Съответствие с данъка върху продажбите за нови LLC и корпорации: практическо ръководство

Стартирането на нов бизнес е вълнуващо, но учредяването е само първата стъпка. След като вашето LLC или корпорация започне да продава продукти или облагаеми услуги, спазването на изискванията за данък върху продажбите става част от ежедневното управление на бизнеса. За основателите това може да изглежда объркващо в началото, защото правилата за данъка върху продажбите се различават по щати, зависят от това какво продавате и могат да се прилагат дори когато бизнесът ви няма физически офис в щата, в който живее клиентът.

Това ръководство обяснява основите на съответствието с данъка върху продажбите за нови бизнеси в Съединените щати, включително nexus, регистрация, събиране, подаване на декларации и водене на документация. То е предназначено за собственици на бизнес, които искат практичен преглед на процеса по спазване на изискванията след учредяването на дружеството.

Защо съответствието с данъка върху продажбите е важно още в началото

Много нови собственици приемат, че данъкът върху продажбите е важен само след като отворят физически магазин или наемат служители в друг щат. В действителност бизнесът може да създаде данъчни задължения много по-рано. Онлайн продажбите, продажбите чрез маркетплейси, дистанционното предоставяне на услуги и наличностите, съхранявани в няколко щата, могат да доведат до задължения за регистрация, събиране и подаване на декларации.

Грешките тук могат да създадат ненужен риск. Пропускането на срок за регистрация, събирането на неправилна данъчна ставка или неподаването на декларации навреме може да доведе до глоби, лихви и административни проблеми. Изграждането на процес за съответствие в началото е по-лесно от опитите да се поправят месеци или години пропуснати декларации по-късно.

За ново LLC или корпорация планирането на данъка върху продажбите трябва да се разглежда като част от процеса по учредяване на компанията, а не като последваща мисъл.

Данък върху продажбите срещу данък върху ползването

Данъкът върху продажбите и данъкът върху ползването са тясно свързани, но не са едно и също.

• Данък върху продажбите обикновено се събира от продавача при продажбата и се превежда към щатския или местния данъчен орган.
• Данък върху ползването обикновено се прилага, когато данък върху продажбите не е бил събран при плащането, но покупката все пак е облагаема в щата на купувача.

На практика продавачът често отговаря за събирането на данъка върху продажбите, а купувачът може да дължи данък върху ползването в някои ситуации. Бизнесите трябва да разбират и двата термина, защото те влияят върху покупките, фактурирането и щатската отчетност.

Какво е nexus?

Nexus е връзката между даден бизнес и щат, която създава данъчно задължение. Ако вашият бизнес има nexus в даден щат, този щат може да изиска от вас да се регистрирате, да събирате, подавате и превеждате данък върху продажбите там.

Има два често срещани вида nexus:

• Физически nexus: създава се чрез осезаемо присъствие, като офис, склад, служител, независим изпълнител, инвентар или друга дейност в щата.
• Икономически nexus: създава се, когато бизнесът достигне прага на продажби, определен от щата, дори без физическо присъствие.

След решението на Върховния съд на САЩ по делото Wayfair, много щати започнаха да прилагат по-стриктно правилата за икономически nexus. Това означава, че бизнесът може да дължи данък върху продажбите в щати, в които никога не е наемал помещение или служители.

Как работи икономическият nexus

Правилата за икономически nexus се различават от щат до щат. Някои щати използват праг по стойност на продажбите, други праг по брой транзакции, а някои използват и двата. Бизнесът може да достигне прага чрез директни продажби през уебсайт, продажби чрез маркетплейс или комбинация от канали, в зависимост от правилата на щата.

За развиваща се компания това е важно, защото продажбите могат да нараснат бързо. Основател може да стартира в един щат, да започне доставки в цялата страна и по-късно да открие, че продажбите в няколко щата вече са създали nexus.

Практическият извод е прост: следете продажбите по щати от самото начало. Изчакването до края на годината за счетоводна обработка често е твърде късно, за да се установи точно експозицията.

Какво прави една продажба облагаема?

Правилата за данъка върху продажбите не са еднакви в цялата страна. Продукт или услуга, които са облагаеми в един щат, може да са освободени в друг. Някои щати облагат широк кръг услуги; други се фокусират основно върху материални стоки. Цифровите продукти, SaaS, абонаментите и пакетните предложения също могат да създадат сложни данъчни въпроси.

Когато преглеждате данъчната си експозиция, обърнете внимание на:

• Какво продавате
• Къде се намира клиентът
• Как се доставя артикулът
• Дали продажбата е през собствен уебсайт или през маркетплейс
• Дали клиентът е бизнес или потребител
• Дали се прилагат освобождавания

Тъй като всеки щат определя облагаемата дейност по различен начин, бизнесите трябва да прегледат данъчната облагаемост, преди да приемат, че една продажба е освободена.

Стъпки за регистрация за данък върху продажбите

След като бизнесът ви има nexus в даден щат, следващата стъпка обикновено е регистрация за разрешително за данък върху продажбите или за данъчна сметка. Изискванията за регистрация се различават, но процесът обикновено включва:

1. Идентифициране на щатите, в които е нужна регистрация.
2. Потвърждаване на бизнес структурата и данните за правния субект.
3. Предоставяне на федерална данъчна информация и данни за собствеността на бизнеса.
4. Посочване на фирмения адрес, отговорните лица и очакваната начална дата.
5. Получаване на щатско данъчно разрешително или номер на сметка.

Някои щати изискват и местни лицензи или специфични за индустрията регистрации. Бизнес, който продава облагаеми продукти онлайн, не трябва да приема, че една регистрация покрива всички задължения в цялата страна.

Как да събирате правилно данък върху продажбите

След регистрацията бизнесът трябва да започне да събира правилния данък върху облагаемите транзакции. Това звучи просто, но на практика може да бъде една от най-трудните части на съответствието.

Правилният работен процес за данък върху продажбите трябва да отчита:

• Местоположението за доставка на клиента
• Ставките на щатско, окръжно, градско и специално районно ниво
• Данъчната облагаемост на продукта или услугата
• Освобождавания и удостоверения за препродажба
• Правилата за маркетплейс оператори
• Третирането на доставка и обработка, когато е приложимо

Много бизнеси използват счетоводен софтуер, инструменти за данъчно облагане в ecommerce или данъчен специалист за автоматизиране на изчисленията. Автоматизацията помага, но не замества прегледа. Собствениците на бизнес трябва все пак да потвърдят, че настройката съответства на юрисдикциите, в които са регистрирани.

Подаване и превеждане на декларации

Събирането на данък върху продажбите е само част от работата. Бизнесът трябва също да подава декларации и да превежда данъка според графика, изискван от всеки щат.

Честотата на подаване може да е месечна, тримесечна или годишна в зависимост от обема на продажбите и правилата на щата. Дори ако през даден период не е събран данък, някои щати все пак изискват нулева декларация. Пропускането на декларация може да доведе до уведомления или глоби.

Надежден процес за подаване трябва да включва:

• Календар със сроковете за подаване по щати
• Съпоставяне на отчетите за продажбите със събрания данък
• Преглед на освобождаванията и корекциите
• Навременно плащане на дължимите суми
• Съхранение на потвърждения и документи за подаване

Бизнеси, които работят в няколко щата, трябва да централизират този процес, за да избегнат дублирани декларации, пропуснати срокове или несъгласувана отчетност.

Добри практики за водене на документация

Силната документация прави съответствието с данъка върху продажбите управляемо. Без ясни записи става трудно да се докаже защо данък е или не е бил събран по конкретна транзакция.

Съхранявайте записи за:

• Отчети за продажбите по щат и дата
• Фактури и потвърждения на поръчки
• Сертификати за освобождаване
• Регистрационни номера и идентификатори на сметки
• Подадени декларации и потвърждения за плащане
• Анализ на nexus и вътрешни бележки за съответствие

Добрата документация също подпомага надлежната проверка, ако компанията по-късно търси финансиране, разширява се в нови щати или бъде подложена на одит.

Често срещани грешки при данъка върху продажбите, които новите бизнеси допускат

Новите бизнеси често допускат едни и същи лесни за избягване грешки:

• Прекалено дълго изчакване, преди да се следят щатските прагове за продажби
• Предположение, че липсата на физически офис означава липса на данъчно задължение
• Използване на една и съща данъчна ставка за всички клиенти
• Забравяне да се регистрират преди да започнат да събират данък
• Неподаване на нулеви декларации
• Неуспех да се съхраняват сертификати за освобождаване
• Пренебрегване на продажбите през маркетплейси при изчисляване на nexus
• Смесване на задълженията по данък върху дохода със задълженията по данък върху продажбите

Тези грешки са често срещани, защото правилата за данъка върху продажбите са фрагментирани. Най-добрата превенция е повтаряем процес за съответствие, който започва веднага щом бизнесът започне да продава.

Съответствие с данъка върху продажбите за онлайн продавачи

Онлайн продавачите се сблъскват с допълнителна сложност, защото клиентите могат да се намират навсякъде в страната. Бизнес, който продава чрез собствен уебсайт, социални канали или маркетплейс, може да създаде задължения в щати, в които никога не е възнамерявал да оперира.

Онлайн бизнесите трябва да обръщат специално внимание на:

• Прагoвете за икономически nexus по щати
• Правилата за маркетплейс оператори
• Дропшипинг договорености
• Инвентар, съхраняван в складове на трети страни
• Пакетни цифрови и физически продукти
• Настройки за автоматизирано плащане

Добре организираната система за данък върху продажбите е особено важна за ecommerce компаниите, защото растежът може много бързо да създаде нови задължения за подаване на декларации.

Как Zenind се вписва в пътя на учредяването на бизнеса

Zenind помага на предприемачите да учредяват LLC и корпорации в Съединените щати. Това улеснява създаването на правилна правна основа, преди бизнесът да започне да продава.

След като учредяването приключи, собственикът все още трябва да се справя с текущи задачи по съответствие, като поддържане на корпоративни записи, проследяване на бизнес активността и разбиране на специфичните за щата задължения, които могат да възникнат по време на дейността. Съответствието с данъка върху продажбите е едно от тези задължения.

Силният процес на учредяване дава на собствениците на бизнес структурата, необходима за растеж, но планирането на съответствието трябва да продължи и когато бизнесът се разширява към нови пазари.

Кога да потърсите професионална помощ

Съответствието с данъка върху продажбите става по-сложно, когато бизнесът:

• Продава в няколко щата
• Използва складове или дистанционни служители
• Предлага облагаеми услуги или цифрови продукти
• Продава чрез няколко канала
• Получава сертификати за освобождаване
• Се разширява бързо през щатски граници

В този момент може да си струва да работите с данъчен специалист или консултант по съответствие, който да помогне да се идентифицират къде съществуват задълженията и как да се подава правилно. Разходът за подкрепа често е по-нисък от разхода за глоби и последващи корекции.

Финален извод

Съответствието с данъка върху продажбите е част от отговорното управление на бизнес. За ново LLC или корпорация ключът е да се идентифицира nexus навреме, да се регистрирате в правилните щати, да се събира точният размер на данъка, да се подава навреме и да се води пълна документация.

Бизнесите, които изграждат този процес от самото начало, са по-добре позиционирани да растат без изненади по отношение на съответствието. За основатели, съсредоточени върху стартиране и мащабиране на компания, ясното разбиране на задълженията по данъка върху продажбите е практическо предимство.