E-Verify за държавни изпълнители: Какво трябва да знаят работодателите

Държавните изпълнители се сблъскват с различна среда за съответствие в сравнение с много други работодатели. Освен стандартните закони за наемане и трудови отношения, някои федерални изпълнители и подизпълнители трябва да използват E-Verify, за да потвърдят, че новоназначените служители имат право да работят в Съединените щати.

За основатели, развиващи се компании и екипи по съответствие това изискване може да засегне процесите по наемане, системите за въвеждане на служители, управлението на договори и съхранението на документи. Ако бъде пренебрегнато, може да доведе до риск за договора, административни затруднения и евентуална правна отговорност. Ако бъде изпълнено правилно, то помага да се изгради повтаряем процес за съответствие, който подкрепя растежа.

Това ръководство обяснява какво представлява E-Verify, кога държавните изпълнители трябва да го използват, върху кого се прилага и как да изградите практичен работен процес за съответствие.

Какво е E-Verify?

E-Verify е онлайн система на федералното правителство за проверка на допустимостта за работа. Работодателите сравняват информацията от формуляр I-9 на новоназначен служител със записите, поддържани от Администрацията за социално осигуряване и Министерството на вътрешната сигурност.

Целта е да се помогне на работодателите да потвърдят, че работникът има законово право да работи в Съединените щати. E-Verify не е заместител на формуляр I-9. Вместо това той е допълнителна стъпка за проверка, използвана от работодатели, които са длъжни да участват или които избират да се запишат доброволно.

Защо държавните изпълнители трябва да обръщат внимание

За повечето частни работодатели E-Verify е незадължителна система, освен ако щатското законодателство или конкретни договорни условия не изискват нейното използване. За държавните изпълнители обаче правилата могат да бъдат задължителни в зависимост от договора и вида работа, която се извършва.

Един изпълнител може да трябва да използва E-Verify, когато федералните правила за обществени поръчки, изисквания на агенции или договорни клаузи превърнат участието в условие за работа с държавата. Това означава, че тежестта на съответствието не се отнася само до наемането. То може да засегне и стратегията за кандидатстване, прегледа на договорите и операциите на човешките ресурси.

Ако компанията ви се стреми към федерални договори, E-Verify трябва да бъде прегледан отрано, а не след възлагането.

Кога E-Verify е задължителен за федерални изпълнители

Точното изискване може да зависи от текста на договора и от приложимите федерални правила. На практика държавните изпълнители може да трябва да се запишат в E-Verify, ако:

• Договорът съдържа клауза за E-Verify.
• Изпълнителят е федерален изпълнител или подизпълнител, обхванат от приложимото правило.
• Компанията наема служители, които ще работят по обхванат федерален договор.
• Договорът изисква проверка на всички нови служители или на определени категории работници.

Някои договори може да изискват проверка само на служителите, назначени по федералния договор, докато други може да изискват проверка на всички новоназначени служители по време на действието на договора. Тъй като договорният текст има значение, всяка възложена работа трябва да се преглежда внимателно.

Кои служители трябва да бъдат проверени?

Служителите, които трябва да бъдат проверени чрез E-Verify, зависят от условията на договора и приложимото федерално правило. В много случаи изпълнителите трябва да проверяват:

• Новоназначени служители, които са разпределени към обхванатия договор.
• В някои случаи всички новоназначени служители в компанията.
• Определени служители на подизпълнители, ако и поддоговорът е обхванат.

Съществуващите служители не винаги подлежат на проверка, освен ако договорът изрично не изисква това. Ето защо е важно да се определи обхватът на изискването, преди да се изгради процесът за въвеждане на служители.

Връзката между формуляр I-9 и E-Verify

Всеки работодател в САЩ трябва да попълни формуляр I-9 за новите служители. Този формуляр потвърждава документите за самоличност и разрешение за работа.

E-Verify се използва след попълването на I-9. Работодателят въвежда информация от I-9 в системата E-Verify и получава потвърждение или резултат за предварително непотвърждение.

Един съобразен с изискванията процес обикновено изглежда така:

1. Попълнете формуляр I-9 за новия служител.
2. Запишете се в E-Verify, ако това се изисква.
3. Подайте информацията за служителя в E-Verify в рамките на изисквания срок.
4. Проследете резултата по случая и следвайте всички необходими следващи стъпки.
5. Съхранявайте записите според фирмената политика и законовите изисквания.

Пропускането на I-9 или неправилното използване на E-Verify може да създаде проблеми със съответствието.

Как държавните изпълнители използват E-Verify

Изпълнител, който е задължен да използва E-Verify, трябва да създаде ясен вътрешен работен процес. Обикновено процесът включва следните стъпки.

1. Прегледайте договора

Преди да започне въвеждането на служители, компанията трябва да прегледа договора и всички свързани клаузи, за да потвърди дали E-Verify е задължителен и кои служители трябва да бъдат проверени. Ако компанията е подизпълнител, същият преглед трябва да се направи и на нивото на поддоговора.

2. Запишете се в E-Verify

Ако компанията все още не е записана, тя трябва да завърши процеса на регистрация, преди да проверява служители. Записването обикновено изисква информация за работодателя, право на подпис и съгласие с правилата на програмата.

3. Обучете екипите по човешки ресурси и наемане

Хората, които обработват въвеждането на служители, трябва да разбират:

• Кога компанията трябва да използва E-Verify.
• Кои служители са обхванати.
• Как първо да попълнят I-9.
• Как да подадат случай навреме.
• Какво да направят при предварително непотвърждение.

Обучението намалява грешките и помага процесът да остане последователен между различните локации и бизнес звена.

4. Интегрирайте E-Verify във въвеждането на служители

Стъпката за проверка трябва да бъде включена в стандартния списък за въвеждане. Така компанията няма да разчита на паметта или на случайни напомняния.

Един добър работен процес за въвеждане определя:

• Краен срок за попълване на I-9.
• Краен срок за подаване на случаите в E-Verify.
• Вътрешно отговорното лице за всяка стъпка.
• Резервни процедури, ако основният HR контакт не е наличен.

5. Проследявайте резултатите и реагирайте своевременно

Ако E-Verify върне предварително непотвърждение, работодателят трябва да следва изискваната процедура и да не предприема неблагоприятни действия само въз основа на първоначалния резултат. Забавяния, пропуснати срокове или лоша комуникация могат да създадат ненужен риск.

Чести грешки на изпълнителите

Държавните изпълнители често се сблъскват със същите избегаеми проблеми. Най-честите включват:

• Да се предполага, че E-Verify се прилага за цялата компания, когато всъщност е обхваната само част от служителите.
• Да не се чете внимателно договорният текст.
• Да се попълва E-Verify преди да е завършен процесът по I-9.
• Да се пропусне срокът за подаване след започване на работа на новия служител.
• Да не се обучават мениджърите или служителите по човешки ресурси за необходимия работен процес.
• Да се забравя да се включат подизпълнителите в планирането на съответствието.
• Да не се води писмен запис за това кой отговаря за проверката.

Всяка от тези грешки може да бъде предотвратена с дефиниран процес и периодичен вътрешен преглед.

Как да изградите практична система за съответствие

Работещата система за съответствие не е нужно да бъде сложна. Тя трябва да бъде документирана, повтаряема и да има ясно определена отговорност.

Помислете за изграждане на системата около следните елементи:

• Контролен списък за преглед на договорите при нови федерални възлагания.
• Контролен списък за наемане, който включва стъпките за I-9 и E-Verify.
• Писмено разпределение на ролите между човешки ресурси, юридически отдел и операции.
• Календар или система за работен поток за сроковете.
• Вътрешни одити, за да се потвърди, че случаите се обработват правилно.
• Политика за съхранение на документи за I-9 и E-Verify.

За разрастващ се бизнес тези контроли намаляват риска, без да забавят наемането до минимум.

Как Zenind подкрепя развиващите се компании

За компании, които се подготвят да поемат по-сложни изисквания за съответствие, солидната правна и оперативна основа е от значение. Zenind помага на предприемачи и малки бизнеси да учредяват и поддържат компаниите си, като им дава по-добра отправна точка за управление на договори, работни процеси за съответствие и бъдещ растеж.

Ако бизнесът ви се стреми към държавни договори, уверете се, че структурата на дружеството, регистрациите и вътрешните процеси са подготвени, преди работата да започне. Стабилната основа за съответствие улеснява справянето със задължения като E-Verify, когато те възникнат.

Често задавани въпроси за E-Verify при държавни изпълнители

E-Verify същото ли е като формуляр I-9?

Не. Формуляр I-9 се изисква за почти всички работодатели в САЩ, докато E-Verify е допълнителна онлайн система за проверка, използвана когато законът, договорът или изборът на работодателя го изискват.

Всички държавни изпълнители ли трябва да използват E-Verify?

Не винаги. Изискването зависи от договора, вида работа и приложимите федерални правила.

Могат ли подизпълнителите да бъдат задължени да използват E-Verify?

Да. В някои случаи подизпълнителите също са обхванати, особено когато поддоговорът включва необходимия текст или прехвърля федералното изискване.

Трябва ли да проверявам настоящите служители?

Не непременно. Много задължения по E-Verify се отнасят до новоназначени служители, но точният обхват зависи от условията на договора.

Какво се случва, ако даден случай получи предварително непотвърждение?

Работодателят трябва да следва изисквания процес на E-Verify и да даде на служителя възможност да реши проблема. Служителят не трябва да бъде третиран несправедливо само заради първоначалния резултат.

Финален извод

E-Verify е повече от административна формалност за държавните изпълнители. То е част от по-широка рамка за съответствие, която може да засегне допустимостта за договори, въвеждането на служители и управлението на работната сила.

Най-добрият подход е да преглеждате договорните изисквания отрано, да изградите последователен процес за проверка и да обучите екипа, отговорен за наемането. Тази комбинация помага на изпълнителите да останат в съответствие, като същевременно запазват ефективността на операциите.

За бизнеси, които разширяват дейността си към работа с държавата, правилната структура на дружеството и добрите практики за съответствие могат значително да улеснят растежа.