Как да създадете проформа отчет за паричните потоци за вашия бизнес

Проформа отчетът за паричните потоци е един от най-полезните инструменти за планиране, които един собственик на бизнес може да изгради. Той ви помага да прецените колко парични средства ще влязат и ще излязат от бизнеса за бъдещ период, за да можете рано да откриете недостиг, да се подготвите за растеж и да вземате по-уверени решения.

За стартъпи и малки бизнеси тази прогноза е особено важна. Една компания може да бъде печеливша на хартия и въпреки това да остане без пари, ако клиентите плащат бавно, разходите настъпват рано или еднократните начални разходи са по-големи от очакваното. Проформа отчетът за паричните потоци ви помага да видите тези разминавания във времето, преди да се превърнат в проблеми.

Ако учредявате ново LLC или корпорация, този вид прогноза може също да ви помогне да прецените дали бизнесът ви разполага с достатъчно капитал за покриване на разходи по учредяване, такси за регистриран агент, оборудване, инвентар, заплати, маркетинг и други ранни оперативни разходи.

Какво представлява проформа отчетът за паричните потоци?

Проформа отчетът за паричните потоци е ориентирана към бъдещето оценка на входящите и изходящите парични потоци на вашия бизнес за конкретен период, например месец, тримесечие или година. За разлика от историческия отчет за паричните потоци, който показва какво вече се е случило, проформа отчетът показва какво очаквате да се случи.

Той се изгражда около движението на парични средства, а не около счетоводната печалба. Това означава, че се фокусира върху това кога парите действително са получени и кога действително са платени. Това разграничение е важно, защото бизнесът може да отчита приходи и въпреки това да няма достатъчно пари в банковата сметка, за да плаща сметките си.

Пълният финансов план често включва три свързани прогнози:

• Проформа отчет за приходите и разходите, който оценява печалбата или загубата
• Проформа баланс, който оценява активите, пасивите и собствения капитал
• Проформа отчет за паричните потоци, който оценява наличността на парични средства

Заедно тези прогнози дават по-ясна представа за финансовото здраве на вашия бизнес.

Защо е важно

Проформа отчетът за паричните потоци ви помага да отговорите на практически въпроси като:

• Ще има ли бизнесът достатъчно пари за заплати и наем?
• Кога реално ще пристигнат плащанията от клиентите?
• Колко оборотен капитал е необходим, за да продължи бизнесът да работи?
• Ще има ли нужда бизнесът от заем, инвеститорско финансиране или вноски от собственика?
• Може ли бизнесът да си позволи да се разширява с планираното темпо?

За новите бизнеси отговорите на тези въпроси могат да оформят всичко - от момента на стартиране до плановете за наемане. За установените компании прогнозата за паричните потоци помага при разширяване, сезонно планиране и управление на риска.

Какво ви е необходимо, преди да започнете

Преди да изградите прогнозата си, съберете ключовите допускания, които движат паричните потоци. Колкото по-реалистични са входните ви данни, толкова по-полезна ще бъде прогнозата.

1. Начално парично салдо

Започнете със сумата пари, която в момента е налична в бизнес банковата сметка.

2. Очаквани входящи парични потоци

Те могат да включват:

• Приходи от продажби, събрани в брой или по сметка
• Плащания от клиенти по фактури
• Инвестиционен капитал
• Постъпления от заеми
• Грантове или други източници на финансиране
• Продажби на активи

3. Очаквани изходящи парични потоци

Те могат да включват:

• Покупки на инвентар
• Плащания за заплати и изпълнители
• Наем и комунални услуги
• Застраховки
• Данъци
• Плащания по заеми
• Маркетингови разходи
• Софтуерни абонаменти
• Професионални услуги
• Еднократни начални разходи

4. Допускания за времето на плащанията

Това е една от най-важните части на модела. Приходите невинаги се получават в момента, в който са заработени, а разходите невинаги се плащат в момента, в който са възникнали. Трябва да знаете:

• Колко време отнема на клиентите да платят
• Кога са дължими фактурите от доставчици
• Дали заплатите се плащат седмично, на две седмици или месечно
• Кои разходи се плащат предварително
• Кои разходи са сезонни или нередовни

5. Планирано финансиране

Ако очаквате да използвате спестявания, външна инвестиция или дългово финансиране, включете тези средства в прогнозата и отбележете кога ще постъпят.

Как да създадете проформа отчет за паричните потоци

Следвайте тези стъпки, за да изградите полезна прогноза.

Стъпка 1: Изберете периода на прогнозата

Решете дали ще прогнозирате месечно, тримесечно или седмично. Месечните прогнози работят добре за повечето малки бизнеси. Седмичните прогнози могат да бъдат по-подходящи за бизнеси с тесни маржове или бърз оборот на парични средства.

Добър хоризонт за планиране е 12 месеца за нов бизнес и 12 до 24 месеца за растящ бизнес.

Стъпка 2: Оценете входящите парични потоци

Избройте всеки очакван източник на парични средства за всеки период. Бъдете консервативни. Ако част от приходите са несигурни, намалете ги или ги преместете в по-късен период.

Например, ако продавате услуги при 30-дневни условия на плащане, продажба, направена през януари, може да донесе пари чак през февруари. Ако продавате продукти чрез онлайн магазин, част от парите може да пристигнат веднага, но трябва да се вземат предвид и възстановявания или оспорени плащания.

Стъпка 3: Оценете изходящите парични потоци

Избройте всяко планирано парично плащане. Включете фиксирани разходи, променливи разходи и еднократни начални разходи. Не забравяйте по-малко очевидни разходи като подаване на годишни отчети, разрешителни, професионални такси или подмяна на оборудване.

Новите бизнеси често подценяват ранните изходящи потоци, защото се фокусират върху приходите при стартиране и забравят за разходите по подготовка, които възникват преди началото на приходите.

Стъпка 4: Отчетете разликите във времето

Прогнозирането на паричните потоци е преди всичко въпрос на време. Печеливша продажба не помага, ако парите не пристигнат достатъчно скоро, за да се плати наемът.

Чести проблеми с времето включват:

• Клиенти, които плащат по-късно от очакваното
• Доставчици, които изискват депозити
• Заплати, които стават дължими преди клиентските плащания да бъдат изчистени
• Данъчни задължения, които се плащат тримесечно вместо месечно
• Сезонни пикове в покупките на инвентар

Изградете прогнозата си около реалните дати на плащане, а не само около счетоводните дати.

Стъпка 5: Изчислете нетния паричен поток

За всеки период извадете общите изходящи парични потоци от общите входящи парични потоци.

Нетен паричен поток = Входящи парични потоци - Изходящи парични потоци

Ако резултатът е положителен, паричните средства се увеличават. Ако резултатът е отрицателен, бизнесът използва повече пари, отколкото генерира.

Стъпка 6: Изчислете крайното парично салдо

Вземете началното парично салдо и добавете нетния паричен поток за периода.

Крайно парично салдо = Начално парично салдо + Нетен паричен поток

Това крайно салдо става началното салдо за следващия период.

Стъпка 7: Прегледайте най-ниските точки

Най-важната част от прогнозата не е крайното число. Това е най-ниското парично салдо в плана. Това е моментът, в който бизнесът най-вероятно ще има нужда от финансиране, отложени разходи или промяна в операциите.

Пример за прост проформа паричен поток

Ето основен месечен пример за нов бизнес.

Категория	Януари	Февруари	Март
Начално парично салдо	25,000	18,500	14,000
Входящи парични потоци от продажби	12,000	18,000	24,000
Вноска от собственика	0	0	0
Постъпления от заем	0	0	0
Общо входящи парични потоци	12,000	18,000	24,000
Заплати	8,000	8,000	9,000
Наем и комунални услуги	2,500	2,500	2,500
Инвентар или материали	6,000	8,000	10,000
Маркетинг и софтуер	1,500	2,000	2,500
Други разходи	500	2,000	1,500
Общо изходящи парични потоци	18,500	22,500	25,500
Нетен паричен поток	-6,500	-4,500	-1,500
Крайно парично салдо	18,500	14,000	12,500

Този пример показва бизнес, който все още изразходва повече пари, отколкото генерира всеки месец, въпреки че приходите растат. Подобна прогноза помага на собственика да види колко допълнителен капитал е необходим, преди паричното салдо да стане твърде ниско.

Как да тълкувате резултатите

След като прогнозата е готова, потърсете моделите.

Положителни тенденции в паричните средства

Ако паричните салда нарастват устойчиво, бизнесът може да има възможност да наема, да инвестира или да изгради резерв.

Отрицателни тенденции в паричните средства

Ако крайното салдо продължава да намалява, бизнесът може да се наложи да намали разходите, да ускори събиранията, да повиши цените или да осигури финансиране.

Сезонни колебания

Някои бизнеси са богати на парични средства през едно тримесечие и изпитват недостиг през друго. Търговията на дребно, озеленяването, данъчната подготовка и много потребителски услуги често се нуждаят от сезонно планиране, за да избегнат парично напрежение.

Финансови пропуски

Ако прогнозата показва недостиг, определете точния месец, в който се появява пропускът. Това е най-добрият момент да проучите възможности за финансиране, вместо да чакате, докато сметката е почти празна.

Чести грешки, които да избягвате

Смесване на печалба и парични средства

Печалбата и паричните средства не са едно и също. Бизнесът може да показва печалба, но все пак да няма достатъчно пари, ако вземанията не са платени или предстоят големи разходи.

Надценяване на приходите

Ранните прогнози често приемат, че продажбите ще пристигнат по-бързо, отколкото реално се случва. Използвайте реалистични допускания и заложете буфер.

Пренебрегване на времето на плащанията

Винаги моделирайте кога парите се събират и кога сметките се плащат. Времето често е разликата между здрава прогноза и подвеждаща такава.

Забравяне на еднократните разходи

Началните разходи, правните такси, покупките на оборудване и депозитите могат да окажат голямо влияние върху паричния поток. Включете ги от самото начало.

Оставяне на прогнозата непроменена

Проформа отчетът за паричните потоци трябва да се актуализира редовно. Ако продажбите, разходите или допусканията за времето се променят, прогнозата също трябва да се промени.

Добри практики за по-добра прогноза

• Използвайте консервативни допускания за приходите и събиранията
• Разделяйте фиксираните разходи от променливите разходи
• Включете резерв за неочаквани разходи
• Сравнявайте реалните резултати с прогнозните резултати всеки месец
• Актуализирайте модела, когато цените, броят на служителите или условията на доставчиците се променят
• Изградете сценарии за най-добър случай, очакван случай и най-лош случай

Планирането на сценарии е особено полезно за нови бизнеси. Ако прогнозата при най-добър сценарий изглежда отлична, но прогнозата при най-лош сценарий създава проблем с финансирането, знаете предварително, че ви е необходим резервен план.

Как това помага на новите бизнеси

За предприемачи, които учредяват нов бизнес, проформа отчетът за паричните потоци е повече от електронна таблица. Той е инструмент за планиране, който ви помага да решите дали компанията е готова да стартира, колко капитал й е необходим и колко бързо може да расте.

Ако стартирате LLC или корпорация, ранните ви разходи може да включват:

• Държавни такси за подаване на документи
• Услуги на регистриран агент
• Подготовка на оперативно споразумение или устав
• Бизнес лицензи и разрешителни
• Разходи за уебсайт и брандинг
• Оборудване, консумативи и инвентар
• Разходи за маркетингов старт
• Разходи за заплати или изпълнители

Реалистичната прогноза ви помага да разберете дали бизнесът може да понесе тези разходи, без да остане без пари. Този вид яснота подкрепя по-добри решения преди и след учредяването.

Заключителни мисли

Проформа отчетът за паричните потоци ви дава практическа представа за парите, с които бизнесът ви вероятно ще разполага в бъдеще. Той ви помага да планирате бавни клиентски плащания, сезонни промени, начални разходи и възможности за растеж.

Процесът е ясен: оценете входящите парични потоци, оценете изходящите парични потоци, отчетете времето и изчислете крайното салдо за всеки период. След като направите това, можете рано да откриете рискове и да вземате решения с повече увереност.

За всеки собственик на бизнес, особено за този, който стартира нова компания, планирането на паричните потоци не е по избор. То е един от основните инструменти за поддържане на финансова стабилност и изграждане на бизнес, който може да расте.

Тази статия е само с обща информационна цел и не представлява правен, данъчен или счетоводен съвет. За конкретни въпроси се консултирайте с лицензиран специалист.