Ръководство за правно съответствие за малък бизнес: Как да останете в добро състояние

Правното съответствие не е еднократно подаване или еднократна настройка. За малък бизнес то е непрекъснат процес, който засяга учредяването, лицензите, данъците, заетостта, поверителността, маркетинга и държавните отчети. Правилата се различават според щата, правната форма на бизнеса и индустрията, но целта е една и съща: да останете в добро състояние и да избегнете предотвратими санкции.

За основателите, които са фокусирани върху растежа, съответствието може да изглежда като движеща се цел. Практичното решение не е да запомните всяко правило. То е да изградите простa система, която следи задълженията, приложими към вашия бизнес, възлага отговорности и задава напомняния преди настъпване на сроковете.

Какво всъщност означава правно съответствие за бизнеса

Бизнес съответствие означава да спазвате законите, регулациите и изискванията за подаване, които се прилагат към вашата компания. Някои задължения възникват при учредяването на бизнеса. Други започват, когато наемате служители, събирате данни на клиенти, продавате регулирани продукти или работите в лицензирана индустрия.

На практика съответствието често включва:

• Поддържане на активен бизнес субект пред щата
• Подаване на годишни или двугодишни отчети, когато се изисква
• Плащане на държавни и федерални данъци навреме
• Поддържане на необходимите лицензи и разрешителни
• Спазване на трудовото и заетостното право
• Защита на данните на клиенти и служители
• Използване на вярна реклама и подходящи оповестявания
• Спазване на изискванията за безопасност на работното място

Точният списък зависи от това къде оперира вашият бизнес и какво прави.

Защо съответствието е важно за малките бизнеси

Съответствието е нещо повече от избягване на глоби. Изоставането може да създаде верига от проблеми:

• Загуба на добро състояние пред щата
• Закъснителни такси и санкции
• Трудности при откриване или поддържане на бизнес банкови сметки
• Проблеми при набиране на средства или кандидатстване за финансиране
• Проблеми с договори и лицензиране
• Повишен риск от съдебни искове или административни действия от страна на властите
• Време, изразходвано за поправяне на предотвратими грешки вместо за растеж на бизнеса

Бизнес, който остава в съответствие, е по-лесен за управление, по-лесен за мащабиране и по-убедителен за клиенти, доставчици и кредитори.

Започнете с правната форма и правилата на щата

Първият въпрос за съответствието е прост: какъв тип бизнес притежавате и в кой щат е регистриран?

Корпорациите, LLC, нестопанските организации и партньорствата не имат еднакви задължения. Дори в рамките на един и същи тип субект щатите могат да налагат различни графици за подаване, структури на таксите и правила за управление.

Например:

• Корпорациите обикновено имат по-формални вътрешни изисквания, като годишни събрания и решения на борда
• LLC често имат по-малко вътрешни формалности, но въпреки това се нуждаят от годишни отчети и поддръжка на щатско ниво в много юрисдикции
• Чуждестранни субекти, регистрирани в друг щат, може да се нуждаят от допълнителни регистрации там, където оперират

Ако бизнесът ви работи в повече от един щат, може да се наложи да се квалифицирате като чуждестранен субект в тези щати и да спазвате множество задължения за отчетност.

Следете годишните и двугодишните щатски отчети

Една от най-честите задачи по съответствие за малките бизнеси е подаването на периодични щатски отчети. Много щати изискват или годишен отчет, или двугодишен отчет, за да остане субектът активен.

Тези подавания често потвърждават основна информация като:

• Име на бизнеса
• Адрес на основния офис
• Информация за регистрирания агент
• Данни за управлението или служителите
• Информация за собственост или членове в някои щати

Пропускането на срок за отчет може да доведе до закъснителни такси, административно прекратяване или загуба на добро състояние. Точните последици зависят от щатското право, но рядко са незначителни.

Надеждната система за съответствие трябва да включва:

• Типът подаване, изискуем във всеки щат
• Срокът за всеки отчет
• Таксата, дължима с подаването
• Лицето, отговорно за подаването
• Резервно напомняне преди срока

Разберете данъците на всяко ниво

Данъците са основна част от бизнес съответствието и съществуват на федерално, щатско и понякога местно ниво.

Федерални данъци

Повечето бизнеси трябва да подават и плащат федерални данъци според своята структура и дейност. Често срещаните федерални задължения включват данък върху доходите, данък върху заплатите, депозити за данъци върху заетостта и акцизен данък в определени индустрии.

Ако вашият бизнес наема служители, обикновено ще ви е нужен идентификационен номер на работодател, често наричан EIN. EIN се използва за идентифициране на бизнеса за данъчни цели и често се изисква за:

• Наемане на служители
• Откриване на бизнес банкова сметка
• Подаване на данъци върху заетостта
• Учредяване на определени типове субекти като корпорации и LLC с няколко членове

Щатски данъци

Щатските данъчни задължения се различават значително. В зависимост от това къде работите, може да се наложи да се справяте с:

• Данък върху доходите или франчайзен данък
• Събиране и внасяне на данък върху продажбите
• Данък удържан върху заплатите
• Данък за безработица
• Годишни бизнес привилегировани данъци или такси

Местни данъци

Някои градове и окръзи налагат свои собствени данъчни задължения, включително данъци върху брутните приходи, местни бизнес данъци и специални районни налози.

Ключът е да идентифицирате всяка данъчна категория, която се прилага, преди първата ви продажба или първото ви назначаване, а не след като получите известие по пощата.

Не пренебрегвайте лицензите и разрешителните

Много бизнеси се нуждаят от лиценз или разрешително, преди да могат законно да работят. Тези изисквания могат да идват от федерални, щатски или местни власти.

Федерални лицензи и разрешителни

Федералното лицензиране обикновено е ограничено до регулирани индустрии като транспорт, авиация, селско стопанство, огнестрелни оръжия, ценни книжа, радиоразпръскване и определени екологични дейности.

Щатски лицензи и разрешителни

Щатите могат да изискват общ бизнес лиценз, специфични за индустрията удостоверения или регистрация за регулирана дейност. Често срещани примери включват грижи за деца, строителство, хранителни услуги, козметика и професионални услуги.

Местни лицензи и разрешителни

Градовете и окръзите често регулират бизнеса чрез зониране, здравни разрешителни, разрешителни за ползване на помещения, разрешителни за табели и местни бизнес лицензи.

Преди стартиране проверете дали местоположението на бизнеса, моделът на услугите или продуктовата категория задейства някакви специални изисквания за разрешителни.

Спазвайте трудовото и заетостното право

След като наемете служители, съответствието става по-сложно. Трябва да спазвате федералните и щатските трудови правила, а в много случаи и местните закони за заетост.

Класифицирайте правилно работниците

Една от най-честите грешки на малките бизнеси е неправилното класифициране на работниците. Разликата между служител и независим изпълнител влияе върху удръжките на данъци, правилата за заплащане, обезщетенията и задълженията за отчетност.

Ако работникът се третира като служител, но е обозначен като изпълнител, бизнесът може да се сблъска с дължими данъци, санкции и искове за заплати.

Плащайте заплатите и извънредния труд правилно

Бизнесите със служители трябва да спазват минималната работна заплата, извънредния труд, воденето на записи за заплатите и правилата за детски труд. Някои щати определят по-високи стандарти за заплащане от федералното право.

Поддържайте изискуемото застраховане и уведомления

В зависимост от щата и броя на служителите може да се нуждаете от застраховка „трудова злополука“, регистрация за обезщетения при безработица, покритие при инвалидност или обявени уведомления на работното място.

Предотвратявайте дискриминация и тормоз

Работодателите трябва да поддържат писмени политики, да обучават мениджърите и да създават процес за докладване и разследване на жалби. Федералните и щатските закони срещу дискриминацията могат да създадат отговорност, ако бизнесът игнорира неправомерно поведение или не реагира по подходящ начин.

Защитавайте поверителността на клиентите и служителите

Поверителността на данните вече е основен въпрос на съответствие за малките бизнеси, а не само за големите технологични компании.

Ако събирате имена, имейл адреси, данни за плащания или друга лична информация, трябва да знаете:

• Какви данни събирате
• Защо ги събирате
• Къде се съхраняват
• Кой има достъп до тях
• Колко дълго ги пазите
• Как ги унищожавате сигурно

Дори малките бизнеси трябва да използват основни мерки за защита на поверителността като силни пароли, контрол на достъпа, сигурна обработка на плащания и ясни политики за поверителност, когато е уместно.

Ако бизнесът ви обработва чувствителна информация, обмислете официална политика за съхранение на данни и план за реакция при инциденти, за да знаете какво да правите при изтичане на данни.

Правете рекламата вярна и обоснована

Съответствието в маркетинга често се пренебрегва, докато не възникне проблем. Федералните и щатските закони за защита на потребителите обикновено изискват рекламите да бъдат истинни, да не подвеждат и да са подкрепени с доказателства.

Това означава, че трябва да внимавате с:

• Твърдения за приходи
• Обещания преди и след
• Отстъпки и оферти с ограничен срок
• Препоръки и одобрения
• Сравнителни твърдения за конкуренти
• Скритите такси или неясните условия

Ако дадено твърдение може да повлияе на решението на клиента, уверете се, че можете да го докажете. Премълчаването също може да бъде проблем, когато пропуск създава подвеждащо впечатление.

Поддържайте стандартите за безопасност на работното място

Ако имате физически офис, склад, търговско помещение или работна площадка, безопасността на работното място е част от съответствието. Работодателите трябва да отстраняват известните опасности, да обучават служителите в безопасни практики и да спазват приложимите изисквания за безопасност на труда.

Дори при малки екипи основите имат значение:

• Поддържайте изходите свободни
• Съхранявайте химикалите правилно
• Използвайте подходящи предпазни устройства на оборудването
• Докладвайте и документирайте инцидентите
• Обучавайте служителите за аварийни процедури

Съответствието по безопасност защитава работниците и намалява престоя, исковете и отговорността.

Изградете практичен контролен списък за съответствие

Най-ефективната програма за съответствие е достатъчно проста, за да се използва последователно. Контролният списък за малък бизнес трябва да включва:

• Учредителни документи и данни за регистрирания агент
• Срокове за годишни или двугодишни отчети по щати
• Данъчни календари на федерално, щатско и местно ниво
• Дати за подновяване на лицензи и разрешителни
• Задължения по заплати и наемане
• Подновяване на застраховки
• Политики за поверителност и сигурност на данните
• Стъпки за преглед на маркетингови публични твърдения
• Правила за водене на записи и съхранение на документи

Назначете един отговорник за всяка задача, дори ако трета страна помага с подаването. Ако никой не носи отговорност за задачата, тя в крайна сметка ще бъде пропусната.

Използвайте календар и система за документи

Доброто съответствие е предимно добра организация. Съхранявайте важната информация на едно място, включително:

• Учредителни документи
• Потвърждение за EIN
• Номера на лицензи и дати на изтичане
• Уведомления за щатски подавания
• Данъчна кореспонденция
• Застрахователни сертификати
• Трудови досиета
• Договори и ключови споразумения с клиенти

След това поставете всеки срок в общ календар с напомняния достатъчно предварително. Простата система е по-добра от сложната, която никой не следва.

Кога да потърсите професионална помощ

Не е нужно да имате адвокат или счетоводител за всяко подаване, но професионалната помощ става ценна, когато:

• Учредявате бизнес в няколко щата
• Наемате служители за първи път
• Продавате регулирани продукти или услуги
• Не сте сигурни дали е необходим лиценз
• Получите уведомление от щатски или данъчен орган
• Изоставате с подавания или такси
• Разширявате се в нова юрисдикция

Цената на съвета обикновено е по-ниска от цената на поправянето на нарушение на съответствието по-късно.

Как Zenind може да помогне на основателите да останат организирани

За нови и развиващи се компании най-трудната част от съответствието често не е самото правило. Това е проследяването на всеки срок, уведомление и подаване през целия живот на бизнеса.

Точно тук партньор по учредяване може да помогне. Zenind подкрепя основатели в САЩ, които искат по-организиран старт, по-ясно проследяване на съответствието и по-малко пропуснати срокове. Когато учредяването и текущата поддръжка се управляват структурирано, е по-лесно да се фокусирате върху продажби, наемане и операции.

Често задавани въпроси

Правното съответствие еднакво ли е за всеки бизнес?

Не. Съответствието зависи от правната форма, щата, индустрията и дейностите ви. Ресторант, софтуерен стартъп и консултантска фирма няма да имат едни и същи задължения.

Какво се случва, ако пропусна щатско подаване?

Може да се сблъскате със закъснителни такси, загуба на добро състояние, административно прекратяване или изисквания за възстановяване. Точната последица зависи от щата.

Нужен ли ми е EIN, ако нямам служители?

Не винаги, но много бизнеси все пак се нуждаят от такъв за банкиране, данъци или поради структурата на субекта. Проверете правилата, които се прилагат за вашата структура.

Мога ли сам да се справям със съответствието?

Да, много собственици управляват основното съответствие сами. Ключът е да сте организирани и да знаете кога професионален преглед си струва разхода.

Заключителни мисли

Правното съответствие не е отделно от растежа на бизнеса. То е част от изграждането на компания, която може да оцелее, да се мащабира и да работи без ненужни прекъсвания. Ако разбирате задълженията си за подаване, лицензи, данъчни задължения, трудови правила и отговорности по данни, можете да намалите риска и да запазите компанията в добро състояние.

Най-добрият подход е прост: определете какво се прилага, впишете всеки срок в календара, поддържайте документите си актуални и преглеждайте промените винаги, когато се разширявате или наемате. Тази дисциплина се отплаща дълго след приключване на учредяването.