Πώς να αποφύγετε την πρόσληψη των λάθος ανθρώπων: Ένας πρακτικός οδηγός για μικρές επιχειρήσεις

Η πρόσληψη των κατάλληλων ανθρώπων είναι μία από τις σημαντικότερες αποφάσεις που παίρνει ένας ιδρυτής ή ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης. Μια δυνατή ομάδα μπορεί να βελτιώσει την εμπειρία των πελατών, να αυξήσει την παραγωγικότητα και να στηρίξει τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξη. Η λάθος πρόσληψη μπορεί να επιβραδύνει τις λειτουργίες, να βλάψει το ηθικό και να κοστίσει πολύ περισσότερο από τον μισθό.

Ιδίως για νέες εταιρείες, κάθε εργαζόμενος μετράει. Όταν χτίζετε μια επιχείρηση από την αρχή, χρειάζεστε ανθρώπους που μπορούν να κάνουν καλά τη δουλειά και να ευθυγραμμίζονται με τις αξίες, τον ρυθμό και τις προσδοκίες της εταιρείας σας. Μια προσεκτική διαδικασία πρόσληψης σάς βοηθά να μειώσετε τον κίνδυνο και να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις.

Γιατί γίνονται οι κακές προσλήψεις

Πολλά λάθη στην πρόσληψη δεν οφείλονται σε έλλειψη προσπάθειας. Συμβαίνουν επειδή η ίδια η διαδικασία είναι υπερβολικά ασαφής, βιαστική ή ανεπίσημη. Συνηθισμένα προβλήματα περιλαμβάνουν:

• Οι απαιτήσεις της θέσης δεν έχουν οριστεί με σαφήνεια.
• Οι συνεντεύξεις διαφέρουν από υποψήφιο σε υποψήφιο.
• Οι αποφάσεις πρόσληψης λαμβάνονται υπερβολικά γρήγορα.
• Κανείς δεν ελέγχει τις συγκεκριμένες δεξιότητες που απαιτεί ο ρόλος.
• Η επιχείρηση εστιάζει μόνο στην προσωπικότητα και όχι στην απόδοση.

Όταν αυτά τα ζητήματα συσσωρεύονται, γίνεται εύκολο να προσλάβετε κάποιον που τα πάει καλά στη συνέντευξη αλλά δυσκολεύεται στην πραγματική εργασία.

Ξεκινήστε με μια σαφή περιγραφή θέσης

Μια δυνατή διαδικασία πρόσληψης ξεκινά πριν από την πρώτη συνέντευξη. Πριν δημοσιεύσετε τη θέση, ορίστε ακριβώς πώς μοιάζει η επιτυχία.

Η περιγραφή της θέσης πρέπει να περιλαμβάνει:

• Κύριες αρμοδιότητες
• Απαιτούμενες δεξιότητες και προσόντα
• Επιθυμητή εμπειρία
• Προσδοκίες για το εργασιακό περιβάλλον και το ωράριο
• Ιεραρχική αναφορά
• Στόχους απόδοσης για τις πρώτες 90 ημέρες

Αν είστε startup ή επιχείρηση σε ανάπτυξη, να είστε σαφείς σχετικά με τον ρυθμό και την ευελιξία του ρόλου. Πολλά προβλήματα πρόσληψης προκύπτουν όταν οι υποψήφιοι περιμένουν μια παραδοσιακή, στενά καθορισμένη θέση, ενώ η εταιρεία χρειάζεται στην πραγματικότητα κάποιον ευέλικτο και πρακτικό.

Καθορίστε τις πιο σημαντικές ικανότητες

Κάθε ρόλος απαιτεί διαφορετικό συνδυασμό δεξιοτήτων, συνηθειών και χαρακτηριστικών προσωπικότητας. Για παράδειγμα, ένας εκπρόσωπος πωλήσεων πρέπει να είναι πειστικός και ανθεκτικός, ενώ μια πρόσληψη για υποστήριξη πελατών πρέπει να είναι ψύχραιμη, υπομονετική και άμεση.

Ένας χρήσιμος τρόπος για να βελτιώσετε τις προσλήψεις είναι να ορίσετε τις ικανότητες που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία για τον ρόλο. Αυτές μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Επικοινωνία
• Επίλυση προβλημάτων
• Τεχνική ικανότητα
• Πρωτοβουλία
• Προσοχή στη λεπτομέρεια
• Ηγεσία
• Προσαρμοστικότητα
• Εστίαση στον πελάτη

Ιεραρχήστε αυτές τις ικανότητες με βάση τη σημασία τους. Αυτό διευκολύνει την ομοιόμορφη αξιολόγηση των υποψηφίων και σας βοηθά να μην αποσπάται η προσοχή σας από ένα ισχυρό βιογραφικό που δεν ταιριάζει στον ρόλο.

Χρησιμοποιήστε μια δομημένη διαδικασία συνέντευξης

Οι δομημένες συνεντεύξεις είναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να μειώσετε τις λανθασμένες αποφάσεις πρόσληψης. Αντί να αυτοσχεδιάζετε σε κάθε συζήτηση, κάντε σε κάθε υποψήφιο τις ίδιες βασικές ερωτήσεις και βαθμολογήστε τις απαντήσεις με ένα σταθερό σύστημα αξιολόγησης.

Αυτή η προσέγγιση σάς βοηθά να:

• Συγκρίνετε δίκαια τους υποψηφίους
• Μειώσετε τις προκαταλήψεις
• Εστιάσετε σε στοιχεία που σχετίζονται με τη δουλειά
• Λαμβάνετε αποφάσεις με βάση τα προσόντα και όχι τις πρώτες εντυπώσεις

Μια δομημένη συνέντευξη δεν χρειάζεται να φαίνεται άκαμπτη. Μπορείτε να αφήνετε χώρο για φυσική συζήτηση, αλλά η βασική αξιολόγηση πρέπει να παραμένει συνεπής.

Κάντε ερωτήσεις συμπεριφοράς

Οι ερωτήσεις συμπεριφοράς σάς βοηθούν να καταλάβετε πώς έχει ενεργήσει ένας υποψήφιος σε πραγματικές καταστάσεις. Η προηγούμενη συμπεριφορά είναι συχνά ένας από τους καλύτερους δείκτες μελλοντικής απόδοσης.

Παραδείγματα:

• Πείτε μου για μια φορά που χρειάστηκε να λύσετε ένα δύσκολο πρόβλημα στη δουλειά.
• Περιγράψτε μια κατάσταση όπου χρειάστηκε να εργαστείτε υπό πίεση.
• Δώστε ένα παράδειγμα μιας φοράς που διαφωνήσατε με έναν προϊστάμενο ή συνάδελφο.
• Πείτε μου για ένα έργο που ολοκληρώσατε με περιορισμένους πόρους.
• Περιγράψτε μια φορά που κάνατε ένα λάθος. Τι μάθατε;

Ακούστε για συγκεκριμένα στοιχεία, όχι για γενικότητες. Οι δυνατοί υποψήφιοι μπορούν να εξηγήσουν την κατάσταση, τις ενέργειές τους και το αποτέλεσμα.

Κάντε ερωτήσεις κατάστασης

Οι ερωτήσεις κατάστασης σάς βοηθούν να δείτε πώς σκέφτεται ένας υποψήφιος για προβλήματα που δεν έχει αντιμετωπίσει ακόμη. Αυτές οι ερωτήσεις είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για διοικητικούς, πελατοκεντρικούς και θέσεις που απαιτούν λήψη αποφάσεων.

Παραδείγματα:

• Τι θα κάνατε αν ένας πελάτης ήταν δυσαρεστημένος με ένα ζήτημα εξυπηρέτησης που δεν μπορούσατε να επιλύσετε αμέσως;
• Πώς θα χειριζόσασταν δύο επείγουσες εργασίες που προκύπτουν ταυτόχρονα;
• Τι θα κάνατε αν παρατηρούσατε ότι ένα μέλος της ομάδας χάνει επανειλημμένα προθεσμίες;
• Πώς θα αντιδρούσατε αν ένας πελάτης ζητούσε κάτι εκτός του συμφωνημένου πλαισίου;

Αυτές οι ερωτήσεις αποκαλύπτουν κρίση, προτεραιότητες και επαγγελματισμό.

Ελέγξτε τις δεξιότητες που έχουν σημασία

Οι συνεντεύξεις από μόνες τους δεν αρκούν. Ένας υποψήφιος μπορεί να μιλά με αυτοπεποίθηση και παρ' όλα αυτά να μην έχει την ικανότητα να κάνει τη δουλειά. Γι' αυτό πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν πρακτικές αξιολογήσεις.

Ανάλογα με τον ρόλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:

• Δείγματα γραφής
• Ασκήσεις σε υπολογιστικά φύλλα
• Σενάρια ρόλων
• Τεχνικά τεστ
• Σύντομες εργασίες έργου
• Προσομοιώσεις εξυπηρέτησης πελατών

Κρατήστε το τεστ σχετικό με τη θέση και σε λογική διάρκεια. Ο στόχος είναι να αξιολογήσετε την πραγματική ικανότητα, όχι να δημιουργήσετε απλήρωτη εργασία ή να επιβαρύνετε υπερβολικά τον υποψήφιο.

Για παράδειγμα, αν προσλαμβάνετε για υποστήριξη πελατών, ένα σενάριο ρόλων μπορεί να δείξει πώς χειρίζεται ο υποψήφιος έναν δυσαρεστημένο πελάτη. Αν προσλαμβάνετε για διοικητικό ρόλο, μια σύντομη εργασία μπορεί να αποκαλύψει οργάνωση, ακρίβεια και συνέπεια.

Ελέγξτε προσεκτικά τις συστάσεις

Ο έλεγχος συστάσεων συχνά αντιμετωπίζεται ως τυπική διαδικασία, αλλά μπορεί να αποτελέσει πολύτιμο μέρος της πρόσληψης όταν γίνεται σωστά. Αντί να ρωτάτε μόνο αν ο υποψήφιος εργαζόταν εκεί, κάντε ερωτήσεις που συνδέονται με την απόδοση και την αξιοπιστία.

Χρήσιμες ερωτήσεις για συστάσεις περιλαμβάνουν:

• Ποιες ήταν οι βασικές αρμοδιότητες του υποψηφίου;
• Ποια ήταν τα δυνατά του σημεία;
• Υπήρχαν τομείς όπου χρειαζόταν καθοδήγηση ή υποστήριξη;
• Θα τον προσλαμβάνατε ξανά;
• Πώς συνεργαζόταν με συναδέλφους, πελάτες ή προϊσταμένους;

Θα πρέπει επίσης να επαληθεύετε το ιστορικό απασχόλησης, τα προσόντα, τις πιστοποιήσεις και κάθε απαίτηση που σχετίζεται με τον ρόλο και έχει σημασία για τη θέση.

Εντοπίστε σημάδια προειδοποίησης χωρίς να αγνοείτε το πλαίσιο

Ορισμένα προειδοποιητικά σημάδια αξίζουν προσοχής, αλλά δεν σημαίνει ότι κάθε ατελής απάντηση δείχνει πως ο υποψήφιος είναι κακή πρόσληψη. Το κλειδί είναι να ξεχωρίζετε τα μεμονωμένα ζητήματα από τα μοτίβα.

Πιθανά προειδοποιητικά σημάδια περιλαμβάνουν:

• Ασυνεπές ιστορικό εργασίας χωρίς εξήγηση
• Ασαφείς απαντήσεις για αρμοδιότητες ή επιτεύγματα
• Κακή επικοινωνία κατά τη διαδικασία της συνέντευξης
• Αρνητικά σχόλια για κάθε προηγούμενο εργοδότη
• Δισταγμός να δώσει παραδείγματα ή συστάσεις

Ταυτόχρονα, λάβετε υπόψη το συνολικό πλαίσιο. Κενά στην καριέρα, αλλαγές θέσεων ή σύντομη διάρκεια απασχόλησης μπορεί να έχουν λογικές εξηγήσεις. Το πιο σημαντικό είναι αν ο υποψήφιος δείχνει ειλικρίνεια, αυτογνωσία και ικανότητα να μαθαίνει.

Προσλάβετε για δεξιότητες και προσαρμογή

Η πολιτισμική προσαρμογή είναι σημαντική, αλλά δεν πρέπει ποτέ να σημαίνει ότι προσλαμβάνετε ανθρώπους που απλώς σκέφτονται όπως εσείς. Αυτό που πραγματικά θέλετε είναι ευθυγράμμιση γύρω από την εργασιακή ηθική, το στυλ επικοινωνίας, τις αξίες και τις προσδοκίες.

Μια καλή πρόσληψη πρέπει να μπορεί να:

• Κάνει τη δουλειά
• Συνεργάζεται αποτελεσματικά
• Δέχεται ανατροφοδότηση
• Προσαρμόζεται στις αλλαγές
• Εκπροσωπεί καλά την επιχείρηση

Για μια επιχείρηση που αναπτύσσεται, αυτή η ισορροπία έχει σημασία. Χρειάζεστε ανθρώπους που μπορούν να αποδώσουν άμεσα και να εξελιχθούν μαζί με την εταιρεία καθώς οι αρμοδιότητες αυξάνονται.

Μην βιάζεστε να αποφασίσετε

Πολλά λάθη στην πρόσληψη συμβαίνουν επειδή η επιχείρηση νιώθει πίεση να καλύψει τη θέση γρήγορα. Αν και η ταχύτητα έχει σημασία, μια κακή πρόσληψη είναι συνήθως πιο ακριβή από μια λίγο πιο μακρά αναζήτηση.

Πριν κάνετε μια προσφορά, εξετάστε:

• Σημειώσεις από τη συνέντευξη
• Αποτελέσματα αξιολόγησης
• Ανατροφοδότηση από συστάσεις
• Απαιτήσεις της θέσης
• Μακροπρόθεσμο δυναμικό ανάπτυξης

Αν χρειάζεται, βάλτε έναν ακόμη συνεντευκτή ή κάντε μια επιπλέον ερώτηση πριν οριστικοποιήσετε την απόφαση. Μια προσεκτική παύση μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και χρήματα αργότερα.

Δημιουργήστε καλύτερη διαδικασία ένταξης

Ακόμη και μια καλή πρόσληψη μπορεί να δυσκολευτεί χωρίς σωστή ένταξη. Οι πρώτες εβδομάδες θέτουν τον τόνο για τη μακροπρόθεσμη επιτυχία.

Μια σωστή διαδικασία ένταξης πρέπει να περιλαμβάνει:

• Σαφές πλάνο για την πρώτη εβδομάδα
• Προσδοκίες και προτεραιότητες του ρόλου
• Ρύθμιση εργαλείων, συστημάτων και πρόσβασης
• Γνωριμία με βασικά μέλη της ομάδας
• Πρώτα σημεία ελέγχου για ανατροφοδότηση
• Εκπαίδευση στις διαδικασίες της εταιρείας

Όταν οι εργαζόμενοι καταλαβαίνουν τι αναμένεται από αυτούς και πώς μετριέται η επιτυχία, είναι πιο πιθανό να αποδώσουν καλά.

Χρησιμοποιήστε τη διαδικασία για να προστατεύσετε την επιχείρησή σας

Για τις μικρές επιχειρήσεις, η πρόσληψη δεν είναι μόνο θέμα ανθρώπινου δυναμικού. Είναι μια απόφαση διαχείρισης κινδύνου. Όσο πιο δομημένη είναι η διαδικασία σας, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα να προσλάβετε ανθρώπους που θα στηρίξουν την ανάπτυξη αντί να δημιουργήσουν εμπόδια.

Αυτό σημαίνει ότι καταγράφετε τον ρόλο, χρησιμοποιείτε συνεπείς ερωτήσεις συνέντευξης, ελέγχετε πρακτικές δεξιότητες, επιβεβαιώνετε συστάσεις και οργανώνετε την ένταξη με πρόθεση. Αυτά τα βήματα δεν εξαλείφουν όλη την αβεβαιότητα, αλλά βελτιώνουν σημαντικά τις πιθανότητες να κάνετε μια δυνατή πρόσληψη.

Τελικές σκέψεις

Η αποφυγή κακών προσλήψεων ξεκινά με πειθαρχία. Οι σαφείς προσδοκίες, οι δομημένες συνεντεύξεις, οι πρακτικές αξιολογήσεις και οι προσεκτικοί έλεγχοι συστάσεων σάς βοηθούν να παίρνετε καλύτερες αποφάσεις. Αν χτίζετε μια νέα επιχείρηση, αυτή η διαδικασία γίνεται ακόμη πιο σημαντική, επειδή κάθε πρόσληψη έχει δυσανάλογα μεγάλο αντίκτυπο.

Οι σωστοί άνθρωποι μπορούν να βοηθήσουν μια εταιρεία να κινηθεί πιο γρήγορα, να εξυπηρετεί καλύτερα τους πελάτες και να αναπτύσσεται με αυτοπεποίθηση. Επενδύοντας χρόνο εκ των προτέρων σε μια ισχυρότερη διαδικασία πρόσληψης, προστατεύετε την επιχείρησή σας και αυξάνετε τις πιθανότητες μακροπρόθεσμης επιτυχίας.