Πώς να δέχεστε πληρωμές με πιστωτική κάρτα για τη μικρή σας επιχείρηση

Η αποδοχή πληρωμών με πιστωτική κάρτα δεν είναι πλέον προαιρετική για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις. Οι πελάτες περιμένουν γρήγορο checkout, ευέλικτες επιλογές πληρωμής και μια ασφαλή εμπειρία είτε αγοράζουν από κοντά, είτε online, είτε εν κινήσει. Αν η επιχείρησή σας βασίζεται μόνο σε μετρητά ή επιταγές, μπορεί να δημιουργείτε τριβές που κοστίζουν σε πωλήσεις.

Τα καλά νέα είναι ότι η ρύθμιση των πληρωμών με κάρτα είναι πιο απλή απ’ όσο περιμένουν πολλοί νέοι επιχειρηματίες. Η σωστή λύση εξαρτάται από το επιχειρηματικό σας μοντέλο, τον όγκο συναλλαγών και το αν χρειάζεστε εργαλεία πληρωμών σε φυσικό σημείο, online ή μέσω κινητού.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργεί η επεξεργασία πληρωμών με πιστωτική κάρτα, τους βασικούς τρόπους αποδοχής καρτών, τα τέλη που πρέπει να περιμένετε και πώς να επιλέξετε μια ρύθμιση που ταιριάζει στην επιχείρησή σας.

Γιατί έχει σημασία η αποδοχή πιστωτικών καρτών

Η αποδοχή πιστωτικών καρτών επηρεάζει περισσότερα από την απλή ευκολία. Μπορεί να βελτιώσει τα ποσοστά μετατροπής, να υποστηρίξει μεγαλύτερες αγορές και να κάνει την επιχείρησή σας να φαίνεται πιο καθιερωμένη και αξιόπιστη.

Ακολουθούν τα βασικά οφέλη:

• Οι πελάτες μπορούν να πληρώσουν με τον τρόπο που προτιμούν.
• Μπορείτε να μειώσετε τις χαμένες πωλήσεις από αγοραστές που δεν έχουν μετρητά.
• Μπορείτε να εισπράττετε πληρωμές πιο γρήγορα από ό,τι με τιμολόγηση ή επιταγές.
• Μπορείτε να υποστηρίξετε online, επαναλαμβανόμενες και απομακρυσμένες συναλλαγές.
• Μπορείτε να δημιουργήσετε μια πιο ομαλή εμπειρία checkout που ενθαρρύνει τις επαναλαμβανόμενες αγορές.

Αν ιδρύετε μια νέα εταιρεία, είναι έξυπνο να σχεδιάσετε από νωρίς τη ρύθμιση των πληρωμών σας. Ποροί πάροχοι πληρωμών ζητούν βασικά επιχειρηματικά στοιχεία, όπως τη νομική επωνυμία της οντότητάς σας, το φορολογικό σας αναγνωριστικό, τον τραπεζικό λογαριασμό και λεπτομέρειες για τον κλάδο σας. Το να έχετε ήδη διαμορφωμένη την επιχειρηματική σας δομή μπορεί να κάνει την ένταξη πολύ πιο εύκολη.

Πώς λειτουργούν οι πληρωμές με πιστωτική κάρτα

Όταν ένας πελάτης πληρώνει με πιστωτική κάρτα, συμμετέχουν στη συναλλαγή αρκετοί φορείς:

• Ο πελάτης και η τράπεζα έκδοσης της κάρτας του
• Ο επεξεργαστής πληρωμών ή ο πάροχός σας
• Ο επιχειρηματικός σας τραπεζικός λογαριασμός
• Τα δίκτυα καρτών όπως η Visa και η Mastercard

Σε γενικές γραμμές, το δίκτυο καρτών ελέγχει αν η συναλλαγή εγκρίνεται, ο επεξεργαστής δρομολογεί τα δεδομένα πληρωμής και τα κεφάλαια κατατίθενται στον επιχειρηματικό σας λογαριασμό μετά την αφαίρεση των τελών.

Η ακριβής ρύθμιση εξαρτάται από τον πάροχο που θα επιλέξετε, αλλά τα περισσότερα συστήματα ακολουθούν την ίδια γενική ροή:

1. Ο πελάτης εισάγει, ακουμπά, σύρει ή πληκτρολογεί τα στοιχεία της κάρτας.
2. Ο πάροχος πληρωμών επαληθεύει τη συναλλαγή.
3. Ο επεξεργαστής ζητά έγκριση από την τράπεζα έκδοσης της κάρτας.
4. Τα εγκεκριμένα κεφάλαια καταχωρούνται και αργότερα εκκαθαρίζονται στον λογαριασμό σας.

Επειδή οι μικρές επιχειρήσεις συνήθως δεν δημιουργούν τη δική τους υποδομή πληρωμών, χρησιμοποιούν συνήθως έναν εμπορικό λογαριασμό, έναν πάροχο υπηρεσιών πληρωμών ή μια πλατφόρμα ηλεκτρονικού εμπορίου με ενσωματωμένα εργαλεία checkout.

Κύριοι τρόποι αποδοχής πληρωμών με πιστωτική κάρτα

Δεν υπάρχει μία μοναδικά καλύτερη λύση για κάθε επιχείρηση. Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το πώς και πού πουλάτε.

1. Πάροχοι υπηρεσιών πληρωμών

Οι πάροχοι υπηρεσιών πληρωμών είναι από τις πιο εύκολες επιλογές για να ξεκινήσει μια μικρή επιχείρηση. Αυτές οι πλατφόρμες συνήθως σας επιτρέπουν να εγγραφείτε γρήγορα, να συνδέσετε έναν τραπεζικό λογαριασμό και να αρχίσετε να δέχεστε κάρτες με ελάχιστη ρύθμιση.

Συχνά αποτελούν καλή επιλογή για:

• Ελεύθερους επαγγελματίες και συμβούλους
• Νέες επιχειρήσεις με χαμηλό μηνιαίο όγκο
• Επιχειρήσεις που χρειάζονται απλό online checkout
• Πωλητές μέσω κινητού ή προσωρινών σημείων πώλησης

Τα συνήθη πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν:

• Γρήγορη ένταξη
• Δεν απαιτείται ξεχωριστό άνοιγμα παραδοσιακού εμπορικού λογαριασμού
• Ενσωματωμένοι πίνακες ελέγχου και αναφορές
• Εργαλεία για κινητά για συναλλαγές με φυσική παρουσία κάρτας

Το μειονέκτημα είναι ότι τα τέλη μπορεί να είναι υψηλότερα ανά συναλλαγή και μπορεί να υπάρξουν δεσμεύσεις ή έλεγχοι λογαριασμού αν ο πάροχος εντοπίσει ασυνήθιστη δραστηριότητα.

2. Εμπορικοί λογαριασμοί

Ένας εμπορικός λογαριασμός είναι ένας ειδικός λογαριασμός που επιτρέπει στην επιχείρησή σας να δέχεται πληρωμές με πιστωτικές και χρεωστικές κάρτες. Συχνά είναι πιο κατάλληλος για επιχειρήσεις με μεγαλύτερο όγκο συναλλαγών ή πιο σύνθετες ανάγκες πληρωμών.

Οι εμπορικοί λογαριασμοί μπορεί να αποτελούν ισχυρή επιλογή αν:

• Επεξεργάζεστε μεγαλύτερο αριθμό πληρωμών με κάρτα κάθε μήνα
• Θέλετε περισσότερο έλεγχο στις λειτουργίες πληρωμών
• Χρειάζεστε πιο σταθερή επεξεργασία για μια καθιερωμένη επιχείρηση
• Πουλάτε προϊόντα ή υπηρεσίες υψηλότερης αξίας

Αυτοί οι λογαριασμοί μπορεί να απαιτούν περισσότερη αξιολόγηση και τεκμηρίωση, αλλά ενδέχεται να προσφέρουν χαμηλότερο πραγματικό κόστος σε μεγαλύτερη κλίμακα.

3. Συστήματα σημείου πώλησης

Αν πουλάτε από κοντά, ένα σύστημα σημείου πώλησης μπορεί να συνδυάσει την αποδοχή πληρωμών με διαχείριση αποθεμάτων, αναφορές και διαχείριση πελατών.

Ένα σύστημα POS μπορεί να περιλαμβάνει:

• Υλικό συσκευής ανάγνωσης καρτών
• Λογισμικό σε tablet ή τερματικό
• Επιλογές αποδείξεων
• Αναφορές πωλήσεων
• Λειτουργίες αποθεμάτων ή ραντεβού

Αυτή είναι συχνά η καλύτερη λύση για καταστήματα λιανικής, εστίαση, επιχειρήσεις υπηρεσιών και παρόχους που χρειάζονται να δέχονται πληρωμές στο ταμείο ή επιτόπου.

4. Online checkout και πύλες πληρωμών

Αν πουλάτε μέσω ιστοσελίδας, συνήθως θα χρειαστείτε μια ροή online checkout και μια πύλη πληρωμών. Η πύλη μεταδίδει με ασφάλεια τα δεδομένα της κάρτας ανάμεσα στον πελάτη, τον ιστότοπό σας και τον επεξεργαστή.

Η αποδοχή καρτών online είναι απαραίτητη για:

• Καταστήματα ηλεκτρονικού εμπορίου
• Επιχειρήσεις συνδρομών
• Πλατφόρμες κρατήσεων
• Ψηφιακές υπηρεσίες
• Απομακρυσμένα τιμολόγια και προκαταβολές

Πολλοί δημιουργοί ιστοσελίδων και πλατφόρμες ηλεκτρονικών αγορών περιλαμβάνουν ενσωματώσεις πληρωμών, γεγονός που κάνει αυτήν την επιλογή πρακτική για επιχειρήσεις που θέλουν να πουλάνε online χωρίς ειδική ανάπτυξη.

Πώς να δέχεστε πληρωμές με πιστωτική κάρτα βήμα προς βήμα

Αν ξεκινάτε από το μηδέν, ακολουθήστε αυτή τη διαδικασία για να ρυθμίσετε αποτελεσματικά το σύστημά σας.

1. Ιδρύστε σωστά την επιχείρησή σας

Πριν ανοίξετε λογαριασμό πληρωμών, βεβαιωθείτε ότι η επιχείρησή σας έχει συσταθεί νόμιμα. Πολλοί πάροχοι θέλουν να δουν μια επίσημη εμπορική επωνυμία, στοιχεία ιδιοκτησίας και έναν επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό.

Αν βρίσκεστε ακόμη στο στάδιο της σύστασης, σκεφτείτε πρώτα να οργανώσετε την επιχείρησή σας. Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες να ιδρύσουν επιχειρηματικές οντότητες στις ΗΠΑ και να προετοιμαστούν για τα επόμενα λειτουργικά βήματα, συμπεριλαμβανομένης της ρύθμισης πληρωμών.

2. Αποκτήστε EIN και επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό

Οι περισσότεροι πάροχοι πληρωμών αναμένουν έναν φορολογικό αριθμό επιχείρησης και έναν τραπεζικό λογαριασμό στο νομικό όνομα της επιχείρησης. Ένας Αριθμός Αναγνώρισης Εργοδότη, ή EIN, χρησιμοποιείται συνήθως για φορολογική υποβολή και οικονομική ένταξη.

Ένας ξεχωριστός επιχειρηματικός τραπεζικός λογαριασμός σάς βοηθά να:

• Κρατάτε τα επιχειρηματικά και προσωπικά κεφάλαια ξεχωριστά
• Παρακολουθείτε τα έσοδα πιο καθαρά
• Απλοποιείτε τη λογιστική και την προετοιμασία φόρων
• Λαμβάνετε καταθέσεις από πληρωμές με κάρτα

3. Επιλέξτε τη μέθοδο πληρωμής σας

Αποφασίστε αν χρειάζεστε:

• Μόνο πληρωμές από κοντά
• Μόνο online πληρωμές
• Και πληρωμές από κοντά και online
• Επαναλαμβανόμενη χρέωση ή συνδρομητική χρέωση
• Πληρωμές μέσω κινητού για εργασία στο πεδίο ή ραντεβού

Η απάντησή σας θα καθορίσει αν χρειάζεστε συσκευή ανάγνωσης, εικονικό τερματικό, σύστημα POS, plugin checkout ή ενσωμάτωση πύλης πληρωμών.

4. Συγκρίνετε τέλη και όρους σύμβασης

Το κόστος επεξεργασίας διαφέρει σημαντικά, οπότε συγκρίνετε περισσότερα από την διαφημιζόμενη χρέωση.

Ελέγξτε για:

• Τέλη ανά συναλλαγή
• Μηνιαία τέλη λογαριασμού
• Κόστη εξοπλισμού
• Τέλη chargeback
• Τέλη επιστροφών χρημάτων
• Τέλη συμμόρφωσης με PCI
• Τέλη πρόωρης λήξης ή συμβολαίου
• Τέλη διασυνοριακών συναλλαγών αν πουλάτε διεθνώς

Η χαμηλότερη διαφημιζόμενη τιμή δεν είναι πάντα η καλύτερη συμφωνία. Ένας πάροχος με ελαφρώς υψηλότερες χρεώσεις μπορεί να είναι καλύτερος αν προσφέρει καλύτερη υποστήριξη, ταχύτερες καταθέσεις ή τις λειτουργίες που πραγματικά χρειάζεται η επιχείρησή σας.

5. Ρυθμίστε την ασφάλεια και τη συμμόρφωση

Οι πληρωμές με κάρτα περιλαμβάνουν ευαίσθητα δεδομένα, άρα η ασφάλεια έχει σημασία.

Βεβαιωθείτε ότι ο πάροχός σας προσφέρει:

• Κρυπτογράφηση
• Παρακολούθηση απάτης
• Tokenization ή ασφαλή αποθήκευση καρτών
• Υποστήριξη συμμόρφωσης με PCI
• Επαλήθευση διεύθυνσης ή άλλα εργαλεία κατά της απάτης

Αν αποθηκεύετε ή χειρίζεστε δεδομένα πληρωμών λανθασμένα, μπορεί να εκθέσετε την επιχείρησή σας σε κινδύνους ασφαλείας και κυρώσεις. Επιλέξτε έναν αξιόπιστο πάροχο και ακολουθήστε προσεκτικά τις οδηγίες ρύθμισής του.

6. Δοκιμάστε την εμπειρία checkout

Πριν ενεργοποιήσετε το σύστημα, δοκιμάστε ολόκληρη τη διαδρομή του πελάτη.

Ελέγξτε ότι:

• Οι πληρωμές εγκρίνονται σωστά
• Οι επιστροφές χρημάτων λειτουργούν όπως αναμένεται
• Οι αποδείξεις αποστέλλονται σωστά
• Οι καταθέσεις εμφανίζονται στον τραπεζικό σας λογαριασμό
• Οι ροές checkout σε κινητό και desktop είναι ομαλές
• Οι υπολογισμοί φόρου, αποστολής ή φιλοδωρήματος είναι ακριβείς, όπου εφαρμόζεται

Μια σύντομη δοκιμαστική περίοδος μπορεί να αποτρέψει δαπανηρά λάθη μετά την έναρξη.

Πληρωμές από κοντά έναντι online πληρωμών

Ορισμένες επιχειρήσεις χρειάζονται μόνο ένα κανάλι. Άλλες χρειάζονται και τα δύο.

Πληρωμές από κοντά

Οι πληρωμές με κάρτα από κοντά είναι ιδανικές όταν οι πελάτες αγοράζουν στο χώρο σας ή όταν παρέχετε υπηρεσίες επιτόπου.

Δημοφιλή εργαλεία από κοντά περιλαμβάνουν:

• Συσκευές tap-to-pay
• Τερματικά chip καρτών
• Αναγνώστες καρτών για κινητά τηλέφωνα ή tablet
• Εικονικά τερματικά για χειροκίνητη εισαγωγή στοιχείων κάρτας
• Πλήρη συστήματα POS με λειτουργίες αποθεμάτων και αναφορών

Αυτή η ρύθμιση λειτουργεί καλά για λιανική, εστίαση, υπηρεσίες πεδίου, κομμωτήρια και επιχειρήσεις με ραντεβού.

Online πληρωμές

Τα εργαλεία online πληρωμών είναι καλύτερα για ψηφιακά καταστήματα και απομακρυσμένες πωλήσεις.

Μπορεί να χρειαστείτε:

• Ιστοσελίδα ή ηλεκτρονικό κατάστημα
• Πύλη πληρωμών
• Σελίδα checkout ή καλάθι αγορών
• Εργαλεία συνδρομών αν χρεώνετε επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες
• Συνδέσμους τιμολόγησης για επιχειρήσεις υπηρεσιών

Οι online πληρωμές είναι χρήσιμες για coaches, συμβούλους, agencies, πωλητές ψηφιακών προϊόντων και επιχειρήσεις που εξυπηρετούν πελάτες σε όλη τη χώρα.

Πώς να επιλέξετε την καλύτερη επιλογή για την επιχείρησή σας

Το σωστό σύστημα πληρωμών εξαρτάται από το επιχειρηματικό σας μοντέλο, τα σχέδια ανάπτυξης και τις λειτουργικές σας ανάγκες.

Ρωτήστε τον εαυτό σας:

• Πόσες συναλλαγές αναμένω κάθε μήνα;
• Χρειάζομαι πληρωμές από κοντά, online ή και τα δύο;
• Χρειάζομαι επαναλαμβανόμενη χρέωση, φιλοδώρημα, τιμολόγηση ή συνδρομές;
• Πόσο σημαντικά είναι τα χαμηλά τέλη σε σχέση με την απλή ρύθμιση;
• Θέλω μια βασική λύση τώρα ή μια πιο επεκτάσιμη αργότερα;

Γενικά:

• Οι νεοσύστατες και πολύ μικρές επιχειρήσεις συχνά προτιμούν απλούς παρόχους υπηρεσιών πληρωμών.
• Οι επιχειρήσεις λιανικής και υπηρεσιών με σταθερό όγκο καρτών μπορεί να επωφεληθούν από ένα POS ή έναν εμπορικό λογαριασμό.
• Οι επιχειρήσεις ηλεκτρονικού εμπορίου θα πρέπει να δίνουν προτεραιότητα σε ένα ισχυρό online checkout και σε ενσωμάτωση πύλης πληρωμών.

Αν η επιχείρησή σας είναι νεοσύστατη, σκεφτείτε πέρα από τον ίδιο τον επεξεργαστή. Η δομή της εταιρείας σας, το EIN και η τραπεζική σας ρύθμιση μπορούν να επηρεάσουν το πόσο ομαλά θα εγκριθείτε.

Συνήθη τέλη που πρέπει να περιμένετε

Ακόμη και τα καλύτερα συστήματα πληρωμών δεν είναι δωρεάν. Η κατανόηση των κοινών κατηγοριών τελών σάς βοηθά να προγραμματίσετε με ακρίβεια τον προϋπολογισμό σας.

Τυπικοί τύποι τελών περιλαμβάνουν:

• Τέλη συναλλαγής βάσει ποσοστού και σταθερού ποσού
• Μηνιαία τέλη πλατφόρμας ή λογαριασμού
• Τέλη αγοράς ή ενοικίασης εξοπλισμού
• Τέλη chargeback όταν ένας πελάτης αμφισβητεί μια πληρωμή
• Σε ορισμένες περιπτώσεις, τέλη επεξεργασίας επιστροφών χρημάτων
• Τέλη μη συμμόρφωσης με PCI αν δεν πληρούνται οι απαιτήσεις ασφαλείας
• Τέλη διεθνών συναλλαγών ή μετατροπής νομίσματος

Όταν συγκρίνετε παρόχους, υπολογίστε το πραγματικό μηνιαίο κόστος με βάση τον πραγματικό όγκο πωλήσεών σας αντί να βασίζεστε μόνο στη διαφημιζόμενη τιμή.

Καλές πρακτικές για μικρές επιχειρήσεις

Μόλις ολοκληρώσετε τη ρύθμιση, οι σωστές συνήθειες πληρωμών θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε προβλήματα.

• Διατηρείτε τα στοιχεία της επιχείρησής σας συνεπή σε όλα τα αρχεία της τράπεζας, του παρόχου και της εταιρείας σας.
• Χρησιμοποιείτε ισχυρές πρακτικές ασφαλείας και ενημερώνετε τακτικά το λογισμικό.
• Εκπαιδεύετε το προσωπικό στη διαδικασία αποδοχής πληρωμών και επιστροφών.
• Παρακολουθείτε τα chargebacks και τις ύποπτες συναλλαγές.
• Ελέγχετε τις καταστάσεις κάθε μήνα ώστε να εντοπίζετε απρόσμενα τέλη.
• Κρατάτε αρχεία για λογιστικούς και φορολογικούς σκοπούς.

Ένα αξιόπιστο σύστημα πληρωμών υποστηρίζει την εμπιστοσύνη των πελατών, την ομαλότερη λειτουργία και καλύτερη ροή μετρητών.

Συχνές Ερωτήσεις

Χρειάζομαι εμπορικό λογαριασμό για να δέχομαι πιστωτικές κάρτες;

Όχι πάντα. Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν αντί αυτού παρόχους υπηρεσιών πληρωμών ή πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου. Ένας εμπορικός λογαριασμός μπορεί να είναι πιο χρήσιμος αν επεξεργάζεστε μεγαλύτερους όγκους ή χρειάζεστε πιο εξειδικευμένη επεξεργασία.

Μπορώ να δέχομαι πιστωτικές κάρτες χωρίς ιστοσελίδα;

Ναι. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συσκευή ανάγνωσης καρτών, σύστημα POS, εικονικό τερματικό ή εργαλεία πληρωμής μέσω τιμολογίου χωρίς να έχετε πλήρη ιστοσελίδα.

Ποιος είναι ο πιο εύκολος τρόπος για να ξεκινήσει μια νέα επιχείρηση;

Για πολλές νέες επιχειρήσεις, η πιο εύκολη διαδρομή είναι ένας απλός πάροχος υπηρεσιών πληρωμών σε συνδυασμό με επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό και βασικά έγγραφα σύστασης εταιρείας.

Είναι ασφαλείς οι πληρωμές με κάρτα;

Μπορούν να είναι ασφαλείς όταν χρησιμοποιείτε αξιόπιστους παρόχους, ενεργοποιείτε εργαλεία ασφαλείας και ακολουθείτε τις βέλτιστες πρακτικές PCI και πρόληψης απάτης.

Τι πρέπει να προετοιμάσω πριν υποβάλω αίτηση;

Έχετε έτοιμα το νομικό όνομα της επιχείρησής σας, τα στοιχεία ιδιοκτησίας, το EIN, τον επιχειρηματικό τραπεζικό λογαριασμό και τον αναμενόμενο όγκο συναλλαγών πριν υποβάλετε αίτηση.

Τελικές Σκέψεις

Η αποδοχή πληρωμών με πιστωτική κάρτα είναι ένα πρακτικό βήμα προς το να κάνετε την επιχείρησή σας πιο εύκολη στην αγορά και πιο εύκολη στην κλιμάκωση. Η καλύτερη ρύθμιση εξαρτάται από το αν πουλάτε από κοντά, online ή και τα δύο, καθώς και από το αν χρειάζεστε ένα απλό σημείο εκκίνησης ή ένα πιο προχωρημένο σύστημα πληρωμών.

Αν ακόμη χτίζετε την εταιρεία σας, βάλτε πρώτα σε τάξη τη νομική σας βάση. Η Zenind μπορεί να βοηθήσει επιχειρηματίες να συστήσουν την επιχείρησή τους στις ΗΠΑ και να κάνουν τα επόμενα βήματα με αυτοπεποίθηση, ώστε να είστε έτοιμοι να ανοίξετε λογαριασμούς πληρωμών και να λειτουργείτε επαγγελματικά από την πρώτη μέρα.