Πώς να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό μικρής επιχείρησης: 4 βασικά βήματα για επιτυχία στην εκκίνηση

Ένας προϋπολογισμός μικρής επιχείρησης είναι κάτι περισσότερο από ένα υπολογιστικό φύλλο. Είναι ένα εργαλείο λήψης αποφάσεων που σας βοηθά να ξεκινήσετε με αυτοπεποίθηση, να προστατεύσετε τις ταμειακές ροές και να είστε προετοιμασμένοι για ανάπτυξη, πιο αργούς μήνες και απρόβλεπτα έξοδα. Για νέους ιδρυτές, ο προϋπολογισμός είναι ιδιαίτερα σημαντικός επειδή ο πρώτος χρόνος συχνά περιλαμβάνει έξοδα εγκατάστασης, κόστος σύστασης, απαιτήσεις συμμόρφωσης και ακανόνιστα έσοδα.

Είτε ξεκινάτε μια τοπική επιχείρηση παροχής υπηρεσιών, ένα ηλεκτρονικό κατάστημα, μια συμβουλευτική εταιρεία ή ένα επαγγελματικό γραφείο, ένας σαφής προϋπολογισμός μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε πόσα χρήματα χρειάζεστε, πού θα κατευθυνθούν και τι πρέπει να κερδίσετε για να παραμείνετε οικονομικά υγιείς. Αν συστήνετε μια νέα εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες, ο προϋπολογισμός σας θα πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τα κρατικά τέλη κατάθεσης, τα έξοδα εγγεγραμμένου αντιπροσώπου, τις επαγγελματικές άδειες, την ασφάλιση, την τήρηση βιβλίων και τις συνεχείς υποχρεώσεις συμμόρφωσης.

Αυτός ο οδηγός αναλύει τη διαδικασία σε τέσσερα πρακτικά βήματα και δείχνει πώς να δημιουργήσετε έναν προϋπολογισμό που λειτουργεί στην πράξη, όχι μόνο στη θεωρία.

Γιατί έχει σημασία ο προϋπολογισμός μιας μικρής επιχείρησης

Πολλοί νέοι ιδιοκτήτες θεωρούν τον προϋπολογισμό ως μια εργασία για καθιερωμένες εταιρείες με οικονομικές ομάδες. Στην πραγματικότητα, ο προϋπολογισμός είναι ακόμη πιο πολύτιμος στην αρχή. Όταν οι πόροι είναι περιορισμένοι, κάθε δολάριο μετράει.

Ένας ισχυρός προϋπολογισμός σας βοηθά να:

• Εκτιμήσετε πόσο αρχικό κεφάλαιο χρειάζεστε πριν από την έναρξη
• Συγκρίνετε τα προγραμματισμένα έξοδα με τις πραγματικές δαπάνες
• Εντοπίζετε έγκαιρα πότε τα έσοδα υπολείπονται ώστε να αντιδράσετε
• Δίνετε προτεραιότητα στα απαραίτητα έξοδα έναντι των προαιρετικών
• Προετοιμάζεστε για φόρους, συμμόρφωση και εποχικές μειώσεις
• Λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις για πρόσληψη, μάρκετινγκ, εξοπλισμό και επέκταση

Χωρίς προϋπολογισμό, είναι εύκολο να ξοδέψετε υπερβολικά σε τομείς που δεν δημιουργούν άμεση αξία. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα επικίνδυνο κατά τη σύσταση της επιχείρησης, όταν οι ιδιοκτήτες πληρώνουν ταυτόχρονα για σύσταση εταιρείας ή LLC, νομικά έγγραφα, ανάπτυξη ιστοσελίδας, branding και εργαλεία λειτουργίας.

Βήμα 1: Υπολογίστε τα χρήματα που θα μπουν

Το πρώτο μέρος κάθε προϋπολογισμού είναι το εισόδημά σας. Χρειάζεστε μια ρεαλιστική εικόνα για το πόσα χρήματα αναμένεται να δημιουργήσει η επιχείρησή σας, ειδικά τους πρώτους μήνες.

Ξεκινήστε με συντηρητικές εκτιμήσεις εσόδων

Αν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, αποφύγετε να βασίσετε τον προϋπολογισμό σας στις καλύτερες δυνατές πωλήσεις. Οι νέες επιχειρήσεις συχνά χρειάζονται περισσότερο χρόνο από τον αναμενόμενο για να αποκτήσουν δυναμική. Μια συντηρητική εκτίμηση σας δίνει μεγαλύτερο περιθώριο ασφάλειας και μειώνει τον κίνδυνο να ξεμείνετε από μετρητά.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Πόσους πελάτες αναμένω τον πρώτο, δεύτερο και τρίτο μήνα;
• Ποιο είναι το μέσο ποσό πώλησης ή τιμολόγησής μου;
• Υπάρχουν επαναλαμβανόμενα έσοδα, εφάπαξ πωλήσεις, retainer ή συνδρομητικά προγράμματα;
• Θα πληρώνουν κάποιοι πελάτες προκαταβολικά ενώ άλλοι μετά την παράδοση;

Συμπεριλάβετε όλες τις πηγές εισοδήματος

Τα έσοδά σας μπορεί να προέρχονται από περισσότερα από ένα κανάλια. Για παράδειγμα:

• Πωλήσεις προϊόντων
• Αμοιβές για υπηρεσίες
• Retainer συμβουλευτικής
• Πωλήσεις online μαθημάτων
• Συνδρομητικά ή μελών προγράμματα
• Προμήθειες παραπομπών
• Τόκοι ή άλλες μικρές πηγές εισοδήματος

Καταγράψτε κάθε πηγή ξεχωριστά, ώστε να δείτε ποια μέρη της επιχείρησης σηκώνουν το μεγαλύτερο βάρος.

Λάβετε υπόψη τον χρόνο, όχι μόνο τα σύνολα

Μια επιχείρηση μπορεί να είναι κερδοφόρα στα χαρτιά και παρ’ όλα αυτά να αντιμετωπίζει πρόβλημα ταμειακών ροών. Αν οι πληρωμές καθυστερούν, τα έσοδα μπορεί να φτάσουν πολύ αργά για να καλύψουν τους λογαριασμούς. Γι’ αυτό ένας μηνιαίος προϋπολογισμός είναι πιο χρήσιμος από ένα ετήσιο σύνολο μόνο.

Αν τιμολογείτε πελάτες, σημειώστε πότε είναι πιθανό να εισπράξετε τα χρήματα. Αν πουλάτε προϊόντα, εκτιμήστε πότε αναμένεται να κορυφωθούν οι πωλήσεις. Ο συγχρονισμός είναι συχνά η διαφορά ανάμεσα σε μια σταθερή εκκίνηση και ένα κενό χρηματοδότησης.

Βήμα 2: Καταγράψτε όλες τις εκροές χρημάτων

Στη συνέχεια, προσδιορίστε τα έξοδά σας. Πολλοί πρωτοεμφανιζόμενοι ιδιοκτήτες υποτιμούν πόσα κόστη εμφανίζονται πριν και μετά την έναρξη.

Ο προϋπολογισμός σας θα πρέπει να διαχωρίζει τα έξοδα σε έξοδα εκκίνησης και σε πάγια λειτουργικά έξοδα.

Συνήθη έξοδα εκκίνησης

Αυτά είναι εφάπαξ ή αρχικά έξοδα που χρειάζονται για να λειτουργήσει η επιχείρηση:

• Κρατικά τέλη σύστασης
• Υπηρεσία εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Έκδοση ομοσπονδιακού φορολογικού αριθμού
• Άδειες και εγκρίσεις λειτουργίας
• Νομικά έγγραφα και πρότυπα
• Σχεδιασμός ιστοσελίδας και φιλοξενία
• Branding, λογότυπο και γραφιστικός σχεδιασμός
• Αρχικό απόθεμα ή πρώτες ύλες
• Εξοπλισμός και εργαλεία
• Έπιπλα γραφείου ή διαμόρφωση χώρου εργασίας
• Εγγυητικές καταθέσεις ή πληρωμές μίσθωσης
• Αρχική διαφήμιση και καμπάνιες λανσαρίσματος
• Ασφάλιστρα

Αν συστήνετε εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες, θυμηθείτε ότι το κόστος έναρξης μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την πολιτεία και τον τύπο οντότητας. Μια LLC, μια εταιρεία ή ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός μπορεί να έχουν διαφορετικά τέλη κατάθεσης, υποχρεώσεις συμμόρφωσης και ετήσια κόστη συντήρησης. Εντάξτε τα όλα στον προϋπολογισμό πριν κάνετε την κατάθεση.

Συνήθη λειτουργικά έξοδα

Αυτά είναι τα επαναλαμβανόμενα κόστη που διατηρούν την επιχείρηση σε λειτουργία μήνα με τον μήνα:

• Ενοίκιο ή χρεώσεις coworking
• Μισθοδοσία και πληρωμές συνεργατών
• Συνδρομές λογισμικού
• Αναπλήρωση αποθεμάτων
• Αποστολές και συσκευασία
• Μάρκετινγκ και διαφήμιση
• Τήρηση βιβλίων και λογιστική
• Φόροι και προκαταβολικές φορολογικές πληρωμές
• Ανανέωση ασφαλίσεων
• Επαγγελματικές αμοιβές
• Συντήρηση και επισκευές
• Τηλεφωνία και internet
• Έξοδα μετακίνησης και πελατοκεντρικά έξοδα

Μην ξεχνάτε τα ακανόνιστα έξοδα

Ορισμένα κόστη δεν εμφανίζονται κάθε μήνα, αλλά πρέπει επίσης να υπάρχουν στον προϋπολογισμό. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Τέλη ετήσιας αναφοράς
• Φόροι franchise
• Ανανέωση αδειών
• Αντικατάσταση εξοπλισμού
• Τριμηνιαίες φορολογικές πληρωμές
• Νομικές ή λογιστικές συμβουλές
• Εποχιακή αύξηση αποθεμάτων
• Επείγουσες επισκευές

Για να υπολογίσετε τα ακανόνιστα έξοδα, διαιρέστε το ετήσιο κόστος δια 12 και προσθέστε ένα μηνιαίο αποθεματικό στον προϋπολογισμό σας.

Βήμα 3: Υπολογίστε το καθαρό εισόδημα και τις ταμειακές ροές

Αφού γνωρίζετε τα χρήματα που μπαίνουν και αυτά που βγαίνουν, μπορείτε να υπολογίσετε το καθαρό σας εισόδημα.

Καθαρό εισόδημα = έσοδα - έξοδα

Αν τα έσοδα υπερβαίνουν τα έξοδα, έχετε κέρδος. Αν τα έξοδα είναι υψηλότερα, έχετε ζημία.

Αυτός ο αριθμός είναι χρήσιμος, αλλά αποτελεί μόνο μέρος της εικόνας. Οι ταμειακές ροές είναι εξίσου σημαντικές. Οι ταμειακές ροές δείχνουν αν έχετε αρκετά χρήματα στον τραπεζικό λογαριασμό τη σωστή στιγμή για να καλύψετε τις υποχρεώσεις σας.

Το κέρδος δεν είναι το ίδιο με τη διαθεσιμότητα μετρητών

Μια επιχείρηση μπορεί να έχει ισχυρά προβλεπόμενα κέρδη και παρ’ όλα αυτά να αντιμετωπίζει προσωρινή έλλειψη επειδή οι πελάτες δεν έχουν ακόμη πληρώσει. Αντίστοιχα, μια επιχείρηση μπορεί να εισπράξει μια μεγάλη προκαταβολή και να φαίνεται πλούσια σε μετρητά, παρόλο που οι μελλοντικές υποχρεώσεις είναι υψηλές.

Ο προϋπολογισμός σας θα πρέπει να απαντά σε τρεις ερωτήσεις:

• Είμαστε κερδοφόροι;
• Έχουμε αρκετά μετρητά αυτόν τον μήνα;
• Πότε μπορεί να προκύψει κενό;

Δημιουργήστε μια απλή μηνιαία εικόνα ταμειακών ροών

Χρησιμοποιήστε έναν μηνιαίο πίνακα με τις εξής στήλες:

• Αρχικό υπόλοιπο μετρητών
• Χρήματα που μπαίνουν
• Χρήματα που βγαίνουν
• Καθαρή μηνιαία μεταβολή
• Τελικό υπόλοιπο μετρητών

Αυτή η μορφή σας βοηθά να εντοπίζετε έγκαιρα τον κίνδυνο. Αν το τελικό υπόλοιπο μετρητών πέφτει πολύ χαμηλά, μπορείτε να μειώσετε τις προαιρετικές δαπάνες, να καθυστερήσετε αγορές ή να εξασφαλίσετε χρηματοδότηση πριν η έλλειψη γίνει επείγουσα.

Βήμα 4: Θέστε οικονομικούς στόχους και ελέγχους

Ένας προϋπολογισμός πρέπει να κάνει περισσότερα από το να περιγράφει πού βρίσκεται η επιχείρησή σας σήμερα. Πρέπει να σας βοηθά να αποφασίσετε πού θέλετε να πάτε στη συνέχεια.

Θέστε βραχυπρόθεσμους και μακροπρόθεσμους στόχους

Παραδείγματα χρήσιμων οικονομικών στόχων περιλαμβάνουν:

• Να φτάσετε στο break-even έως συγκεκριμένο μήνα
• Να διατηρείτε ελάχιστο αποθεματικό μετρητών
• Να κρατήσετε τις δαπάνες μάρκετινγκ κάτω από ένα ποσοστό των εσόδων
• Να μειώσετε το κόστος λογισμικού και συνδρομών
• Να αυξήσετε τη μέση αξία παραγγελίας
• Να αυξήσετε τα μηνιαία επαναλαμβανόμενα έσοδα
• Να προσλάβετε τον πρώτο εργαζόμενο μόνο αφού επιτευχθεί συγκεκριμένο όριο εσόδων

Οι σαφείς στόχοι κάνουν τον προϋπολογισμό πιο πρακτικό. Χωρίς στόχους, ένας προϋπολογισμός μπορεί να καταλήξει σε ένα έγγραφο που ελέγχετε μία φορά και μετά αγνοείτε.

Δημιουργήστε κανόνες δαπανών

Οι κανόνες δαπανών βοηθούν στην αποφυγή συναισθηματικών ή αντιδραστικών αποφάσεων. Για παράδειγμα:

• Μην δεσμεύεστε σε επαναλαμβανόμενο λογισμικό αν δεν υποστηρίζει μια βασική ροή εργασίας
• Απαιτείται έγκριση για δαπάνες πάνω από συγκεκριμένο ποσό
• Αναβάλετε τη μη απαραίτητη πρόσληψη μέχρι να σταθεροποιηθούν τα έσοδα
• Ελέγχετε τα συμβόλαια προμηθευτών κάθε τρίμηνο
• Συγκρίνετε κάθε σημαντική αγορά με την αναμενόμενη απόδοση

Αυτοί οι κανόνες είναι ιδιαίτερα χρήσιμοι για ιδρυτές που προσπαθούν να ισορροπήσουν ανάπτυξη και συμμόρφωση. Μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών σύστασης μπορεί να βοηθήσει να απλοποιηθεί η διαδικασία έναρξης, αλλά αφού η επιχείρηση λειτουργήσει, ο ιδιοκτήτης εξακολουθεί να χρειάζεται πειθαρχημένη οικονομική διαχείριση.

Ένα πρακτικό πρότυπο προϋπολογισμού πρώτου έτους

Αν ξεκινάτε από το μηδέν, χρησιμοποιήστε αυτή τη δομή ως βάση.

1. Έσοδα

• Πωλήσεις προϊόντων
• Έσοδα από υπηρεσίες
• Άλλα έσοδα

2. Έξοδα εκκίνησης

• Κόστη σύστασης και κατάθεσης
• Εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος
• Άδειες και εγκρίσεις
• Ασφάλιση
• Εξοπλισμός
• Ιστοσελίδα και branding
• Αρχικό μάρκετινγκ

3. Μηνιαία λειτουργικά έξοδα

• Ενοίκιο ή χώρος εργασίας
• Κόστη μισθοδοσίας ή συνεργατών
• Λογισμικό
• Λογιστική και τήρηση βιβλίων
• Μάρκετινγκ
• Απόθεμα ή προμήθειες
• Φόροι
• Έξοδα μετακίνησης και διάφορα έξοδα

4. Αποθεματικά

• Αποθεματικό έκτακτης ανάγκης
• Φορολογικό αποθεματικό
• Αποθεματικό ανάπτυξης
• Εποχιακό αποθεματικό

5. Οικονομικοί στόχοι

• Μηνιαίο σημείο break-even
• Ελάχιστο αποθεματικό μετρητών
• Μηνιαίος στόχος εσόδων
• Ετήσιος στόχος κέρδους

Αυτή η δομή σας δίνει ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης και μπορεί να προσαρμοστεί καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται.

Συνηθισμένα λάθη προϋπολογισμού που πρέπει να αποφύγετε

Ακόμη και οι καλοπροαίρετοι ιδρυτές κάνουν λάθη που μπορούν να αποφευχθούν. Προσέξτε αυτά τα ζητήματα:

Υποτίμηση του κόστους εκκίνησης

Πολλοί ιδιοκτήτες προϋπολογίζουν τα προφανή έξοδα και ξεχνούν τα μικρότερα που αθροίζονται γρήγορα. Τα τέλη κατάθεσης, οι συνδρομές υπηρεσιών και η επαγγελματική βοήθεια μπορούν να δημιουργήσουν έναν πολύ μεγαλύτερο λογαριασμό εκκίνησης από τον αναμενόμενο.

Αγνόηση του κόστους συμμόρφωσης

Η σύσταση είναι μόνο το πρώτο βήμα. Οι επιχειρήσεις πρέπει επίσης να λαμβάνουν υπόψη ετήσιες αναφορές, φορολογικές δηλώσεις, άδειες και άλλες συνεχείς απαιτήσεις. Αυτά δεν είναι προαιρετικά αν θέλετε να παραμείνετε σε καλή κατάσταση.

Υπόθεση ότι τα έσοδα έρχονται αμέσως

Οι κύκλοι πωλήσεων μπορεί να είναι αργοί, ειδικά σε B2B, συμβουλευτική και ρυθμιζόμενους κλάδους. Ενσωματώστε μια περίοδο προσαρμογής.

Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών οικονομικών

Η διατήρηση ξεχωριστών λογαριασμών κάνει τον προϋπολογισμό πιο καθαρό και προστατεύει την ακεραιότητα των αρχείων σας. Επίσης, διευκολύνει την προετοιμασία των φορολογικών δηλώσεων.

Παράλειψη ενημέρωσης του προϋπολογισμού

Ο προϋπολογισμός δεν είναι στατικός. Ελέγχετε τον τακτικά και προσαρμόζετέ τον όταν αλλάζουν οι τιμές, τα έσοδα ή η στρατηγική.

Πόσο συχνά πρέπει να ελέγχετε έναν προϋπολογισμό;

Τουλάχιστον, ελέγχετε τον προϋπολογισμό σας κάθε μήνα. Κατά τη φάση εκκίνησης, εβδομαδιαίοι έλεγχοι μπορεί να είναι πιο χρήσιμοι επειδή οι αρχικές υποθέσεις αλλάζουν γρήγορα.

Εξετάστε:

• Πραγματικά έσοδα σε σχέση με την πρόβλεψη
• Πραγματικές δαπάνες σε σχέση με τον προϋπολογισμό
• Αποκλίσεις στο μάρκετινγκ, τη μισθοδοσία και τα γενικά έξοδα
• Φορολογικές υποχρεώσεις και επερχόμενες προθεσμίες συμμόρφωσης
• Αν χρειάζεται να αυξήσετε τα αποθεματικά ή να μειώσετε τα κόστη

Αν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται σε εποχική αγορά, συγκρίνετε την τρέχουσα περίοδο με την ίδια περίοδο πέρυσι, αν υπάρχουν διαθέσιμα στοιχεία. Αυτό προσφέρει πιο ακριβή εικόνα της απόδοσης από μια απλή σύγκριση μήνα με μήνα.

Προϋπολογισμός για μια νέα σύσταση επιχείρησης

Αν βρίσκεστε ακόμη στο στάδιο της σύστασης, ο προϋπολογισμός σας θα πρέπει να αντικατοπτρίζει το πλήρες κόστος έναρξης, όχι μόνο τις καθημερινές λειτουργίες. Πολλοί νέοι ιδιοκτήτες εστιάζουν στην παροχή προϊόντων ή υπηρεσιών και παραβλέπουν την διοικητική πλευρά της ίδρυσης μιας εταιρείας.

Προϋπολογίστε στοιχεία όπως:

• Κόστη σύστασης νομικής οντότητας
• Απαιτήσεις κατάθεσης ανά πολιτεία
• Εργασίες που σχετίζονται με το EIN
• Operating agreements ή bylaws
• Αρχικά καθήκοντα συμμόρφωσης
• Υπηρεσίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Ρύθμιση τραπεζικών και λογιστικών διαδικασιών
• Ασφάλιση επιχείρησης

Ο έγκαιρος σχεδιασμός αυτών των εξόδων μπορεί να αποτρέψει εκπλήξεις και να σας βοηθήσει να επιλέξετε τον σωστό τύπο οντότητας και το σωστό χρονοδιάγραμμα εκκίνησης. Ένας ισχυρός προϋπολογισμός σύστασης διευκολύνει επίσης την απόφαση για το αν θα ξεκινήσετε τώρα, αν θα περιμένετε ή αν θα εξασφαλίσετε πρόσθετα κεφάλαια πριν από την κατάθεση.

Τελικές σκέψεις

Ένας προϋπολογισμός μικρής επιχείρησης είναι ένα από τα πιο χρήσιμα εργαλεία που μπορεί να δημιουργήσει ένας ιδρυτής. Σας βοηθά να κατανοήσετε τη θέση των μετρητών σας, να ελέγχετε τις δαπάνες, να προετοιμάζεστε για συμμόρφωση και να παίρνετε πιο έξυπνες αποφάσεις ανάπτυξης. Με το να εκτιμάτε προσεκτικά τα έσοδα, να καταγράφετε όλα τα έξοδα, να υπολογίζετε το καθαρό εισόδημα και να θέτετε σαφείς οικονομικούς στόχους, δημιουργείτε έναν χάρτη πορείας για να παραμείνετε σταθεροί στα πρώτα στάδια της επιχειρηματικής ιδιοκτησίας.

Οι επιχειρήσεις που πετυχαίνουν δεν είναι πάντα αυτές με τους μεγαλύτερους προϋπολογισμούς. Συχνά είναι αυτές που κατανοούν τους αριθμούς τους, προσαρμόζονται γρήγορα και δαπανούν με σκοπό. Ξεκινήστε με έναν ρεαλιστικό προϋπολογισμό, ελέγξτε τον συστηματικά και αφήστε τον να καθοδηγεί τις αποφάσεις που διαμορφώνουν το μέλλον της εταιρείας σας.