Verzicht auf die Mitteilung bei einer jährlichen Sitzung des Board of Directors: Zweck, Inhalt und Best Practices

Eine jährliche Sitzung des Board of Directors gehört zu den wichtigsten wiederkehrenden Corporate-Governance-Terminen einer Kapitalgesellschaft. Sie bietet den Direktoren die formelle Gelegenheit, die Entwicklung des Unternehmens zu prüfen, wichtige Maßnahmen zu genehmigen, bei Bedarf Officers zu wählen und Beschlüsse im Unternehmensprotokoll zu dokumentieren.

Im Idealfall erhält jeder Director rechtzeitig vor dem Sitzungstermin eine ordnungsgemäße Mitteilung. In der Praxis kommt es jedoch zu Terminproblemen. Kalender ändern sich, Nachrichten gehen unter, und administrative Fristen können versäumt werden. In solchen Fällen verwenden viele Unternehmen einen Verzicht auf die Mitteilung (waiver of notice), um zu bestätigen, dass die Directors einverstanden sind, trotz fehlender formeller Mitteilung auf die übliche Weise fortzufahren.

Ein sorgfältig vorbereiteter Verzicht auf die Mitteilung kann helfen, die jährliche Sitzung planmäßig durchzuführen und gleichzeitig eine saubere Unternehmensakte zu bewahren. Es handelt sich um ein einfaches Dokument, das jedoch sorgfältig behandelt werden sollte. Der Verzicht sollte mit der Satzung des Unternehmens übereinstimmen, dem anwendbaren Recht des Bundesstaats entsprechen und zusammen mit dem Protokoll der jährlichen Sitzung im Corporate Book aufbewahrt werden.

Was ein Verzicht auf die Mitteilung bedeutet

Ein Verzicht auf die Mitteilung ist eine schriftliche Erklärung eines Directors, mit der bestätigt wird, dass die übliche Mitteilungspflicht nicht erfüllt wurde und dass die Sitzung dennoch abgehalten werden soll. Anstatt die jährliche Sitzung zu verschieben, bestätigen die Directors, dass sie die Situation verstehen und mit dem Fortfahren einverstanden sind.

Bei vielen Unternehmen erfüllt der Verzicht zwei Funktionen:

• Er dokumentiert, dass die Directors wussten, dass die Sitzung stattfand.
• Er schützt die Wirksamkeit der in der Sitzung getroffenen Maßnahmen, indem er zeigt, dass auf die fehlende formelle Mitteilung bewusst verzichtet wurde.

Das bedeutet nicht, dass Mitteilungspflichten unwichtig sind. Mitteilungsregeln sollen sicherstellen, dass Directors sich vorbereiten und teilnehmen können. Der Verzicht ist am besten als Korrekturwerkzeug für eine außergewöhnliche Situation zu verstehen, nicht als Ersatz für die reguläre Corporate Compliance.

Wann ein Verzicht auf die Mitteilung nützlich ist

Ein Verzicht auf die Mitteilung wird häufig verwendet, wenn die jährliche Sitzung des Board of Directors fortgesetzt werden muss, obwohl das formelle Mitteilungsverfahren unvollständig oder verspätet war. Typische Situationen sind:

• Das Sitzungsdatum wurde geändert, nachdem die Mitteilungen bereits versendet worden waren.
• Ein Officer oder Secretary hat die Frist für die Mitteilung versäumt.
• Ein Director kennt die Sitzungsdetails bereits und ist bereit, schriftlich auf die Mitteilung zu verzichten.
• Das Unternehmen möchte eine Verschiebung vermeiden, weil alle Directors verfügbar sind und übereinstimmen.

Er kann auch nützlich sein, wenn ein Unternehmen seine Unternehmensunterlagen bereinigt und sicherstellen muss, dass die Akte der jährlichen Sitzung vollständig ist.

Trotzdem sollte ein Verzicht nicht leichtfertig verwendet werden. Wenn die Satzung eine bestimmte Mitteilungsfrist oder Zustellungsart verlangt, bleiben diese Anforderungen maßgeblich. Bei Unsicherheiten sollte das Unternehmen die Satzung und das anwendbare Gesellschaftsrecht des Bundesstaats prüfen, bevor es sich auf einen Verzicht stützt.

Was der Verzicht enthalten sollte

Ein überzeugender Verzicht auf die Mitteilung für eine jährliche Sitzung des Board of Directors sollte klar, konkret und leicht zusammen mit dem Protokoll ablegbar sein. Mindestens sollte er Folgendes enthalten:

• Den vollständigen rechtlichen Namen des Unternehmens
• Die Art der abgehaltenen Sitzung
• Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
• Eine Erklärung, dass der Director auf die Mitteilung der Sitzung verzichtet
• Eine Erklärung, dass der Director mit der Durchführung der Sitzung und der Behandlung von Geschäftsvorgängen in der Sitzung einverstanden ist
• Eine Erklärung, dass die in der Sitzung getroffenen Maßnahmen die gleiche Wirkung haben, als ob die Mitteilung ordnungsgemäß erfolgt wäre
• Den ausgeschriebenen Namen jedes unterzeichnenden Directors
• Die Unterschrift jedes Directors und das Datum der Unterzeichnung

Manche Unternehmen fügen außerdem eine Formulierung hinzu, die bestätigt, dass der Verzicht sich je nach Situation und Satzung auch auf eine Vertagung oder Fortsetzung der Sitzung erstreckt.

Beispielhafte Verzichtsformulierung in einfacher Sprache

Die Formulierung muss nicht kompliziert sein. Ziel ist es, die Absicht des Directors unmissverständlich festzuhalten.

Ein Verzicht erklärt häufig sinngemäß, dass der unterzeichnende Director:

• bestätigt, weniger als die erforderliche Mitteilung oder überhaupt keine formelle Mitteilung erhalten zu haben;
• auf das Recht zur Mitteilung der jährlichen Sitzung verzichtet;
• der Durchführung der Sitzung zustimmt;
• einverstanden ist, dass alle ordnungsgemäß eingebrachten Angelegenheiten in der Sitzung behandelt werden können; und
• versteht, dass die Maßnahmen der Sitzung so wirksam sind, als ob eine Mitteilung erfolgt wäre.

Der genaue Wortlaut sollte geprüft werden, damit er zu den maßgeblichen Unternehmensdokumenten und den Anforderungen des jeweiligen Bundesstaatsrechts passt.

Wer den Verzicht unterschreiben sollte

In der Regel unterzeichnet jeder Director den Verzicht einzeln. Wenn das Board aus mehreren Directors besteht, ist es am sichersten, von jedem mitteilungsberechtigten Director einen Verzicht einzuholen.

Für die Unternehmensunterlagen ist es besser, alle erforderlichen Unterschriften vor Beginn der Sitzung zu haben. Unterzeichnet ein Director später, sollte das Unternehmen prüfen, ob eine spätere Unterzeichnung nach Satzung und Landesrecht zulässig ist. In manchen Fällen kann der Verzicht weiterhin wirksam sein, aber es ist besser, sich nicht nachträglich auf einen Zeitfehler zu stützen.

Wenn das Unternehmen für bestimmte Board-Beschlüsse ein schriftliches Zustimmungsverfahren oder ein Verfahren der einstimmigen Zustimmung verwendet, sollte dieses Verfahren getrennt vom Verzicht auf die Mitteilung geführt werden, sofern die maßgeblichen Dokumente nichts anderes erlauben.

Verzicht auf die Mitteilung vs. Sitzungsprotokoll

Der Verzicht auf die Mitteilung und das Sitzungsprotokoll erfüllen unterschiedliche Zwecke.

Der Verzicht auf die Mitteilung dokumentiert, wie die Directors sich darauf geeinigt haben, die Sitzung trotz eines Problems mit der Mitteilung abzuhalten. Das Protokoll dokumentiert, was in der Sitzung geschehen ist: Anwesenheit, Anträge, Abstimmungen, Beschlüsse und Vertagung.

Beide Dokumente sollten zusammen im Corporate Book aufbewahrt werden. Wenn das Unternehmen digitale Unterlagen führt, sollte der Verzicht im selben Governance-Ordner wie das Protokoll der jährlichen Sitzung und alle zugehörigen Board-Resolutions gespeichert werden.

Eine vollständige Akte zur jährlichen Sitzung kann Folgendes enthalten:

• Mitteilung oder Verzicht auf die Mitteilung
• Tagesordnung
• Anwesenheitsliste oder Unterschriftenliste
• Protokoll
• Board-Resolutions
• Gegebenenfalls Wahl der Officers
• Alle unterstützenden Berichte, die vom Board geprüft wurden

Eine gute Dokumentation ist wichtig, weil Unterlagen zu jährlichen Sitzungen häufig im Rahmen von Bankgesprächen, Finanzierungen, Due-Diligence-Prüfungen oder Compliance-Kontrollen angefordert werden.

Best Practices für die Verwendung eines Verzichts auf die Mitteilung

Um die Unternehmensunterlagen sauber und belastbar zu halten, sollten einige praktische Best Practices beachtet werden.

1. Zuerst die Satzung prüfen

Die Satzung sollte festlegen, wie viel Mitteilung erforderlich ist, wer sie erhalten muss und ob ein Verzicht zulässig ist. Manche Unternehmen definieren Mitteilungsfristen und Zustellungsarten ausdrücklich. Andere richten sich nach dem gesetzlichen Standard des Bundesstaats.

2. Die Sitzungsdaten bestätigen

Stellen Sie sicher, dass der Verzicht das korrekte Datum, die Uhrzeit und den Ort der Sitzung eindeutig angibt. Findet die Sitzung per Telefon oder Video statt, sollte auch dieses Format genannt werden.

3. Einheitliche Unterlagen verwenden

Verzicht, Protokoll und Beschlüsse sollten dieselbe Sitzung beschreiben. Unstimmige Daten oder Orte können später unnötige Fragen aufwerfen.

4. Unterschriften zügig einholen

Wird der Verzicht verwendet, um ein Mitteilungsproblem zu heilen, sollte er möglichst vor der Sitzung unterzeichnet werden. Verzögerungen können die Unterlagen schwächen und Unsicherheit schaffen.

5. Im Corporate Book ablegen

Der Verzicht sollte nicht in einer E-Mail-Kette oder in einer Schublade liegen bleiben. Er sollte zu den Unterlagen der jährlichen Sitzung gelegt werden, unabhängig davon, ob das Corporate Book in Papierform oder elektronisch geführt wird.

6. Klare und direkte Sprache verwenden

Übermäßig komplexe juristische Formulierungen sind nicht erforderlich. Klarheit ist wichtiger als Länge. Ein Verzicht, der leicht lesbar ist, lässt sich später auch leichter verteidigen.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Ein Verzicht auf die Mitteilung ist ein nützliches Dokument, kann aber bei schlechter Handhabung unwirksam werden. Häufige Fehler sind:

• Verwendung eines allgemeinen Formulars, das nicht zur Satzung des Unternehmens passt
• Fehlendes Sitzungsdatum, fehlende Uhrzeit oder fehlender Ort
• Vergessen, alle erforderlichen Directors unterschreiben zu lassen
• Ablage des Verzichts ohne Protokoll
• Behandlung des Verzichts als routinemäßiger Ersatz für ordnungsgemäße Mitteilung
• Verwechslung von Mitteilungspflichten der Directors mit Mitteilungspflichten der Anteilseigner

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Annahme, dass ein Verzicht automatisch jeden Verfahrensfehler heilt. Er kann zwar einen Mitteilungsfehler beseitigen, entschuldigt aber keine anderen Compliance-Probleme, etwa ein fehlendes Quorum, eine ungültige Bestellung von Directors oder Handlungen außerhalb der Zuständigkeit des Board of Directors.

Warum das für die Corporate Compliance wichtig ist

Jährliche Sitzungen des Board of Directors sind Teil der formalen Struktur, die ein Unternehmen geordnet und glaubwürdig hält. Kreditgeber, Investoren, Wirtschaftsprüfer und Counsel achten häufig darauf, ob die Corporate Formalities eingehalten werden.

Ein fehlender Verzicht ist nicht immer fatal, aber unvollständige Unterlagen können unnötige Reibungen verursachen. Wenn Dokumente ordentlich und korrekt unterzeichnet sind, lässt sich leichter nachweisen, dass das Unternehmen konsistent und verantwortungsvoll gehandelt hat.

Für Gründer und kleine Unternehmen ist das einer der Gründe, warum Corporate-Compliance-Systeme wichtig sind. Dienste wie Zenind können Unternehmen dabei helfen, nach der Gründung organisiert zu bleiben, Governance-Aufgaben im Blick zu behalten und das Risiko zu verringern, wichtige Fristen oder Dokumentationsschritte zu versäumen.

Wie Zenind bessere Unternehmensunterlagen unterstützen kann

Zenind konzentriert sich darauf, US-Unternehmen nach der Gründung bei der Organisation zu unterstützen. Dazu gehört auch die administrative Disziplin, die die Verwaltung der Unterlagen für jährliche Sitzungen des Board of Directors erleichtert.

Wenn Unternehmen ihre Governance-Dokumente in Ordnung halten, sind sie besser vorbereitet für Bankprüfungen, Finanzierungsanfragen, interne Audits und Due-Diligence-Prüfungen. Eine klare Akte der jährlichen Sitzung, einschließlich eines ordnungsgemäß unterzeichneten Verzichts auf die Mitteilung, wenn erforderlich, ist Teil dieses umfassenderen Compliance-Bildes.

Abschließende Gedanken

Ein Verzicht auf die Mitteilung bei einer jährlichen Sitzung des Board of Directors ist ein praktisches Instrument für Unternehmen, die ohne perfekte Mitteilung fortfahren müssen. Richtig eingesetzt hilft er den Directors, ihre Zustimmung zu dokumentieren, die Wirksamkeit der Sitzungshandlungen zu sichern und die Unternehmensunterlagen vollständig zu halten.

Entscheidend ist, den Verzicht sorgfältig zu verwenden. Prüfen Sie die Satzung, bestätigen Sie die Sitzungsdaten, holen Sie die erforderlichen Unterschriften ein und legen Sie das Dokument zusammen mit dem Protokoll der jährlichen Sitzung ab. Richtig umgesetzt unterstützt der Verzicht sowohl die operative Effizienz als auch die Corporate Compliance.