Как бързо и лесно да създадете професионален корпоративен плик

Добре проектираният корпоративен плик прави много повече от това да носи писмо. Той представя вашия бизнес, показва професионализъм и помага кореспонденцията ви да се открои в претъпканата пощенска кутия. За ново LLC, корпорация или развиващ се малък бизнес брандираният плик може да направи фактурите, приветствените пакети, уведомленията за съответствие и клиентските писма да изглеждат по-изпипани още от първия ден.

Ако изграждате фирмената си идентичност след учредяването, добрата новина е, че професионален плик се създава лесно. Не е необходим голям маркетингов екип или скъпа агенция за дизайн. С правилната структура, няколко елемента на бранда и ясен план за печат можете да изработите корпоративен плик бързо и на разумна цена.

Защо корпоративният плик все още има значение

Дигиталната комуникация е бърза, но физическата поща все още има стратегическа стойност. Бизнес кореспонденцията може да носи правни уведомления, кореспонденция от щата, напомняния за плащания, маркетингови материали и други съобщения, които заслужават внимание. Пликът е първото нещо, което получателят вижда, затова трябва да отразява надеждността на бизнеса отвътре.

Силен плик ви помага да:

• представите последователна бранд идентичност
• направите бизнес пощата по-лесна за разпознаване
• увеличите шанса важната кореспонденция да бъде отворена навреме
• създадете по-професионално впечатление у клиенти, доставчици, банки и държавни институции
• подкрепите новоучредената компания, докато изгражда доверие на пазара

За предприемачи, които току-що са учредили дружество, тази малка стъпка в брандирането може да направи бизнеса да изглежда по-утвърден. Последователният дизайн на плика също помага да свържете уебсайта, фактурите, фирмения лист и другите печатни материали.

Какво трябва да съдържа професионалният плик

Корпоративният плик трябва да е ясен, четим и в унисон с бранда. Не е необходимо да е претрупан. Всъщност изчистеният дизайн често работи по-добре от натоварения.

Първо включете основното:

• юридическото име на компанията или търговското име
• адрес за обратна кореспонденция
• име на получателя и пощенски адрес
• лого или словесен знак
• незадължителен слоган, ако е кратък и уместен

Можете също да добавите:

• име на отдел или означение за внимание
• фирмен телефон или уебсайт
• QR код, който води към началната страница или към страница за контакти
• указания за пощенска кореспонденция като „Поверително“ или „Важно уведомление“, когато е подходящо

Ако бизнесът ви използва пощата за съответствие или правни цели, точността е по-важна от стила. Уверете се, че името на компанията, адресът и форматирането съвпадат с официалните ви документи и вътрешни материали.

Най-бързият начин да създадете корпоративен плик

Най-бързият процес е да запазите дизайна прост и да работите със стандартен размер плик. Започнете с информацията, която задължително трябва да присъства, и добавяйте елементи на бранда едва след като подредбата е ясна.

1. Определете предназначението

Преди да проектирате каквото и да било, решете за какво ще се използва пликът. Плик за продажби, пакет за въвеждане на клиент и плик за правно уведомление не се нуждаят от еднакъв подход.

Попитайте се:

• Това за ежедневна бизнес кореспонденция ли е?
• Ще се използва ли за маркетингова поща?
• Нуждае ли се от формален или изчистен вид?
• Ще се печата вътрешно или чрез външен доставчик?

Колкото по-точен е случаят на употреба, толкова по-лесно е да вземете правилните решения за дизайна.

2. Изберете размера на плика

Най-често използваните бизнес размери са:

• плик #10 за писма и стандартна бизнес поща
• A7 или плик в стил покана за официални разпращания
• плик 9 x 12 за документи, които не трябва да се сгъват
• плик 10 x 13 за по-големи пакети и презентации

За повечето малки бизнеси размерът #10 е най-бързият и най-универсалният вариант. Той е подходящ за фактури, писма, документи за съответствие и обща кореспонденция.

3. Разположете елементите на бранда

Запазете брандирането просто и целенасочено. Лого в горния ляв ъгъл или центрирано близо до горната част често е напълно достатъчно. Ако използвате словесен знак, уверете се, че е четим в малък размер.

Добре брандираният плик обикновено включва:

• едно разположение на логото
• един основен акцентен цвят
• чист шрифт, който съответства на останалата ви фирмена идентичност
• достатъчно бяло пространство, за да не изглежда дизайнът претрупан

Избягвайте да претоварвате плика с икони, градиенти, множество шрифтове или големи текстови блокове. Целта е яснота, не украса.

4. Подредете адресния блок

Адресният блок за кореспонденция трябва да се чете лесно от пръв поглед. Използвайте стандартно разстояние и ляво подравняване, освен ако вашият печатар или шаблон не изисква друг формат.

Уверете се, че адресният блок включва:

• име на получателя
• име на компанията, ако е уместно
• уличен адрес
• номер на апартамент или офис
• град, щат и пощенски код

Ако изпращате официална бизнес поща, последователността е от решаващо значение. Използвайте едно и също име на компанията и една и съща структура на адреса във вашите регистрации, банкови документи, фактури и долния колонтитул на уебсайта.

5. Проверете всичко внимателно

Една единствена печатна грешка може да подкопае иначе професионалния дизайн. Проверете изписването на името на компанията, уличния адрес, пунктуацията, пощенския код и всяка правна формулировка преди печат.

Практичен контролен списък:

• потвърдете, че адресът за обратна кореспонденция е актуален
• проверете адреса на получателя
• прегледайте качеството и позиционирането на логото
• тествайте четимостта на шрифта в реален размер на печат
• проверете подравняването в окончателния шаблон

Ако е възможно, помолете още един човек да прегледа файла преди печат.

Инструменти, които можете да използвате, за да го направите бързо

Не ви е нужен напреднал софтуер за дизайн, за да създадете добър плик. Подходящият инструмент зависи от вашия опит и от това колко плика планирате да отпечатате.

Microsoft Word

Word често е най-бързият вариант за основна бизнес поща. Той включва инструменти за пликове, които ви позволяват да въведете адреси, да изберете размери и бързо да отпечатате проба. Това е практичен избор за основател или офис мениджър, който има нужда от просто решение веднага.

Използвайте Word, когато искате:

• бърза настройка
• стандартен бизнес плик
• минимална дизайнерска работа
• печат на място

Canva или подобни инструменти за дизайн

Уеб базиран инструмент за дизайн може да помогне, ако искате повече контрол върху типографията и подредбата, без да се учите на професионален софтуер за дизайн. Тези платформи обикновено предлагат шаблони и лесно редактиране чрез влачене и пускане.

Изберете този подход, когато искате:

• изпипан брандиран изглед
• дизайн на база шаблон
• лесно сътрудничество
• файлове за външен печатар

Adobe Illustrator или InDesign

Ако ви е нужна по-голяма прецизност, професионалните инструменти за оформление дават най-много контрол върху разстоянията, полетата и последователността на бранда. Те са по-подходящи за по-големи тиражи или за по-широка система за печатна идентичност.

Използвайте ги, когато ви трябва:

• точно позициониране
• персонализирани стандарти на бранда
• по-големи тиражи
• професионални производствени файлове

Печатни услуги и офис доставчици

Ако скоростта е най-важна, печатница често може да изработи професионален плик по-бързо, отколкото ако се занимавате сами с всичко. Вие предоставяте дизайна и информацията за адресите, а доставчикът се грижи за производството.

Изберете печатен доставчик, когато искате:

• последователни резултати
• големи количества
• специална хартия или покрития
• по-малко ръчна подготовка

Дизайнерски съвети, които правят плика по-изпипан

Добър дизайн на пликът обикновено е резултат от сдържаност. Малките решения имат голямо значение.

Дръжте типографията проста

Изберете най-много един или два шрифта. Безсерифните шрифтове често изглеждат модерни и изчистени, докато серифните могат да изглеждат по-официални. И двата варианта са подходящи, ако текстът се чете лесно.

Използвайте цвета дисциплинирано

Един акцентен цвят е достатъчен за повечето бизнес пликове. Неутралните фонове с един фирмен цвят често изглеждат по-изтънчено от ярки многоцветни композиции.

Оставяйте пространство около съдържанието

Бялото пространство не е загубено пространство. То прави оформлението по-лесно за четене и помага пликът да изглежда по-премиум.

Съобразете го с останалите ви бранд активи

Пликът трябва да изглежда така, сякаш принадлежи към уебсайта, фирмения лист, визитките и шаблоните за фактури. Последователността изгражда разпознаваемост.

Поддържайте посланието в синхрон с аудиторията

Адвокатска кантора, консултантски бизнес, бранд за електронна търговия и местна услужна компания няма да използват един и същ тон. По-формален дизайн може да подхожда на някои компании, докато по-достъпният стил може да е по-добър за други.

Опции за печат и избор на хартия

След като дизайнът е готов, изберете метод на печат, който отговаря на обема и бюджета ви.

Печат у дома

Домашният печат е най-бързият вариант за малки количества и вътрешна употреба. Работи най-добре със стандартни пликове и ясен, опростен дизайн.

Използвайте местна печатница

Местна печатница може да помогне, ако ви трябва по-високо качество на хартията, по-големи количества или по-изпипан завършек. Това е добър междинен вариант между самостоятелна изработка и пълноценно производство.

Поръчайте от онлайн печатница

Онлайн печатниците са полезни, когато искате удобство и последователен резултат. Те са особено практични, ако вече имате готов файл на дизайна и ви трябва само производство.

За хартия изберете плътност, която се усеща стабилна, без да е прекалено тежка. Стандартните бизнес пликове трябва да изглеждат чисти и професионални, а не лъскави.

Често срещани грешки, които трябва да избягвате

Дори един прост плик може да се обърка, ако бъдат пропуснати основите.

Избягвайте следните проблеми:

• използване на лого с ниска резолюция
• поставяне на твърде много текст отпред
• избор на цветове с лош контраст
• забравяне на номера на апартамент или други пощенски детайли
• използване на несъответстващи имена на компанията в различни документи
• печат преди проверка на полетата и подравняването
• проектиране само за стил, без да се мисли за четимостта

Ако пликът е за официална фирмена поща, точността и яснотата винаги трябва да са преди творческите ефекти.

Контролен списък за корпоративен плик

Използвайте този кратък списък преди печат:

• името на компанията е правилно
• адресът за обратна кореспонденция е актуален
• адресът на получателя е пълен
• логото е ясно и с правилен размер
• шрифтът е четим в реален размер на печат
• цветовете отговарят на стандартите на бранда
• оформлението пасва на избрания размер плик
• тестовият печат изглежда подравнен и чист

Как това подпомага новия бизнес

Професионалният плик може да изглежда като дреболия, но допринася за цялостната идентичност на новата компания. За предприемачи, които са в ранните етапи на изграждане на LLC или корпорация, правилните печатни материали помагат бизнесът да изглежда организиран, надежден и готов за комуникация.

Това е важно, когато изпращате:

• документи за последващи действия след учредяването
• кореспонденция с банки и доставчици
• пакети за въвеждане на клиенти
• фактури и напомняния за плащане
• уведомления от щата и за съответствие

Когато бизнес комуникацията ви е последователна, всяка точка на контакт подсилва едно и също впечатление: това е легитимна компания, която обръща внимание на детайлите.

Финални мисли

Създаването на корпоративен плик бързо е основно въпрос на избор на изчистена подредба, използване на правилната адресна информация и съобразяване на дизайна с вашия бранд. Започнете със стандартен размер, ограничете броя на визуалните елементи и отпечатайте тестово копие, преди да поръчате по-голям тираж.

За нов бизнес това е един от най-лесните начини да направите пощата да изглежда професионално, без да добавяте много време или разходи. Добре направеният плик може да помогне на компанията ви да изглежда утвърдена от самото начало и да подкрепи образа, който искате да изграждате във всяка кореспонденция.