Как да получите заверени копия на бизнес документи във всеки щат

Заверените копия са от онези бизнес документи, за които обикновено не мислите, докато банка, кредитор, служба за регистрация в чужбина или държавна агенция не поиска такъв. Когато това се случи, бързината и точността имат значение. Ако управлявате LLC, корпорация или друг формален бизнес субект, да знаете какво представлява завереното копие и как да го получите, може да ви спести време при важна регистрация или сделка.

Това ръководство обяснява какво представляват заверените копия, кога бизнесите обикновено се нуждаят от тях, с какво се различават от нотариално заверените копия и как да ги поискате по начин, който избягва забавяния.

Какво е заверено копие?

Завереното копие е официално копие на документ, издадено от държавната служба, която съхранява оригиналния запис. За бизнес субекти тази служба обикновено е Secretary of State или подобна държавна агенция за подаване на документи.

Ключовото е, че завереното копие не е просто фотокопие. То включва официална заверка, която потвърждава, че копието съответства на записа, съхраняван в държавата. Именно тази заверка придава на документа правна тежест, когато го представяте пред друга институция или агенция.

Често срещани бизнес документи, които могат да бъдат заверени, включват:

• Articles of Organization
• Articles of Incorporation
• Certificates of Formation
• Amendments
• Annual reports
• Foreign qualification filings
• Certificates of good standing в някои случаи

Кога бизнесите се нуждаят от заверени копия?

Заверени копия често се изискват, когато трета страна се нуждае от доказателство за бизнес регистрация и иска официален държавно издаден документ вместо оригиналните документи.

Може да ви е необходимо такова копие за:

• Откриване на фирмена банкова сметка
• Кандидатстване за финансиране или инвеститорска проверка на дължимата грижа
• Регистриране на бизнес в друг щат
• Подаване на документи за апостил или удостоверяване за международна употреба
• Отговор на правни, съответствени или договорни изисквания
• Проверка на учредяването или статута на компанията пред държавна служба

В много случаи страната, която иска документа, не иска самото първоначално подаване. Тя иска заверена от щата версия, защото е по-лесна за проверка и по-малко рискова за изпращане от оригиналния документ.

Заверено копие срещу нотариално заверено копие срещу оригинален документ

Тези термини често се бъркат, но не са взаимозаменяеми.

Заверено копие

Завереното копие се издава от държавната агенция, която съхранява официалния бизнес запис. То потвърждава, че копието съответства на това, което е в държавния архив.

Нотариално заверено копие

Нотариално завереното копие обикновено е фотокопие, което нотариус е удостоверил като вярно копие на оригинала. Нотариалната заверка потвърждава самоличността и действието на подписващия или удостоверяващия, но не замества държавната заверка.

Оригинален документ

Оригиналният документ е първоначалното подадено или подписано писмено изложение. Някои агенции и чуждестранни власти може да приемат оригинали, но изпращането им може да е рисковано, ако трябва да ги запазите за своите архиви.

За повечето официални бизнес регистрации завереното копие е най-сигурният и най-широко приеман вариант.

Защо заверените копия са важни за съответствието и растежа

С развитието на бизнеса той обикновено взаимодейства с повече институции, които изискват стандартизирано доказателство за учредяване и правомощия. Заверените копия помагат да се покаже, че вашият бизнес съществува в добро състояние според държавната система за записи и че подадените документи са легитимни.

Те могат да бъдат полезни и в ситуации, в които сделката преминава през щатски или национални граници. Например банка в един щат може да се нуждае от доказателство за учредяване от друг щат, или чуждестранен орган може да изиска заверен документ, преди да приеме бизнес документа за използване в чужбина.

Тъй като често става въпрос за срокове, които не търпят отлагане, полезно е да имате процес за бързо получаване на тези документи.

Как да поискате заверено копие

Точният процес зависи от щата, но повечето заявки следват една и съща основна схема.

1. Определете необходимия документ

Потвърдете кой точно документ иска страната, която го изисква. Това може да е документът за учредяване, изменение, сертификат или друг щатски документ.

2. Намерете агенцията по подаване на документи

Повечето заверени копия на бизнес документи се издават от Secretary of State. Някои щати използват отдел за корпорации или подобна служба.

3. Изберете начин на заявяване

Щатите могат да предлагат един или повече от следните варианти:

• Онлайн заявка
• Заявка по пощата
• Лична заявка
• Бърза услуга

Онлайн поръчката често е най-бързият вариант, когато е налична.

4. Предоставете данни за субекта

Обикновено ще са ви нужни основни данни като:

• Юридическо име на бизнеса
• Вид на субекта
• Щат на учредяване
• Номер на субекта, ако е наличен
• Конкретният поискан документ
• Данни за адрес за доставка или получаване

5. Платете приложимата такса

Щатите обикновено начисляват такса за заявката, а някои начисляват и на страница или допълнителни такси за доставка. Таксите и сроковете за обработка варират значително.

6. Изчакайте обработка

Времето за обработка може да варира от незабавен онлайн достъп до няколко работни дни или повече при заявки по пощата.

Какво да проверите преди да подадете заявка

Малка грешка може да забави всичко. Преди да подадете, проверете:

• Точното юридическо име на субекта
• Правилната юрисдикция
• Датата на подаване или вида на записа, ако е поискано
• Дали ви е нужно заверено копие на един документ или на няколко
• Дали получаващата страна изисква апостил, превод или допълнително удостоверяване
• Дали заявката трябва да бъде изпратена по пощата до конкретна служба или може да бъде подадена онлайн

Ако документът ще се използва извън Съединените щати, потвърдете дали крайната институция изисква заверено копие, апостил или и двете.

Какви разлики между щатите да очаквате

Няма единен национален процес за заверени копия. Всеки щат определя свои правила, такси и срокове за обработка. Някои щати предлагат незабавен онлайн достъп до определени документи, докато други изискват писмени заявки или обработка през публична служба.

Очаквайте различия в:

• Структурата на таксите
• Наличността онлайн
• Такси на страница
• Скоростта на обработка
• Опции за бързо обслужване
• Дали се изискват цветни или подпечатани копия

Тъй като тези правила се променят, най-добре е да проверите актуалната процедура в съответния щат, преди да подадете заявка.

Чести причини за забавяне на заявки за заверени копия

Повечето забавяния могат да бъдат избегнати. Чести причини са:

• Заявяване на грешен тип документ
• Използване на остаряло фирмено име
• Пропускане на номера на субекта, когато е необходим
• Изпращане на плащане в грешен формат
• Избор на грешна държавна служба
• Искане на удостоверяване, когато получаващата страна иска само заверено копие
• Липсващи инструкции за доставка при международна употреба

Внимателната проверка преди подаване обикновено предотвратява повторна работа.

Заверени копия за LLC и корпорации

LLC и корпорациите най-често се нуждаят от заверени копия на документите за учредяване и последващи изменения. Логиката на заявката е същата, но имената на документите може да се различават според вида на субекта и щата.

За LLC често се изискват:

• Articles of Organization
• Certificate of Formation
• Amendments към оперативния запис

За корпорация често се изискват:

• Articles of Incorporation
• Certificate of Incorporation
• Amendments
• Annual reports в някои случаи

Ако не сте сигурни кой документ да поискате, съпоставете заглавието на документа с името на подадения запис в щатския архив.

Как Zenind помага на собствениците на бизнес да бъдат организирани

Когато се появят срокове за съответствие, регистрации в чужди щати или банкови изисквания, собствениците на бизнес се нуждаят от надежден достъп до документи за учредяване и поддръжка. Zenind помага на предприемачите да бъдат организирани с инструменти и услуги, които подпомагат учредяването на бизнес и текущото съответствие в Съединените щати.

Това означава по-малко забавяния, когато бъде поискан заверен документ, и по-малко време, прекарано в издирване на документи по време на сделка.

Практически контролен списък

Използвайте този контролен списък, преди да поискате заверено копие:

• Потвърдете точния необходим документ
• Проверете юридическото име на субекта
• Определете правилната държавна агенция
• Проверете онлайн и ускорените опции
• Прегледайте изискванията за плащане
• Потвърдете дали е необходим и апостил или превод
• Запазете копие от заявката и разписката за вашите архиви

Финални мисли

Заверените копия са малък административен детайл, който може да има голямо значение. Независимо дали откривате банкова сметка, разширявате дейността си в друг щат или отговаряте на изискване за съответствие, правилният заверен документ помага да докажете бизнес записа бързо и ясно.

Ако вашата компания редовно обработва щатски документи, изградете прост процес за заявяване и съхраняване на заверени копия, за да сте готови, когато пристигне следващото изискване.