Comment accepter les paiements par carte de crédit pour votre petite entreprise

Accepter les paiements par carte de crédit n’est plus facultatif pour la plupart des petites entreprises. Les clients s’attendent à un passage à la caisse rapide, à des options de paiement flexibles et à une expérience sécurisée, qu’ils achètent en personne, en ligne ou en déplacement. Si votre entreprise dépend encore uniquement de l’argent comptant ou des chèques, vous créez peut-être des frictions qui vous font perdre des ventes.

La bonne nouvelle, c’est que la mise en place des paiements par carte est plus simple que beaucoup de nouveaux propriétaires d’entreprise ne l’imaginent. La solution idéale dépend de votre modèle d’affaires, de votre volume de transactions et du fait que vous ayez besoin d’outils de paiement en personne, en ligne ou mobiles.

Ce guide explique comment fonctionne le traitement des paiements par carte de crédit, les principales façons d’accepter les cartes, les frais à prévoir et comment choisir une configuration adaptée à votre entreprise.

Pourquoi l’acceptation des cartes de crédit est importante

L’acceptation des cartes de crédit a un impact qui va au-delà de la commodité. Elle peut améliorer les taux de conversion, soutenir les achats plus importants et donner à votre entreprise une image plus établie et plus digne de confiance.

Voici les principaux avantages :

• Les clients peuvent payer comme ils le préfèrent.
• Vous pouvez réduire les ventes perdues auprès des acheteurs qui n’ont pas d’argent comptant.
• Vous pouvez recevoir les paiements plus rapidement qu’avec la facturation ou les chèques.
• Vous pouvez prendre en charge les transactions en ligne, récurrentes et à distance.
• Vous pouvez offrir un passage à la caisse plus fluide qui encourage les achats répétés.

Si vous créez une nouvelle entreprise, il est judicieux de planifier votre système de paiement dès le départ. De nombreux fournisseurs de paiement demandent des renseignements de base sur l’entreprise, comme sa dénomination légale, son numéro d’identification fiscale, son compte bancaire et son secteur d’activité. Le fait d’avoir déjà structuré votre entreprise peut grandement faciliter l’intégration.

Comment fonctionnent les paiements par carte de crédit

Lorsqu’un client paie par carte de crédit, plusieurs parties participent à la transaction :

• Le client et l’émetteur de sa carte
• Votre processeur ou fournisseur de paiement
• Le compte bancaire de votre entreprise
• Les réseaux de cartes comme Visa et Mastercard

À un niveau élevé, le réseau de cartes vérifie si la transaction est approuvée, le processeur transmet les données de paiement et les fonds sont déposés dans le compte de votre entreprise après déduction des frais.

La configuration exacte dépend du fournisseur que vous choisissez, mais la plupart des systèmes suivent le même déroulement général :

1. Le client insère, tape, glisse ou saisit les renseignements de sa carte.
2. Le fournisseur de paiement vérifie la transaction.
3. Le processeur demande une autorisation à l’émetteur de la carte.
4. Les fonds approuvés sont capturés puis réglés plus tard dans votre compte.

Comme les petites entreprises ne développent généralement pas leur propre infrastructure de paiement, elles utilisent habituellement un compte marchand, un fournisseur de services de paiement ou une plateforme de commerce électronique avec des outils de paiement intégrés.

Principales façons d’accepter les paiements par carte de crédit

Il n’existe pas de solution unique qui convienne à toutes les entreprises. Le meilleur choix dépend de la façon dont vous vendez et de l’endroit où vous vendez.

1. Les fournisseurs de services de paiement

Les fournisseurs de services de paiement comptent parmi les options les plus simples pour les petites entreprises qui débutent. Ces plateformes permettent généralement de s’inscrire rapidement, de connecter un compte bancaire et de commencer à accepter les cartes avec une configuration minimale.

Ils conviennent souvent bien aux :

• Travailleurs autonomes et consultants
• Nouvelles entreprises avec un faible volume mensuel
• Entreprises qui ont besoin d’un simple paiement en ligne
• Vendeurs mobiles ou ponctuels

Parmi les avantages courants :

• Intégration rapide
• Pas besoin d’ouvrir séparément un compte marchand traditionnel
• Tableaux de bord et rapports intégrés
• Outils mobiles pour les transactions en présence de la carte

Le compromis, c’est que les frais peuvent être plus élevés par transaction et que des retenues ou des examens de compte peuvent survenir si le fournisseur détecte une activité inhabituelle.

2. Les comptes marchands

Un compte marchand est un compte dédié qui permet à votre entreprise d’accepter les paiements par carte de crédit et de débit. Il convient souvent mieux aux entreprises qui ont un volume de transactions plus élevé ou des besoins de paiement plus complexes.

Un compte marchand peut être un excellent choix si vous :

• Traitez un plus grand nombre de paiements par carte chaque mois
• Voulez davantage de contrôle sur les opérations de paiement
• Avez besoin d’un traitement plus stable pour une entreprise établie
• Vendez des produits ou services à plus forte valeur

Ces comptes peuvent exiger davantage de vérifications et de documents, mais ils peuvent offrir des coûts effectifs plus faibles à grande échelle.

3. Les systèmes de point de vente

Si vous vendez en personne, un système de point de vente peut combiner l’acceptation des paiements avec la gestion des stocks, des rapports et des clients.

Un système de point de vente peut inclure :

• Du matériel de lecteur de cartes
• Un logiciel pour tablette ou terminal
• Des options de reçus
• Des rapports de ventes
• Des fonctions d’inventaire ou de prise de rendez-vous

C’est souvent la meilleure solution pour les commerces de détail, les salons, les restaurants et les fournisseurs de services qui doivent encaisser à la caisse ou sur place.

4. Le paiement en ligne et les passerelles de paiement

Si vous vendez par l’intermédiaire d’un site Web, vous aurez généralement besoin d’un parcours de paiement en ligne et d’une passerelle de paiement. La passerelle transmet de façon sécurisée les données de carte entre votre client, votre site Web et le processeur.

L’acceptation des cartes en ligne est essentielle pour :

• Les boutiques en ligne
• Les entreprises par abonnement
• Les plateformes de réservation
• Les services numériques
• Les factures et acomptes à distance

De nombreux créateurs de sites Web et plateformes de commerce électronique incluent des intégrations de paiement, ce qui en fait une option pratique pour les entreprises qui veulent vendre en ligne sans développement personnalisé.

Comment accepter les paiements par carte de crédit, étape par étape

Si vous partez de zéro, suivez ce processus pour vous mettre en place efficacement.

1. Constituez correctement votre entreprise

Avant d’ouvrir un compte de paiement, assurez-vous que votre entreprise est légalement établie. De nombreux processeurs veulent voir une dénomination commerciale officielle, les renseignements sur les propriétaires et un compte bancaire d’entreprise.

Si vous êtes encore à l’étape de la constitution, pensez à structurer votre entreprise d’abord. Zenind aide les entrepreneurs à constituer des entités commerciales aux États-Unis et à préparer les étapes opérationnelles qui suivent, y compris la mise en place des paiements.

2. Obtenez un EIN et un compte bancaire d’entreprise

La plupart des fournisseurs de paiement s’attendent à ce que vous ayez un numéro d’identification fiscale d’entreprise et un compte bancaire au nom légal de l’entreprise. Un Employer Identification Number, ou EIN, est couramment utilisé pour les déclarations fiscales et l’ouverture de comptes financiers.

Un compte bancaire d’entreprise distinct vous aide à :

• Séparer les fonds personnels et professionnels
• Suivre les revenus plus clairement
• Simplifier la comptabilité et la préparation des impôts
• Recevoir les dépôts des paiements par carte

3. Choisissez votre méthode de paiement

Déterminez si vous avez besoin de :

• Paiements en personne seulement
• Paiements en ligne seulement
• Paiements en personne et en ligne
• Facturation récurrente ou par abonnement
• Paiements mobiles pour le travail sur le terrain ou les rendez-vous

Votre réponse déterminera si vous avez besoin d’un lecteur, d’un terminal virtuel, d’un système de point de vente, d’un module de paiement ou d’une intégration de passerelle.

4. Comparez les frais et les conditions contractuelles

Les coûts de traitement varient beaucoup, alors comparez plus que le simple taux affiché.

Recherchez :

• Frais par transaction
• Frais mensuels de compte
• Coûts du matériel
• Frais de rétrofacturation
• Frais de remboursement
• Frais de conformité PCI
• Frais de résiliation anticipée ou de contrat
• Frais transfrontaliers si vous vendez à l’international

Le prix le plus bas affiché n’est pas toujours la meilleure affaire. Un fournisseur avec des tarifs légèrement plus élevés peut quand même être plus intéressant s’il offre un meilleur soutien, des dépôts plus rapides ou les fonctions dont votre entreprise a réellement besoin.

5. Mettez en place la sécurité et la conformité

Les paiements par carte impliquent des données sensibles, donc la sécurité est importante.

Assurez-vous que votre fournisseur offre :

• Le chiffrement
• La surveillance de la fraude
• La tokenisation ou le stockage sécurisé des cartes
• Un soutien à la conformité PCI
• La vérification d’adresse ou d’autres outils antifraude

Si vous stockez ou traitez des données de paiement de manière incorrecte, vous pourriez exposer votre entreprise à des risques de sécurité et à des pénalités. Choisissez un fournisseur réputé et suivez attentivement ses instructions de configuration.

6. Testez l’expérience de paiement

Avant la mise en service, testez tout le parcours client.

Vérifiez que :

• Les paiements sont approuvés correctement
• Les remboursements fonctionnent comme prévu
• Les reçus sont envoyés correctement
• Les dépôts apparaissent dans votre compte bancaire
• Les flux de paiement mobile et sur ordinateur sont fluides
• Les calculs de taxes, de livraison ou de pourboires sont exacts, le cas échéant

Une courte période de test peut éviter des erreurs coûteuses après le lancement.

Paiements en personne vs paiements en ligne

Certaines entreprises n’ont besoin que d’un seul canal. D’autres ont besoin des deux.

Paiements en personne

Les paiements par carte en personne sont idéaux lorsque les clients achètent à votre emplacement ou lorsque vous offrez des services sur place.

Les outils populaires pour les paiements en personne incluent :

• Les lecteurs avec paiement sans contact
• Les terminaux pour cartes à puce
• Les lecteurs mobiles pour téléphones intelligents ou tablettes
• Les terminaux virtuels pour la saisie manuelle des données de carte
• Les systèmes de point de vente complets avec inventaire et rapports

Cette configuration convient bien au commerce de détail, à la restauration, aux services sur le terrain, aux salons et aux entreprises sur rendez-vous.

Paiements en ligne

Les outils de paiement en ligne sont mieux adaptés aux boutiques numériques et aux ventes à distance.

Vous pourriez avoir besoin de :

• Un site Web ou une vitrine en ligne
• Une passerelle de paiement
• Une page de paiement ou un panier
• Des outils d’abonnement si vous facturez des services récurrents
• Des liens de facturation pour les entreprises de services

Les paiements en ligne sont utiles pour les coachs, consultants, agences, vendeurs de produits numériques et entreprises qui desservent des clients partout au pays.

Comment choisir la meilleure option pour votre entreprise

Le bon système de paiement dépend de votre modèle d’affaires, de vos plans de croissance et de vos besoins opérationnels.

Posez-vous ces questions :

• Combien de transactions est-ce que je prévois chaque mois?
• Ai-je besoin de paiements en personne, en ligne ou des deux?
• Ai-je besoin de facturation récurrente, de pourboires, de facturation ou d’abonnements?
• Quelle importance accordé-je aux faibles frais par rapport à la simplicité de la mise en place?
• Est-ce que je veux une solution de base maintenant ou une solution plus évolutive plus tard?

En règle générale :

• Les jeunes entreprises et les très petites entreprises préfèrent souvent des fournisseurs de services de paiement simples.
• Les commerces de détail et les entreprises de services avec un volume régulier de cartes peuvent bénéficier d’un système de point de vente ou d’un compte marchand.
• Les entreprises de commerce électronique devraient prioriser un paiement en ligne robuste et une intégration de passerelle.

Si votre entreprise est nouvellement constituée, pensez au-delà du processeur lui-même. La structure de votre société, votre EIN et votre configuration bancaire peuvent influencer la facilité avec laquelle vous serez approuvé.

Frais courants à prévoir

Même les meilleurs systèmes de paiement ne sont pas gratuits. Comprendre les catégories de frais courantes vous aide à établir un budget précis.

Les types de frais typiques comprennent :

• Frais de transaction basés sur un pourcentage et un montant fixe
• Frais mensuels de plateforme ou de compte
• Frais d’achat ou de location du matériel
• Frais de rétrofacturation lorsqu’un client conteste un paiement
• Frais de traitement des remboursements dans certains cas
• Frais de non-conformité PCI si les exigences de sécurité ne sont pas respectées
• Frais internationaux ou de conversion de devises

Lorsque vous comparez des fournisseurs, estimez votre coût mensuel réel en fonction de votre volume de ventes réel plutôt que de vous fier uniquement au taux affiché.

Bonnes pratiques pour les petites entreprises

Une fois votre système en place, de bonnes habitudes de paiement vous aideront à éviter les problèmes.

• Gardez les renseignements de votre entreprise cohérents entre votre banque, votre processeur et vos dossiers d’entreprise.
• Utilisez de bonnes pratiques de sécurité et mettez les logiciels à jour régulièrement.
• Formez le personnel à l’acceptation des paiements et aux procédures de remboursement.
• Surveillez les rétrofacturations et les transactions suspectes.
• Examinez les relevés chaque mois pour repérer les frais inattendus.
• Conservez des dossiers à des fins de comptabilité et de fiscalité.

Un système de paiement fiable favorise la confiance des clients, des opérations plus fluides et une meilleure trésorerie.

Foire aux questions

Ai-je besoin d’un compte marchand pour accepter les cartes de crédit?

Pas toujours. De nombreuses entreprises utilisent plutôt des fournisseurs de services de paiement ou des plateformes de commerce électronique. Un compte marchand peut être plus utile si vous traitez des volumes plus élevés ou avez besoin d’un traitement plus spécialisé.

Puis-je accepter les cartes de crédit sans site Web?

Oui. Vous pouvez utiliser un lecteur de cartes, un système de point de vente, un terminal virtuel ou des outils de paiement par facture sans avoir un site Web complet.

Quelle est la façon la plus simple pour une nouvelle entreprise de commencer?

Pour de nombreuses nouvelles entreprises, la voie la plus simple consiste à utiliser un fournisseur de services de paiement simple, jumelé à un compte bancaire d’entreprise et à des documents de constitution de base.

Les paiements par carte sont-ils sécuritaires?

Ils peuvent l’être lorsque vous utilisez des fournisseurs réputés, activez les outils de sécurité et suivez les meilleures pratiques PCI et de prévention de la fraude.

Que dois-je préparer avant de faire ma demande?

Ayez en main votre dénomination légale, les renseignements sur les propriétaires, votre EIN, votre compte bancaire d’entreprise et votre volume de transactions prévu avant de présenter une demande.

Conclusion

Accepter les paiements par carte de crédit est une étape concrète pour rendre votre entreprise plus facile à acheter et plus facile à faire croître. La meilleure configuration dépend du fait que vous vendiez en personne, en ligne ou les deux, ainsi que du fait que vous ayez besoin d’un point de départ simple ou d’une architecture de paiement plus avancée.

Si votre entreprise est encore en construction, mettez d’abord en place votre base juridique. Zenind peut aider les entrepreneurs à constituer leur entreprise américaine et à passer aux étapes suivantes avec confiance, afin que vous soyez prêt à ouvrir des comptes de paiement et à exploiter votre entreprise de manière professionnelle dès le premier jour.