Защо професионалните телефонни системи са важни за новите бизнеси в САЩ

Професионалната телефонна система е един от най-пренебрегваните инструменти в ранния план за растеж на едно стартиращо предприятие. Основателите често първо се фокусират върху учредяването, брандинга, офис пространството, наемането на екип и разработката на продукта. Комуникационната инфраструктура идва по-късно, въпреки че тя определя как клиентите възприемат бизнеса още от първия ден.

За нов бизнес в САЩ правилната телефонна система може да прави много повече от това да отговаря на обаждания. Тя може да подобри обслужването на клиентите, да подпомогне вътрешната координация, да намали пропуснатите възможности и да създаде добро първо впечатление. С разрастването на компанията тя също така осигурява гъвкава основа за маршрутизиране на обаждания, проследяване на резултатите и управление на комуникацията между различни локации и екипи.

Ако създавате нова компания или се подготвяте да разширите съществуваща, струва си да разберете защо професионалната телефонна система трябва да бъде част от ранното планиране.

Какво прави професионалната телефонна система

Бизнес телефонната система е комуникационна конфигурация, създадена за служебна употреба, а не за лична. В зависимост от доставчика тя може да включва:

• Пренасочване и маршрутизиране на обаждания
• Гласова поща и препращане на гласови съобщения към имейл
• Автоматични оператори и менюта
• Опашки за обаждания и групи за звънене
• Бизнес SMS комуникация
• Запис на обаждания
• Анализи и отчети
• Мобилни и десктоп приложения
• Споделени фирмени номера
• Вътрешни разширения по отдели

Съвременните системи често са базирани в облака, което означава, че работят през интернет и могат да се управляват без традиционно офисно оборудване. Това ги прави особено полезни за стартиращи компании, разпределени екипи и бизнеси с няколко локации.

Защо новите бизнеси имат нужда от нея отрано

Много основатели предполагат, че могат да започнат с личен мобилен телефон и да преминат към по-добро решение по-късно. Този подход може да работи за кратко, но създава проблеми веднага щом обемът на клиентските обаждания се увеличи.

Професионалната система помага на новия бизнес да изгради структура от самото начало. Обажданията отиват при правилните хора. Клиентите не се чудят кого да потърсят. Служителите са по-малко разсейвани от импровизирана комуникация. Резултатът е по-организирана работа и по-добро клиентско изживяване.

За бизнеси, които тепърва стартират, последователността е важна. Надеждната телефонна система е част от представянето на компанията като организирана, отзивчива и готова да обслужва.

Подобрява обслужването на клиентите

Обслужването на клиентите често започва с първото телефонно обаждане. Ако обаждащият се стигне до грешния човек, чуе обща гласова поща или не може да разбере как да се свърже с правилния отдел, преживяването веднага отслабва доверието.

Професионалната телефонна система помага да се реши този проблем, като насочва обаждащите се към правилната дестинация. С автоматичен оператор, ясни меню опции и интелигентно маршрутизиране на обажданията клиентът може да достигне до продажби, поддръжка, фактуриране или друг екип без ненужно забавяне.

Тя също така помага на екипа ви да отговаря по-уверено. Вместо да прехвърлят обаждания ръчно или да молят колеги да поемат неясни запитвания, служителите могат да разчитат на ясен комуникационен процес. Това спестява време и подобрява тона на всяко взаимодействие.

За малките бизнеси тази разлика може да е значителна. Бързият и точен отговор често определя дали един потенциален клиент ще стане реален клиент.

Подпомага продуктивността

Бизнес телефонната система не помага само за външната комуникация. Тя подобрява и начина, по който екипите работят вътрешно.

Когато служителите могат бързо да прехвърлят обаждания, да проверяват статуса на присъствие и да използват споделени канали, те прекарват по-малко време в справяне с комуникационни проблеми. Това е важно в среда на стартиращ бизнес, където всяка час е ценен.

Добрата система също намалява повторната работа. Съобщенията се проследяват по-лесно. Гласовите пощи могат да се споделят. Важните обаждания могат да бъдат насочени директно към правилния човек, вместо да се прехвърлят из компанията. На практика това означава по-малко прекъсвания и по-фокусирана работа.

За бизнеси с разпределени екипи стойността е още по-голяма. Служителите могат да отговарят от различни устройства и локации, като същевременно изглеждат като единен екип пред клиентите.

Намалява натиска върху собствениците и екипа

В началото на един бизнес основателите често изпълняват много роли. Те се занимават едновременно с операции, продажби, обслужване на клиенти и администрация. Без структурирана телефонна система телефонът се превръща в още един източник на постоянни прекъсвания.

Професионалната система намалява този натиск, като автоматизира рутинни задачи:

• Постъпващите обаждания могат да се насочват по отдел или по наличност
• Гласовите съобщения могат да се изпращат по имейл за по-лесно проследяване
• Обажданията след работно време могат да отиват към правилно съобщение или към резервна дестинация
• Пропуснатите обаждания могат да се проследяват и връщат по-надеждно

Тази структура е важна, защото намалява вероятността от грешки, когато екипът е натоварен. Тя също така дава на собствениците по-голям контрол върху това как комуникацията се движи през бизнеса, което им помага да останат фокусирани върху растежа, а не върху постоянното гасене на пожари.

Осигурява по-добра видимост върху комуникацията

Друго голямо предимство е отчетността. Бизнес телефонните системи често могат да показват колко обаждания постъпват, колко дълго чакат обаждащите се, кои членове на екипа обработват най-много трафик и къде възникват затруднения.

Тези данни могат да ви помогнат да вземате по-интелигентни оперативни решения.

Например, ако обажданията се увеличават в определени часове, може да ви е нужна повече кадрова обезпеченост тогава. Ако много обаждащи се прекратяват връзката, преди да стигнат до служител, може да се наложи да подобрите маршрутизирането или да увеличите наличния персонал. Ако даден отдел получава повтарящи се въпроси, може да се наложи да актуализирате скриптовете или информацията на уебсайта.

С други думи, телефонната система се превръща в източник на полезна информация, а не само в обикновена услуга.

Расте заедно с бизнеса

Най-доброто време да мислите за мащабиране е преди растежът да създаде проблеми.

Професионалната телефонна система може да се разширява заедно с компанията ви чрез добавяне на:

• Нови потребители
• Нови вътрешни разширения
• Нови локации
• Допълнителни потоци за обаждания
• Нови отдели или екипи
• Разширени отчети и интеграции

Тази гъвкавост е важна за стартиращи компании, които може да не знаят точно колко бързо ще растат. Облачната система често може да се адаптира без да се заменя цялата конфигурация. Можете да започнете с малко и след това да добавяте функции според нуждите си.

За основатели, които изграждат бизнес от самото му учредяване, тази мащабируемост е практическо предимство. Тя позволява комуникационната система да расте заедно с компанията, вместо да се превърне в ограничение.

Помага да се създаде силно впечатление за марката

Клиентите правят преценки бързо. Ясното приветствие, професионалната гласова поща и организираният поток на обажданията показват, че компанията е сериозна и заслужава доверие.

За разлика от това, неподдържаната телефонна конфигурация може да накара дори способния бизнес да изглежда неподготвен. Обаждащите се може да останат с впечатление, че компанията е неорганизирана, ако не могат да се свържат с никого или ако съобщенията са непоследователни.

Професионалната система помага да се създаде цялостно бранд изживяване. Обаждащият се чува един и същ фирмен тон, една и съща структура на маршрутизиране и същото ниво на професионализъм, независимо кой отговаря на телефона.

За нов бизнес, който се опитва да изгради доверие, това е важно.

Какви функции да търсите

Когато сравнявате системи, се фокусирайте върху функциите, които поддържат текущия ви работен процес и бъдещия ви растеж.

Търсете:

• Надеждно качество на разговора
• Лесни инструменти за пренасочване и прехвърляне на обаждания
• Достъп през мобилни устройства и десктоп
• Опции за автоматичен оператор
• Преписване на гласова поща
• Поддръжка на бизнес SMS
• Анализи на обажданията
• Интеграции с CRM или друг софтуер
• Сигурност и административен контрол
• Отзивчива поддръжка на клиенти

Не всяка компания има нужда от всички функции още в първия ден. Важното е да изберете система, която отговаря на текущия ви размер, като същевременно оставя място за разширяване.

Как да изберете правилната конфигурация

Най-добрата телефонна система зависи от начина, по който работи вашата компания.

Самостоятелен основател може да се нуждае от просто, лесно за поддръжка решение с един основен номер и базово маршрутизиране. Разрастващ се услужен бизнес може да има нужда от няколко вътрешни разширения, опашки и споделен достъп. Компания с няколко локации може да се нуждае от централизирано управление между екипи.

Преди да изберете доставчик, си задайте следните въпроси:

• Колко души имат нужда от достъп?
• Нуждаят ли се клиентите от маршрутизиране по отдели?
• Ще работят ли служителите дистанционно или в офис?
• Нужни ли са ви текстови съобщения, запис на разговори или анализи?
• Колко бърз растеж очаквате?

Отговорите на тези въпроси отрано могат да предотвратят скъпи промени по-късно.

Заключение

Професионалната телефонна система не е просто оперативно удобство. За новите бизнеси в САЩ тя е част от създаването на надеждно клиентско изживяване, подпомагането на ефективността на екипа и изграждането на бизнес, който може да се мащабира.

Ако създавате компания или се подготвяте да я стартирате, комуникацията трябва да бъде част от основата. Правилната система помага на бизнеса ви да изглежда утвърден, да отговаря по-бързо и да остане организиран, докато расте.

Zenind помага на основателите да изграждат силни бизнес основи в Съединените щати. Професионалната телефонна система е още един елемент от структурата, който може да подкрепи дългосрочния успех.