Шағын бизнесіңізге дұрыс жалақы төлеу қызметін қалай таңдауға болады

Жалақы төлеу - бизнестегі тез арада маңызды болып кететін процестердің бірі. Қызметкерлерді жалдай бастағанда немесе мердігерлерге төлем жасай бастағанда, еңбекақыны дұрыс есептейтін, тиісті салықтарды ұстап қалатын, есепті уақытында тапсыратын және дәл жазбаларды сақтайтын сенімді жүйе қажет болады. Көптеген шағын бизнес иелері үшін жалақы төлеу бастапқыда қарапайым міндет сияқты көрінеді, бірақ кейін компанияны басқарудың ең көп уақыт алатын бөліктерінің біріне айналады.

Дұрыс жалақы төлеу қызметін таңдау уақытты үнемдеуге, қателерді азайтуға және талаптарға сай жұмыс істеуге көмектеседі. Ал қате таңдау кеш тапсырылған есептерге, ренжіген қызметкерлерге және күтпеген төлемдерге әкелуі мүмкін. Егер сіз бизнес құрып жатсаңыз немесе оны кеңейтіп жатсаңыз, жалақы төлеу - мұқият бағалауға тұрарлық негізгі back-office процесс.

Неліктен жалақы төлеу қызметін таңдау маңызды

Жалақы төлеу тек еңбекақыны аудару ғана емес. Провайдер салықтарды есептеуді, тікелей депозитті, жалақыдан ұсталымдарды, жеңілдіктер бойынша шегерімдерді, жыл соңындағы формаларды және штаттық әрі федералдық есептерді де атқара алады. Процесс дұрыс басқарылғанда, командаңыз еңбекақысын дәл және уақтылы алады, ал бизнесіңіз көптеген алдын алуға болатын талап бұзушылықтардан сақталады.

Жақсы жалақы төлеу қызметі сізге көмектесе алады:

• Қолмен дерек енгізу мен есептеу қателерін азайтуға
• Өзгеріп отыратын салық талаптарына ілесіп отыруға
• Қызметкерлер мен мердігерлерге төлемді тұрақты кесте бойынша жасауға
• Есеп беру және аудит үшін жазбаларды бір жерге шоғырландыруға
• Иелер мен менеджерлердің уақытын үнемдеуге
• Командаңыз жаңа штаттарға немесе рөлдерге кеңейген сайын өсуді қолдауға

Жалақы төлеу қызметі қызметкерлердің сеніміне де, мемлекеттік талаптарға сай болуға да әсер ететіндіктен, провайдерді таңдау асығыс шешім емес, әдейі қабылданатын шешім болуы тиіс.

Алдымен өз бизнес қажеттіліктеріңізді анықтаңыз

Провайдерлерді салыстырмас бұрын, бизнесіңізге нақты не қажет екенін анықтаңыз. Бес адамнан тұратын жергілікті команда үшін тамаша қызмет көп штатта жұмыс істейтін компанияға немесе маусымдық жұмыс күші бар бизнеске сәйкес келмеуі мүмкін.

Алдымен мына сұрақтарға жауап беріңіз:

• Қазір қанша қызметкеріңіз бар?
• Мердігерлерге де, қызметкерлерге де төлем жасайсыз ба?
• Тікелей депозит керек пе, әлде қағаз чек жеткілікті ме?
• Бір штатта жұмыс істейсіз бе, әлде бірнеше штатта ма?
• Жеңілдіктер, зейнетақы жоспарлары немесе өтемақылар ұсынайсыз ба?
• Сағаттық жалақы алатындар, айлық алатындар немесе екеуі де бар ма?
• Жақын арада жаңа адамдарды жалдауды жоспарлайсыз ба?

Жауаптарыңыз таңдау аясын тез тарылтады. Өте қарапайым жалақы төлеуге арналған провайдер бастапқыда арзан көрінуі мүмкін, бірақ бизнесіңіз өссе немесе жалақы құрылымы күрделенсе, ол тиімсіз болып қалады.

Бағаны мұқият салыстырыңыз

Жалақы төлеу бағасы сырттай қарапайым көрінуі мүмкін, бірақ ішінде күрделі болуы ықтимал. Көптеген провайдерлер базалық айлық төлемді және бір қызметкерге арналған қосымша төлемді көрсетеді. Басқалары әр төлем циклі үшін, әр мердігер үшін немесе салық тапсыру, бірнеше штатқа қолдау не жыл соңындағы формалар сияқты қосымша қызметтер үшін ақы алады.

Бағаны қарастырғанда, тек жарнамаланған негізгі сомамен шектелмеңіз.

Жасырын немесе қосымша төлемдерге назар аударыңыз

Кездесетін кейбір төлем түрлері:

• Орнату ақысы
• Тікелей депозит ақысы
• Жыл соңындағы формалар ақысы
• Салық тапсыру ақысы
• W-2 және 1099 өңдеу ақысы
• Түзетулер немесе толықтырулар үшін қосымша ақы
• Жедел қолдау немесе жоспардан тыс жалақы төлеу үшін ақы
• Бірнеше штаттағы жалақы үшін жоғары тариф

Әр провайдерден толық жазбаша баға бөлінісін сұраңыз. Сіз тек осы айда қанша төлейтініңізді ғана емес, командаңыз өскенде немесе қажеттіліктеріңіз өзгергенде не болатынын да білгіңіз келеді.

Жалақы төлеу жиілігін ескеріңіз

Апталық, екі апталық, айдың ортасы мен ай соңына бөлінген, сондай-ақ айлық жалақы кестелерінің құны әртүрлі болуы мүмкін. Сәл арзан қызметтің өзі әр төлем циклі үшін ақы алса, ал сіз қызметкерлерге жиірек төлесеңіз, жалпы алғанда қымбатқа түсуі мүмкін.

Мақсат - ең арзан нұсқаны таңдау емес. Мақсат - бизнес үлгіңізге ең жақсы жалпы құндылық беретін нұсқаны табу.

Салық тапсыру мүмкіндіктерін тексеріңіз

Бизнестердің жалақы төлеу қызметтерін қолдануының ең үлкен себептерінің бірі - салық талаптарына сай болу. Сенімді провайдер ұсталымдарды дұрыс есептеп, жалақы салығын уақытында тапсыруға көмектесуі тиіс.

Мына қолдауларды іздеңіз:

• Федералдық жалақы салығы бойынша есептер
• Штаттық жалақы салығы бойынша есептер
• Қолданылатын жерде жергілікті салық міндеттемелері
• Жыл соңындағы салық құжаттары
• Жаңа қызметкерді тіркеу туралы есеп беру
• Депозит және аударым кестелері

Егер провайдер тек еңбекақыны есептеп, тапсыру міндетін сізге қалдырса, әсіресе ішкі бухгалтерлік процесіңіз өте мықты болмаса, бұл сізге сәйкес келмеуі мүмкін. Көптеген шағын бизнес үшін автоматтандырылған тапсыру қолдауы - жалақы төлеу қызметінің ең құнды мүмкіндіктерінің бірі.

Сәйкестік қолдауын бағалаңыз

Жалақы төлеу саласындағы талаптар жиі өзгереді. Салық мөлшерлемелері, еңбек заңдары, артық жұмыс уақыты ережелері, ақылы демалыс міндеттемелері және есеп беру талаптары штатқа қарай әртүрлі болуы және уақыт өте өзгеруі мүмкін. Жақсы жалақы төлеу қызметі сізге ережелерді өзіңіз түсіндіруге қалдырмай, оларды бақылап отыруға көмектесуі керек.

Мынадай мүмкіндіктерді қараңыз:

• Салық жаңартуларының автоматты түрде енгізілуі
• Тапсыру мерзімдері туралы ескертулер
• Еңбек және жұмыс уақыты талаптарына қолдау
• Жаңа қызметкер құжаттары бойынша көмек
• Көп штатқа арналған сәйкестік құралдары
• Жалақы жіктеулеріне қатысты нұсқаулық

Ешбір қызмет сіздің заң алдындағы жауапкершілігіңізді толық алып тастай алмайды, бірақ сапалы провайдер мерзімдерді өткізіп алу және қате тапсыру қаупін азайтуы тиіс.

Басқа жүйелеріңізбен үйлесімділігін тексеріңіз

Жалақы төлеу оқшау түрде жұмыс істемейді. Ол көбіне бухгалтерлік бағдарламамен, уақытты есепке алу құралдарымен, жеңілдіктерді басқарумен және HR жүйелерімен байланысады. Бұл жүйелер қаншалықты жақсы байланысса, командаңыздың қолмен істейтін жұмысы соншалықты азаяды.

Үйлесімділік мына жағдайда маңызды:

• Қызметкерлердің жұмыс сағатын автоматты түрде импорттау үшін
• Жалақы жазбаларын бухгалтерлік есеппен синхрондау үшін
• Ақылы демалысты дәл бақылау үшін
• Жеңілдіктер шегерімдерін қайталап енгізусіз басқару үшін
• Деректердің сәйкес келмеу ықтималдығын азайту үшін

Егер сіз қазірдің өзінде бухгалтерия немесе уақытты қадағалау үшін бағдарламалар қолдансаңыз, жалақы төлеу қызметі олармен дұрыс интеграцияланатынын растаңыз. Бір ақпаратты бірнеше жерге қайта енгізуді талап ететін провайдер уақытты ысырап етіп, қателер қаупін арттырады.

Қолдану жеңілдігін бағалаңыз

Функциялары көп платформа да, егер оны қолдану қиын болса, дұрыс таңдау емес. Бизнес иелері, кеңсе менеджерлері және бухгалтерлер жалақыны күрделі үйрену қисығынсыз жүргізе алуы керек.

Пайдалануға ыңғайлы жалақы төлеу қызметі мыналарды ұсынуы тиіс:

• Түсінікті бақылау тақтасы
• Қызметкерді оңай қосу
• Жіберер алдындағы жалақыны алдын ала тексеру мүмкіндігі
• Еңбекақы тарихы мен есептерге оңай қолжетімділік
• Мобильді немесе браузер арқылы қол жеткізу
• Түзетудің қарапайым рәсімдері

Мүмкін болса, демо нұсқаны немесе сынақ ортасын сұраңыз. Күнделікті қарапайым тапсырмаларды орындауға қанша уақыт кететініне назар аударыңыз. Сату кезеңінің өзінде түсініксіз көрінетін жүйе, оны әр төлем циклінде қолданғанда одан да қиын сезіледі.

Клиенттерге қолдау сапасын қараңыз

Жалақы төлеуде ақау шықса, сізге тез әрі сенімді көмек керек. Қолдау көптеген сатып алушылар ойлағаннан да маңызды, әсіресе төлем циклі жақындағанда немесе салық мәселесі шұғыл шешімді қажет еткенде.

Мына сұрақтарды қойыңыз:

• Қандай қолдау арналары бар?
• Телефон, электрондық пошта және чат қолдауы қосылған ба?
• Қолдау уақыты қандай?
• Жалақыға қатысты қолдауды жалпы клиенттерге қызмет көрсету мамандары ма, әлде арнайы мамандар ма көрсетеді?
• Шұғыл мәселелерге қаншалықты жылдам жауап береді?
• Сізге жеке менеджер бекітіле ме?

Сондай-ақ жауап беру уақыты мен мәселені шешу сапасы туралы пікірлерді немесе сілтемелерді қарап шығыңыз. Бағдарламасы мықты, бірақ қолдауы нашар провайдер де елеулі операциялық қиындықтар тудыруы мүмкін.

Деректер қауіпсіздігі стандарттарын растаңыз

Жалақы төлеу деректері өте сезімтал. Оның ішінде қызметкердің аты-жөні, Әлеуметтік сақтандыру нөмірлері, банк шотының деректері, өтемақы мәліметтері және салық ақпараты болады. Провайдеріңіз қауіпсіздікке жауапкершілікпен қарауы тиіс.

Кемінде мыналарға назар аударыңыз:

• Деректерді тасымалдау кезінде және сақтауда шифрлау
• Көп факторлы аутентификация
• Рөлге негізделген рұқсаттар
• Қауіпсіз құжат сақтау
• Аудит журналдары немесе әрекет тарихы
• Құпиялық және деректерді өңдеу саясатының анық болуы

Егер провайдер сезімтал ақпаратты қалай қорғайтынын түсіндіре алмаса, бұл - ескерту белгісі. Жалақы қауіпсіздігі міндетті шарт.

Масштабталуын бағалаңыз

Старт-ап үшін ең жақсы жалақы төлеу қызметі өсіп келе жатқан компания үшін ең жақсысы бола бермейді. Егер сіз адамдар санын көбейтуді, басқа штаттарға кеңеюді немесе кейінірек жеңілдіктер қосуды жоспарласаңыз, сізге бизнесіңізбен бірге өсе алатын провайдер қажет.

Қызметтің мыналарды қолдай алатынын қарастырыңыз:

• Айтарлықтай баға секірісінсіз қызметкерлер санын көбейту
• Мердігерлер мен қызметкерлерге арналған төлемді бірге басқару
• Бірнеше штатта жұмыс істеу
• Ұсталымдар мен арнайы шегерімдер
• Жеңілдіктерді басқару
• Уақытты есепке алу немесе HR қосымшалары

Бизнесіңіз өзгерген сайын жалақы жүйесін қайта ауыстырудың қажеті болмаған кезде өсу әлдеқайда жеңіл болады.

Енгізу және іске қосу процесін бағалаңыз

Жалақы төлеу провайдерін ауыстыру, егер onboarding дұрыс басқарылмаса, қиындық тудыруы мүмкін. Келісім бермей тұрып, ауысу процесі қалай жүретінін анықтаңыз.

Мына жайттарды сұраңыз:

• Есептік жазбаны орнату мерзімі
• Қазіргі провайдерден деректерді көшіру
• Бұрынғы жалақы жазбаларын импорттау
• Қызметкерлердің өзін-өзі қызмет көрсетуін баптау
• Алғашқы жалақыны қарау кезінде қолдау
• Ауысу кезеңіндегі түзетулер қалай өңделеді

Жүйелі onboarding процесі төлем күнінің өткізіліп кетуін және қайталанатын жазбаларды болдырмауға көмектеседі. Егер провайдер енгізу кезінде қолдау ұсынса, бұл оның жүйені ауыстырудың практикалық қиындығын жақсы түсінетінін көрсетеді.

Қай функциялар шынымен қажет екенін біліңіз

Жалақы төлеу өнімдері көбіне көптеген функцияны бірге ұсынады, бірақ олардың бәрі әр бизнес үшін бірдей маңызды емес. Ең бастысы - пайдалы мүмкіндіктер мен сіз ешқашан пайдаланбауыңыз мүмкін артық толықтыруларды ажырата білу.

Кең таралған жалақы төлеу функциялары мыналар:

• Тікелей депозит
• Автоматты салық тапсыру
• Мердігерлерге төлем
• Демалыс уақытын есепке алу
• Еңбекақы түбіртектері мен қызметкер порталдары
• Жеңілдіктер мен ұсталымдарды басқару
• Бас кітапқа арналған есептер
• Жаңа қызметкерді onboard ету

Сатып алмас бұрын функцияларды маңыздылығына қарай реттеңіз. Сонда көз тартатын қосымшалардың ықпалына түспей, провайдерлерді объективті салыстыру оңай болады.

Аулақ болу керек ескерту белгілері

Кейбір жалақы төлеу провайдерлері алғашында ыңғайлы көрінгенімен, кейін қиындық тудыруы мүмкін. Мына белгілерді байқасаңыз, сақ болыңыз:

• Бағасы бұлдыр немесе төлем шарттары түсініксіз
• Салық тапсыруға қолдау шектеулі
• Төлемдер немесе есептер өткізіліп кеткені туралы нашар пікірлер
• Қауіпсіздік тәжірибесі туралы түсіндіру жоқ
• Үйренуге қиын интерфейс және әлсіз оқу қолдауы
• Интеграция мүмкіндіктері әлсіз
• Жалақыдағы қателерді түзетудің анық процесі жоқ

Егер провайдер өз қызмет деңгейін анық түсіндіре алмаса, ол маңызды бизнес процесі үшін сенімді болмауы мүмкін.

Шешім қабылдар алдында қойылатын сұрақтар

Келісімшартқа қол қоймас бұрын құрылымды тексеру тізімін пайдаланыңыз. Пайдалы сұрақтар:

• Базалық бағаға не кіреді?
• Қандай қызметтер бөлек төленеді?
• Барлық қажет жалақы салығын сіз тапсырасыз ба?
• Жалақы қатесі туындаса, оны қалай шешесіз?
• Жалақыны қайта жүргізу қажет болса не болады?
• Қызметкерлер өз жалақы ақпаратын қалай көреді?
• Жүйе менің болашақтағы өсуімді қолдай ала ма?
• Сіз сезімтал жалақы деректерін қалай қорғайсыз?
• Іске қосу кезінде және кейін қандай қолдау аламын?

Жауаптар провайдерлерді маркетингтік уәделермен емес, нақты мазмұнымен салыстыруға көмектеседі.

Қорытынды

Жалақы төлеу қызметін таңдау кез келген шағын бизнес үшін стратегиялық шешім. Ең жақсы провайдер тек ең арзан немесе ең көп функциясы бар нұсқа емес. Ол сіздің жалақы қажеттіліктеріңізге сәйкес келуі, талаптарға сай болуды қолдауы, жүйелеріңізбен интеграциялануы, сезімтал деректерді қорғауы және ең қажет кезде сенімді қызмет көрсетуі тиіс.

Шешім қабылдамас бұрын бағаны, салық тапсыру қолдауын, қауіпсіздікті, қолдану ыңғайлылығын және клиенттерге қызмет көрсетуді салыстыруға уақыт бөліңіз. Дұрыс таңдалған жалақы төлеу қызметі әкімшілік жұмысты бірнеше сағатқа қысқартып, бизнесіңізге адамдарға дәл әрі уақтылы төлеуге көмектеседі.

Жаңа компания құрып жатқан құрылтайшылар үшін жалақы төлеу тұрақты операцияны орнатудың тағы бір маңызды бөлігі болып табылады. Дұрыс провайдерді ерте таңдау өсуді жеңілдетіп, кейінгі сәйкестік қысымын азайтады.