TIN и 1099: Ръководство за малкия бизнес за данъчно отчитане и съответствие

Ако наемате изпълнители по договор, плащате на доставчици или управлявате бизнес, който издава данъчни формуляри в края на годината, два термина се появяват отново и отново: TIN и 1099. Те са тясно свързани и разбирането им може да ви помогне да избегнете грешки при подаване, проблеми с резервното удържане и ненужни уведомления от IRS.

За собствениците на малък бизнес данъчното съответствие не означава само подаване на декларации навреме. То включва и събиране на правилната информация преди да започнат плащанията, документиране на това на кого сте платили и знание кои данъчни формуляри се прилагат. Именно тук влизат в действие Идентификационните номера на данъкоплатците, или TIN, и отчитането по формуляр 1099.

Това ръководство обяснява какво е TIN, защо е важно, кога се изисква 1099 и как да изградите прост процес, който поддържа записите ви подредени през цялата година.

Какво е TIN?

Идентификационен номер на данъкоплатец е номерът, който IRS използва, за да идентифицира данъкоплатец. Бизнесите използват TIN, за да отчитат доходи, да следят данъчни задължения и да съпоставят информационни декларации с правилното лице или организация.

Често срещаните видове TIN включват:

• Social Security Number (SSN): Използва се от физически лица.
• Employer Identification Number (EIN): Използва се от бизнеси и организации.
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN): Използва се от определени лица, които нямат право на SSN.
• Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN): Използва се в ограничени ситуации, свързани с осиновяване.

За бизнес отчетността най-често срещаните TIN са SSN за еднолични търговци и независими изпълнители или EIN за корпорации, партньорства и LLC.

Защо TIN са важни за отчитането по 1099

Формуляр 1099 отчита определени видове плащания пред IRS. За да го подадете правилно, имате нужда от законното име на получателя и неговия TIN. Ако тази информация липсва или е неправилна, подаването ви може да бъде отхвърлено или IRS може да маркира декларацията.

Когато изпълнител попълва Формуляр W-9, той предоставя:

• Своето законно име
• Име на фирма, ако е различно
• Федерална данъчна класификация
• Адрес
• TIN

Този W-9 става вашият източник на данни за подготовката на формулярите 1099 по-късно. Ако получателят откаже да предостави TIN, правилата на IRS в някои случаи може да изискват резервно удържане.

Какво е формуляр 1099?

Формуляр 1099 е семейство от информационни декларации, използвани за отчитане на определени плащания, които не са заплати. Бизнесите често го използват, за да отчитат плащания към независими изпълнители и някои доставчици.

Най-често използваният вариант за малкия бизнес е Form 1099-NEC, който отчита възнаграждения за услуги, предоставени от лица, които не са служители.

Други формуляри 1099 могат да се прилагат в различни ситуации, например:

• Form 1099-MISC: Някои наеми, награди, авторски възнаграждения и други плащания
• Form 1099-INT: Лихвен доход
• Form 1099-DIV: Дивиденти и разпределения
• Form 1099-K: Плащания с карта и транзакции чрез трети страни в определени случаи

За повечето собственици на малък бизнес ключовият формуляр е 1099-NEC, защото той се прилага, когато плащате на лице, което не е служител, за услуги.

Кога трябва да издадете 1099?

Не е необходим 1099 за всяко плащане, което правите. Правилата зависят от това на кого сте платили, за какво е плащането и по какъв начин е направено.

Обикновено може да се наложи да издадете 1099-NEC, ако:

• Плащате на независим изпълнител, фрийлансър или самонаето лице
• Плащането е за услуги, извършени за вашия бизнес
• През годината сте платили поне прага за отчитане
• Получателят не се третира като служител

Обикновено не издавате 1099-NEC за:

• Плащания към служители под формата на възнаграждение по W-2
• Много плащания към C корпорации
• Лични плащания, които не са свързани с бизнеса
• Плащания, извършени с кредитна карта или чрез определени платежни мрежи на трети страни, които често се отчитат отделно от самата платформа

Тъй като могат да важат изключения, важно е да потвърдите данъчния статус на получателя, преди да приемете, че формулярът е или не е необходим.

Защо трябва да съберете W-9 преди да платите на когото и да било

Една от най-честите грешки при съответствието е да чакате до януари, за да съберете данъчната информация. Дотогава изпълнителите може да са трудни за откриване, записите да са непълни, а сроковете за подаване да са близо.

По-добър подход е да поискате попълнен W-9 преди да извършите първото плащане към изпълнителя. Това ви дава данните, необходими за да:

• Потвърдите законното име на изпълнителя
• Проверите правилния TIN
• Определите дали получателят е физическо лице или организация
• Подготвите точни формуляри в края на годината

На практика W-9 трябва да бъде част от процеса ви по въвеждане на доставчици.

Как несъответствията в TIN създават проблеми

Несъответствие в TIN възниква, когато името и номерът във вашия 1099 не съвпадат със записите на IRS. Това може да се случи по прости причини, например:

• Изпълнителят използва прякор вместо законното си име
• Собственик на фирма посочва EIN, но формулярът съдържа име на физическо лице
• Получателят променя правната си структура, но не актуализира записите си
• Данъчният формуляр е въведен неправилно

Несъответствията в TIN могат да доведат до уведомления от IRS, корекции при подаване и допълнителна административна работа. В някои случаи повтарящите се несъответствия могат също да доведат до задължения за резервно удържане, ако получателят не предостави валидна данъчна информация.

Най-добрата превенция е да съхраните W-9 веднага след като го получите и да го използвате като изходен документ при подготовката на формулярите.

Резервно удържане: какво означава

Резервното удържане е изискване за данъчно удържане, което може да се приложи, когато получателят не предостави правилен TIN или когато IRS ви уведоми, че TIN е неправилен.

Ако се изисква резервно удържане, може да се наложи да удържите процент от определени плащания и да преведете тази сума на IRS. Ако правилото се прилага, това не е по избор.

Тъй като резервното удържане може да бъде неудобно и объркващо и за двете страни, бизнесите трябва да третират събирането на W-9 и точността на записите като част от рутинното управление на доставчици, а не като задача за края на годината.

Най-добри практики за съответствие с 1099

Прост процес за съответствие намалява стреса при подаване и ви помага да избегнете корекции в последния момент. Използвайте следния работен процес през цялата година.

1. Събирайте данъчните формуляри рано

Поискайте W-9 преди изпълнителят да започне работа или преди да бъде извършено първото плащане.

2. Проследявайте плащанията на едно място

Използвайте счетоводен софтуер или обикновена таблица, за да записвате всички плащания към изпълнители, номера на фактури, дати и категории услуги.

3. Проверявайте класификацията на доставчиците

Не всеки получател подлежи на отчитане. Потвърдете дали получателят е служител, изпълнител или организация, която попада извън стандартните правила за 1099.

4. Съгласувайте сумите преди края на годината

Прегледайте плащанията през декември, за да откриете липсващи записи, дублирани въвеждания или доставчици с непълна информация.

5. Подайте навреме

Крайният срок за подаване на 1099 е важен. Закъснелите формуляри могат да доведат до санкции и да създадат ненужна допълнителна работа.

6. Съхранявайте копия от подкрепящите документи

Пазете формулярите W-9, фактурите, платежните записи и подадените копия на 1099 в защитена система за документи.

Често срещани грешки на малките бизнеси

Дори организираните бизнеси понякога допускат грешки, които могат да бъдат избегнати. Най-често срещаните са:

• Непоискване на W-9 преди плащане към изпълнителя
• Използване на търговско име вместо законното име
• Използване на грешен тип TIN
• Пропускане на плащания в брой или с чек
• Предположение, че всяка корпорация е освободена без проверка на фактите
• Пропускане на сроковете за подаване
• Липса на резервна документация за плащания към доставчици

Тези грешки обикновено могат да бъдат предотвратени, ако стандартизирате процеса си за въвеждане и счетоводно отчитане.

Как LLC влияят върху отчитането по 1099

LLC добавят допълнително ниво на сложност, защото данъчното им третиране не винаги е очевидно само от името.

Едно LLC може да бъде облагано като:

• Едноличен търговец
• Партньорство
• Корпорация

Това означава, че не бива да гадаете само по етикета LLC. Прегледайте внимателно W-9 и данъчната класификация. Формулярът показва как получателят иска да бъде третиран за данъчни цели.

Защо точното учредяване на юридическото лице подпомага съответствието

Собствениците на бизнес често се фокусират първо върху учредяването, а данъчното отчитане оставят за по-късно, но двете неща са свързани. Добре структурираното юридическо лице прави данъчното отчитане по-ясно, защото законното име, данъчната класификация и записите за EIN са по-лесни за управление от самото начало.

Когато учредявате компания, поддържането на последователност в данните на юридическото лице между държавните регистрации, записите на IRS, банковите записи и формулярите за изпълнители може да намали грешките по веригата. Именно затова много собственици на бизнес използват услуга за учредяване, за да поддържат административната страна подредена, докато се фокусират върху операциите.

Контролен списък за 1099 в края на годината

Използвайте този контролен списък преди началото на данъчния сезон:

• Потвърдете, че W-9 на всеки изпълнител е наличен
• Прегледайте общите плащания по доставчик
• Проверете дали законното име и TIN съвпадат с W-9
• Проверете дали всеки доставчик подлежи на отчитане
• Потвърдете правилния тип формуляр 1099
• Актуализирайте адресите преди изпращане по пощата или електронно подаване
• Запазете копие от всеки подаден формуляр

Кратък преглед през декември може да предотврати дълъг цикъл от корекции през януари.

Какво да направите, ако изпълнителят не иска да предостави TIN

Ако изпълнител откаже да предостави TIN, не пренебрегвайте проблема. Поискайте попълнен W-9 и обяснете, че ви е необходима информацията за данъчно отчитане.

Ако изпълнителят все пак не съдейства, може да се наложи да прецените дали се прилага резервно удържане. В такъв случай документирайте искането си и всички отговори, за да имате ясен запис за предприетите действия.

Финален извод

TIN и 1099 са основни инструменти за данъчно съответствие, но могат да имат реални последици, ако се борави небрежно с тях. Ако събирате W-9 рано, проследявате плащанията последователно и проверявате данъчната информация на всеки получател преди края на годината, можете да избегнете много от най-често срещаните проблеми при отчитането.

За собствениците на малък бизнес най-добрата стратегия е проста: изградете съответствието в процеса си за работа с доставчици още от първия ден. Това спестява време, намалява грешките при подаване и помага на бизнеса ви да бъде подготвен за данъчния сезон.