Как да наемете изпълнители на договор за вашия бизнес: Практическо ръководство за съответствие

Наемането на изпълнители на договор може да бъде един от най-ефективните начини да придвижите бизнеса си напред. Независимо дали ви е нужен дизайнер за обновяване на бранда, разработчик за актуализация на уебсайт, счетоводител за данъчния сезон или лицензиран специалист за еднократен проект, независимите изпълнители могат да ви дадат достъп до специализирани умения, без да добавяте служител на пълен работен ден към ведомостта.

За много собственици на малък бизнес изпълнителите са и практичен начин да запазят гъвкавост в ранните етапи на растеж. Можете да включвате помощ, когато ви е нужна, да увеличавате екипа за конкретен проект и да запазите основния си екип компактен. Ключът е да управлявате връзката правилно от самото начало. Това означава да изберете правилния човек, да определите ясно обхвата, да оформите споразумението в писмен вид и да разбирате данъчните и съответстващите нормативни правила, които се прилагат за вашия бизнес.

Какво е изпълнител на договор?

Изпълнителят на договор, често наричан независим изпълнител, е лице или фирма, които наемате за изпълнение на конкретна задача или проект. Обикновено изпълнителят отговаря за начина, по който се извършва работата, какви инструменти се използват и кога работата ще бъде завършена, стига крайният резултат да отговаря на условията на споразумението.

Това е различно от служител. Служителите по принцип работят под ръководството на работодателя, използват фирмени системи и процедури и могат да получават придобивки, обучение и удържане на данъци от заплатата. За разлика от тях изпълнителите обикновено работят самостоятелно и фактурират услугите си.

Прост начин да го мислите е следният: ако ви е нужна постоянна работа под ваш пряк контрол, може да ви е нужен служител. Ако ви е нужна определена услуга или конкретен резултат от човек, който управлява собствен бизнес, изпълнителят може да е по-подходящият избор.

Кога има смисъл да наемете изпълнител

Не всяка бизнес необходимост изисква ново назначение. Изпълнителите са особено полезни, когато работата е:

• Базирана на проект, а не постоянна
• Високоспециализирана или техническа
• Сезонна или временна
• Извън основната експертиза на вашия екип
• По-добре възложена на външен професионалист със собствени инструменти или оборудване

Примери:

• Уеб разработчик, който изгражда или поправя сайт
• Графичен дизайнер, който създава лого или бранд пакет
• Книговодител, който подготвя месечни отчети
• Юрист, който преглежда договори
• Занаятчия, който извършва ремонтни работи
• Маркетинг консултант, който управлява кратка кампания

Изпълнителите често са разумен избор за нови компании, които все още изграждат своите процеси. Вместо да наемате на пълен работен ден за всяка нужда, можете да включвате външна помощ според растежа на бизнеса.

Къде да намерите квалифицирани изпълнители

Намирането на правилния изпълнител обикновено започва със съчетание от препоръки и онлайн проучване.

Поискайте препоръки

Препоръките от уста на уста могат да бъдат най-бързият начин да намерите надежден талант. Попитайте собственици на бизнес, колеги, доставчици или местни професионалисти с кого са работили и защо биха го препоръчали.

Търсете по индустрия

Много изпълнители рекламират услугите си чрез платформи, специфични за индустрията, професионални асоциации или сайтове с портфолиа. Най-добрият източник зависи от вида работа, който ви е нужен.

• Дизайнерите често показват работата си в платформи за портфолио
• Разработчиците могат да използват хранилища с код или професионални профили
• Лицензираните специалисти често могат да бъдат проверени чрез щатски регистри за лицензи
• Квалифицирани занаятчии може да са обявени в местни директории или търговски асоциации

Проверете квалификациите

Преди да наемете, потвърдете, че изпълнителят е квалифициран да извърши работата. В зависимост от услугата това може да включва:

• Бизнес уебсайт или портфолио
• Препоръки от предишни клиенти
• Щатски или местни лицензи
• Застрахователно покритие, когато е приложимо
• Членство в съответни професионални организации

Малко предварителна проверка може да предотврати скъпи проблеми по-късно.

Как да оцените изпълнител преди наемане

След като имате кратък списък, отделете време да оцените не само цената. Най-ниската оферта не винаги е най-добрата стойност, ако изпълнителят не може да спазва срокове, да комуникира ясно или да достави използваема работа.

Прегледайте портфолиото или примерни работи

Търсете качество, последователност и релевантност. Изпълнител, който вече е правил подобна работа, по-вероятно ще разбира очакванията и процеса на вашия проект.

Проверете препоръки

Попитайте предишни клиенти за комуникацията, надеждността, решаването на проблеми и крайния резултат. Добрите препоръки трябва да могат да кажат не само че работата е завършена, но и как изпълнителят е реагирал на редакции или затруднения.

Задайте практични въпроси

Използвайте интервюто, за да изясните процеса, наличността и съвместимостта. Добри въпроси са:

• Как обикновено управлявате проекти като този?
• Каква информация ви е нужна от мен, за да започнете?
• Как се справяте с ревизии или промени в обхвата?
• Какво е типичното ви време за изпълнение?
• Ще извършите ли работата лично или ще използвате подизпълнители?

Започнете с по-малък проект, ако е възможно

Ако не сте сигурни дали пасването е добро, помислете да започнете с по-малка задача, преди да се ангажирате с по-голям договор. Това ви дава възможност да оцените комуникацията и качеството с по-малък риск.

Оформете споразумението в писмен вид

Писменото споразумение е една от най-важните части при наемането на изпълнител. Дори когато работата е проста, ясен договор намалява объркването и защитава и двете страни.

Поне споразумението трябва да обхваща:

• Обхват на работата
• Доставки и резултати
• Крайни срокове и етапи
• Условия за плащане
• Ограничения за ревизии
• Собственост върху крайния резултат
• Изисквания за конфиденциалност
• Условия за прекратяване
• Кой предоставя инструменти, софтуер или материали

Ако проектът включва интелектуална собственост, уверете се, че договорът обяснява кой притежава завършената работа и кога собствеността се прехвърля.

Ако изпълнителят ще има достъп до чувствителна бизнес информация, може да искате и клауза за конфиденциалност или отделно споразумение за неразкриване.

Определете ясни очаквания от самото начало

Изпълнителят трябва да разбира как изглежда успехът, преди работата да започне. Бъдете конкретни относно приоритетите, особено ако едновременно балансирате бюджет, скорост и качество.

Например, ако пускате нова продуктова страница и скоростта е по-важна от сложния дизайн, кажете го. Ако точността е по-важна от бързото изпълнение, кажете и това. Ясните приоритети помагат на изпълнителя да взема по-добри решения и намаляват нуждата от преработване.

Помага и да решите как ще комуникирате:

• Кой е основното лице за контакт?
• Колко често трябва да има проверки за напредък?
• В какъв формат трябва да бъдат актуализациите?
• Как трябва да се обработват въпросите и одобренията?

Колкото по-ясни сте относно процеса, толкова по-гладко обикновено протича работата.

Коректно обработвайте данъчните формуляри и плащанията

След като наемете изпълнител, административната страна е също толкова важна, колкото и самата работа.

Изискайте W-9

Преди да платите на изпълнител, поискайте попълнен формуляр W-9. Това ви помага да съберете правното име, данъчната класификация и идентификационния номер на данъкоплатеца на изпълнителя.

Следете плащанията

Водете точни записи за това колко и кога плащате. Подредените записи улесняват годишното отчитане и помагат при счетоводството, ако по-късно възникнат въпроси.

Знайте кога може да е необходим 1099

Ако платите на независим изпълнител 600 долара или повече през годината за услуги, може да се наложи да издадете 1099-NEC и да предоставите необходимото копие на IRS и на изпълнителя до приложимия краен срок.

Тъй като правилата за отчитане могат да се променят и може да зависят от вида на плащането, добра идея е да потвърдите актуалните изисквания за подаване с квалифициран данъчен специалист или с IRS.

Избягвайте неправилна класификация на работници

Една от най-големите грешки, които бизнесите допускат, е да третират изпълнител като служител. Класификацията на работника има значение, защото засяга данъците, трудовите задължения и риска за съответствие.

IRS и други органи разглеждат действителните работни отношения, а не само обозначението в договора. Ако вашият бизнес контролира кога лицето работи, как се изпълнява работата и дали може да поема други клиенти, отношенията може да приличат повече на трудово правоотношение.

Бъдете внимателни, ако правите някое от следните неща:

• Определяте фиксирано работно време за изпълнителя
• Изисквате изпълнителят да използва вашата вътрешна обучителна система за служители
• Осигурявате инструменти и оборудване, които изпълнителят обикновено би предоставил сам
• Ограничавате изпълнителя да работи с други
• Управлявате лицето така, сякаш е на заплата

Ако работните отношения започнат да наподобяват трудово правоотношение, може да е време да преоцените договора. При съмнение се консултирайте с квалифициран специалист по трудово или данъчно право.

Управлявайте отношенията професионално

Добрите отношения с изпълнители се изграждат върху структура и доверие. След като проектът започне, останете организирани.

Използвайте етапи

При по-големи проекти разделете работата на фази. Етапите улесняват прегледа на напредъка, одобряването на резултатите и управлението на паричния поток.

Преглеждайте работата преди плащане

Не приемайте плащането като заместител на проверката на качеството. Прегледайте внимателно резултата, за да се уверите, че съответства на договора, използваем е в очаквания формат и отговаря на стандарта, който сте обсъдили.

Дръжте комуникацията документирана

Имейли, инструменти за управление на проекти и писмени одобрения създават запис на решенията. Този запис е полезен, ако трябва да разрешите въпрос за обхвата или да обясните защо е било одобрено изменение.

Плащайте навреме

Изпълнителите разчитат на навременно плащане, а бързото плащане помага за изграждане на добра работна връзка. Ако договорът допуска междинни плащания или аванси, спазвайте договорения график.

Често срещани грешки, които да избягвате

Наемането на изпълнител е лесно, когато поддържате процеса дисциплиниран. Следните грешки причиняват много от избежимите проблеми:

• Използване на неясни формулировки за обхвата
• Пропускане на писмен договор
• Неизискване на W-9
• Пренебрегване на задълженията за 1099 отчитане
• Микромениджмънт на изпълнителя като служител
• Забравяне да потвърдите лицензи или застраховка
• Плащане без преглед на крайния резултат
• Предположение, че всички независими работници са еднакви за данъчни цели

Няколко допълнителни стъпки в началото могат да спестят време, пари и проблеми със съответствието по-късно.

Как Zenind подпомага растящите бизнеси

Ако изграждате нова компания, наемането на изпълнители е само една част от по-голямата картина. Нуждаете се и от стабилна структура на бизнеса, правилни документи за учредяване и последователни навици за съответствие.

Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат своя бизнес в САЩ с услуги, създадени за яснота и ефективност. Тази основа улеснява наемането на изпълнители на договор, разделянето на бизнес и личните операции и поддържането на компанията подредена, докато расте.

За основателите, които искат да останат фокусирани върху изпълнението, такъв тип подкрепа може да направи ежедневното управление на бизнеса много по-лесно.

Заключителни мисли

Наемането на изпълнители на договор може да помогне на бизнеса ви да се движи по-бързо, да остане лек и да получава достъп до специализирана експертиза точно когато ви е нужна. Процесът работи най-добре, когато ясно определите ролята, внимателно оцените изпълнителя, използвате писмен договор и правилно управлявате данъчните и класификационните въпроси.

Ако изградите тези навици отрано, изпълнителите могат да се превърнат в надеждна част от стратегията ви за растеж, а не в източник на объркване. За новите собственици на бизнес това означава повече гъвкавост, по-добри резултати и по-чист път към дългосрочно съответствие.