Ръководство за апостил и заверка в Мисисипи за бизнес документи

Когато на бизнес в Мисисипи му се налага да използва документи в друга държава, значение има правилният вид удостоверяване. Някои държави изискват апостил. Други изискват заверка, понякога наричана удостоверяване или легализация. Мисисипи обработва и двата вида чрез Secretary of State, но процесът зависи от това къде ще се използва документът и как е бил първоначално издаден или подписан.

За компании, които се разширяват международно, тази стъпка може да възникне при учредителни документи, заверени копия, нотариално заверени споразумения, пълномощни, банкови документи и други официални бизнес документи. Разбирането на правилата преди подаване помага да се избегнат забавяния, отказани документи и ненужно повторно изпращане.

Какво прави апостилът

Апостилът е удостоверение, което потвърждава автентичността на публичен документ за използване в държава, която участва в Хагската конвенция за апостила. Вместо да преминава през по-дълга процедура на легализация чрез посолство, приемащата държава приема апостила като доказателство, че подписът или печатът върху документа е валиден.

Ако държавата на местоназначение не е част от Хагската конвенция за апостила, Мисисипи издава заверка. Целта е сходна: щатът потвърждава документа по начин, който чуждата държава може да разпознае.

На практика:

• Апостил = за държави по Хагската конвенция
• Заверка = за държави извън Хагската конвенция

Ако не сте сигурни към коя категория принадлежи дадена държава, потвърдете изискванията на държавата на местоназначение преди подаване.

Кои документи могат да бъдат апостилирани или заверени

Мисисипи може да удостоверява само документи, които отговарят на изискванията на щата. По принцип документът трябва да е свързан с Мисисипи по някакъв начин.

Чести бизнес примери включват:

• Учредителни документи за корпорация или LLC
• Сертификати за добро състояние
• Решения на борда
• Пълномощни
• Аффидевити и декларации под клетва
• Договори, които са правилно нотариално заверени
• Други бизнес документи, които носят допустим подпис или печат от Мисисипи

Secretary of State на Мисисипи посочва, че документите трябва да бъдат нотариално заверени от нотариус в Мисисипи или да носят подпис на обществен служител от Мисисипи, за да получат тази услуга.

Ако документът е издаден в друг щат, Мисисипи няма да го удостоверява. В такъв случай трябва да се свържете със Secretary of State на щата, в който документът е издаден.

Оригинал, заверено копие или нотариална заверка: какво ви е необходимо

Една от най-честите грешки на бизнеса е изпращането на грешната версия на документ.

Мисисипи по принцип изисква оригинални документи. За някои видове документи може да е необходимо заверено копие вместо обикновена фотокопия. При нотариално заверени документи нотариалната заверка трябва да е валидна и пълна преди подаване.

Няколко практически правила:

• Изпратете оригинала, когато щатът го изисква.
• Използвайте заверено копие, когато документът е такъв, който трябва да бъде издаден от съответна агенция.
• Уверете се, че всяка нотариална заверка е извършена правилно преди подаване.
• Не приемайте, че обикновено копие ще бъде прието.

За официални правителствени документи нотариус, който не е служител на издаващата агенция, обикновено не може да заверява или удостоверява копието. Това означава, че документи като актове за раждане, актове за смърт, шофьорски книжки, паспорти и карти за социално осигуряване обикновено трябва да бъдат получени от надлежния издател като официални копия.

Процесът за апостил и заверка в Мисисипи

Процесът на подаване в Мисисипи е ясен, след като знаете какво да подготвите.

1. Потвърдете държавата на местоназначение

Първо определете дали държавата, в която ще се използва документът, е страна по Хагската конвенция. Ако е, поискайте апостил. Ако не е, поискайте заверка.

2. Подгответе документа

Уверете се, че документът е правилно подписан, нотариално заверен или удостоверен според изискванията. Ако е необходимо заверено копие, поискайте го от съответната агенция преди да подадете пакета.

3. Попълнете формуляра за заявка на Мисисипи

Мисисипи използва формуляр за заявка за апостил или удостоверяване. Попълнете исканата контактна информация, държавата, в която ще се използва документът, и вида на заявката, от който се нуждаете.

4. Добавете необходимата такса

Текущата такса в Мисисипи е $5.00 за документ. Потвърдете най-актуалната такса преди подаване, ако въпросът е спешен, тъй като държавните такси могат да се променят.

5. Подайте пакета

Изпратете оригиналните документи, попълнения формуляр за заявка и плащането до отдела Notary/Apostille/Authentication на Secretary of State на Мисисипи.

6. Организирайте връщането

Ако използвате куриерска услуга като FedEx или UPS и искате документите да бъдат върнати по същия начин, приложете предплатен плик за връщане. В противен случай документите могат да бъдат върнати по обикновена поща.

Практически съвети при подаване

Няколко прости навика могат да спестят време и да намалят риска от отказ:

• Проверете внимателно държавата на местоназначение, преди да изберете апостил или заверка.
• Уверете се, че подписите, печатите и нотариалните заверки са изрядни.
• Запазете копия на всичко, което изпращате.
• Използвайте ясен придружителен лист или контролен списък, за да може пакетът да се прегледа лесно.
• Уверете се, че името във формуляра за заявка съвпада с адреса за връщане и контактната информация.
• Ако документът съдържа няколко страници, потвърдете дали службата изисква целия пакет или само определени страници.

Ако подавате от името на компания, е полезно бизнес записите да са подредени на едно място. Заверените учредителни документи, дружествени договори, решения и упълномощавания се обработват по-лесно, когато вътрешните ви записи са актуални.

Къде Мисисипи изпраща апостили и заверки

Офисът на Secretary of State на Мисисипи обработва тези заявки чрез своя отдел Notary/Apostille/Authentication в Джаксън.

Текущите публични указания на службата посочват следния пощенски адрес:

Secretary of State
Capital Towers
125 S. Congress Street
Jackson, MS 39201

Официалният формуляр за заявка и указанията също насочват кандидатите да изпращат попълнените материали на пощенския адрес в Джаксън, посочен във формуляра. Преди подаване прегледайте актуалните инструкции на уебсайта на Secretary of State, в случай че офисът е променил процеса на подаване.

Чести грешки, които забавят одобрението

Бизнесите често срещат проблеми по предвидими причини:

• Избиране на апостил, когато държавата на местоназначение изисква заверка
• Изпращане на документ, издаден в друг щат
• Подаване на непълна нотариална заверка
• Използване на незаверено копие, когато се изисква заверено копие
• Пропускане на таксата или на плика за връщане
• Непосочване на държавата, в която ще се използва документът

Ако възникне някой от тези проблеми, службата може да откаже пакета или да го върне за корекция. Това може да добави дни или седмици към международна сделка.

Как Zenind помага на бизнеса да се подготви

Zenind помага на предприемачи и растящи компании да поддържат организирани документи за учредяване и съответствие, което улеснява работата с международни документи.

Когато записите за вашето LLC или корпорация са актуални, е по-лесно да поискате заверените копия, решенията и подписаните документи, които може да са необходими за апостил или заверка. Услугите на Zenind за учредяване и съответствие помагат на бизнеса да бъде подготвен с документи, особено когато открива банкови сметки, се разширява в чужбина, подписва трансгранични споразумения или работи с чуждестранни партньори.

Добрите записи не заменят процеса по апостил, но намаляват пречките преди да стигнете до него.

Често задавани въпроси

Каква е разликата между апостил и заверка?

Апостилът се използва за държави по Хагската конвенция за апостила. Заверката се използва за държави, които не са част от конвенцията.

Може ли Мисисипи да апостилира документ от друг щат?

Не. Мисисипи удостоверява само документи, издадени в Мисисипи, или документи, носещи допустими подписи от Мисисипи. За документ от друг щат се свържете със Secretary of State на този щат.

Колко таксува Мисисипи?

Текущата такса в Мисисипи е $5.00 за документ.

Необходим ли е оригиналният документ?

Обикновено да, или заверено копие, когато видът на документа го изисква. Обикновеното фотокопие често не е достатъчно.

Как да разбера дали една държава приема апостил?

Проверете таблицата за статуса по Хагската конвенция за апостила или се обърнете към чуждестранния орган, който ще получи документа.

Финален извод

Ако вашият бизнес в Мисисипи трябва да използва документи в чужбина, започнете с идентифициране на държавата на местоназначение и след това съпоставете документа с правилния процес. Апостил за държави по Хагската конвенция. Заверка за държави извън Хагската конвенция. След това се уверете, че документът е правилно нотариално заверен или удостоверен, попълнете формуляра за заявка на Мисисипи, добавете правилната такса и изпратете пакета до офиса на Secretary of State.

Тази малка подготовка може да предотврати скъпи забавяния и да поддържа международните ви документи в движение.