Данък върху продажбите за електронни търговски бизнеси, които продават между щатите

Продажбите онлайн правят възможно достигането до клиенти във всеки ъгъл на Съединените щати, но също така създават сложна картина на данъка върху продажбите. Бизнес, който изпраща продукти или предоставя облагаеми услуги през щатски граници, не може да приема, че навсякъде важи едно и също просто данъчно правило. Вместо това задълженията за данък върху продажбите често зависят от това къде се намира купувачът, дали продавачът има връзка с даден щат, какво се продава и как всяка юрисдикция определя облагаемата дейност.

За много основатели на електронна търговия данъкът върху продажбите се превръща в един от първите въпроси по съответствие, който расте по-бързо от самия бизнес. Това, което започва с няколко поръчки от близки клиенти, може бързо да се превърне в изисквания за регистрация, подаване и внасяне на данъци в няколко щата. Разбирането на правилата отрано помага да се намали рискът, да се избегнат санкции и да се изгради система, която може да расте заедно с бизнеса.

Какво всъщност представлява данъкът върху продажбите в електронната търговия

Данъкът върху продажбите в електронната търговия е данъкът, който продавачът може да е длъжен да събира от клиентите при облагаеми стоки или услуги, продавани онлайн, и след това да превежда към съответния щатски или местен данъчен орган. В Съединените щати данъкът върху продажбите обикновено се администрира на щатско ниво, а много щати позволяват на окръзи, градове или специални райони да добавят местен данък към щатската ставка.

Ключовият момент е, че данъкът върху продажбите обикновено се определя според местоназначението на продажбата, а не само според това къде е седалището на бизнеса. Ако клиент в един щат направи поръчка от продавач, който се намира в друг щат, продавачът може все пак да трябва да събере данък за щата на клиента, ако има необходимата правна връзка, често наричана nexus.

Ролята на nexus

Nexus е правната връзка, която позволява на един щат да изиска от бизнеса да събира и внася данък върху продажбите. Без nexus продавачът може да няма задължение да се регистрира и да събира данък в този щат. С nexus обикновено започва това задължение.

Има два често срещани вида nexus, които са важни за онлайн бизнесите:

• Физически nexus
• Икономически nexus

Едно предприятие може да има единия, и двата или нито един, в зависимост от дейността си.

Физически nexus

Физически nexus съществува, когато бизнесът има реално присъствие в даден щат. Това присъствие може да включва:

• Офис или търговски обект
• Склад или място за съхранение
• Служители или независими изпълнители, които работят в щата
• Инвентар, съхраняван в склад на трета страна за изпълнение на поръчки
• Търговски представител или агент, който действа от името на бизнеса

За продавачите в електронната търговия физически nexus може да възникне на места, които не очакват веднага. Инвентар, съхраняван в склад за изпълнение на поръчки, дори ако е управляван от marketplace или логистичен доставчик, може да създаде данъчни задължения в този щат.

Икономически nexus

Икономическият nexus се основава на бизнес активност, а не на физическо присъствие. След решението на Върховния съд на САЩ по делото South Dakota v. Wayfair, Inc., щатите получиха по-широки правомощия да изискват от дистанционни продавачи да събират данък върху продажбите, когато надхвърлят определени прагове за продажби в щата.

Макар точните прагове да се различават, много щати използват комбинация от:

• Паричен обем на продажбите в щата
• Праг по брой транзакции

Например, един щат може да изиска регистрация, когато продавачът надхвърли определена годишна сума на продажбите, определен брой транзакции или и двете. Тъй като правилата се различават по щати и могат да се променят с времето, бизнесите трябва да проверяват прага за всеки щат, в който реализират значими продажби.

Защо данъкът върху продажбите при продажби през щатски граници е толкова сложен

Трудността не е само в това да се разбере дали данъкът се дължи. По-трудната част е да се знае коя ставка се прилага, кога да започне събирането, кои продукти са облагаеми, къде да се подава декларация и колко често да се отчита.

Една единствена поръчка може да изисква няколко нива на анализ:

• Облагаем ли е продуктът в щата на местоназначение?
• Добавя ли градът или окръгът местен данък?
• Има ли бизнесът nexus в този щат?
• Използва ли продавачът marketplace facilitator, който събира данъка от негово име?
• Облага ли щатът таксите за доставка или дигиталните стоки?

Тези въпроси имат значение, защото един онлайн магазин може да продава физически стоки, дигитални изтегляния, абонаменти или услуги, а всяка категория може да се третира различно в различните щати.

Щатски, местни и специални данъчни правила

Данъкът върху продажбите не е еднакъв в цялата страна. Някои щати облагат много категории стоки и услуги, а други облагат само определени артикули. Местните юрисдикции също могат да налагат собствени данъци, което означава, че двама клиенти в един и същи щат могат да платят различна крайна ставка в зависимост от това къде живеят.

Това означава, че съответствието не може да се базира на една национална данъчна ставка. Продавачите обикновено трябва да определят:

• Адреса за доставка или местоназначението на купувача
• Щатската данъчна ставка
• Всички приложими местни данъчни ставки
• Дали продаваният артикул е облагаем, освободен или частично облагаем

Бизнес, който пренебрегва местните правила, може да събере по-малко данък от необходимото и по-късно да дължи разликата, заедно със санкции или лихви.

Кога трябва да се регистрирате

След като бизнесът създаде nexus в даден щат, регистрацията обикновено е следващата стъпка преди да започне събирането на данък там. Регистрацията уведомява щата, че бизнесът вече е активен данъкоплатец, и му дава правото да събира данък върху продажбите от клиентите.

В много щати продавачите трябва да се регистрират преди да започнат да събират данък. Изчакването до след първата облагаема продажба може да създаде избягваеми проблеми. Ако бизнесът вече е преминал праг или е установил физическо присъствие, трябва да прегледа дали не е необходимо да се регистрира незабавно.

Типичните стъпки включват:

• Потвърждаване на nexus в щата
• Подаване на заявление за разрешение за данък върху продажбите или разрешение на продавач
• Настройване на събирането на данъци в платформата за фактуриране или електронна търговия
• Съхраняване на записи за отчетност и подкрепа при проверка

Как работи събирането на практика

След регистрация продавачът трябва да начислява правилния данък върху облагаемите продажби. Повечето онлайн бизнеси използват софтуер за данъци, плъгин за платформа за електронна търговия или marketplace интеграция, за да автоматизират този процес.

Работещият процес за съответствие обикновено включва:

1. Събиране на адреса за местоназначение на клиента при плащане.
2. Определяне дали продажбата е облагаема в съответната юрисдикция.
3. Изчисляване на комбинираната щатска и местна ставка.
4. Събиране на данъка от клиента.
5. Проследяване на събраната сума за подаване и внасяне.

Автоматизацията помага, но не е заместител на разбирането на правилата. Софтуерът е толкова точен, колкото са точни данните и данъчните настройки, които получава. Бизнесите трябва редовно да преглеждат данъчната облагаемост на продуктите, обработката на освобождаванията и настройките на marketplace.

Подаване и внасяне на данъка върху продажбите

Събирането на данъка е само част от задължението. Продавачите трябва също да подават декларации и да внасят данъка към съответния орган навреме.

Честотата на подаване варира по щат и често зависи от обема на събрания данък. Един бизнес може да подава:

• Месечно
• Тримесечно
• Годишно

Дори когато за даден отчетен период няма облагаеми продажби, някои щати все пак изискват декларация. Пропускането на декларация може да доведе до уведомления, късни такси или допълнителни проблеми със съответствието.

За да останат организирани, бизнесите трябва да поддържат:

• Отчети за продажбите по щати
• Сертификати за освобождаване, когато са приложими
• Копия от подадените декларации
• Потвърждения за плащане
• Записи за промени в данъчните ставки и продуктови настройки

Добрите записи са от съществено значение, ако щат поиска от бизнеса да обясни как е изчислен данъкът.

Marketplace facilitators и платформи на трети страни

Много онлайн продавачи използват marketplace платформи като Amazon, Etsy, Walmart Marketplace или други подобни канали. В някои щати тези платформи се третират като marketplace facilitators, което означава, че самата платформа събира и внася данъка от името на продавача за поръчките, обработени през този marketplace.

Това не винаги премахва отговорностите на продавача. Един бизнес може все пак да трябва да следи:

• В кои щати marketplace събира данъка
• Дали директните продажби през уебсайта се управляват отделно
• Дали съхранението на инвентар създава допълнителен nexus
• Дали marketplace и директните продажби трябва да се отчитат по различен начин

Продавачите не трябва да приемат, че marketplace се грижи за всичко. Данъчното третиране може да се различава в зависимост от канала на продажба и щата.

Чести грешки на бизнесите в електронната търговия

Много проблеми със съответствието произтичат от избягваеми предположения. Чести грешки са:

• Да се приема, че регистрацията в домашния щат покрива всички щати
• Да се чака твърде дълго с регистрацията след достигане на праговете за икономически nexus
• Да се забравя, че инвентар в склад може да създаде nexus
• Да се използва фиксирана данъчна ставка вместо данък по местоназначение
• Да не се актуализират настройките за данъчната облагаемост на продуктите
• Да се пренебрегват местните данъци при изчисляване на общата ставка
• Да се подават декларации късно или да се пропускат периоди, защото през тях не са събирани продажби
• Да се приема, че marketplace продажбите премахват всички задължения за отчетност

Най-скъпата данъчна грешка често не е самото събиране, а липсата на проследяване къде съществува задължението.

Практически контролен списък за съответствие

Един електронен търговец може да опрости съответствието, като изгради повтаряем контролен списък:

• Да идентифицира всички щати, в които бизнесът има физическо присъствие.
• Да прегледа всички щати, в които обемът на продажбите може да създаде икономически nexus.
• Да се регистрира за разрешения за данък върху продажбите, когато това е необходимо.
• Да конфигурира системите за плащане и счетоводство за точно събиране на данъка.
• Да потвърди кои продукти са облагаеми във всеки щат.
• Да следи marketplace продажбите отделно от директните продажби.
• Да подава декларации по правилния график.
• Да съхранява записи, които подкрепят всяка декларация и решение за освобождаване.

Този процес става особено важен, когато бизнесът се разширява в нови канали, като търговия на едро, абонаменти или дигитални продукти.

Как Zenind се вписва в по-широката картина

За основателите, които изграждат онлайн бизнес, данъчното съответствие е само една част от по-широкия процес на учредяване и управление. Силната правна и административна основа улеснява управлението на данъка върху продажбите, лицензирането и щатските регистрации с растежа на компанията.

Zenind помага на американските предприемачи да учредяват и поддържат своите бизнеси с организиран подход, насочен към съответствието. Такава структура може да улесни поддържането на чисти бизнес записи, разделянето на щатските задължения и готовността за регистрационните и отчетните задачи, които идват с продажбите между щатите.

Кога да потърсите професионална помощ

Данъкът върху продажбите става по-сложен, когато бизнесът продава в няколко щата, използва центрове за изпълнение на поръчки, продава различни видове продукти или работи през няколко канала за продажби. В такива случаи може да е разумно да се потърси помощ от CPA, данъчен консултант или адвокат, който разбира щатския и местния данък върху продажбите.

Професионалното съдействие е особено полезно, когато:

• Бизнесът има инвентар в няколко щата
• Данъчната облагаемост се различава при различни продукти или услуги
• Продавачът получава уведомления от щатски данъчен орган
• Бизнесът наближава праговете за nexus в няколко щата едновременно
• Marketplace и директните продажби трябва да се отчитат отделно

Ранното търсене на помощ често е по-евтино от решаването на проблем след получаване на уведомление или започване на одит.

Финален извод

Продажбите през щатски граници отварят вратата към растеж, но също така създават данъчни задължения, които могат бързо да се разрастват с увеличаването на приходите и операциите. Основните въпроси са nexus, регистрация, събиране, подаване и водене на записи. След като бизнесът разбере как тези елементи се свързват, съответствието става значително по-управляемо.

Най-сигурният подход е да се следи къде бизнесът има присъствие, да се наблюдава обемът на продажбите по щати и да се изгради система, която събира и внася данъка правилно от самото начало. За електронните търговски бизнеси, които искат да растат чисто, данъчното съответствие трябва да се третира като оперативен процес, а не като нещо второстепенно.