Ελέγχετε προσεκτικά τις παραδοχές: Ένας οδηγός για ιδρυτές με πιο καθαρή επικοινωνία και καλύτερες αποφάσεις

Στις επιχειρήσεις, οι παραδοχές είναι αποδοτικές μόνο όταν είναι σωστές. Τη στιγμή που μια παραδοχή είναι λανθασμένη, μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση, να καθυστερήσει έργα, να βλάψει το ηθικό και να οδηγήσει σε δαπανηρά λάθη. Για τους ιδρυτές και τους μικρομεσαίους επιχειρηματίες, το κόστος της βιαστικής δράσης είναι συχνά μεγαλύτερο από όσο φαίνεται. Μια παρεξηγημένη οδηγία, μια μη επιβεβαιωμένη προθεσμία ή μια μη επαληθευμένη προσδοκία πελάτη μπορεί να επηρεάσει την πρόσληψη προσωπικού, τις λειτουργίες, τη συμμόρφωση και τις σχέσεις με τους πελάτες.

Γι' αυτό μία από τις πιο πολύτιμες συνήθειες σε κάθε αναπτυσσόμενη εταιρεία είναι απλή: ελέγχετε διεξοδικά πριν ενεργήσετε με βάση παραδοχές.

Αυτή η αρχή είναι ιδιαίτερα σημαντική στα πρώτα στάδια μιας επιχείρησης. Όταν ιδρύετε μια LLC, στήνετε μια εταιρεία, ορίζετε αξιωματούχους, αναθέτετε ρόλους ή προετοιμάζετε καταθέσεις, μικρές παρεξηγήσεις μπορεί να έχουν δυσανάλογα μεγάλες συνέπειες. Μια σαφής διαδικασία, προσεκτική επικοινωνία και διάθεση να κάνετε συμπληρωματικές ερωτήσεις μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο, χρήματα και απογοήτευση.

Γιατί οι παραδοχές γίνονται ακριβές

Οι παραδοχές δεν είναι πάντα αποτέλεσμα αμέλειας. Σε πολλές περιπτώσεις, γίνονται επειδή οι άνθρωποι είναι απασχολημένοι, προσπαθούν να φανούν χρήσιμοι ή βασίζονται στην προηγούμενη εμπειρία τους. Όμως οι επιχειρησιακές συνθήκες αλλάζουν συνεχώς. Αυτό που ίσχυε τον περασμένο μήνα μπορεί να μην ισχύει σήμερα.

Μερικοί λόγοι για τους οποίους οι παραδοχές κοστίζουν:

• Δημιουργούν περιττή επανεκτέλεση εργασιών όταν η αρχική εντολή δεν είχε κατανοηθεί πλήρως.
• Αποδυναμώνουν την εμπιστοσύνη όταν κάποιος πιστεύει ότι ήταν σαφής, αλλά ο αποδέκτης ερμήνευσε διαφορετικά το μήνυμα.
• Καθυστερούν τις αποφάσεις όταν ένα κρίσιμο στοιχείο ανακαλύπτεται πολύ αργά.
• Αυξάνουν τον κίνδυνο συμμόρφωσης όταν παρεξηγούνται σημαντικά βήματα υποβολής ή αναφοράς.
• Κάνουν τους ηγέτες υπερβολικά βέβαιους για τους πελάτες, τις προθεσμίες και τις εσωτερικές διαδικασίες.

Σε μια startup ή σε μια νέα εταιρεία, αυτοί οι κίνδυνοι εντείνονται. Οι ομάδες είναι μικρές, οι αρμοδιότητες αλληλεπικαλύπτονται και οι άνθρωποι συχνά κινούνται γρήγορα χωρίς τυπικές διαδικασίες. Αυτή η ταχύτητα είναι χρήσιμη, αλλά δεν πρέπει ποτέ να έρχεται εις βάρος της επιβεβαίωσης.

Τα πιο συνηθισμένα σημεία όπου οι παραδοχές αποτυγχάνουν

Οι παραδοχές εμφανίζονται σχεδόν σε κάθε πτυχή μιας επιχείρησης. Το πρόβλημα δεν είναι μόνο ότι οι άνθρωποι τις κάνουν. Είναι ότι συχνά δεν συνειδητοποιούν ότι τις έκαναν μέχρι να έχει ήδη γίνει η ζημιά.

1. Οι οδηγίες είναι ασαφείς

Ένας manager ζητά από ένα μέλος της ομάδας να συγκεντρώσει πληροφορίες, να προετοιμάσει ένα έγγραφο ή να ολοκληρώσει μια κατάθεση. Η απαίτηση ακούγεται αρκετά σαφής εκείνη τη στιγμή, αλλά λείπουν οι λεπτομέρειες. Ένα άτομο υποθέτει ότι η εργασία σημαίνει μια περίληψη. Ένα άλλο υποθέτει ότι σημαίνει μια πλήρη αναφορά. Και οι δύο μπορεί να θεωρούν ότι ενεργούν σωστά.

Η λύση είναι άμεση και απλή: να είστε συγκεκριμένοι. Καθορίστε το παραδοτέο, την προθεσμία, τη μορφή και το επίπεδο λεπτομέρειας που αναμένεται.

2. Τα e-mail και τα μηνύματα αντιμετωπίζονται ως επιβεβαίωση

Η αποστολή ενός μηνύματος δεν εγγυάται ότι ελήφθη, διαβάστηκε ή έγινε κατανοητό. Τα γεμάτα inbox, τα φίλτρα, οι ειδοποιήσεις και οι ανταγωνιστικές προτεραιότητες επηρεάζουν την επικοινωνία. Αν η απάντηση έχει σημασία, επιβεβαιώστε την παραλαβή.

Για σημαντικά θέματα, χρησιμοποιήστε επιβεβαίωση, ένα follow-up τηλεφώνημα ή μια σαφή προθεσμία που ζητά απάντηση.

3. Οι προθεσμίες θεωρούνται σταθερές

Μια εκτιμώμενη ημερομηνία ολοκλήρωσης δεν είναι πάντα υπόσχεση. Καθυστερήσεις μπορεί να προκύψουν από καιρικές συνθήκες, θέματα προσωπικού, ελλείψεις προμηθευτών, τεχνικά προβλήματα ή κανονιστικές αλλαγές. Οι επιχειρήσεις που υποθέτουν ότι κάθε ημερομηνία είναι απόλυτη συχνά αναλαμβάνουν δεσμεύσεις που δεν μπορούν να τηρήσουν.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να σχεδιάζετε με βάση την πιθανή ημερομηνία και τη χειρότερη δυνατή ημερομηνία. Αυτό σας δίνει περιθώριο να αντιδράσετε χωρίς πανικό.

4. Οι πελάτες θεωρείται ότι θα μείνουν για πάντα

Οι μακροχρόνιοι πελάτες είναι πολύτιμοι, αλλά δεν είναι εγγυημένοι. Οι ανάγκες τους μπορεί να αλλάξουν, η διοίκηση να αλλάξει, οι προϋπολογισμοί να μειωθούν και οι ανταγωνιστές να εμφανιστούν. Μια επιχείρηση που υποθέτει ότι οι καλύτεροι πελάτες της θα παραμείνουν πιστοί χωρίς συνεχή προσοχή εκτίθεται σε απρόσμενες απώλειες.

Οι ισχυρές εταιρείες συνεχίζουν να κερδίζουν εμπιστοσύνη. Δεν βασίζονται μόνο στο παρελθόν.

5. Τα βήματα συμμόρφωσης θεωρούνται αυτονόητα

Αυτό είναι ένα από τα πιο επικίνδυνα πεδία για τους ιδρυτές. Η ίδρυση επιχείρησης, οι ευθύνες του registered agent, οι ετήσιες αναφορές, οι φορολογικές εγγραφές και οι απαιτήσεις εσωτερικής διακυβέρνησης είναι εύκολο να παραλειφθούν όταν υποθέτετε ότι κάποιος άλλος τα έχει ήδη αναλάβει. Στην πραγματικότητα, η ευθύνη συχνά παραμένει στον ιδιοκτήτη της επιχείρησης.

Αν ξεκινάτε μια εταιρεία, αξίζει να σταματήσετε για να επιβεβαιώσετε τι έχει κατατεθεί, τι εκκρεμεί και ποιες προθεσμίες ισχύουν.

Πώς να επιβεβαιώνετε τις παραδοχές χωρίς να επιβραδύνετε την επιχείρηση

Η επιβεβαίωση των παραδοχών δεν σημαίνει ότι κάθε απόφαση γίνεται αργή. Σημαίνει ότι χτίζετε μια συνήθεια πειθαρχημένης διευκρίνισης.

Κάντε μία ακόμη ερώτηση

Αν μια εργασία φαίνεται ασαφής, κάντε μια ακριβή διευκρινιστική ερώτηση πριν ξεκινήσετε. Ο στόχος δεν είναι να αμφισβητήσετε την εξουσία. Ο στόχος είναι να αποφύγετε περιττή επανεργασία.

Χρήσιμα παραδείγματα είναι τα εξής:

• Ποιο αποτέλεσμα θέλετε από αυτή την εργασία;
• Σε ποια μορφή πρέπει να το παραδώσω;
• Ποιες λεπτομέρειες έχουν τη μεγαλύτερη σημασία;
• Είναι προσχέδιο, περίληψη ή η τελική έκδοση;
• Ποια είναι η προθεσμία και υπάρχει κάποια ευελιξία;

Αυτές οι ερωτήσεις εξοικονομούν χρόνο επειδή μειώνουν τις εικασίες.

Επαναδιατυπώστε την ανάθεση

Μια σύντομη ανακεφαλαίωση είναι ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους να επιβεβαιώσετε ότι καταλάβατε σωστά. Επαναλάβετε την εργασία με δικά σας λόγια και ζητήστε επιβεβαίωση.

Για παράδειγμα: «Για επιβεβαίωση, θέλετε μια σύνοψη δύο σελίδων της σύγκρισης προμηθευτών, με έμφαση στις τιμές, τον χρόνο ολοκλήρωσης και τους όρους της σύμβασης μέχρι την Παρασκευή.»

Αυτό το μικρό βήμα μπορεί να αποτρέψει ώρες διορθώσεων αργότερα.

Επιβεβαιώνετε σημαντικά μηνύματα γραπτώς

Για θέματα υψηλής σημασίας, καταγράψτε την απόφαση ή την οδηγία γραπτώς. Το e-mail, τα κοινά εργαλεία έργων και η εσωτερική τεκμηρίωση δημιουργούν ένα αρχείο που μπορεί να ελεγχθεί αργότερα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν εμπλέκονται πολλά άτομα ή όταν η εργασία επηρεάζει νομικές, οικονομικές ή υποχρεώσεις συμμόρφωσης.

Η γραπτή επιβεβαίωση δεν έχει να κάνει με δυσπιστία. Έχει να κάνει με την ακρίβεια.

Ενσωματώστε σημεία ελέγχου στη ροή εργασίας

Οι επιχειρήσεις κάνουν λιγότερα λάθη όταν δημιουργούν σημεία ανασκόπησης πριν από την ανάληψη δράσης. Για παράδειγμα:

• Ελέγξτε τα στοιχεία κατάθεσης πριν υποβάλετε τα έγγραφα ίδρυσης.
• Επιβεβαιώστε τους τίτλους των αξιωματούχων και τα στοιχεία ιδιοκτησίας πριν οριστικοποιήσετε τα εταιρικά αρχεία.
• Ελέγξτε τις ημερομηνίες λήξης πριν προγραμματίσετε εργασίες συμμόρφωσης.
• Επαληθεύστε τις προσδοκίες του πελάτη πριν υποσχεθείτε χρονοδιαγράμματα παράδοσης.

Αυτά τα σημεία ελέγχου είναι μικρά, αλλά προστατεύουν την επιχείρηση από μεγάλα προβλήματα στη συνέχεια.

Γιατί αυτό έχει σημασία κατά την ίδρυση εταιρείας

Όταν ιδρύετε μια επιχείρηση, οι παραδοχές μπορούν να δημιουργήσουν μόνιμες συνέπειες. Ένας ιδρυτής μπορεί να υποθέσει ότι η δομή της οντότητας είναι σωστή, ότι η επωνυμία της επιχείρησης είναι διαθέσιμη, ότι η υπηρεσία registered agent είναι ενεργή ή ότι οι ετήσιες υποχρεώσεις έχουν ήδη καλυφθεί. Αν οποιαδήποτε από αυτές τις παραδοχές είναι λανθασμένη, η διόρθωση μπορεί αργότερα να είναι πιο δύσκολη.

Εδώ είναι που μια προσεκτική διαδικασία ίδρυσης αποδίδει.

Πριν προχωρήσετε, επιβεβαιώστε:

• Ότι η νομική επωνυμία της επιχείρησης είναι διαθέσιμη και έχει επιλεγεί σωστά.
• Ότι ο τύπος της οντότητας ταιριάζει με τους επιχειρηματικούς σας στόχους.
• Ότι τα στοιχεία ιδιοκτησίας και διοίκησης έχουν καταγραφεί σωστά.
• Ότι οι καταθέσεις ίδρυσης έχουν υποβληθεί και έχουν γίνει αποδεκτές.
• Ότι οι απαιτούμενες πολιτειακές και ομοσπονδιακές εγγραφές είναι σε ισχύ.
• Ότι οι προθεσμίες συνεχούς συμμόρφωσης παρακολουθούνται από την πρώτη ημέρα.

Για τους ιδρυτές που χρησιμοποιούν τη Zenind για να ιδρύσουν μια αμερικανική εταιρεία, το πρακτικό πλεονέκτημα είναι η σαφήνεια. Μια δομημένη διαδικασία ίδρυσης βοηθά στη μείωση των εικασιών, ώστε να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο στην ανάπτυξη της επιχείρησης και λιγότερο χρόνο στη διόρθωση αποφεύξιμων λαθών.

Πώς οι καλοί ηγέτες χειρίζονται την αβεβαιότητα

Οι ισχυροί ηγέτες δεν προσποιούνται ότι τα ξέρουν όλα. Ξέρουν πότε να σταματήσουν και να επαληθεύσουν.

Αυτή η προσέγγιση έχει πολλά οφέλη:

• Βελτιώνει την επικοινωνία σε όλη την ομάδα.
• Κάνει τις προτεραιότητες πιο σαφείς.
• Μειώνει τις συγκρούσεις που προκαλούνται από παρεξηγημένες προσδοκίες.
• Προστατεύει το ηθικό αποτρέποντας άσκοπες αποδόσεις ευθυνών.
• Βοηθά την επιχείρηση να κινείται πιο γρήγορα με την πάροδο του χρόνου, επειδή χρειάζονται λιγότερες διορθώσεις λαθών.

Με άλλα λόγια, η προσεκτική επαλήθευση δεν είναι ένδειξη δισταγμού. Είναι ένδειξη επαγγελματισμού.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου πριν ενεργήσετε

Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα κάθε φορά που το διακύβευμα είναι σημαντικό:

1. Τι ακριβώς ζητείται ή αποφασίζεται;
2. Ποιες λεπτομέρειες λείπουν;
3. Ποιες παραδοχές κάνω αυτή τη στιγμή;
4. Ποιος μπορεί να επιβεβαιώσει τα γεγονότα;
5. Υπάρχει γραπτό αρχείο της απόφασης ή της οδηγίας;
6. Τι θα συμβεί αν προχωρήσω με τη λάθος ερμηνεία;
7. Εξαρτώνται από αυτό προθεσμίες, υποχρεώσεις συμμόρφωσης ή δεσμεύσεις προς πελάτες;

Αν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις δεν είναι σαφής, σταματήστε και επαληθεύστε.

Το επιχειρηματικό όφελος της σαφήνειας

Πολλές λειτουργικές αποτυχίες ξεκινούν από μια λογική παραδοχή. Το άτομο που τη διατυπώνει μπορεί να είναι έξυπνο, έμπειρο και καλοπροαίρετο. Αυτό ακριβώς είναι που κάνει το λάθος τόσο συνηθισμένο. Η ικανότητα μπορεί να κάνει τις παραδοχές να μοιάζουν ασφαλείς.

Όμως οι καλύτερες επιχειρήσεις δεν χτίζονται μόνο στην αυτοπεποίθηση. Χτίζονται στην επαλήθευση, στην τεκμηρίωση και στη σαφή επικοινωνία.

Όταν η εταιρεία σας είναι μικρή, υπάρχει μικρό περιθώριο για αποφεύξιμη σύγχυση. Κάθε ώρα που ξοδεύεται για τη διόρθωση μιας παρεξήγησης είναι χρόνος που δεν αφιερώνεται στην εξυπηρέτηση πελατών, στη βελτίωση του προϊόντος ή στην ανάπτυξη της επιχείρησης. Το ίδιο ισχύει και στην ίδρυση εταιρείας: η ακρίβεια από νωρίς βοηθά στην αποφυγή δαπανηρών διορθώσεων αργότερα.

Τελικό συμπέρασμα

Αν θέλετε να αποφύγετε παρεξηγήσεις, χαμένο χρόνο και αποτρέψιμα λάθη, κάντε την επιβεβαίωση συνήθεια. Κάντε την επιπλέον ερώτηση. Επαναδιατυπώστε την ανάθεση. Επιβεβαιώστε την προθεσμία. Καταγράψτε γραπτώς τις σημαντικές αποφάσεις. Αντιμετωπίστε τις παραδοχές ως ένδειξη ότι πρέπει να επιβραδύνετε λίγο, όχι ως λόγο να μαντέψετε.

Για τους ιδρυτές και τους επιχειρηματίες, αυτή η πειθαρχία αποδίδει σε πιο ισχυρή εκτέλεση, καλύτερο ηθικό και λιγότερες εκπλήξεις. Στην ίδρυση εταιρείας και πέρα από αυτήν, η σαφήνεια είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους να προστατεύσετε την επιχείρησή σας.