Corporate Transparency Act und Meldung wirtschaftlich Berechtigter: Aktuelle Regeln für US- und ausländische Unternehmen

Der Corporate Transparency Act (CTA) hat einen neuen bundesweiten Rahmen für die Meldung wirtschaftlich Berechtigter in den Vereinigten Staaten geschaffen. Eine Zeit lang mussten sich viele in den USA gegründete kleine Unternehmen darauf vorbereiten, Beneficial Ownership Information (BOI)-Meldungen bei FinCEN einzureichen. Das änderte sich 2025.

Nach der aktuellen FinCEN-Leitlinie sind in den Vereinigten Staaten gegründete Unternehmen von der BOI-Meldepflicht an FinCEN nach dem CTA befreit. Die Regel konzentriert sich nun auf bestimmte ausländische Unternehmen, die sich in den Vereinigten Staaten zur Geschäftstätigkeit registrieren und keine Ausnahme erfüllen. Wenn Sie Unternehmen in den USA besitzen, führen oder gründen, ist es wichtig zu verstehen, was das Gesetz heute sagt, nicht was es 2024 verlangt hat.

Dieser Leitfaden erklärt, was der CTA ist, wer weiterhin melden muss, welche Angaben erforderlich sein können und wie Unternehmer konform bleiben, ohne sich in veralteten Ratschlägen zu verlieren.

Was der Corporate Transparency Act ist

Der CTA ist ein Bundesgesetz, das darauf abzielt, die Transparenz rund um Unternehmensstrukturen zu erhöhen und den Missbrauch von Briefkastenfirmen aufzudecken. Ziel ist es, es böswilligen Akteuren zu erschweren, sich hinter anonymen Gesellschaften zu verstecken.

Nach der ursprünglichen Meldevorschrift sollten viele Kapitalgesellschaften, LLCs und ähnliche Einheiten Informationen über ihre wirtschaftlich Berechtigten an FinCEN melden. Ein wirtschaftlich Berechtigter ist in der Regel eine Person, die entweder:

• wesentliche Kontrolle über das Unternehmen ausübt oder
• mindestens 25 % der Beteiligungsrechte besitzt oder kontrolliert.

Dieser Rahmen ist weiterhin wichtig, weil er erklärt, wie der CTA funktioniert. Die aktuelle Meldepflicht ist jedoch enger gefasst als zu Beginn der BOI-Meldungen.

Was sich 2025 geändert hat

FinCEN veröffentlichte im März 2025 eine interimistische endgültige Regel, die die BOI-Meldepflicht für in den USA gegründete Unternehmen und deren wirtschaftlich Berechtigte aufhob. Praktisch bedeutet das, dass die meisten inländischen Unternehmen heute keine BOI-Meldungen mehr bei FinCEN einreichen müssen.

Die überarbeitete Regel änderte außerdem die Definition eines meldepflichtigen Unternehmens. Heute gilt die Meldepflicht nur noch für Unternehmen, die nach dem Recht eines ausländischen Staates gegründet wurden und sich durch Einreichung eines Dokuments bei einem Secretary of State oder einer ähnlichen Behörde in einem US-Bundesstaat oder einem Stammeszuständigkeitsbereich zur Geschäftstätigkeit registrieren, sofern keine Ausnahme greift.

FinCEN stellte außerdem klar, dass:

• US-Personen keine BOI-Angaben in Bezug auf meldepflichtige Unternehmen machen müssen, deren wirtschaftlich Berechtigte sie sind.
• Meldepflichtige Unternehmen keine BOI-Daten über US-Personen melden müssen.
• In den USA gegründete Unternehmen von der Einreichung initialer BOI-Meldungen sowie von der Aktualisierung oder Berichtigung von BOI-Meldungen im Rahmen des CTA-Regimes befreit sind.

Wenn Sie frühere CTA-Artikel gelesen haben, prüfen Sie das Veröffentlichungsdatum. Viele davon sind inzwischen veraltet.

Wer weiterhin einen BOI-Bericht einreichen muss

Nach der aktuellen FinCEN-Leitlinie muss ein Unternehmen in der Regel nur dann einen BOI-Bericht einreichen, wenn es:

• nach dem Recht eines ausländischen Staates gegründet wurde und
• in einem US-Bundesstaat oder Stammeszuständigkeitsbereich zur Geschäftstätigkeit registriert ist und
• nicht anderweitig von der Meldepflicht befreit ist.

Das ist eine wesentlich kleinere Gruppe als das ursprüngliche inländische und ausländische Melderegime.

Wenn Ihr Unternehmen in Delaware, Wyoming, Florida, Texas oder einem anderen US-Zuständigkeitsbereich gegründet wurde, gilt es unter der aktuellen Regel im Allgemeinen nicht als meldepflichtiges Unternehmen. Wenn Ihre Gesellschaft im Ausland gegründet wurde und in den Vereinigten Staaten zur Geschäftstätigkeit registriert ist, sollten Sie die Regel sorgfältig prüfen.

Der entscheidende Punkt ist, dass die Meldepflicht nicht allein von der Unternehmensgröße abhängt. Sie hängt davon ab, wie das Unternehmen gegründet wurde, wo es registriert ist und ob eine Ausnahme gilt.

Was ein wirtschaftlich Berechtigter ist

Die Definition des wirtschaftlich Berechtigten hat sich nicht geändert. Im Allgemeinen ist ein wirtschaftlich Berechtigter eine Person, die entweder:

• direkt oder indirekt wesentliche Kontrolle über das Unternehmen ausübt oder
• direkt oder indirekt mindestens 25 % der Beteiligungsrechte besitzt oder kontrolliert.

Das bedeutet, dass sich die Analyse nicht nur am Titel orientiert. Eine Person kann wirtschaftlich Berechtigter sein, auch wenn sie nicht als Präsident, CEO oder geschäftsführendes Mitglied eingetragen ist, abhängig davon, wie viel Kontrolle sie tatsächlich hat.

Bei Unternehmen mit einfachen Eigentumsstrukturen ist die Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter oft unkompliziert. Bei mehrschichtigen Eigentumsverhältnissen, Trusts, Familiengesellschaften oder ausländischen Strukturen kann die Analyse jedoch deutlich komplexer werden.

Welche Informationen in einem BOI-Bericht erforderlich sein können

Für ausländische meldepflichtige Unternehmen, die weiterhin eine Einreichungspflicht haben, verlangt die Leitlinie von FinCEN Unternehmensangaben und Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten.

Ein meldepflichtiges Unternehmen meldet in der Regel Informationen über sich selbst, darunter:

• rechtlicher Name
• Handelsnamen oder DBA-Namen
• aktuelle Geschäftsanschrift
• ausländischer Gründungsstaat oder -jurisdiktion
• US-Bundesstaat oder Stammesjurisdiktion der Registrierung
• Steueridentifikationsnummer, etwa eine EIN, sofern bereits ausgestellt

Für jeden wirtschaftlich Berechtigten meldet das Unternehmen in der Regel:

• vollständigen rechtlichen Namen
• Geburtsdatum
• Wohnanschrift
• Identifikationsnummer aus einem zulässigen Ausweisdokument
• ausstellende Jurisdiktion dieses Dokuments

Die genauen Anforderungen können vom aktuellen Formular und den Anweisungen von FinCEN abhängen. Unternehmen sollten daher vor der Einreichung die neuesten offiziellen Vorgaben prüfen.

Fristen sind wichtig

Für ausländische Unternehmen, die meldepflichtig sind, ist das Timing entscheidend.

Nach der aktuellen FinCEN-Leitlinie gilt:

• Ausländische Unternehmen, die vor dem 26. März 2025 zur Geschäftstätigkeit in den Vereinigten Staaten registriert wurden, mussten ihre BOI-Berichte bis zum 25. April 2025 einreichen.
• Ausländische Unternehmen, die am oder nach dem 26. März 2025 meldepflichtig werden, müssen einen initialen BOI-Bericht innerhalb von 30 Kalendertagen nach Erhalt der Mitteilung einreichen, dass ihre Registrierung wirksam ist.

Wenn sich Informationen in einem eingereichten BOI-Bericht ändern, muss das meldepflichtige Unternehmen in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung einen aktualisierten Bericht einreichen.

Wenn ein Unternehmen erfährt, dass ein eingereichter Bericht ungenau ist, muss es den Bericht in der Regel innerhalb von 30 Tagen nach Kenntnis des Fehlers oder sobald es Anlass hat, davon zu wissen, berichtigen.

Wenn ein Unternehmen zuvor einen BOI-Bericht eingereicht hat und später von der Meldepflicht befreit wird, sagt FinCEN, dass es einen aktualisierten Bericht einreichen sollte, der angibt, dass es kein meldepflichtiges Unternehmen mehr ist.

Häufige Fehler von Unternehmern

Viele Compliance-Probleme entstehen dadurch, dass man sich auf alte Annahmen verlässt. Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• anzunehmen, dass jede LLC weiterhin bei FinCEN melden muss
• einen BOI-Artikel aus dem Jahr 2024 für aktuelle Leitlinien zu halten
• den Unterschied zwischen in den USA gegründeten Unternehmen und im Ausland gegründeten, in den Vereinigten Staaten registrierten Unternehmen zu ignorieren
• eine Meldung nach einer Änderung bei Eigentum oder Adresse nicht zu aktualisieren
• die 30-Tage-Frist für neu registrierte ausländische Unternehmen zu verpassen
• für eine Einreichung bei einem Drittanbieter zu zahlen, obwohl die offiziellen FinCEN-Anweisungen geprüft werden sollten

FinCEN warnt außerdem vor Betrug. Für die direkte Einreichung bei FinCEN fällt keine Gebühr an, und Unternehmen sollten bei jeder Post oder E-Mail vorsichtig sein, die eine Zahlung verlangt oder sich auf gefälschte Formulare bezieht.

Was das für US-Unternehmer bedeutet

Für Gründer in den USA ist die gute Nachricht einfach: Wenn Ihr Unternehmen in den Vereinigten Staaten gegründet wurde, sind Sie nach der aktuellen CTA-Regel in der Regel von der BOI-Meldung befreit.

Das bedeutet aber nicht, dass Compliance keine Rolle mehr spielt. Unternehmer müssen weiterhin auf Folgendes achten:

• Gründungsvorschriften
• Pflichten des Registered Agent
• jährliche oder regelmäßige staatliche Meldungen
• steuerliche Compliance
• Eigentums- und Verwaltungsunterlagen
• Bank- und Lizenzanforderungen

Der CTA verlangt für inländische Unternehmen möglicherweise keine BOI-Meldung mehr, aber gute interne Aufzeichnungen bleiben wichtig. Sie helfen bei Bankgeschäften, rechtlicher Due Diligence, Eigentumsübertragungen und künftigen regulatorischen Änderungen.

Wie Zenind hilft

Zenind hilft Gründern und Unternehmern, US-Unternehmen mit weniger Reibung zu gründen und zu verwalten. Das ist wichtig, weil Compliance einfacher wird, wenn die Unternehmensunterlagen von Anfang an organisiert sind.

Mit Zenind können sich Unternehmer darauf konzentrieren, ihre Unternehmen zu starten und zu wachsen, während zentrale Verwaltungsaufgaben unter Kontrolle bleiben, darunter:

• Gründung einer LLC oder Kapitalgesellschaft
• Verwaltung der Registered-Agent-Anforderungen
• Verfolgung laufender Compliance-Fristen
• Organisation der Gründungsunterlagen
• Pflege einer sauberen Dokumentation für Änderungen bei Eigentum und Unternehmensführung

Für Unternehmer, die Gründungsoptionen vergleichen, liegt der praktische Nutzen nicht nur in der Geschwindigkeit. Es geht darum, eine Unternehmensstruktur aufzubauen, die Compliance leichter verständlich und leichter aufrechtzuerhalten macht.

Fazit

Der CTA bleibt ein wichtiger Teil der US-Compliance-Landschaft, aber die aktuelle BOI-Meldepflicht richtet sich nicht mehr an in den USA gegründete Unternehmen. Heute liegt der Fokus auf bestimmten ausländischen Unternehmen, die sich in den Vereinigten Staaten zur Geschäftstätigkeit registrieren und keine Ausnahme erfüllen.

Wenn Sie ein inländisches Unternehmen besitzen, haben Sie nach der aktuellen Regel wahrscheinlich keine BOI-Einreichungspflicht. Wenn Sie über eine ausländische Gesellschaft tätig sind, sollten Sie die neuesten FinCEN-Leitlinien sorgfältig prüfen und Ihre Frist, Ihren Ausnahmestatus und Ihre Meldepflichten vor der Einreichung bestätigen.

Für jeden Unternehmer ist der sicherste Ansatz, die aktuellen Regeln zu prüfen, Unternehmensunterlagen aktuell zu halten und auf zukünftige Änderungen des CTA-Rahmens zu achten.