Обединена регистрационна декларация (URS): Какво трябва да знаят нестопанските организации, преди да привличат дарения в различни щати

Когато една нестопанска организация започне да набира средства извън щата, в който е регистрирана, спазването на изискванията става много по-сложно много бързо. Правилата за регистрация могат да се различават от една юрисдикция до друга, а изискваната от всеки щат информация може да не е еднаква. За организации, които привличат дарения в няколко щата, Обединената регистрационна декларация, често наричана URS, е един от инструментите, които могат да помогнат за опростяване на процеса.

URS не заменя всяко щатско подаване и не е универсален бърз път. Но за допустими нестопански организации, които се регистрират в участващи щати, тя може да намали повторяемата документация и да направи спазването на правилата за благотворително набиране на средства по-лесно за управление.

Това ръководство обяснява какво представлява URS, как работи, кога помага и какво трябва да знаят нестопанските организации, преди да разчитат на нея като част от по-широк план за съответствие при набирането на средства.

Какво представлява Обединената регистрационна декларация?

Обединената регистрационна декларация е стандартизиран формуляр, създаден, за да помогне на благотворителните организации да се регистрират за набиране на средства в няколко щата по-ефективно. Вместо да попълва изцяло различно заявление от нулата за всеки щат, една нестопанска организация може да използва URS като общ базов документ в щати, които я приемат.

Формулярът е разработен, за да намали дублирането, да подобри последователността и да направи многощатската регистрация по-управляема за благотворителните организации и техните консултанти. Той е особено полезен за организации, които провеждат кампании за набиране на средства през щатски граници, независимо дали чрез директна поща, имейл, събития, онлайн дарения или подкрепа от професионални набирачи на средства.

На практика URS е инструмент за съответствие. Той не променя основните правни задължения на една благотворителна организация. Ако един щат изисква регистрация, годишен отчет, подновяване или допълнителни приложения, организацията все още трябва да изпълни тези изисквания. URS просто помага да се структурира и подаде информацията по-ефикасно.

Защо регистрацията за благотворително набиране на средства е важна

В Съединените щати много щати изискват благотворителните организации да се регистрират, преди да привличат дарения от жители на съответния щат. Тези правила са създадени, за да насърчават прозрачността, да защитават дарителите и да дават на регулаторите ясен поглед върху това кои организации набират средства в щата.

Изискванията за регистрация често се прилагат преди първото обръщение към потенциални дарители, а не след като вече са получени дарения. Това означава, че една нестопанска организация може да създаде правен и оперативен проблем, ако стартира кампания, преди да потвърди къде трябва да се регистрира.

За една развиваща се нестопанска организация това е важно, защото набирането на средства обикновено се разширява по-бързо от системите за съответствие. Организацията може да започне в един щат, след това да получи дарения от съседен щат и после да стартира национална онлайн кампания, без да осъзнае, че обхватът ѝ на набиране на средства е нараснал далеч отвъд първоначалния план.

Добре изграден процес за съответствие помага да се предотвратят избегаеми проблеми, включително закъснели подавания, санкции и прекъсвания в набирането на средства.

Как URS се вписва в старта на една нестопанска организация

Много основатели се фокусират първо върху създаването на юридическото лице, но планирането на регистрациите също трябва да започне рано. Ако създавате нестопанска корпорация, стартовият списък обикновено трябва да включва:

• Избор на щата на учредяване
• Подготовка на учредителен акт
• Изготвяне на вътрешни правила
• Назначаване на съвет на директорите
• Получаване на EIN
• Откриване на банкови сметки
• Кандидатстване за данъчно освобождаване, ако е приложимо
• Преглед на правилата за благотворително набиране на средства във всеки щат, в който ще се провежда кампания

URS е част от последната стъпка в този списък, но по-ранните стъпки също имат значение. Щатите често изискват да видят данни за организацията, като юридическото име на благотворителната организация, щата на учредяване, учредителни документи, длъжностни лица, директори и данъчен статус. Ако тези записи са непълни или несъответстващи, регистрациите могат да се забавят.

Затова доброто учредяване на юридическото лице и доброто съответствие при набирането на средства вървят ръка за ръка. Една добре организирана нестопанска организация се регистрира по-лесно, подновява по-лесно и е по-лесна за поддържане в добро състояние във времето.

Кой използва URS?

URS е най-полезна за нестопански организации, които искат да се регистрират в няколко участващи щата и очакват да подават сходна базова информация повече от веднъж.

Тя е най-полезна за:

• Обществени благотворителни организации, които привличат дарения в няколко щата
• Национални или регионални нестопански организации с онлайн набиране на средства
• Организации, които провеждат кампании чрез peer-to-peer или събития
• Благотворителни организации, които се разширяват от един щат в друг
• Нестопански организации, които работят с външни професионални набирачи на средства

По-малките организации също могат да се възползват от URS, ако навлизат в нови щати, но трябва да потвърдят дали щатите, които ги интересуват, приемат формуляра и дали са необходими допълнителни щатски документи.

Кои щати приемат URS?

Не всеки щат приема URS и това приемане може да се променя с времето. Някои юрисдикции използват URS като част от процеса на подаване, докато други разчитат на собствени формуляри или онлайн системи.

Тъй като правилата за благотворително набиране на средства са специфични за всеки щат, нестопанските организации не трябва да приемат, че URS ще удовлетвори всички задължения за подаване. Вместо това те трябва да проверят дали URS се приема за всеки целеви щат, преди да подадат пакет за регистрация.

Внимателният преглед на изискванията на щатите е от съществено значение, когато:

• Подавате за първи път в нов щат
• Разширявате кампания в нов регион
• Подновявате регистрация
• Регистрирате професионален набирач на средства или доставчик на услуги за набиране на средства
• Актуализирате името, адреса, длъжностните лица или дейностите на организацията

Най-сигурният подход е да третирате URS като една част от процеса на съответствие, а не като целия процес.

Информация, която обикновено се изисква при подаване на URS

Въпреки че точните изисквания могат да се различават според щата, пакетът URS често изисква подробна информация за организацията. Нестопанските организации трябва да са готови да предоставят:

• Юридическо име и всички алтернативни наименования
• Адрес и контактна информация на главния офис
• Щат на учредяване
• Дата на учредяване
• Федерален данъчен статус и EIN
• Копие от управителните документи
• Списък на директорите и длъжностните лица
• Финансови отчети или информация от Form 990
• Методи за набиране на средства и описание на дейността
• Информация за платени набирачи на средства, ако се използват
• Данни за подпис и удостоверяване

Много щати изискват и допълнителни графици или приложения. Дори когато основният формуляр е стандартизиран, придружаващите документи могат да се различават от едно подаване до друго.

Това означава, че URS може да спести време, но все пак изисква точност. Ако списъкът на съвета, записът за учредяване или данните от федералните декларации са несъответстващи, щатът може да отхвърли подаването или да поиска корекции.

URS срещу щатски специфични регистрационни формуляри

URS не е същото като щатски специфичен регистрационен формуляр. По-скоро е добре да се мисли за нея като за стандартизирана основа, която някои щати приемат като част от собствения си процес.

Характеристика	URS	Щатско специфично подаване
Цел	Стандартизиране на информацията за благотворителна регистрация	Спазване на уникалните правила за подаване на един щат
Най-подходящо за	Многощатска регистрация	Регистрация в един щат или специални случаи
Повторно използване на информация	Високо	По-ниско
Допълнителни документи	Често все още са необходими	Често все още са необходими
Приемане	Само в участващи щати	Изисква се в съответния щат

Ако вашата нестопанска организация подава само в един щат, щатски специфичен формуляр може да е достатъчен. Ако подавате в няколко щата, URS може да намали повторяемата работа, но все пак трябва да потвърдите точните изисквания за всяка юрисдикция.

Често срещани грешки, които нестопанските организации допускат при URS подавания

Дори опитни организации могат да имат проблеми, ако третират регистрацията като еднократна административна задача, вместо като постоянна функция за съответствие.

Често срещани грешки са:

• Предполага се, че URS се приема навсякъде
• Подаване след като набирането на средства вече е започнало
• Използване на остарели управителни документи
• Посочване на длъжностни лица или директори по несъгласуван начин във формулярите
• Забравяне да се актуализира контактната информация
• Пропускане на годишни срокове за подновяване
• Пренебрегване на допълнителни щатски приложения
• Непроследяване на договори с професионални набирачи на средства
• Непреразглеждане отделно на правилата за онлайн набиране на средства

Един от най-големите проблеми е несъответствието. Ако URS казва едно, а Form 990 на IRS или корпоративните записи казват друго, регулаторите може да поискат разяснение. Чистите и последователни записи правят подаванията по-гладки и намаляват обратната кореспонденция.

Как да изградите по-добър процес за подаване на URS

Надеждният процес е по-важен от еднократното усилие за подаване. Нестопанските организации, които набират средства в няколко щата, обикновено печелят от създаването на повторяема система за съответствие.

1. Поддържайте централен файл за съответствие

Съхранявайте ключовите документи на едно място, включително учредителни документи, вътрешни правила, потвърждение за EIN, писма за данъчно освобождаване, списъци на борда, финансови отчети и предишни подавания.

2. Проследявайте всеки щат, в който може да се извършва набиране на средства

Онлайн набирането на средства може да създаде многощатско излагане по-бързо, отколкото много организации очакват. Ако дарителите могат да достигнат до кампания от друг щат, този щат може да има собствени правила за регистрация.

3. Преглеждайте подаванията преди началото на набирането на средства

Включете прегледа на регистрацията в планирането на кампанията. Ако дата на стартиране зависи от одобрение по съответствие, срокът за подаване трябва да е част от графика на проекта.

4. Определете вътрешен отговорник

Някой трябва да отговаря за следене на срокове, събиране на документи и координация с външен юрисконсулт или специалист по съответствие, когато е необходимо.

5. Въведете в календар подновяванията и актуализациите

Много щати изискват годишни декларации или изменения, когато информацията се промени. Задайте напомняния достатъчно преди крайния срок, за да избегнете закъснели такси или прекъсвания.

URS и онлайн набирането на средства

Онлайн набирането на средства направи многощатското привличане на дарения по-лесно от всякога, но също така го направи по-сложно от гледна точка на регистрацията. Страница за дарения може да достигне до поддръжници в много щати без организацията да има физическо присъствие там.

Това означава, че една нестопанска организация не бива да приема, че онлайн даренията са освободени от щатски правила за регистрация. Кампания, която изглежда локална, всъщност може да създаде задължения за подаване в няколко щата в зависимост от това как се рекламира, къде живеят дарителите и как организацията привлича подкрепа.

URS може да помогне да се намали административната тежест на многощатското съответствие, но не премахва нуждата да се проверят правилата на всеки щат. Всяка организация, която разчита в голяма степен на дигитално набиране на средства, трябва да включи прегледа на благотворителната регистрация в своите уебсайт, кампания и процеси за привличане на дарители.

Кога URS може да не е достатъчна

Има ситуации, в които URS е само отправна точка.

Една нестопанска организация може да се нуждае от повече от URS, когато:

• Един щат не я приема
• Организацията кандидатства за освобождаване
• Благотворителната организация използва професионални набирачи на средства или търговски съ-участници
• Един щат изисква допълнителни финансови графици
• Подаването включва специална благотворителна дейност, като хазартни игри или томболи
• Организацията актуализира предходна регистрация вместо да подава нова

В такива случаи нестопанската организация трябва да събере специфичните изисквания на щата, преди да подаде каквото и да било. Колкото по-сложна е дейността по набиране на средства, толкова по-вероятно е пакетът за подаване да се нуждае от персонализиране.

Най-добри практики за поддържане на съответствие

Ако вашата нестопанска организация разширява усилията си за набиране на средства, използвайте тези най-добри практики, за да останете организирани:

• Потвърждавайте къде действително набира средства организацията
• Проверявайте дали всеки целеви щат приема URS
• Поддържайте учредителните записи и записите на борда актуални
• Съгласувайте цялата организационна информация във всички подавания
• Преглеждайте изискванията за благотворително набиране на средства преди всяка кампания
• Следете датите за подновяване и задълженията за годишни отчети
• Актуализирайте щатските подавания след съществени промени
• Документирайте кой отговаря за всяка задача по съответствие

За основателите и операторите ключовият урок е прост: съответствието при набирането на средства работи най-добре, когато е вградено в оперативния ритъм на организацията, а не се третира като нещо второстепенно.

В крайна сметка

Обединената регистрационна декларация е практичен инструмент за съответствие за нестопански организации, които трябва да се регистрират в няколко щата. Тя може да намали дублирането, да подобри последователността и да помогне на организациите да управляват по-ефективно подаванията за благотворително набиране на средства.

Все пак URS не е заместител на прегледа на правилата на всеки щат. Приемането ѝ варира, може да са нужни допълнителни документи, а задълженията за подновяване продължават дълго след подаването на първия формуляр.

За нестопанските организации най-разумният подход е да свържат учредяването на юридическото лице, управлението и съответствието при набирането на средства от самото начало. Когато тези елементи са организирани заедно, става много по-лесно да се регистрират, да привличат средства и да растат отговорно през щатски граници.