Какво представлява сертификатът за използвано търговско наименование и как да получите такъв?

Сертификатът за използвано търговско наименование е важно заявление за много компании, които искат да извършват дейност под име, различно от юридическото им име. В зависимост от щата може да го срещнете и като DBA, fictitious business name, trade name или регистрация на assumed name. Макар терминологията да се различава, целта е една и съща: публично да се свърже името, което бизнесът използва на пазара, с юридическото лице, което стои зад него.

За много собственици на малък бизнес този документ става актуален в момента, в който брандингът, банковите услуги или плановете за разрастване изискват име, което е по-лесно за пазарно използване от името, с което е учредена компанията. Ако вашето LLC, корпорация или партньорство иска да използва име, което клиентите ще разпознават по-лесно, може да се наложи да регистрирате това алтернативно име, преди да извършвате дейност под него.

Какво прави сертификатът за използвано търговско наименование

Сертификатът за използвано търговско наименование създава официален запис, че вашата компания е упълномощена да използва име, различно от юридическото си име. Той не създава ново юридическо лице. Вместо това свързва алтернативното име с вече учредения бизнес.

Този запис може да помогне при:

• откриване на бизнес банкова сметка под алтернативното име
• депозиране на чекове, издадени на търговското наименование
• изграждане на публичен запис, който показва кой притежава името
• подпомагане на брандинг и маркетингови дейности
• доказване на съответствие с държавни или местни изисквания за регистрация

Ако бизнесът ви работи публично под име, което не е точното име в документите за учредяване, регистрацията на това име може да е задължителна, преди да го използвате в ежедневната си дейност.

Има ли разлика между assumed name, DBA и fictitious business name?

Краткият отговор обикновено е не, поне на практика. Тези термини често се използват взаимозаменяемо, макар точната терминология да зависи от щата.

• DBA означава “doing business as”.
• Fictitious business name е често срещан термин в някои щати и окръзи.
• Assumed business name или assumed name се използва в други юрисдикции.
• Trade name може да се срещне в закони, банкови формуляри или местни регистри.

Макар думите да са различни, самото заявление обикновено е същото. Бизнесът избира публично име, което не е юридическото име, регистрирано в щата.

Кога може да се наложи подаване на такъв документ

Една компания може да има нужда от регистрация на assumed name в няколко чести ситуации.

1. Брандинг под по-пазарно име

Юридическото име на компанията може да е дълго, общо или неподходящо за употреба пред клиенти. По-кратко или по-запомнящо се бранд име може да улесни маркетинга, но може да се наложи първо да бъде регистрирано.

2. Стартиране на нова продуктова линия или подразделение

Бизнесът може да иска да отдели определена услуга от основната си корпоративна идентичност. Търговското име може да създаде тази разлика, без да се учредява ново юридическо лице.

3. Разширяване на нови пазари

Ако бизнесът ви навлиза в друг щат, окръг или регион, публично използваното име може да се наложи да бъде регистрирано локално, дори юридическото лице вече да съществува другаде.

4. Приемане на плащания под публичното име

Банките и платежните оператори често изискват доказателство, че търговското име принадлежи на юридическото лице зад него. Сертификатът може да улесни създаването и управлението на тези сметки.

Как да получите сертификат за използвано търговско наименование

Процесът по регистрация варира според щата, но общите стъпки са сходни.

1. Потвърдете точното име, което искате да използвате

Започнете с проверка дали името е свободно и допустимо. Някои щати забраняват имена, които са твърде сходни със съществуващи бизнеси. Други ограничават определени думи, освен ако компанията няма съответния лиценз или правомощия.

Трябва също да проверите дали името отговаря на изискванията за формат, например да включва обозначения или да не съдържа подвеждащи формулировки.

2. Определете правилната институция за подаване

В зависимост от щата регистрацията може да се обработва от:

• Secretary of State
• окръжния секретар
• местен office of recorder или registry
• комбинация от щатски и окръжни органи

Тази стъпка е важна, защото подаването на грешното място може да забави одобрението или да ви остави в несъответствие с изискванията.

3. Подгответе необходимата информация

Повечето заявления изискват данни като:

• юридическото име на бизнес лицето
• вида на лицето, например LLC или корпорация
• щата на учредяване
• предполагаемото или fictitious business име
• основния адрес на бизнеса
• собствениците, членовете, мениджърите или директорите, в зависимост от типа на лицето

Някои щати изискват и регистрираният агент или упълномощено лице да попълни заявлението.

4. Подайте и платете необходимата такса

Много щати и окръзи начисляват такса за подаване. Размерът ѝ зависи от юрисдикцията и начина на подаване. Някои заявления могат да се подадат онлайн, докато други изискват хартиени формуляри, нотариална заверка, публикуване или допълнителни местни действия.

5. Изпълнете всички изисквания за публикуване или уведомяване

На някои места подаването на името е само част от процеса. Може да се наложи и публикуване на уведомление в одобрен вестник или публичен регистър, преди регистрацията да се счита за напълно изрядна.

6. Съхранявайте сертификата с фирмените си документи

След одобрение пазете сертификата в документите си за съответствие. Банки, доставчици и държавни органи може да поискат да го видят по-късно, особено ако търговското име се появява в договори, фактури или платежни форми.

Правилата по щати могат да се различават значително

Едно от най-важните неща, които трябва да разберете за използваните търговски наименования, е, че няма единно национално правило за подаване. Изискванията могат да се различават по щат, окръг и дори по тип бизнес.

Например, един щат може да изисква регистрация на ниво щат, докато друг може да изисква подаване на ниво окръг. Сроковете за подновяване също могат да се различават. Някои юрисдикции изискват периодично подновяване, докато други изискват ново заявление само при промяна на информацията.

Поради тези различия е грешка да се предполага, че подадено заявление в един щат автоматично ви покрива навсякъде. Ако бизнесът ви работи в няколко юрисдикции, проверете изискванията във всяка от тях.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Бизнесите често срещат проблеми, когато пропуснат някой от следните въпроси.

Използване на името преди подаване

Ако вашият щат изисква първо регистрация, използването на името твърде рано може да създаде проблеми със съответствието или банковото обслужване.

Приемане, че подаването създава права върху името

DBA или регистрацията на assumed name не е същото като защита на търговска марка. То не спира автоматично друг да използва подобно бранд име в друг контекст.

Пропускане на местните изисквания

Дори когато бизнесът подава заявление на щатско ниво, правилата за окръга или публикуването може да продължат да важат.

Забравяне да се актуализира регистрацията

Ако адресът ви се промени, собствеността се промени или бизнесът прекрати използването на assumed name, може да се наложи да подадете изменение, подновяване или прекратяване на регистрацията.

Смесване на юридическото име и търговското име

Вашето LLC или корпорация продължава да съществува под юридическото си име. Използваното търговско наименование е просто публичното име, използвано в определени бизнес дейности.

Как Zenind помага на бизнеса да остане организиран

Следенето на бизнес заявленията може да отнема много време, особено когато едновременно управлявате учредяване, съответствие, данъци и ежедневни операции. Zenind помага на предприемачи и развиващи се компании да останат организирани с практическа подкрепа за учредяване и съответствие, създадена за американски собственици на бизнес.

Ако преценявате дали регистрацията на използвано търговско наименование трябва да бъде включена във вашия списък за съответствие, Zenind може да ви помогне да следите документите, сроковете и архивирането, свързани с този процес. Така е по-лесно да се съсредоточите върху изграждането на своя бранд, докато бизнес структурата ви остава в съответствие с изискванията на щата.

Често задавани въпроси

Сертификатът за използвано търговско наименование същото ли е като учредяване на LLC?

Не. LLC е юридическо лице. Сертификатът за използвано търговско наименование само регистрира алтернативното име, което вече съществуващият бизнес иска да използва.

Може ли едноличен търговец да подаде DBA?

Да, в много щати едноличен търговец може да регистрира DBA или assumed name, за да работи под бизнес име, различно от личното му юридическо име.

Трябва ли ми такъв документ за всеки щат?

Не винаги, но може да са необходими отделни регистрации в няколко щата или окръга, ако извършвате дейност в повече от една юрисдикция.

DBA защитава ли моя бранд?

Не сама по себе си. DBA е документ за съответствие, а не регистрация на търговска марка.

Заключение

Сертификатът за използвано търговско наименование дава на бизнеса ви правната възможност да използва име, различно от регистрираното юридическо име. За много компании това е необходима стъпка за брандинг, банкиране и съответствие.

Преди да подадете заявлението, потвърдете правилата във вашия щат или окръг, проверете дали името е свободно и се уверете, че документите ви остават актуални. С правилната стратегия за подаване и организирана подкрепа за съответствие, вашият бизнес може уверено и законно да използва публичното си име.