10 πρακτικοί τρόποι για να προχωρήσουν μπροστά οι επιχειρηματίες με ΔΕΠΥ

Οι επιχειρηματίες με ΔΕΠΥ συχνά φέρνουν δυνάμεις που δύσκολα διδάσκονται: δημιουργικότητα, γρήγορη αναγνώριση προτύπων, επιμονή υπό πίεση και την ικανότητα να βλέπουν ευκαιρίες που άλλοι δεν προσέχουν. Οι ίδιες αυτές ιδιότητες μπορούν επίσης να κάνουν πιο δύσκολο το να παραμένει κανείς οργανωμένος, να ολοκληρώνει επαναλαμβανόμενες εργασίες ή να διαχειρίζεται τις σταθερές απαιτήσεις της διοίκησης μιας επιχείρησης.

Ο στόχος δεν είναι να αναγκάσετε κάθε ιδρυτή να ακολουθεί ένα άκαμπτο σύστημα. Ο στόχος είναι να χτίσετε μια επιχείρηση γύρω από τον τρόπο που λειτουργεί ο εγκέφαλός σας, ώστε να κινείστε πιο γρήγορα, να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις και να μειώνετε το περιττό άγχος. Αυτό σημαίνει να σχεδιάζετε απλές ρουτίνες, να επιλέγετε εργαλεία που μειώνουν τις τριβές και να οργανώνετε τη δομή της εταιρείας σας με τρόπο που προστατεύει τον χρόνο σας και κρατά τη συμμόρφωση διαχειρίσιμη.

Αν είστε επιχειρηματίας με ΔΕΠΥ, αυτές οι δέκα στρατηγικές μπορούν να σας βοηθήσουν να προχωρήσετε μπροστά χωρίς εξουθένωση.

1. Χτίστε την επιχείρηση πάνω στις δυνάμεις σας

Πολλοί ιδρυτές με ΔΕΠΥ δυσκολεύονται όταν προσπαθούν να λειτουργήσουν όπως όλοι οι άλλοι. Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να εντοπίσετε τη δουλειά που σας δίνει φυσικά ενέργεια και να διαμορφώσετε τον ρόλο σας γύρω από αυτήν.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Ποιες εργασίες κάνω γρήγορα και καλά;
• Ποιες δραστηριότητες με κρατούν engaged για περισσότερο χρόνο;
• Σε ποια σημεία χάνω σταθερά τη δυναμική μου;

Αν είστε δυνατοί στις πωλήσεις, στο όραμα προϊόντος ή στη δημιουργική επίλυση προβλημάτων, αφιερώστε περισσότερο χρόνο εκεί και λιγότερο στην επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία. Δεν χρειάζεται να είστε εξαιρετικοί σε κάθε λειτουργία. Χρειάζεστε ένα επιχειρηματικό μοντέλο που αξιοποιεί τις ισχυρότερες δεξιότητές σας εκεί όπου έχουν τη μεγαλύτερη σημασία.

2. Μειώστε το γνωστικό φορτίο με απλά συστήματα

Η ΔΕΠΥ συχνά κάνει πιο δύσκολο το να κρατάτε πολλά κινούμενα κομμάτια στο μυαλό σας. Η λύση δεν είναι περισσότερη θέληση. Είναι λιγότερες αποφάσεις.

Χρησιμοποιήστε απλά συστήματα για τα βασικά:

• Ένα ημερολόγιο για όλα
• Μία λίστα εργασιών για την ενεργή δουλειά
• Ένα σημείο αποθήκευσης για τα έγγραφα
• Μία εβδομαδιαία ανασκόπηση για επαναφορά προτεραιοτήτων

Όσο λιγότερα σημεία χρειάζεται να ελέγχετε, τόσο πιο εύκολο γίνεται να παραμένετε συνεπείς. Τα συστήματα δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκα. Πρέπει απλώς να είναι αξιόπιστα και εύκολα στην επανάληψη.

3. Δουλέψτε σε σύντομα, συγκεντρωμένα χρονικά διαστήματα

Οι μεγάλες, ανοιχτές συνεδρίες εργασίας μπορεί να είναι δύσκολο να διατηρηθούν. Ο χρονικός προγραμματισμός δίνει δομή στην ημέρα σας και δημιουργεί ένα σαφές τέλος για κάθε εργασία.

Δοκιμάστε αυτή την προσέγγιση:

• Επιλέξτε μία εργασία πριν ξεκινήσετε
• Ρυθμίστε χρονόμετρο για 25 έως 45 λεπτά
• Δουλέψτε μόνο σε αυτή την εργασία μέχρι να λήξει το χρονόμετρο
• Κάντε ένα σύντομο διάλειμμα και μετά αποφασίστε το επόμενο μπλοκ

Αυτός ο τρόπος εργασίας μπορεί να μειώσει την αναβλητικότητα και να κάνει τα μεγάλα έργα να φαίνονται πιο διαχειρίσιμα. Σας βοηθά επίσης να αποφεύγετε να περνάτε όλη μέρα εναλλάσσοντας εργασίες χωρίς να ολοκληρώνετε καμία.

4. Σπάστε τα έργα στην επόμενη φυσική ενέργεια

Ένα έργο όπως «να λανσάρω την επιχείρηση» ή «να είμαι σύννομος» είναι πολύ ευρύ για να εκτελεστεί σωστά από έναν εγκέφαλο με ΔΕΠΥ. Το κλειδί είναι να μετατρέπετε τους μεγάλους στόχους σε μικρά, ορατά επόμενα βήματα.

Για παράδειγμα:

• Αντί για «να ξεκινήσω μια LLC», γράψτε «να συγκρίνω τύπους εταιρικής μορφής για 20 λεπτά»
• Αντί για «να στήσω λογιστική παρακολούθηση», γράψτε «να ανοίξω ξεχωριστό επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό»
• Αντί για «να χειριστώ τη συμμόρφωση», γράψτε «να ελέγξω την επόμενη προθεσμία κατάθεσης»

Αν μια εργασία φαίνεται ασαφής, πιθανότατα είναι υπερβολικά μεγάλη. Μικρύνετέ την μέχρι η επόμενη ενέργεια να είναι προφανής.

5. Χρησιμοποιήστε εξωτερική, όχι εσωτερική, λογοδοσία

Πολλοί επιχειρηματίες με ΔΕΠΥ ξέρουν τι πρέπει να κάνουν αλλά δυσκολεύονται να το κάνουν σταθερά μόνοι τους. Η εξωτερική λογοδοσία βοηθά να καλυφθεί αυτό το κενό.

Χρήσιμες επιλογές περιλαμβάνουν:

• Έναν επιχειρηματικό συνεργάτη ή συνιδρυτή
• Έναν εικονικό βοηθό
• Μια εβδομαδιαία συνάντηση με μέντορα
• Μια συνεδρία body doubling, όπου εργάζεστε δίπλα σε κάποιον άλλο
• Μια δημόσια προθεσμία ή δέσμευση απέναντι σε πελάτη

Η λογοδοσία λειτουργεί καλύτερα όταν είναι συγκεκριμένη. Αντί να λέτε «θα δουλέψω το website αυτή την εβδομάδα», πείτε «θα στείλω το προσχέδιο της αρχικής σελίδας μέχρι την Πέμπτη στις 3 μ.μ.».

6. Αυτοματοποιήστε ή αναθέστε τις επαναλαμβανόμενες διοικητικές εργασίες

Η επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία μπορεί να εξαντλήσει γρήγορα την προσοχή. Όσο περισσότερα μπορείτε να αυτοματοποιήσετε, τόσο περισσότερη νοητική ενέργεια κρατάτε για τη δουλειά που πραγματικά αναπτύσσει την επιχείρηση.

Αναζητήστε εργασίες που μπορείτε να τυποποιήσετε, όπως:

• Υπενθυμίσεις τιμολόγησης
• Προγραμματισμό ημερολογίου
• Πρότυπα email
• Οργάνωση αρχείων
• Υπενθυμίσεις συμμόρφωσης
• Προγραμματισμό αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Αν μια διαδικασία συμβαίνει επανειλημμένα, είναι υποψήφια για αυτοματοποίηση ή ανάθεση. Ακόμη και μικρές βελτιώσεις αθροίζονται όταν συμβαίνουν κάθε εβδομάδα.

7. Ξεχωρίστε τη δημιουργία ιδεών από την εκτέλεση

Οι επιχειρηματίες με ΔΕΠΥ είναι συχνά εξαιρετικοί στη δημιουργία ιδεών. Το πρόβλημα είναι ότι οι νέες ιδέες μπορούν να επισκιάσουν τις ήδη υπάρχουσες προτεραιότητες.

Μια πρακτική λύση είναι να ξεχωρίσετε το στάδιο της «καταγραφής ιδεών» από το στάδιο της «εκτέλεσης».

Κρατήστε μια συνεχή λίστα ιδεών, αλλά μην ενεργείτε αμέσως σε κάθε νέα σκέψη. Αντίθετα:

• Καταγράψτε την ιδέα σε ένα σημείο
• Εξετάστε την σε μια προγραμματισμένη συνεδρία σχεδιασμού
• Αποφασίστε αν ανήκει στο τρέχον τρίμηνο, σε μελλοντική λίστα ή στα απορρίμματα

Αυτό διατηρεί τη δυναμική στην επιχείρηση που ήδη χτίζετε. Δεν αξίζει κάθε καλή ιδέα άμεση προσοχή.

8. Επιλέξτε από νωρίς τη σωστή επιχειρηματική δομή

Για τους επιχειρηματίες με ΔΕΠΥ, η καλύτερη επιχειρηματική δομή είναι συχνά εκείνη που κάνει πιο εύκολη τη διαχείριση ιδιοκτησίας, φόρων και συμμόρφωσης από την πρώτη μέρα.

Η έγκαιρη επιλογή δομής μπορεί να σας βοηθήσει να:

• Διαχωρίσετε τα προσωπικά και τα επιχειρηματικά οικονομικά
• Δημιουργήσετε ένα πιο σαφές νομικό πλαίσιο
• Προετοιμαστείτε για ανάπτυξη ή πρόσληψη προσωπικού
• Παραμένετε οργανωμένοι με καταχωρίσεις και προθεσμίες

Για πολλούς μικρούς επιχειρηματίες, η σύσταση μιας LLC είναι ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια S corporation ή C corporation μπορεί να είναι πιο κατάλληλη, ανάλογα με το επιχειρηματικό μοντέλο, τα έσοδα και τους μακροπρόθεσμους στόχους. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τη συγκεκριμένη σας κατάσταση, αλλά η γενική αρχή είναι απλή: στήστε την επιχείρηση σωστά πριν αρχίσουν να συσσωρεύονται οι διοικητικές εργασίες.

Αν δεν είστε σίγουροι ποια δομή ταιριάζει στους στόχους σας, αφιερώστε χρόνο να συγκρίνετε τις επιλογές πριν κάνετε την κατάθεση. Λίγος προγραμματισμός τώρα μπορεί να αποτρέψει πολύ άγχος αργότερα.

9. Προστατευτείτε με υπενθυμίσεις συμμόρφωσης

Οι χαμένες προθεσμίες μπορούν να δημιουργήσουν περιττά προβλήματα για κάθε ιδρυτή, και μπορεί να είναι ιδιαίτερα απογοητευτικές όταν διαχειρίζεστε πολλές προτεραιότητες ταυτόχρονα. Η συμμόρφωση λειτουργεί καλύτερα όταν ενσωματώνεται στα συστήματά σας αντί να αφήνεται στη μνήμη.

Συνηθισμένα στοιχεία που πρέπει να παρακολουθείτε περιλαμβάνουν:

• Προθεσμίες ετήσιας αναφοράς
• Απαιτήσεις εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Ειδοποιήσεις πολιτειακών καταθέσεων
• Ημερομηνίες πληρωμής φόρων
• Ανανέωση αδειών ή αδειοδοτήσεων

Χρησιμοποιήστε υπενθυμίσεις ημερολογίου, επαναλαμβανόμενες λίστες ελέγχου ή υπηρεσίες συμμόρφωσης, ώστε να μη χρειάζεται να θυμάστε τα πάντα μόνοι σας. Μια αξιόπιστη διαδικασία είναι πιο αποτελεσματική από το να ελπίζετε ότι θα προσέξετε κάποια προθεσμία αργότερα.

Εδώ είναι επίσης όπου ένας συνεργάτης ίδρυσης και συμμόρφωσης μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο. Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι με υποστήριξη σύστασης και εργαλεία συνεχιζόμενης συμμόρφωσης, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη της εταιρείας αντί να κυνηγούν έγγραφα.

10. Επανεξετάζετε την επιχείρησή σας κάθε εβδομάδα και κάντε επαναφορά

Η εβδομαδιαία επαναφορά είναι μία από τις πιο αποτελεσματικές συνήθειες που μπορεί να χτίσει ένας επιχειρηματίας με ΔΕΠΥ. Δημιουργεί μια στιγμή για παύση, ανασκόπηση και επαναπροσδιορισμό πριν σας ξεφύγει η εβδομάδα.

Χρησιμοποιήστε αυτή την ανασκόπηση για να απαντήσετε σε τρεις ερωτήσεις:

• Τι ολοκληρώθηκε την περασμένη εβδομάδα;
• Ποιο είναι το πιο σημαντικό πράγμα αυτή την εβδομάδα;
• Τι μπλοκάρει την πρόοδο;

Κρατήστε την ανασκόπηση σύντομη. Δέκα έως τριάντα λεπτά αρκούν για πολλούς ιδρυτές. Ο στόχος δεν είναι η τελειότητα. Ο στόχος είναι να κρατάτε την επιχείρηση σε κίνηση με αρκετή δομή ώστε να σημειώνεται σταθερή πρόοδος.

Ένα απλό πλαίσιο για να παραμένετε σε πορεία

Αν θέλετε ένα πρακτικό σημείο εκκίνησης, χρησιμοποιήστε αυτό το πλαίσιο:

1. Επιλέξτε έναν ξεκάθαρο επιχειρηματικό στόχο για τον μήνα.
2. Σπάστε τον σε εβδομαδιαία ορόσημα.
3. Βάλτε τις επόμενες τρεις ενέργειες στη λίστα εργασιών σας.
4. Κάντε χρονικό μπλοκάρισμα για την εργασία με την υψηλότερη προτεραιότητα.
5. Αφαιρέστε ή αυτοματοποιήστε μία επαναλαμβανόμενη διοικητική εργασία.
6. Επανεξετάζετε την πρόοδό σας κάθε εβδομάδα.

Αυτή η προσέγγιση σας δίνει αρκετή δομή για να παραμένετε συγκεντρωμένοι χωρίς να κάνει την επιχείρηση να φαίνεται υπερβολικά μηχανοποιημένη.

Πότε να ζητήσετε βοήθεια

Δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα μόνοι σας. Στην πραγματικότητα, η προσπάθεια να τα κάνετε όλα μόνοι σας είναι συχνά ο πιο γρήγορος δρόμος προς την εξουθένωση.

Ζητήστε βοήθεια όταν χρειάζεστε υποστήριξη με:

• Τη σύσταση μιας LLC ή corporation
• Τον ορισμό εγγεγραμμένου αντιπροσώπου
• Την παρακολούθηση πολιτειακών καταθέσεων
• Την οργάνωση εγγράφων σύστασης
• Τη δημιουργία μιας ρουτίνας συμμόρφωσης

Η Zenind έχει δημιουργηθεί για να βοηθά τους επιχειρηματίες να διαχειρίζονται τη σύσταση και τη συμμόρφωση με τρόπο απλό και διαχειρίσιμο. Για ιδρυτές με ΔΕΠΥ, αυτού του είδους η υποστήριξη μπορεί να είναι ιδιαίτερα πολύτιμη, επειδή μειώνει τον αριθμό των αποφάσεων που πρέπει να παρακολουθείτε μόνοι σας.

Τελικές σκέψεις

Η ΔΕΠΥ δεν σας αποκλείει από την επιχειρηματικότητα. Σε πολλές περιπτώσεις, σας δίνει έναν διαφορετικό και ιδιαίτερα αποτελεσματικό τρόπο να βλέπετε ευκαιρίες, να λύνειτε προβλήματα και να χτίζετε δυναμική. Το κλειδί είναι να σχεδιάσετε την επιχείρησή σας έτσι ώστε οι δυνάμεις σας να είναι χρήσιμες και τα σημεία τριβής σας να ελαχιστοποιούνται.

Χρησιμοποιήστε απλά συστήματα. Μικρύνετε τις λίστες εργασιών σας. Αυτοματοποιήστε ό,τι μπορείτε. Επιλέξτε μια επιχειρηματική δομή που ταιριάζει στους στόχους σας. Και βάλτε τη συμμόρφωση σε πρόγραμμα αντί να την κρατάτε στο κεφάλι σας.

Όταν η επιχείρησή σας είναι χτισμένη ώστε να υποστηρίζει τον τρόπο που εργάζεστε, γίνεται πολύ πιο εύκολο να αναπτύσσεστε με αυτοπεποίθηση.