Болжамдарды мұқият тексеріңіз: құрылтайшыларға анық коммуникация және дұрыс шешім қабылдау жөніндегі нұсқаулық

Бизнесте болжамдар тек дұрыс болған кезде ғана тиімді. Болжам қате болған сәтте ол түсінбеушілік тудырып, жобаларды кешіктіріп, ұжымның көңіл күйіне әсер етіп, қымбат қателіктерге әкелуі мүмкін. Құрылтайшылар мен шағын бизнес иелері үшін тым жылдам әрекет етудің құны көбіне сырттай көрінгеннен жоғары болады. Дұрыс түсінілмеген нұсқау, расталмаған мерзім немесе тексерілмеген клиент күтімі жалдау, операциялар, комплаенс және клиенттермен қарым-қатынасқа әсер етуі мүмкін.

Сондықтан өсіп келе жатқан кез келген компаниядағы ең құнды әдеттердің бірі қарапайым: болжамға сүйеніп әрекет етпес бұрын бәрін мұқият тексеру.

Бұл қағида бизнестің бастапқы кезеңдерінде ерекше маңызды. LLC құру, корпорацияны іске қосу, лауазымды тұлғаларды белгілеу, рөлдерді бөлу немесе құжаттарды дайындау кезінде шағын түсінбеушіліктер үлкен салдарға әкелуі мүмкін. Нақты процесс, мұқият коммуникация және қосымша сұрақ қоюға дайындық уақытты, ақшаны және артық қиындықты үнемдейді.

Неліктен болжамдар қымбатқа түседі

Болжамдар әрдайым ұқыпсыздықтан жасалмайды. Көп жағдайда адамдар бос емес болғандықтан, көмектескісі келгендіктен немесе бұрынғы тәжірибеге сүйенгендіктен солай жасайды. Бірақ бизнес операциялары үнемі өзгеріп отырады. Өткен айда жұмыс істеген күтім бүгін жарамсыз болуы мүмкін.

Болжамдардың шығынға әкелетін бірнеше себебі:

• Бастапқы тапсырма толық түсінілмегенде, олар болдырмауға болатын қайта жұмысты көбейтеді.
• Бір адам өзін анық жеткіздім деп ойлап, ал қабылдаушы хабарламаны басқаша түсінгенде, сенім әлсірейді.
• Жетіспейтін деталь тым кеш анықталғанда, шешімдер кешігеді.
• Маңызды құжат тапсыру немесе есеп беру қадамдары дұрыс түсінілмегенде, комплаенс тәуекелі артады.
• Басшылар клиенттер, мерзімдер және ішкі процестер туралы шамадан тыс сенімді болып кетеді.

Стартапта немесе жаңа компанияда бұл тәуекелдер күшейеді. Командалар шағын, міндеттер қабаттасады, адамдар көбіне формалды процестерсіз жылдам әрекет етеді. Мұндай жылдамдық пайдалы, бірақ ол ешқашан тексерудің есебінен болмауы керек.

Болжамдар ең жиі қателесетін орындар

Болжамдар бизнестің дерлік барлық бөлігінде кездеседі. Мәселе адамдардың болжам жасауында ғана емес. Көбіне олар зиян келгеннен кейін ғана болжам жасағанын түсінеді.

1. Нұсқаулар анық емес

Менеджер команда мүшесінен ақпарат жинауды, құжат дайындауды немесе құжат тапсыруды сұрайды. Сол сәтте өтініш жеткілікті анық сияқты көрінеді, бірақ детальдар жетіспейді. Бір адам тапсырма қысқаша шолу дегенді білдіреді деп ойлайды. Басқасы оны толық есеп деп түсінеді. Екеуі де дұрыс әрекет етіп жатырмын деп санауы мүмкін.

Шешімі тікелей әрі қарапайым: нақты болыңыз. Нәтижені, мерзімді, форматты және күтілетін егжей-тегжей деңгейін анықтаңыз.

2. Электрондық хаттар мен хабарламалар растау ретінде қабылданады

Хабарлама жіберу оның алынғанына, оқылғанына немесе түсінілгеніне кепілдік бермейді. Толып кеткен кіріс жәшіктері, сүзгілер, хабарландырулар және бәсекелес басымдықтар коммуникацияға кедергі келтіреді. Егер жауап маңызды болса, алынғанын тексеріңіз.

Маңызды мәселелер үшін қабылданғанын растауды, кейінгі қоңырауды немесе жауап беруге итермелейтін нақты мерзімді пайдаланыңыз.

3. Мерзімдер өзгермейді деп болжанады

Жоспарланған аяқталу күні әрдайым уәде емес. Кешігулер ауа райынан, кадр мәселелерінен, жеткізуші тапшылығынан, техникалық проблемалардан немесе реттеушілік өзгерістерден туындауы мүмкін. Әр күнді абсолютті деп қабылдайтын бизнес көбіне орындай алмайтын міндеттемелер алады.

Жақсырақ тәсіл - ықтимал күнді және ең нашар сценарийдегі күнді ескере отырып жоспарлау. Бұл дүрбелеңсіз әрекет етуге мүмкіндік береді.

4. Клиенттер мәңгі қалады деп болжанады

Ұзақ мерзімді клиенттер құнды, бірақ оларға кепілдік жоқ. Олардың қажеттіліктері өзгеруі, басшылық ауысуы, бюджет қысқаруы және бәсекелестер пайда болуы мүмкін. Ең жақсы клиенттері бұрынғыдай назарсыз-ақ адал болып қалады деп ойлайтын бизнес күтпеген шығындарға ұшырауы мүмкін.

Күшті компаниялар сенімді үнемі қайтадан дәлелдейді. Олар тек өткен тарихқа сүйенбейді.

5. Комплаенс қадамдары өзінен-өзі түсінікті деп саналады

Бұл құрылтайшылар үшін ең қауіпті салалардың бірі. Бизнес құру, registered agent міндеттері, жылдық есептер, салық тіркеулері және ішкі басқару талаптары біреу оны орындады деп болжаған кезде оңай назардан тыс қалады. Шын мәнінде жауапкершілік көбіне бизнес иесінің өзінде қалады.

Компания іске қосып жатсаңыз, не тапсырылғанын, не әлі аяқталмағанын және қандай мерзімдер қолданылатынын растау үшін кідірген жөн.

Бизнес қарқынын баяулатпай болжамдарды қалай тексеруге болады

Болжамдарды тексеру әр шешімді тым баяулату деген сөз емес. Бұл тәртіпті нақтылау әдетін қалыптастыру дегенді білдіреді.

Тағы бір сұрақ қойыңыз

Егер тапсырма түсініксіз болып көрінсе, бастамас бұрын нақты қосымша сұрақ қойыңыз. Мақсат - басшылыққа қарсы шығу емес. Мақсат - қажетсіз қайта жұмыстың алдын алу.

Пайдалы мысалдар:

• Бұл тапсырмадан қандай нәтиже күтесіз?
• Қай форматты қолдануым керек?
• Қай детальдар ең маңызды?
• Бұл жоба нұсқасы ма, қысқаша шолу ма, әлде соңғы нұсқа ма?
• Мерзімі қандай және икемділік бар ма?

Бұл сұрақтар уақытты үнемдейді, себебі болжамды азайтады.

Тапсырманы өз сөзіңізбен қайталаңыз

Қысқа түйіндеме - түсінікті растаудың ең жылдам тәсілдерінің бірі. Тапсырманы өз сөзіңізбен қайталап, растауды сұраңыз.

Мысалы: «Растау үшін айтайын: жұмаға дейін жеткізушілерді салыстыру бойынша екі беттік қысқаша шолу керек, онда баға, орындау мерзімі және келісімшарт талаптары көрсетілуі тиіс».

Осы шағын қадам кейінгі бірнеше сағаттық түзетудің алдын алуы мүмкін.

Маңызды хабарламаларды жазбаша растаңыз

Маңызы жоғары мәселелерде шешімді немесе нұсқауды жазбаша тіркеңіз. Электрондық пошта, ортақ жоба құралдары және ішкі құжаттама кейін қайта қарауға болатын жазба қалыптастырады. Бұл бірнеше адам қатысқанда немесе тапсырма заңдық, қаржылық не комплаенс міндеттемелеріне әсер еткенде ерекше пайдалы.

Жазбаша растау сенімсіздік туралы емес. Бұл дәлдік туралы.

Жұмыс процесіне бақылау нүктелерін енгізіңіз

Әрекет жасалмас бұрын тексеру нүктелерін енгізген бизнес аз қателеседі. Мысалы:

• Компания құру құжаттарын тапсырмас бұрын тіркеу ақпаратын тексеріңіз.
• Корпоративтік жазбаларды аяқтамас бұрын лауазым атаулары мен меншік деректерін растаңыз.
• Комплаенс жұмысын жоспарламас бұрын мерзімдерді тексеріңіз.
• Жеткізу мерзімдерін уәде етпес бұрын клиент күтімдерін нақтылаңыз.

Бұл бақылау нүктелері шағын, бірақ олар бизнесті кейінгі үлкен проблемалардан қорғайды.

Компания құру кезінде бұл неге маңызды

Бизнес құру кезінде болжамдар ұзаққа созылатын салдарға әкелуі мүмкін. Құрылтайшы ұйымдық құрылым дұрыс, бизнес атауы қолжетімді, registered agent қызметі белсенді немесе жыл сайынғы міндеттемелер қамтылған деп болжауы мүмкін. Егер осы болжамдардың кез келгені қате болса, кейін түзету қиынырақ болуы мүмкін.

Міне, осы жерде мұқият құрылымдалған компания құру процесі өзін ақтайды.

Алға жылжымас бұрын мыналарды тексеріңіз:

• Заңды бизнес атауы қолжетімді және дұрыс таңдалған.
• Ұйым түрі бизнес мақсаттарыңызға сәйкес келеді.
• Меншік және басқару деректері дұрыс құжатталған.
• Құрылу құжаттары тапсырылып, қабылданған.
• Қажетті штаттық және федералдық тіркеулер орындалған.
• Үздіксіз комплаенс мерзімдері бірінші күннен бастап қадағаланады.

Zenind арқылы АҚШ компаниясын құратын құрылтайшылар үшін практикалық артықшылық - айқындық. Құрылымдалған компания құру процесі болжамды азайтуға көмектеседі, сондықтан сіз болдырмауға болатын қателерді түзетуге емес, бизнесті дамытуға көбірек уақыт бөле аласыз.

Жақсы көшбасшылар белгісіздікпен қалай жұмыс істейді

Күшті көшбасшылар бәрін білемін деп көрінбейді. Олар қашан кідіріп, тексеру керектігін біледі.

Бұл тәсілдің бірнеше пайдасы бар:

• Команда ішіндегі коммуникацияны жақсартады.
• Басымдықтарды айқынырақ етеді.
• Дұрыс түсінілмеген күтімдерден туатын қақтығысты азайтады.
• Қажетсіз кінәлаудың алдын алып, ұжымның көңіл күйін қорғайды.
• Уақыт өте бизнестің жылдамырақ қозғалуына көмектеседі, себебі түзетуді қажет ететін қателер азаяды.

Басқаша айтқанда, мұқият тексеру - кідірудің белгісі емес. Бұл кәсібиліктің белгісі.

Әрекет етпес бұрын қолданылатын практикалық чек-парақ

Маңызы бар жағдайларда осы чек-парақты пайдаланыңыз:

1. Нақты не сұралып немесе шешіліп жатыр?
2. Қандай детальдар жетіспейді?
3. Дәл қазір қандай болжам жасап отырмын?
4. Фактілерді кім растай алады?
5. Шешімнің немесе нұсқаудың жазбаша жазбасы бар ма?
6. Қате түсіндірмемен әрекет етсем, не болады?
7. Мерзімдер, комплаенс міндеттемелері немесе клиент алдындағы міндеттемелер осыған тәуелді ме?

Егер осы сұрақтардың кез келгеніне жауап белгісіз болса, тоқтап, тексеріңіз.

Айқындықтың бизнеске пайдасы

Көптеген операциялық сәтсіздіктер орынды болжамнан басталады. Оны жасаған адам ақылды, тәжірибелі және ниеті дұрыс болуы мүмкін. Дәл сондықтан бұл қате жиі кездеседі. Құзыреттілік болжамдарды қауіпсіз сияқты сезіндіреді.

Бірақ ең жақсы бизнестер тек сенімділікке құрылмайды. Олар тексеруге, құжаттауға және анық коммуникацияға құрылады.

Компанияңыз шағын болғанда, болдырмауға болатын түсінбеушілікке орын аз. Түсінбеушілікті түзетуге кеткен әр сағат - клиенттерге қызмет көрсетуге, өнімді жақсартуға немесе бизнесті өсіруге жұмсалмаған уақыт. Компания құруда да солай: бастапқы кезеңдегі дәлдік кейінгі қымбат түзетулердің алдын алуға көмектеседі.

Қорытынды ой

Түсінбеушіліктерден, жоғалған уақыттан және алдын алуға болатын қателерден қашқыңыз келсе, тексеруді әдетке айналдырыңыз. Қосымша сұрақ қойыңыз. Тапсырманы қайта тұжырымдаңыз. Мерзімді растаңыз. Маңызды шешімдерді жазбаша тіркеңіз. Болжамдарды жорамал жасауға себеп емес, қысқа уақытқа кідіріп тексеруге белгі ретінде қабылдаңыз.

Құрылтайшылар мен бизнес иелері үшін бұл тәртіп мықты орындауға, жақсырақ ұжымдық көңіл күйге және аз тосын жағдайға әкеледі. Компания құруда және одан кейін де айқындық - бизнесіңізді қорғаудың ең қарапайым тәсілдерінің бірі.