Съвети за управление на времето за предприемачи: 7 практични начина да работите по-умно

Предприемачите рядко изпитват затруднения, защото им липсват идеи. Те изпитват затруднения, защото всичко изглежда важно едновременно. Продажби, обслужване на клиенти, счетоводство, наемане на хора, продуктова работа, съответствие с изискванията и планиране могат да се съревновават за едни и същи часове в деня. Без ясен система дори способни основатели могат да прекарат деня, реагирайки вместо да ръководят.

Доброто управление на времето не означава да натъпчете повече задачи в и без това пълен график. То означава да правите съзнателни избори, така че вниманието ви да отива към работата, която наистина движи бизнеса напред. Целта е да се намали умората от вземане на решения, да се защити фокусът и да се създаде достатъчно структура, за да останете последователни, когато натоварването стане хаотично.

По-долу са седем практични стратегии за управление на времето, които предприемачите могат да използват, за да работят по-умно, да намалят загубените усилия и да си освободят място за стратегически растеж.

1. Започнете с най-ценната работа

Не всяка задача заслужава еднакво внимание. Някои дейности поддържат бизнеса в движение, а други създават растеж. Най-бързият начин да губите време е да ги третирате като еднакво важни.

В началото на всеки ден определете една до три задачи, които биха донесли най-съществен напредък, ако бъдат завършени. Това обикновено са задачите, които пряко влияят върху приходите, удовлетвореността на клиентите, подобрението на продукта или намаляването на риска.

Полезен тест е прост: ако тази задача бъде завършена днес, дали бизнесът ще бъде осезаемо по-добър утре? Ако отговорът е не, вероятно тя не трябва да е близо до върха на списъка ви.

Силен приоритетен модел предотвратява поглъщането на деня от дейности с нисък ефект. Той също така ви дава ясен критерий за това кога да казвате не, да делегирате или да отлагате работа, която не изисква прякото ви участие.

2. Използвайте блокиране на време, за да защитите фокуса

Календар без времеви блокове често е просто списък с желания. Блокирането на време превръща намеренията в реални работни сесии, като определя конкретни задачи за конкретни часове.

Вместо да казвате: „Тази седмица трябва да работя по маркетинг“, отделете 90-минутна сесия за маркетинг във вторник сутрин. Вместо да се надявате, че ще намерите време за финансов преглед, го запишете в календара като повтаряща се среща.

Блокирането на време работи, защото намалява превключването между задачи. Когато всеки час има цел, харчите по-малко енергия да решавате какво да правите след това. То също така разкрива скрито време. Много предприемачи откриват, че разполагат с повече използваем фокус, отколкото са предполагали, след като спрат да оставят деня отворен.

За да направите блокирането на време ефективно:

• Запазвайте часовете, в които имате най-много енергия, за задълбочена работа.
• Групирайте сходни задачи, за да намалите умственото превключване.
• Оставяйте буферно време между блоковете за прекъсвания и преходи.
• Третирайте блоковете в календара като ангажименти, а не като предложения.

Колкото по-последователно защитавате времето за фокус, толкова по-лесно става да вършите важната работа, преди денят да бъде отвлечен.

3. Прилагайте метода на Ivy Lee за дневна яснота

Сложните системи за продуктивност често се провалят, защото изискват твърде много настройка. Методът на Ivy Lee остава популярен, защото е достатъчно прост, за да се използва всеки ден.

В края на всеки работен ден запишете шестте най-важни задачи за следващия ден. Подредете ги по важност. На следващия ден започнете със задача номер едно и не преминавайте към задача номер две, докато първата не бъде завършена.

Тази структура прави две неща добре. Първо, тя ви принуждава да приоритизирате. Второ, премахва изкушението да прескачате между задачите според настроението или удобството.

За предприемачите силата на този метод е в последователността. Той ви помага да започнете следващия ден с вече взето решение, което е особено ценно, когато сутрините ви обикновено са изпълнени със съобщения, срещи или спешни заявки.

Ако шест задачи все още ви се струват твърде много, намалете броя им. Истинската цел не е обемът, а яснота.

4. Използвайте правилото на две минути, за да победите отлагането

Малките задачи често се превръщат в големи разсейвания, когато останат незавършени. Бърз отговор, кратък документ, актуализация в календара или просто одобрение могат да останат в ума ви и да източват вниманието ви през целия ден.

Правилото на две минути помага да се прекъсне този модел. Ако една задача може да бъде изпълнена за две минути или по-малко, направете я веднага. Ако ще отнеме повече време, но изисква само малка първа стъпка, започнете именно с нея веднага.

Това правило е особено полезно за предприемачите, защото не позволява на дребните задачи да се натрупват и да създават усещане за хаос. То също така прави по-големите задачи по-малко плашещи, защото започването се превръща в непосредствена цел.

Използвайте го внимателно. Правилото на две минути е полезно за разчистване на малки неща, но не бива да се превръща в постоянно прекъсване. Ако една задача може да изчака до отделен административен блок, запазете я за тогава, вместо да позволявате да прекъсва дълбоката работа.

5. Групирайте сходните задачи

Групирането на задачи е един от най-ефективните начини да намалите загубата на време. Вместо да отговаряте на имейли през целия ден, планирайте една или две сесии за имейли. Вместо да се занимавате със счетоводство на разпръснати петминутни порции, съберете го в един фокусиран блок.

Групирането работи, защото намалява цената на превключването между различни видове работа. Всяко превключване има скрита цена: трябва отново да се ориентирате, да се фокусирате и да възстановите инерцията си. За цяла седмица тази цена става значителна.

Често срещани задачи, които са подходящи за групиране, включват:

• Имейли и управление на входящата поща
• Публикуване в социални мрежи
• Преглед на фактури и счетоводство
• Планиране на съдържание
• Последващи контакти с доставчици
• Рутинна вътрешна административна работа

Групирането не означава да отлагате важни отговорности. То означава да дадете на всеки вид работа място, където да се случва, така че да не прекъсва всичко останало.

6. Делегирайте работа, която не изисква прякото ви участие

Един от най-трудните уроци за новите предприемачи е, че да правите всичко лично не е същото като да сте продуктивни. Ако една задача може да бъде изпълнена от някой друг на по-ниска цена на внимание, тя трябва да бъде разгледана за делегиране.

Делегирането не е само начин да спестите време. То е начин да запазите енергията на основателя за решения, които само основателят може да вземе. Това може да включва стратегия, партньорства, продажби, наемане на хора или насочване на продукта.

Започнете, като идентифицирате работата, която е повтаряема, базирана на процеси или лесна за документиране. Това са най-добрите кандидати за делегиране, защото се предават по-лесно.

За да делегирате добре:

• Определете ясно крайния резултат.
• Дайте достатъчно контекст, за да може друг човек да успее.
• Определете краен срок и точка за проверка.
• Поддържайте обратната връзка конкретна и приложима.

Делегирането става по-лесно, когато го третирате като система, а не като действие при криза. Колкото по-рано изградите тази система, толкова по-рано ще освободите време за решения с по-висока стойност.

7. Намалете административното триене

Не всяка загуба на време идва от лошо планиране. Част от нея идва от повтарящо се административно триене. Регистрации за създаване на бизнес, поддържане на юридическото лице, срокове за съответствие и рутинни задачи по настройка могат незабелязано да погълнат часове, които трябва да бъдат отделени за растеж на компанията.

Основателите често подценяват колко време изтича в повтаряща се административна работа. Дори когато всяка задача изглежда малка, натрупаният ефект може да е значителен. Колкото повече опростявате оперативната страна на бизнеса, толкова по-лесно става да останете фокусирани върху растежа.

Това е една от причините много предприемачи да търсят оптимизирана подкрепа при създаване и поддържане на бизнес. Zenind помага на основателите да управляват по-ефективно регистрацията на компанията и текущите задачи по съответствие, като намалява тежестта на документацията и последващите административни действия. Когато процесът на настройка е организиран, прекарвате по-малко време в гонене на формуляри и повече време в изграждане на бизнеса.

Практическият урок е прост: третирайте административната ефективност като част от стратегията си за управление на времето. Намаляването на триенето е форма на продуктивност.

8. Преглеждайте седмицата си, преди да започне

Седмичен преглед създава структура, преди седмицата да стане натоварена. Без такъв е по-вероятно да започнете понеделник, реагирайки на това, което е спешно, вместо да следвате план.

Използвайте кратък седмичен преглед, за да оцените три неща:

• Какво беше завършено миналата седмица
• Какво остава незавършено
• Какво заслужава приоритет през предстоящата седмица

Това е и подходящ момент да актуализирате календара си, да пренастроите сроковете и да премахнете задачи, които вече не са важни. Чистият седмичен план е по-лесен за изпълнение от претрупания.

Ако е възможно, планирайте прегледа по едно и също време всяка седмица. Последователността е по-важна от продължителността. Дори 20 до 30 минути могат да създадат значително подобрение във фокуса и изпълнението.

Практична рамка за управление на времето за предприемачи

Не е нужно да използвате всички методи за продуктивност наведнъж. Всъщност това обикновено влошава нещата. По-добър подход е да изградите проста, повторяема рамка:

1. Изберете най-важните си приоритети.
2. Блокирайте време за задълбочена работа.
3. Използвайте дневен списък със задачи и ясен ред.
4. Приемайте малките задачи веднага, когато е уместно.
5. Групирайте рутинната работа в отделни сесии.
6. Делегирайте това, което другите могат да свършат.
7. Намалявайте административното триене, където е възможно.
8. Преглеждайте седмицата си редовно.

Тази рамка не е бляскава, но е устойчива. Устойчивостта е важна, защото управлението на времето не е еднократно решение. То е система, която усъвършенствате с растежа на бизнеса.

Заключителни мисли

Предприемачите не се нуждаят от повече часове. Те се нуждаят от по-добри граници, по-ясни приоритети и по-малко разсейвания. Най-добрите стратегии за управление на времето са тези, които ви помагат да вземате по-бързи решения и да защитавате най-ценното си внимание.

Започнете с една или две промени и след това надграждайте оттам. Добре управляван календар, реалистична система от задачи и оптимизирани административни процеси могат да донесат незабавно облекчение. С времето тези подобрения се натрупват в по-добро изпълнение, по-малко стрес и по-силно бизнес представяне.

Резултатът не е просто по-организиран работен ден. Това е бизнес, който ви дава пространство да го ръководите.