Unified Registration Statement (URS): Τι πρέπει να γνωρίζουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πριν ζητήσουν δωρεές σε πολλά κράτη

Όταν ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός ξεκινά να συγκεντρώνει χρήματα πέρα από την πολιτεία ή τη χώρα έδρατάς του, η συμμόρφωση γίνεται πολύ πιο σύνθετη πολύ γρήγορα. Οι κανόνες εγγραφής μπορεί να αλλάζουν από τη μία δικαιοδοσία στην άλλη, και οι πληροφορίες που απαιτεί κάθε πολιτεία μπορεί να μην είναι ίδιες. Για οργανισμούς που ζητούν δωρεές σε περισσότερες από μία πολιτείες, το Unified Registration Statement, γνωστό συνήθως ως URS, είναι ένα εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει στην απλοποίηση της διαδικασίας.

Το URS δεν αντικαθιστά κάθε υποχρεωτική κατάθεση σε πολιτειακό επίπεδο και δεν αποτελεί καθολικό shortcut. Όμως, για επιλέξιμους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που εγγράφονται σε συμμετέχουσες πολιτείες, μπορεί να μειώσει τον όγκο της επαναλαμβανόμενης γραφειοκρατίας και να κάνει τη συμμόρφωση με τους κανόνες φιλανθρωπικής προσέλκυσης πιο διαχειρίσιμη.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι είναι το URS, πώς λειτουργεί, πότε βοηθά και τι πρέπει να γνωρίζουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πριν το χρησιμοποιήσουν ως μέρος ενός ευρύτερου πλάνου συμμόρφωσης για fundraising.

Τι είναι το Unified Registration Statement;

Το Unified Registration Statement είναι ένα τυποποιημένο έντυπο που δημιουργήθηκε για να βοηθήσει φιλανθρωπικούς οργανισμούς να εγγράφονται πιο αποτελεσματικά για προσέλκυση δωρεών σε πολλές πολιτείες. Αντί να συμπληρώνει κανείς μια εντελώς διαφορετική αίτηση από την αρχή για κάθε πολιτεία, ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει το URS ως κοινή βασική φόρμα σε πολιτείες που το δέχονται.

Το έντυπο σχεδιάστηκε για να μειώνει την επανάληψη, να βελτιώνει τη συνέπεια και να κάνει την εγγραφή σε πολλές πολιτείες πιο εύχρηστη για τις φιλανθρωπικές οργανώσεις και τους συμβούλους τους. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για οργανισμούς που πραγματοποιούν καμπάνιες συγκέντρωσης χρημάτων πέρα από τα πολιτειακά σύνορα, είτε μέσω direct mail, email, εκδηλώσεων, online δωρεών είτε με τη βοήθεια επαγγελματιών fundraiser.

Στην πράξη, το URS είναι ένα εργαλείο συμμόρφωσης. Δεν αλλάζει τις υποκείμενες νομικές υποχρεώσεις μιας φιλανθρωπικής οργάνωσης. Αν μια πολιτεία απαιτεί εγγραφή, ετήσια αναφορά, ανανέωση ή πρόσθετα παραρτήματα, ο οργανισμός εξακολουθεί να πρέπει να τα τηρήσει. Το URS απλώς βοηθά να οργανωθούν και να υποβληθούν πιο αποτελεσματικά οι πληροφορίες.

Γιατί έχει σημασία η εγγραφή για φιλανθρωπική προσέλκυση

Στις Ηνωμένες Πολιτείες, πολλές πολιτείες απαιτούν από τις φιλανθρωπικές οργανώσεις να εγγράφονται πριν ζητήσουν συνεισφορές από κατοίκους τους. Αυτοί οι κανόνες έχουν στόχο να ενισχύουν τη διαφάνεια, να προστατεύουν τους δωρητές και να δίνουν στους ρυθμιστές μια καθαρή εικόνα για το ποιοι οργανισμοί συγκεντρώνουν χρήματα στην πολιτεία.

Οι απαιτήσεις εγγραφής συχνά ισχύουν πριν από την πρώτη πρόσκληση για δωρεά και όχι αφού έχουν ήδη συγκεντρωθεί χρήματα. Αυτό σημαίνει ότι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να δημιουργήσει νομικό και λειτουργικό πρόβλημα αν ξεκινήσει μια καμπάνια πριν επιβεβαιώσει πού πρέπει να εγγραφεί.

Για έναν αναπτυσσόμενο οργανισμό, αυτό έχει σημασία επειδή η fundraising δραστηριότητα συνήθως επεκτείνεται πιο γρήγορα από τα συστήματα συμμόρφωσης. Ένας οργανισμός μπορεί να ξεκινήσει σε μία πολιτεία, έπειτα να λαμβάνει δωρεές από γειτονική πολιτεία και στη συνέχεια να λανσάρει μια εθνική online καμπάνια χωρίς να αντιληφθεί ότι το αποτύπωμα της προσέλκυσης δωρεών έχει ξεπεράσει κατά πολύ τον αρχικό σχεδιασμό.

Μια σωστή διαδικασία συμμόρφωσης βοηθά στην αποφυγή προβλημάτων που μπορούν να αποφευχθούν, όπως εκπρόθεσμες καταθέσεις, πρόστιμα και διακοπές στη συγκέντρωση χρημάτων.

Πώς εντάσσεται το URS σε ένα nonprofit launch

Πολλοί ιδρυτές εστιάζουν πρώτα στη σύσταση της οντότητας, αλλά ο σχεδιασμός της εγγραφής θα πρέπει να ξεκινά νωρίς επίσης. Αν ξεκινάτε μια nonprofit corporation, το checklist λανσαρίσματος συνήθως πρέπει να περιλαμβάνει:

• Επιλογή της πολιτείας σύστασης
• Προετοιμασία του καταστατικού σύστασης
• Σύνταξη εσωτερικών κανονισμών (bylaws)
• Διορισμό διοικητικού συμβουλίου
• Απόκτηση EIN
• Άνοιγμα τραπεζικών λογαριασμών
• Υποβολή αίτησης για καθεστώς φοροαπαλλαγής, όπου εφαρμόζεται
• Εξέταση των κανόνων φιλανθρωπικής προσέλκυσης σε κάθε πολιτεία όπου θα γίνει fundraising

Το URS ανήκει στο τελευταίο βήμα αυτής της λίστας, αλλά και τα προηγούμενα βήματα παραμένουν σημαντικά. Οι πολιτείες συχνά θέλουν να δουν οργανωσιακές λεπτομέρειες όπως τη νομική επωνυμία του οργανισμού, την πολιτεία σύστασης, τα ιδρυτικά έγγραφα, τα στελέχη, τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και το φορολογικό καθεστώς. Αν αυτά τα αρχεία είναι ελλιπή ή ασυνεπή, οι εγγραφές μπορεί να καθυστερήσουν.

Γι’ αυτό η καλή σύσταση της οντότητας και η καλή συμμόρφωση στο fundraising πάνε μαζί. Ένας καλά οργανωμένος μη κερδοσκοπικός οργανισμός εγγράφεται πιο εύκολα, ανανεώνει πιο εύκολα και διατηρεί πιο εύκολα την καλή του κατάσταση με την πάροδο του χρόνου.

Ποιοι χρησιμοποιούν το URS;

Το URS είναι πιο χρήσιμο για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που θέλουν να εγγραφούν σε πολλές συμμετέχουσες πολιτείες και που αναμένουν να υποβάλλουν παρόμοιες βασικές πληροφορίες περισσότερες από μία φορές.

Τείνει να είναι πιο χρήσιμο για:

• Δημόσιες φιλανθρωπικές οργανώσεις που ζητούν δωρεές σε πολλές πολιτείες
• Εθνικούς ή περιφερειακούς μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς με online fundraising
• Οργανισμούς που υλοποιούν καμπάνιες peer-to-peer ή βασισμένες σε εκδηλώσεις
• Φιλανθρωπικές οργανώσεις που επεκτείνονται από μία πολιτεία σε άλλη
• Μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που συνεργάζονται με εξωτερικούς επαγγελματίες συγκέντρωσης χρημάτων

Μικρότεροι οργανισμοί μπορεί επίσης να ωφεληθούν από το URS αν εισέρχονται σε νέες πολιτείες, αλλά θα πρέπει να επιβεβαιώσουν αν οι πολιτείες που τους ενδιαφέρουν δέχονται τη φόρμα και αν απαιτούνται επιπλέον έγγραφα ανά πολιτεία.

Ποιες πολιτείες δέχονται το URS

Δεν δέχονται όλες οι πολιτείες το URS, και η αποδοχή μπορεί να αλλάζει με τον χρόνο. Ορισμένες δικαιοδοσίες χρησιμοποιούν το URS ως μέρος της διαδικασίας υποβολής, ενώ άλλες βασίζονται στα δικά τους έντυπα ή σε online συστήματα.

Επειδή οι κανόνες φιλανθρωπικής προσέλκυσης είναι ειδικοί ανά πολιτεία, οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί δεν πρέπει να υποθέτουν ότι το URS θα καλύψει κάθε υποχρέωση υποβολής. Αντί γι’ αυτό, θα πρέπει να επιβεβαιώνουν την αποδοχή του για κάθε στοχευμένη πολιτεία πριν καταθέσουν το πακέτο εγγραφής.

Μια προσεκτική εξέταση των απαιτήσεων ανά πολιτεία είναι απαραίτητη όταν:

• Γίνεται πρώτη κατάθεση σε νέα πολιτεία
• Επεκτείνεται μια καμπάνια σε νέα περιοχή
• Ανανεώνεται μια εγγραφή
• Εγγράφεται επαγγελματίας fundraiser ή πάροχος υπηρεσιών προσέλκυσης δωρεών
• Ενημερώνονται το όνομα, η διεύθυνση, τα στελέχη ή οι δραστηριότητες του οργανισμού

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να αντιμετωπίζεται το URS ως ένα μέρος της διαδικασίας συμμόρφωσης, όχι ως ολόκληρη η διαδικασία.

Πληροφορίες που συνήθως απαιτούνται σε μια κατάθεση URS

Αν και οι ακριβείς απαιτήσεις μπορεί να διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία, ένα πακέτο URS συχνά ζητά αναλυτικές οργανωσιακές πληροφορίες. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί θα πρέπει να είναι έτοιμοι να παράσχουν:

• Νομική επωνυμία και τυχόν εναλλακτικές ονομασίες
• Διεύθυνση κεντρικού γραφείου και στοιχεία επικοινωνίας
• Πολιτεία σύστασης
• Ημερομηνία σύστασης
• Ομοσπονδιακό φορολογικό καθεστώς και EIN
• Αντίγραφο των ιδρυτικών εγγράφων
• Κατάλογο μελών του διοικητικού συμβουλίου και στελεχών
• Οικονομικές καταστάσεις ή πληροφορίες από το Form 990
• Μεθόδους fundraising και περιγραφές δραστηριοτήτων
• Πληροφορίες για αμειβόμενους fundraiser, αν χρησιμοποιούνται
• Λεπτομέρειες υπογραφής και πιστοποίησης

Πολλές πολιτείες απαιτούν επίσης πρόσθετα παραρτήματα ή συνοδευτικά έγγραφα. Ακόμη και όταν το βασικό έντυπο είναι τυποποιημένο, τα υποστηρικτικά έγγραφα μπορεί να διαφέρουν από υποβολή σε υποβολή.

Αυτό σημαίνει ότι το URS μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, αλλά εξακολουθεί να απαιτεί ακρίβεια. Αν η σύνθεση του διοικητικού συμβουλίου, το αρχείο σύστασης ή τα δεδομένα της ομοσπονδιακής υποβολής δεν συμφωνούν, μια πολιτεία μπορεί να απορρίψει την κατάθεση ή να ζητήσει διορθώσεις.

URS vs. πολιτειακά ειδικά έντυπα εγγραφής

Το URS δεν είναι το ίδιο πράγμα με ένα πολιτειακό ειδικό έντυπο εγγραφής. Είναι καλύτερο να το βλέπει κανείς ως ένα τυποποιημένο θεμέλιο που ορισμένες πολιτείες δέχονται ως μέρος της δικής τους διαδικασίας.

Αν ο μη κερδοσκοπικός σας οργανισμός κάνει κατάθεση σε μία μόνο πολιτεία, ένα πολιτειακό ειδικό έντυπο μπορεί να αρκεί. Αν κάνετε κατάθεση σε πολλές πολιτείες, το URS μπορεί να μειώσει την επαναλαμβανόμενη εργασία, αλλά πρέπει και πάλι να επιβεβαιώνετε τις ακριβείς απαιτήσεις για κάθε δικαιοδοσία.

Συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί με τις καταθέσεις URS

Ακόμη και έμπειροι οργανισμοί μπορεί να αντιμετωπίσουν προβλήματα αν αντιμετωπίζουν την εγγραφή ως μια εφάπαξ διοικητική ενέργεια και όχι ως συνεχή λειτουργία συμμόρφωσης.

Συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Την υπόθεση ότι το URS γίνεται δεκτό παντού
• Την κατάθεση αφού έχει ήδη ξεκινήσει το fundraising
• Τη χρήση ξεπερασμένων ιδρυτικών εγγράφων
• Την ασυνεπή καταχώριση στελεχών ή μελών του διοικητικού συμβουλίου σε διαφορετικές φόρμες
• Την παράλειψη ενημέρωσης των στοιχείων επικοινωνίας
• Τη μη τήρηση των προθεσμιών ετήσιας ανανέωσης
• Την παράβλεψη πρόσθετων πολιτειακών παραρτημάτων
• Την αποτυχία παρακολούθησης συμφωνιών με επαγγελματίες fundraiser
• Τη μη ξεχωριστή εξέταση των κανόνων online προσέλκυσης δωρεών

Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα είναι η αναντιστοιχία. Αν το URS λέει ένα πράγμα και το IRS Form 990 ή τα εταιρικά αρχεία λένε κάτι άλλο, οι ρυθμιστικές αρχές μπορεί να ζητήσουν διευκρινίσεις. Καθαρά και συνεπή αρχεία κάνουν τις καταθέσεις πιο ομαλές και μειώνουν την αλληλογραφία διευκρινίσεων.

Πώς να δημιουργήσετε καλύτερη διαδικασία κατάθεσης URS

Μια αξιόπιστη διαδικασία έχει μεγαλύτερη σημασία από μια εφάπαξ προσπάθεια κατάθεσης. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί που συγκεντρώνουν χρήματα σε πολλές πολιτείες συνήθως ωφελούνται από τη δημιουργία ενός επαναλαμβανόμενου συστήματος συμμόρφωσης.

1. Διατηρήστε έναν κεντρικό φάκελο συμμόρφωσης

Αποθηκεύστε σε ένα σημείο βασικά έγγραφα, όπως τα έγγραφα σύστασης, τους bylaws, την επιβεβαίωση του EIN, τις επιστολές φοροαπαλλαγής, τους καταλόγους του διοικητικού συμβουλίου, τις οικονομικές καταστάσεις και προηγούμενες καταθέσεις.

2. Παρακολουθείτε κάθε πολιτεία όπου μπορεί να γίνει προσέλκυση δωρεών

Το online fundraising μπορεί να δημιουργήσει έκθεση σε πολλές πολιτείες πολύ πιο γρήγορα από ό,τι περιμένουν πολλοί οργανισμοί. Αν δωρητές μπορούν να έχουν πρόσβαση σε μια καμπάνια από άλλη πολιτεία, εκείνη η πολιτεία μπορεί να έχει δικούς της κανόνες εγγραφής.

3. Ελέγχετε τις καταθέσεις πριν ξεκινήσει το fundraising

Ενσωματώστε τον έλεγχο εγγραφής στον σχεδιασμό της καμπάνιας. Αν μια ημερομηνία έναρξης εξαρτάται από την έγκριση συμμόρφωσης, το χρονοδιάγραμμα της κατάθεσης πρέπει να αποτελεί μέρος του project schedule.

4. Αναθέστε εσωτερική ευθύνη

Κάποιος πρέπει να είναι υπεύθυνος για την παρακολούθηση προθεσμιών, τη συγκέντρωση εγγράφων και τον συντονισμό με εξωτερικούς νομικούς συμβούλους ή επαγγελματίες συμμόρφωσης όταν χρειάζεται.

5. Προγραμματίστε ανανεώσεις και ενημερώσεις

Πολλές πολιτείες απαιτούν ετήσιες καταθέσεις ή τροποποιήσεις όταν αλλάζουν οι πληροφορίες. Ορίστε υπενθυμίσεις αρκετά πριν από τις προθεσμίες ώστε να αποφύγετε καθυστερημένα τέλη ή απώλεια ισχύος της εγγραφής.

URS και online fundraising

Το online fundraising έχει κάνει τη διασυνοριακή προσέλκυση δωρεών πιο εύκολη από ποτέ, αλλά έχει επίσης κάνει τη συμμόρφωση πιο πολύπλοκη. Μια σελίδα δωρεάς μπορεί να φτάσει σε υποστηρικτές σε πολλές πολιτείες χωρίς να υπάρχει φυσική παρουσία εκεί.

Αυτό σημαίνει ότι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός δεν πρέπει να υποθέτει ότι οι online δωρεές εξαιρούνται από τους πολιτειακούς κανόνες εγγραφής. Μια καμπάνια που φαίνεται τοπική μπορεί στην πραγματικότητα να δημιουργεί υποχρεώσεις εγγραφής σε αρκετές πολιτείες, ανάλογα με το πώς προωθείται, πού ζουν οι δωρητές και πώς ο οργανισμός ζητά υποστήριξη.

Το URS μπορεί να βοηθήσει να μειωθεί το διοικητικό βάρος της συμμόρφωσης σε πολλές πολιτείες, αλλά δεν εξαλείφει την ανάγκη να ελέγχεται η νομοθεσία κάθε πολιτείας. Κάθε οργανισμός που βασίζεται έντονα στο ψηφιακό fundraising θα πρέπει να ενσωματώσει την εξέταση της φιλανθρωπικής εγγραφής στα workflows του website, της καμπάνιας και της απόκτησης δωρητών.

Πότε το URS μπορεί να μην αρκεί

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου το URS είναι μόνο η αφετηρία.

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να χρειάζεται περισσότερα από το URS όταν:

• Μια πολιτεία δεν το δέχεται
• Ο οργανισμός υποβάλλει αίτηση εξαίρεσης
• Η φιλανθρωπική οργάνωση χρησιμοποιεί επαγγελματίες fundraiser ή εμπορικούς co-venturers
• Μια πολιτεία απαιτεί πρόσθετα οικονομικά παραρτήματα
• Η κατάθεση αφορά ειδική φιλανθρωπική δραστηριότητα, όπως παιχνίδια ή λαχειοφόρους αγορές
• Ο οργανισμός ενημερώνει προηγούμενη εγγραφή αντί να κάνει νέα κατάθεση

Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός θα πρέπει να συγκεντρώσει τις ειδικές απαιτήσεις της πολιτείας πριν υποβάλει οτιδήποτε. Όσο πιο σύνθετη είναι η fundraising δραστηριότητα, τόσο πιο πιθανό είναι το πακέτο κατάθεσης να χρειάζεται προσαρμογή.

Βέλτιστες πρακτικές για τη διατήρηση της συμμόρφωσης

Αν ο μη κερδοσκοπικός σας οργανισμός επεκτείνει τις προσπάθειες συγκέντρωσης χρημάτων, χρησιμοποιήστε τις παρακάτω βέλτιστες πρακτικές για να παραμένετε οργανωμένοι:

• Επιβεβαιώστε πού ακριβώς γίνεται προσέλκυση δωρεών από τον οργανισμό
• Ελέγξτε αν κάθε στοχευμένη πολιτεία δέχεται το URS
• Διατηρείτε ενημερωμένα τα ιδρυτικά και διοικητικά αρχεία
• Αντιστοιχίζετε όλες τις οργανωσιακές πληροφορίες σε όλες τις καταθέσεις
• Ελέγχετε τις απαιτήσεις φιλανθρωπικής προσέλκυσης πριν από κάθε καμπάνια
• Παρακολουθείτε τις ημερομηνίες ανανέωσης και τις υποχρεώσεις ετήσιας αναφοράς
• Ενημερώνετε τις πολιτειακές καταθέσεις μετά από σημαντικές αλλαγές
• Τεκμηριώνετε ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε εργασία συμμόρφωσης

Για ιδρυτές και στελέχη λειτουργίας, το βασικό συμπέρασμα είναι απλό: η συμμόρφωση στο fundraising λειτουργεί καλύτερα όταν ενσωματώνεται στον ρυθμό λειτουργίας του οργανισμού και δεν αντιμετωπίζεται ως κάτι δευτερεύον.

Το συμπέρασμα

Το Unified Registration Statement είναι ένα πρακτικό εργαλείο συμμόρφωσης για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς που πρέπει να εγγραφούν σε πολλές πολιτείες. Μπορεί να μειώσει την επανάληψη, να βελτιώσει τη συνέπεια και να βοηθήσει τους οργανισμούς να διαχειρίζονται πιο αποτελεσματικά τις καταθέσεις φιλανθρωπικής προσέλκυσης.

Παρόλα αυτά, το URS δεν υποκαθιστά τον έλεγχο των κανόνων κάθε πολιτείας. Η αποδοχή διαφέρει, μπορεί να απαιτούνται πρόσθετα έγγραφα και οι υποχρεώσεις ανανέωσης συνεχίζονται πολύ μετά την πρώτη κατάθεση.

Για τους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς, η πιο έξυπνη προσέγγιση είναι να συνδέουν από την αρχή τη σύσταση της οντότητας, τη διακυβέρνηση και τη συμμόρφωση στο fundraising. Όταν αυτά τα κομμάτια είναι οργανωμένα μαζί, γίνεται πολύ πιο εύκολο να εγγραφείτε, να ζητήσετε δωρεές και να αναπτυχθείτε υπεύθυνα πέρα από τα πολιτειακά σύνορα.