени съгласия, когато е позволено, за да ускорите одобрението
• Отразявайте промените в съвета незабавно в корпоративната книга с протоколи
• Потвърдете отново кой е упълномощен да подписва документи на компанията след промяна в съвета
• Прегледайте списъците за банкови и търговски разрешения след назначаването на нови директори

За основателите, които използват Zenind за учредяване и поддръжка на корпорация, добре организираният процес на управление улеснява текущото съответствие и помага на компанията да остане готова за растеж.

Кога да потърсите професионална помощ

Промяната в съвета може да изглежда рутинна, но правните последици могат да бъдат значителни, ако процесът бъде проведен неправилно. Професионална подкрепа е особено полезна, когато:

• Компанията има няколко класа акции
• Съветът е поетапен или класифициран
• Съществува спор между акционерите
• Права на инвеститорите влияят върху състава на съвета
• Оставка, освобождаване или вакантно място създават несигурност
• Вътрешният устав е остарял или непълен

Ако документите са неясни, по-добре е да се потвърди правилната процедура, преди да се предприеме действие, отколкото да се опитвате да поправяте опорочена промяна в съвета по-късно.

Заключителни мисли

Добавянето или премахването на директори е основно корпоративно управленско действие, а не просто административна актуализация. Правилният процес зависи от щата на учредяване на компанията, учредителните документи и структурата на гласуване. Когато се управлява внимателно, промяната може да бъде извършена ефективно и документирана по начин, който подпомага бъдещото съответствие.

За собствениците на бизнес целта е проста: направете промяната в съвета валидна, поддържайте записите чисти и уверете се, че управлението на компанията отразява текущите ѝ нужди.