Как да изберете правилната услуга за заплати за вашия малък бизнес

Обработката на заплатите е една от онези бизнес функции, които бързо стават незаменими. Щом наемете служители или започнете да плащате на изпълнители, ви е необходим надежден процес за изчисляване на възнагражденията, удържане на правилните данъци, подаване на формуляри навреме и водене на точни записи. За много собственици на малък бизнес заплатите започват като проста задача и после се превръщат в една от най-отнемащите време части от управлението на компанията.

Изборът на правилната услуга за заплати може да спести време, да намали грешките и да ви помогне да спазвате изискванията. Неправилният избор, от друга страна, може да доведе до закъснели подавания, недоволни служители и неочаквани такси. Ако създавате или разраствате бизнес, заплатите са основен бекофис процес, който си струва да бъде оценен внимателно.

Защо изборът на услуга за заплати е важен

Заплатите не се изчерпват само с издаването на възнаграждения. Доставчикът на услуги за заплати може също да обработва изчисления на данъци, директни преводи, удръжки по запори, удръжки за обезщетения, годишни формуляри и държавни и федерални подавания. Когато процесът е управляван правилно, екипът ви получава заплащане точно и навреме, а бизнесът ви избягва много предотвратими проблеми със спазването на изискванията.

Добрата услуга за заплати може да ви помогне да:

• Намалите ръчното въвеждане на данни и грешките в изчисленията
• Следите променящите се данъчни изисквания
• Плащате на служители и изпълнители по предвидим график
• Централизирате записите за отчетност и одити
• Спестите време на собствениците и мениджърите
• Подкрепите растежа, когато екипът ви се разширява в нови щати или роли

Тъй като заплатите влияят както на доверието на служителите, така и на спазването на изискванията към държавата, изборът на доставчик трябва да бъде обмислено решение, а не бърза покупка.

Започнете с нуждите на вашия бизнес

Преди да сравнявате доставчици, определете от какво реално се нуждае вашият бизнес. Услуга, която е идеална за местен екип от петима души, може да не е подходяща за компания с дейност в няколко щата или за бизнес със сезонна работна сила.

Първо си задайте тези въпроси:

• Колко служители имате в момента?
• Ще плащате ли и на изпълнители, освен на служители?
• Нуждаете ли се от директен депозит или от хартиени чекове?
• Работите ли в един щат или в няколко?
• Предлагате ли обезщетения, пенсионни планове или възстановяване на разходи?
• Имате ли почасови служители, наети служители или и двата вида?
• Очаквате ли скоро да наемате още хора?

Вашите отговори бързо ще стеснят избора. Доставчик, който е създаден за много прост процес на заплати, може на пръв поглед да изглежда евтин, но да стане неефективен, ако бизнесът ви расте или структурата на заплатите ви стане по-сложна.

Сравнявайте цените внимателно

Ценообразуването при заплатите може да изглежда просто на повърхността и объркващо отдолу. Много доставчици рекламират базова месечна такса плюс такса на служител. Други таксуват на всеки цикъл на заплати, на изпълнител или за конкретни добавки като подаване на данъци, поддръжка за няколко щата или годишни формуляри.

Когато преглеждате цените, гледайте отвъд основната сума.

Следете за скрити или допълнителни такси

Някои често срещани такси включват:

• Такси за настройка
• Такси за директен депозит
• Такси за годишни формуляри
• Такси за подаване на данъци
• Такси за обработка на W-2 и 1099
• Допълнителни такси за изменения или корекции
• Такси за ускорена поддръжка или извънредни цикли на заплати
• По-високи тарифи за многодържавна обработка на заплати

Поискайте от всеки доставчик пълна писмена разбивка на цените. Трябва да знаете не само какво ще плащате този месец, но и какво ще се случи, когато екипът ви нарасне или нуждите ви се променят.

Помислете за честотата на изплащане на заплатите

Седмичният, двуседмичният, полумесечният и месечният график на заплащане може да има различни ценови последици. Малко по-евтина услуга все пак може да струва повече общо, ако таксува на всяко изплащане и плащате по-често на служителите.

Целта не е да изберете най-евтиния вариант. Целта е да изберете опцията, която предлага най-добра обща стойност за вашия бизнес модел.

Проверете възможностите за данъчно подаване

Една от основните причини бизнесите да използват услуги за заплати е данъчното съответствие. Надеждният доставчик трябва точно да изчислява удръжките и да помага с подаването на данъците върху заплатите навреме.

Търсете поддръжка за:

• Федерални данъчни декларации за заплати
• Държавни данъчни декларации за заплати
• Местни данъчни задължения, където е приложимо
• Годишни данъчни документи
• Докладване за новоназначени служители
• Графици за внасяне и превеждане на сумите

Ако доставчикът само изчислява заплатите, но оставя отговорността за подаването на вас, това може да не е подходящият избор, освен ако нямате много силен вътрешен счетоводен процес. За повечето малки бизнеси автоматизираната поддръжка при подаване е една от най-ценните функции, които услугата за заплати може да предложи.

Оценете поддръжката за съответствие

Съответствието при заплатите се променя често. Данъчните ставки, трудовите закони, правилата за извънреден труд, задълженията за платен отпуск и изискванията за отчетност могат да се различават по щати и да се променят с времето. Добрата услуга за заплати трябва да ви помага да сте в крак с промените, вместо да ви оставя сами да тълкувате правилата.

Търсете функции като:

• Автоматични данъчни актуализации
• Известия за срокове за подаване
• Поддръжка за съответствие с трудовото и часовото законодателство
• Помощ с документи за новоназначени служители
• Инструменти за съответствие при работа в няколко щата
• Насоки за често срещани класификации при заплатите

Никаква услуга не може да премахне изцяло вашата правна отговорност, но качественият доставчик трябва да намали риска от пропуснати срокове и неточни подавания.

Уверете се, че работи с другите ви системи

Заплатите не съществуват изолирано. Те често се свързват със счетоводен софтуер, инструменти за отчитане на време, системи за управление на обезщетения и HR платформи. Колкото по-плавно тези системи комуникират, толкова по-малко ръчна работа трябва да върши екипът ви.

Интеграциите са важни, ако искате да:

• Импортирате автоматично отработените часове на служителите
• Синхронизирате записите за заплати със счетоводните данни
• Проследявате точно платения отпуск
• Управлявате удръжките за обезщетения без двойно въвеждане
• Намалите риска от несъответстващи данни

Ако вече използвате софтуер за счетоводство или отчитане на време, потвърдете, че услугата за заплати се интегрира безпроблемно с него. Доставчик, който ви принуждава да въвеждате едни и същи данни на няколко места, може да губи време и да увеличи риска от грешки.

Преценете лекотата на използване

Дори платформа за заплати с много функции е лош избор, ако е трудна за използване. Собственици на бизнес, офис мениджъри и счетоводители трябва да могат да обработват заплатите без сложна крива на обучение.

Удобната услуга за заплати трябва да предлага:

• Ясен табло за управление
• Лесна настройка на служители
• Лесен преглед на заплатите преди подаване
• Достъпни история и отчети за плащанията
• Достъп през мобилно устройство или браузър
• Ясни процеси за корекции

Ако е възможно, поискайте демонстрация или тестова среда. Обърнете внимание колко време отнема изпълнението на често срещани задачи. Система, която изглежда тромава в продажбения процес, обикновено е още по-неудобна, когато я използвате във всеки цикъл на заплати.

Разгледайте качеството на обслужването на клиенти

Когато нещо се обърка с заплатите, ви е нужна бърза и надеждна помощ. Поддръжката е по-важна, отколкото много купувачи очакват, особено когато наближава цикъл на изплащане или трябва спешно да се реши данъчен въпрос.

Задайте тези въпроси:

• Какви канали за поддръжка са налични?
• Включени ли са телефонна, имейл и чат поддръжка?
• Какво е работното време на поддръжката?
• Поддръжката за заплати от общо обслужване ли е или от специалисти?
• Колко бързо отговарят на спешни проблеми?
• Ще имате ли отделен представител?

Също така трябва да потърсите отзиви или препоръки, които споменават времето за реакция и решаването на проблеми. Доставчик с чудесен софтуер, но с лоша поддръжка, все пак може да създаде сериозни оперативни затруднения.

Потвърдете стандартите за сигурност на данните

Данните за заплати са чувствителни. Те включват имена на служители, номера на социални осигуровки, банкова информация, данни за възнагражденията и данъчна информация. Вашият доставчик трябва да приема сигурността сериозно.

Поне потърсете:

• Шифроване на данните при пренос и при съхранение
• Многофакторно удостоверяване
• Достъп, базиран на роли
• Сигурно съхранение на документи
• Одитни дневници или проследяване на активността
• Ясни политики за поверителност и обработка на данни

Ако доставчикът не може да обясни как защитава чувствителната информация, това е предупредителен знак. Сигурността на заплатите не е по избор.

Попитайте за мащабируемост

Най-добрата услуга за заплати за стартиращ бизнес не винаги е най-добрата за растяща компания. Ако очаквате да наемате повече хора, да се разширявате в други щати или да добавите обезщетения по-късно, ви е нужен доставчик, който може да расте с вас.

Помислете дали услугата може да поддържа:

• Повече служители без сериозно увеличение на цената
• Обработка на заплати едновременно за изпълнители и служители
• Многодържавна дейност
• Запори и специални удръжки
• Администриране на обезщетения
• Добавки за отчитане на време или HR

Растежът е по-лесен, когато системата ви за заплати не трябва да се сменя всеки път, когато бизнесът ви се променя.

Оценете внедряването и въвеждането в експлоатация

Смяната на доставчик за заплати може да бъде смущаваща, ако въвеждането е лошо управлявано. Преди да се ангажирате, разберете как протича преходът.

Попитайте за:

• Срокове за настройка на акаунта
• Прехвърляне на данни от текущия ви доставчик
• Импортиране на исторически заплати
• Настройка на самообслужване за служителите
• Поддръжка при първия преглед на заплатите
• Как се обработват корекциите по време на прехода

Структуриран процес на въвеждане може да предотврати пропуснати дати за плащане и дублирани записи. Ако доставчикът предлага помощ при внедряване, това е добър знак, че разбира реалното натоварване при смяна на системи.

Знайте кои функции са наистина необходими

Продуктите за заплати често обединяват много функции, но не всяка функция е необходима за всеки бизнес. Ключът е да различите полезната функционалност от добавките, които може никога да не използвате.

Често срещани функции при заплатите са:

• Директен депозит
• Автоматизирано данъчно подаване
• Плащане на изпълнители
• Проследяване на платен отпуск
• Липс и портали за служители
• Управление на обезщетения и удръжки
• Отчитане към главната книга
• Въвеждане на нови служители

Подредете функциите по важност, преди да започнете избора. Така по-лесно ще сравнявате доставчиците обективно, вместо да се влияете от ефектни добавки.

Предупредителни знаци, които да избягвате

Някои доставчици на заплати изглеждат удобни в началото, но по-късно създават проблеми. Бъдете внимателни, ако забележите:

• Неясно ценообразуване или неясни условия за фактуриране
• Ограничена поддръжка за данъчно подаване
• Лоши отзиви за пропуснати плащания или подавания
• Липса на обяснение за практиките за сигурност
• Труден интерфейс с малко обучение и поддръжка
• Слаби възможности за интеграция
• Липса на ясен процес за коригиране на грешки в заплатите

Ако доставчикът не може да обясни ясно нивото си на услуга, може да не е достатъчно надежден за критична бизнес функция.

Въпроси, които да зададете преди да решите

Използвайте структуриран списък преди да подпишете договор. Полезни въпроси включват:

• Какво включва базовата цена?
• Кои услуги се заплащат допълнително?
• Подавате ли всички изисквани данъци върху заплатите?
• Как обработвате грешки в заплатите?
• Какво се случва, ако трябва да пусна заплатите отново?
• Как служителите получават информацията си за възнагражденията?
• Може ли системата да поддържа бъдещия ми растеж?
• Как защитавате чувствителните данни за заплати?
• Каква поддръжка получавам по време на внедряването и след старта?

Отговорите ще ви помогнат да сравнявате доставчиците по съдържание, а не по маркетингови твърдения.

Изводът

Изборът на услуга за заплати е стратегическо решение за всеки малък бизнес. Най-добрият доставчик не е просто най-евтиният или този с най-много функции. Това е този, който отговаря на нуждите ви за заплати, подпомага съответствието, интегрира се със системите ви, защитава чувствителните данни и предлага надеждна услуга, когато това е най-важно.

Отделете време да сравните цени, поддръжка за подаване, сигурност, удобство за използване и обслужване на клиенти, преди да вземете решение. Добре избраната услуга за заплати може да спести часове административна работа и да помогне на бизнеса ви да плаща точно и навреме.

За основатели, които изграждат нова компания, заплатите са още една важна част от създаването на стабилна дейност. Изборът на правилния доставчик отрано може да направи растежа по-плавен и да намали напрежението около съответствието по-късно.