Как да избегнете наемането на неподходящи хора: Практическо ръководство за малки бизнеси

Намирането на правилните хора е едно от най-важните решения, които основателят или собственикът на малък бизнес взема. Силен екип може да подобри обслужването на клиентите, да повиши продуктивността и да подпомогне дългосрочния растеж. Неподходящото назначение може да забави работата, да навреди на морала и да струва много повече от една заплата.

Особено за новите компании всеки служител има значение. Когато изграждате бизнес от нулата, ви трябват хора, които могат да вършат работата добре и да отговарят на ценностите, темпото и очакванията на компанията. Един обмислен процес на подбор ви помага да намалите риска и да вземате по-добри решения.

Защо се случват грешни назначения

Много грешки при наемането не се дължат на липса на усилия. Те се случват, защото самият процес е твърде неясен, твърде прибързан или твърде неформален. Често срещани проблеми са:

• Изискванията към позицията не са ясно дефинирани.
• Интервютата се различават при всеки кандидат.
• Решенията за наемане се вземат твърде бързо.
• Никой не проверява конкретните умения, необходими за ролята.
• Бизнесът се фокусира само върху личността, вместо върху резултатите.

Когато тези проблеми се натрупат, става лесно да наемете човек, който се представя добре на интервю, но се затруднява в реалната работа.

Започнете с ясна длъжностна характеристика

Силният процес на наемане започва преди първото интервю. Преди да обявите позицията, определете точно как изглежда успехът.

Вашата длъжностна характеристика трябва да включва:

• Основни отговорности
• Задължителни умения и квалификации
• Предпочитан опит
• Очаквания за работната среда и графика
• Комуникационна и подчиненостна структура
• Цели за представяне през първите 90 дни

Ако сте стартъп или развиващ се бизнес, бъдете конкретни относно темпото и гъвкавостта на ролята. Много проблеми при наемането идват от кандидати, които очакват традиционна, тясно дефинирана работа, а компанията всъщност има нужда от човек, който е адаптивен и готов да действа практично.

Определете най-важните компетенции

Всяка роля изисква различна комбинация от умения, навици и личностни качества. Например търговският представител трябва да е убедителен и устойчив, докато човекът в клиентска поддръжка трябва да е спокоен, търпелив и отзивчив.

Полезен начин да подобрите наемането е да определите кои компетенции са най-важни за ролята. Те могат да включват:

• Комуникация
• Решаване на проблеми
• Техническа способност
• Инициативност
• Внимание към детайлите
• Лидерство
• Адаптивност
• Ориентация към клиента

Подредете тези компетенции по важност. Така по-лесно ще оценявате кандидатите последователно и ще избегнете разсейване от силно CV, което не отговаря на ролята.

Използвайте структуриран процес на интервюиране

Структурираните интервюта са един от най-добрите начини да намалите грешните решения при наемане. Вместо да импровизирате при всяка среща, задавайте на всеки кандидат едни и същи основни въпроси и оценявайте отговорите по еднаква скала.

Този подход ви помага да:

• Сравнявате кандидатите по-справедливо
• Намалите пристрастията
• Се фокусирате върху доказателства, свързани с работата
• Вземате решения въз основа на квалификация, а не на първо впечатление

Структурираното интервю не трябва да бъде твърде строго. Все още можете да оставите място за естествен разговор, но основната оценка трябва да остане последователна.

Задавайте поведенчески въпроси

Поведенческите въпроси ви помагат да разберете как кандидатът е действал в реални ситуации. Миналото поведение често е един от най-добрите индикатори за бъдещо представяне.

Примери:

• Разкажете ми за случай, в който трябваше да решите труден проблем на работа.
• Опишете ситуация, в която трябваше да работите под напрежение.
• Дайте пример за момент, когато не сте били съгласни с мениджър или колега.
• Разкажете ми за проект, който завършихте с ограничени ресурси.
• Опишете случай, в който сте допуснали грешка. Какво научихте?

Слушайте за конкретика, а не за общи приказки. Силните кандидати могат да обяснят ситуацията, действията си и резултата.

Задавайте ситуационни въпроси

Ситуационните въпроси ви помагат да видите как кандидатът разсъждава върху проблеми, с които още не се е сблъсквал. Тези въпроси са особено полезни за управленски, клиентски и решения-ориентирани роли.

Примери:

• Какво бихте направили, ако клиент е недоволен от проблем с услугата, който не можете да решите веднага?
• Как бихте се справили, ако две спешни задачи пристигнат едновременно?
• Какво бихте направили, ако забележите, че член на екипа системно не спазва срокове?
• Как бихте реагирали, ако клиент поиска нещо извън договорения обхват?

Тези въпроси разкриват преценка, приоритети и професионализъм.

Тествайте уменията, които имат значение

Интервютата сами по себе си не са достатъчни. Един кандидат може да говори уверено и въпреки това да няма нужните умения за работа. Затова много бизнеси използват практически задачи.

В зависимост от ролята можете да използвате:

• Примерни текстове
• Таблични упражнения
• Ролеви сценарии
• Технически тестове
• Кратки проектни задачи
• Симулирани ситуации за обслужване на клиенти

Дръжте теста свързан с позицията и разумен като продължителност. Целта е да оцените реалните способности, а не да създавате неплатен труд или да претоварвате кандидата.

Например, ако наемате за клиентска поддръжка, ролевата игра може да покаже как кандидатът се справя с недоволен клиент. Ако наемате за административна позиция, кратка задача може да разкрие организация, точност и последователност.

Проверявайте препоръките внимателно

Проверката на препоръки често се приема като формалност, но може да бъде ценна част от процеса на наемане, ако се прави правилно. Вместо да питате само дали кандидатът е работил там, задавайте въпроси, свързани с представяне и надеждност.

Полезни въпроси при проверка на препоръки:

• Какви бяха основните отговорности на кандидата?
• Какви бяха неговите силни страни?
• Имаше ли области, в които се нуждаеше от насоки или подкрепа?
• Бихте ли го наели отново?
• Как работеше с колеги, клиенти или мениджъри?

Също така трябва да потвърдите трудовата история, квалификациите, сертификатите и всички специфични за ролята изисквания, които са важни за позицията.

Разпознавайте предупредителните знаци, без да пренебрегвате контекста

Някои предупредителни знаци заслужават внимание, но не всеки несъвършен отговор означава, че кандидатът е лош избор. Ключът е да разграничите единичните проблеми от моделите на поведение.

Потенциални предупредителни знаци са:

• Непоследователна трудова история без обяснение
• Неясни отговори за отговорности или постижения
• Лоша комуникация по време на процеса на интервюиране
• Негативни коментари за всеки предишен работодател
• Нежелание да предостави примери или препоръки

В същото време вземайте предвид цялостния контекст. Прекъсвания в кариерата, смени на работа или кратки периоди на заетост може да имат разумни обяснения. Най-важното е кандидатът да показва честност, самоосъзнатост и способност да се учи.

Наемайте за умения и за съвместимост

Културното съответствие е важно, но никога не бива да означава наемане на хора, които просто мислят като вас. Това, което всъщност търсите, е съответствие по отношение на работна етика, стил на комуникация, ценности и очаквания.

Добрият служител трябва да може да:

• Върши работата
• Работи ефективно с другите
• Приема обратна връзка
• Се адаптира към промяна
• Представя бизнеса добре

За развиващ се бизнес този баланс е важен. Нуждаете се от хора, които могат да се справят още сега и да растат заедно с компанията, когато отговорностите се разширяват.

Не бързайте с решението

Много грешки при наемането се случват, защото бизнесът усеща натиск да запълни позицията бързо. Макар скоростта да е важна, едно лошо назначение обикновено е по-скъпо от малко по-дълго търсене.

Преди да направите оферта, прегледайте:

• Бележките от интервютата
• Резултатите от оценяването
• Обратната връзка от препоръки
• Изискванията на ролята
• Потенциала за дългосрочен растеж

Ако е нужно, включете още един интервюиращ или задайте допълнителен въпрос, преди да финализирате решението. Кратка пауза може да спести време и средства по-късно.

Изградете по-добър процес на въвеждане

Дори силният служител може да има трудности без правилно въвеждане. Първите няколко седмици задават тон за дългосрочния успех.

Ефективният процес на въвеждане трябва да включва:

• Ясен план за първата седмица
• Очаквания и приоритети за ролята
• Настройка на инструменти, системи и достъпи
• Представяне на ключови членове на екипа
• Ранни точки за обратна връзка
• Обучение за фирмените процедури

Когато служителите разбират какво се очаква от тях и как се измерва успехът, е по-вероятно да се представят добре.

Използвайте процес, за да защитите бизнеса си

За малките бизнеси наемането не е просто задача на отдел „Човешки ресурси“. То е решение, свързано с управление на риска. Колкото по-структуриран е процесът ви, толкова по-вероятно е да наемете хора, които подпомагат растежа, вместо да създават затруднения.

Това означава да документирате ролята, да използвате последователни интервюта, да тествате практическите умения, да проверявате препоръките и да въвеждате служителите целенасочено. Тези стъпки не премахват цялата несигурност, но значително подобряват шансовете да направите силен избор.

Финални мисли

Избягването на лошите назначения започва с дисциплина. Ясните очаквания, структурираните интервюта, практическите оценки и внимателната проверка на препоръките ви помагат да вземате по-добри решения. Ако изграждате нов бизнес, този процес е още по-важен, защото всяко назначение има по-голямо влияние.

Правилните хора могат да помогнат на компанията да се движи по-бързо, да обслужва клиентите по-добре и да се мащабира уверено. Когато инвестирате време предварително в по-силен процес на наемане, защитавате бизнеса си и увеличавате шансовете за дългосрочен успех.