TIN және 1099 формалары: шағын бизнеске арналған салық есептілігі мен комплаенс жөніндегі нұсқаулық

Егер сіз мердігерлерді жалдасаңыз, жеткізушілерге төлем жасасаңыз немесе жыл соңында салық формаларын шығаратын бизнес жүргізсеңіз, екі ұғым жиі кездеседі: TIN және 1099. Олар өзара тығыз байланысты, ал олардың қалай жұмыс істейтінін түсіну қателіктерден, backup withholding мәселелерінен және IRS-тен қажетсіз хабарламалардан сақтануға көмектеседі.

Шағын бизнес иелері үшін салық комплаенсы тек есепті уақытында тапсырумен шектелмейді. Ол төлемдер басталғанға дейін дұрыс ақпарат жинауды, кімге төлем жасалғанын құжаттауды және қандай салық формалары қолданылатынын білуді де қамтиды. Дәл осы жерде Taxpayer Identification Number немесе TIN және 1099 нысаны бойынша есеп беру маңызды болады.

Бұл нұсқаулықта TIN деген не, оның не үшін маңызды екені, 1099 қашан қажет болатыны және жыл бойы құжаттарыңызды реттеп отыруға көмектесетін қарапайым үдерісті қалай құруға болатыны түсіндіріледі.

TIN деген не?

Taxpayer Identification Number — IRS салық төлеушіні анықтау үшін қолданатын нөмір. Бизнестер TIN-ді табысты есептеу, салық міндеттемелерін қадағалау және ақпараттық есептерді дұрыс тұлғаға немесе ұйымға сәйкестендіру үшін пайдаланады.

TIN түрлеріне мыналар жатады:

• Social Security Number (SSN): Жеке тұлғаларға арналған.
• Employer Identification Number (EIN): Бизнестер мен ұйымдарға арналған.
• Individual Taxpayer Identification Number (ITIN): SSN алуға құқығы жоқ кейбір тұлғаларға арналған.
• Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN): Бала асырап алуға қатысты шектеулі жағдайларда қолданылады.

Бизнес есебінде ең жиі кездесетін TIN түрлері — жеке кәсіпкерлер мен тәуелсіз мердігерлер үшін SSN немесе корпорациялар, серіктестіктер және LLC үшін EIN.

1099 есебінде TIN не үшін маңызды?

1099 нысаны IRS-ке жалақыға жатпайтын белгілі бір төлемдерді хабарлау үшін қолданылады. Оны дұрыс тапсыру үшін сізге алушының заңды атауы мен TIN қажет. Егер бұл ақпарат жетіспесе немесе қате болса, есеп қабылданбауы немесе IRS декларацияны белгілеуі мүмкін.

Мердігер Form W-9 толтырғанда, ол мына мәліметтерді береді:

• Заңды аты-жөні
• Бизнес атауы, егер өзгеше болса
• Федералдық салық санаты
• Мекенжайы
• TIN

Осы W-9 кейін 1099 формаларын дайындауға арналған негізгі дереккөз ретінде пайдаланылады. Егер алушы TIN беруден бас тартса, IRS ережелері кейбір жағдайларда backup withholding талап етуі мүмкін.

1099 формасы деген не?

Form 1099 — жалақы болып саналмайтын белгілі бір төлемдерді есеп беруге арналған ақпараттық есептер тобы. Бизнестер оны көбіне тәуелсіз мердігерлерге және кейбір жеткізушілерге жасалған төлемдерді хабарлау үшін қолданады.

Шағын бизнестер үшін ең жиі қолданылатын нұсқа — nonemployee compensation көрсететін Form 1099-NEC.

Басқа 1099 формалары да әртүрлі жағдайларда қолданылуы мүмкін, мысалы:

• Form 1099-MISC: Кейбір жалдау төлемдері, сыйлықтар, роялти және басқа төлемдер
• Form 1099-INT: Пайыздық табыс
• Form 1099-DIV: Дивидендтер мен үлестірулер
• Form 1099-K: Белгілі жағдайларда төлем картасы және үшінші тарап желісі арқылы жасалған транзакциялар

Көптеген шағын бизнес иелері үшін негізгі форма 1099-NEC болып табылады, өйткені ол қызметтер үшін жалақыдан тыс тұлғаға төлем жасағанда қолданылады.

Қашан 1099 беру қажет?

1099 сіз жасаған әрбір төлем үшін міндетті емес. Ереже кімге төлегеніңізге, не үшін төлегеніңізге және төлемнің қалай жасалғанына байланысты.

Жалпы алғанда, сізге 1099-NEC беру қажет болуы мүмкін, егер:

• Сіз тәуелсіз мердігерге, фрилансерге немесе өзін-өзі жұмыспен қамтыған адамға төлесеңіз
• Төлем бизнесіңіз үшін көрсетілген қызметтерге қатысты болса
• Жыл ішінде есеп беру шегіне жеткен болсаңыз
• Алушы қызметкер ретінде қарастырылмаса

Әдетте, 1099-NEC мына жағдайларда берілмейді:

• W-2 жалақымен қызметкерлерге жасалған төлемдер
• C corporation компанияларға жасалған көптеген төлемдер
• Бизнеске қатысы жоқ жеке төлемдер
• Несие картасы арқылы немесе кейбір үшінші тарап төлем желілері арқылы жасалған төлемдер, олар көбіне төлем платформасы арқылы бөлек есептеледі

Ерекшеліктер қолданылуы мүмкін болғандықтан, форма қажет пе, жоқ па деп жорамалдамас бұрын алушының салықтық мәртебесін тексеру маңызды.

Неге төлем жасамас бұрын W-9 жинау керек?

Ең жиі кездесетін комплаенс қателігінің бірі — салық ақпаратын қаңтарға дейін жинауды кейінге қалдыру. Ол кезде мердігерлермен байланысу қиын болуы мүмкін, құжаттар толық болмайды және тапсыру мерзімдері жақындайды.

Дұрыс тәсіл — мердігердің бірінші шотын төлеместен бұрын толтырылған W-9 сұрату. Бұл сізге мына мәліметтерді береді:

• Мердігердің заңды атауын тексеру
• Дұрыс TIN-ді растау
• Алушының жеке тұлға ма, әлде ұйым ба екенін анықтау
• Жыл соңындағы формаларды дәл дайындау

Тәжірибеде W-9 жеткізушілерді onboarding үдерісінің бір бөлігі болуы керек.

TIN сәйкессіздігі қандай мәселе тудырады?

TIN сәйкессіздігі — 1099-тағы атау мен нөмір IRS жазбаларымен сәйкес келмегенде пайда болады. Бұл қарапайым себептерден туындауы мүмкін, мысалы:

• Мердігер заңды атаудың орнына лақап ат қолданады
• Бизнес иесі EIN көрсетеді, бірақ формада жеке тұлғаның аты жазылады
• Алушы бизнес құрылымын өзгертіп, құжаттарын жаңартпайды
• Салық формасы қате енгізіледі

TIN сәйкессіздігі IRS хабарламаларына, түзетулерге және қосымша әкімшілік жұмысқа әкелуі мүмкін. Кейбір жағдайларда қайталанатын сәйкессіздік алушы жарамды салық ақпаратын бермесе, backup withholding міндеттемелерін де туындатуы ықтимал.

Ең жақсы алдын алу тәсілі — W-9-ды алған бойда сақтау және формаларды дайындағанда оны негізгі құжат ретінде пайдалану.

Backup withholding деген не?

Backup withholding — алушы дұрыс TIN бермегенде немесе IRS сізге TIN қате екенін хабарлаған кезде қолданылуы мүмкін салықты ұстап қалу талабы.

Егер backup withholding талап етілсе, белгілі бір төлемдерден пайыз ұстап қалып, оны IRS-ке жіберу қажет болуы мүмкін. Егер ереже қолданылса, бұл міндетті.

Backup withholding екі тарап үшін де қолайсыз әрі түсініксіз болуы мүмкін болғандықтан, бизнестер W-9 жинау мен жазбалардың дұрыстығын жыл соңындағы тапсырма емес, жеткізушілерді күнделікті басқарудың бір бөлігі ретінде қарауы керек.

1099 комплаенсі үшін үздік тәжірибелер

Қарапайым комплаенс үдерісі есеп беру кезіндегі қысымды азайтады және соңғы сәтте түзетулер енгізуден сақтайды. Жыл бойы төмендегі жұмыс тәртібін қолданыңыз.

1. Салық формаларын ерте жинаңыз

Мердігер жұмыс бастағанға дейін немесе бірінші төлем жасалмас бұрын W-9 сұраңыз.

2. Төлемдерді бір жерде қадағалаңыз

Барлық мердігер төлемдерін, шот нөмірлерін, күндерін және қызмет санаттарын есеп жүйесінде немесе қарапайым кестеде тіркеңіз.

3. Жеткізушінің санатын тексеріңіз

Әр алушыға есеп беру қажет бола бермейді. Алушының қызметкер, мердігер немесе қалыпты 1099 ережелерінен тыс ұйым екенін нақтылаңыз.

4. Жыл соңына дейін жалпы сомаларды салыстырыңыз

Желтоқсанда төлемдерді қайта қарап, жетіспейтін жазбаларды, қайталанған енгізулерді немесе ақпараты толық емес жеткізушілерді табыңыз.

5. Уақытында тапсырыңыз

1099 тапсыру мерзімдері маңызды. Кеш тапсырылған формалар айыппұлға және қажетсіз қосымша жұмыстарға әкелуі мүмкін.

6. Қосымша құжаттардың көшірмелерін сақтаңыз

W-9 формаларын, шоттарды, төлем журналдарын және тапсырылған 1099 көшірмелерін қауіпсіз құжат сақтау жүйесінде сақтаңыз.

Шағын бизнестер жиі жіберетін қателіктер

Тіпті тәртіпті бизнес те кейде болдырмауға болатын қателіктер жібереді. Ең жиілері:

• Мердігерге төлем жасамай тұрып W-9 жинамау
• Сауда атауын емес, заңды атауды енгізу
• TIN түрін қате қолдану
• Қолма-қол немесе чек арқылы жасалған төлемдерді ұмыту
• Әрбір corporation 1099-дан бос деп ойлап, нақты тексермеу
• Тапсыру мерзімдерін өткізіп алу
• Жеткізуші төлемдеріне қатысты қосымша құжаттаманы сақтамау

Егер onboarding және бухгалтерлік үдерісті стандарттасаңыз, бұл қателіктердің алдын алу әдетте оңай.

LLC 1099 есебіне қалай әсер етеді?

LLC атауының өзінен ғана оның салықтық режимі бірден анық бола бермейтіндіктен, LLC қосымша күрделілік тудырады.

LLC мынадай түрде салық салынуы мүмкін:

• Жеке кәсіпкерлік ретінде
• Серіктестік ретінде
• Корпорация ретінде

Сондықтан тек LLC деген белгіге қарап шешім қабылдамаңыз. W-9 пен салықтық санатты мұқият тексеріңіз. Форманың өзі алушының салықтық есеп беру мақсатында қалай қарастырылғысы келетінін көрсетеді.

Дұрыс ұйым құру комплаенске неге көмектеседі?

Кәсіп иелері көбіне алдымен компания құрып, салық есебін кейін ойлайды, бірақ бұл екеуі өзара байланысты. Жақсы құрылымдалған бизнес ұйым салық есебін жеңілдетеді, өйткені заңды атауды, салықтық санатты және EIN жазбаларын басынан бастап басқару оңайырақ болады.

Компания құрған кезде ұйымның деректерін штаттық тіркеулерде, IRS жазбаларында, банк құжаттарында және мердігер формаларында бірізді сақтау кейінгі қателерді азайта алады. Сондықтан көптеген кәсіп иелері әкімшілік процесті реттеу үшін formation service қызметін пайдаланады және операцияларға көбірек назар аударады.

Жыл соңындағы 1099 тексеру парағы

Есеп беру маусымы басталмас бұрын мына тексеру парағын қолданыңыз:

• Әр мердігердің W-9 формасы файлда бар екенін растаңыз
• Әр жеткізуші бойынша төлем сомаларын тексеріңіз
• Заңды атау мен TIN W-9-мен сәйкес келетінін растаңыз
• Әр жеткізушіге есеп беру қажет пе, соны анықтаңыз
• Дұрыс 1099 форма түрін таңдаңыз
• Пошта арқылы жіберу немесе электронды тапсыру алдында мекенжайларды жаңартыңыз
• Тапсырылған әр форманың көшірмесін сақтаңыз

Желтоқсандағы қысқа шолу қаңтардағы ұзақ түзету цикліне жол бермейді.

Егер мердігер TIN бермесе не істеу керек?

Егер мердігер TIN беруден бас тартса, мәселені елемеңіз. W-9 толтыруды сұраңыз және бұл ақпарат салық есебі үшін қажет екенін түсіндіріңіз.

Егер мердігер бәрібір келіспесе, backup withholding қолданылуы мүмкін бе, соны бағалау қажет. Мұндай жағдайда сұрауыңызды және алынған жауаптарды құжаттап, әрекеттеріңізге нақты дәлел қалдырыңыз.

Қорытынды

TIN және 1099 формалары — негізгі салық комплаенсы құралдары, бірақ оларды ұқыпсыз қолдану нақты салдарға әкеледі. Егер сіз W-9-ды ерте жинасаңыз, төлемдерді тұрақты қадағаласаңыз және жыл соңына дейін әр алушының салық ақпаратын тексерсеңіз, ең жиі кездесетін есеп беру мәселелерінің көпшілігін болдырмауға болады.

Шағын бизнес иелері үшін ең жақсы стратегия қарапайым: комплаенсті бірінші күннен бастап жеткізушілермен жұмыс процесіне енгізу. Бұл тәсіл уақытты үнемдейді, есеп қателерін азайтады және бизнесіңізді салық маусымына дайындауға көмектеседі.