Πώς να αποφύγετε το Spaghetti Management Syndrome σε μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση

Οι αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις συχνά αντιμετωπίζουν ένα προβλέψιμο πρόβλημα ηγεσίας: ένας δυνατός ατομικός συνεργάτης προάγεται σε διοικητικό ρόλο χωρίς επαρκή προετοιμασία, υποστήριξη ή σαφήνεια. Το αποτέλεσμα είναι αυτό που πολλοί επαγγελματίες αποκαλούν spaghetti management syndrome. Άνθρωποι ωθούνται σε ηγετικές θέσεις και στη συνέχεια αφήνονται να φανεί αν θα «κολλήσουν». Κάποιοι το καταφέρνουν. Πολλοί όχι.

Το κόστος δεν περιορίζεται σε έναν δυσαρεστημένο manager. Η αδύναμη διοίκηση επηρεάζει το ηθικό των εργαζομένων, την παραγωγικότητα, την εξυπηρέτηση πελατών, τη διατήρηση προσωπικού και τη συνολική κουλτούρα της επιχείρησης. Σε μια μικρή επιχείρηση ή σε μια νεοσύστατη εταιρεία, αυτές οι αποτυχίες μπορούν να επιβραδύνουν την ανάπτυξη ακριβώς τη στιγμή που ο οργανισμός χρειάζεται περισσότερο σταθερότητα και εμπιστοσύνη.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές και ομάδες πρώιμου σταδίου που χτίζουν μια εταιρεία στις Ηνωμένες Πολιτείες. Μόλις μια επιχείρηση αρχίσει να προσλαμβάνει πέρα από τον βασικό πυρήνα των ιδρυτών, η ποιότητα της πρώτης γραμμής διοίκησης γίνεται σοβαρό λειτουργικό ζήτημα. Αν δεν υπάρχουν τα κατάλληλα συστήματα, ακόμη και μια πολλά υποσχόμενη εταιρεία μπορεί να χάνει ταλαντούχους ανθρώπους πιο γρήγορα από όσο μπορεί να τους αντικαταστήσει.

Τι σημαίνει το Spaghetti Management Syndrome

Το spaghetti management syndrome είναι ένας συνοπτικός όρος για μια συνηθισμένη κακή πρακτική: η προαγωγή ανθρώπων σε διοικητικές θέσεις επειδή είναι διαθέσιμοι, τεχνικά ικανοί ή πιστοί, και όχι επειδή είναι έτοιμοι να ηγηθούν άλλων.

Η παραδοχή είναι ότι η διοίκηση θα λειτουργήσει από μόνη της με τον χρόνο. Στην πραγματικότητα, η ηγεσία απαιτεί διαφορετικό σύνολο δεξιοτήτων από την ατομική απόδοση. Ένας εξαιρετικός πωλητής, τεχνικός, αναλυτής ή ειδικός λειτουργιών μπορεί παρ’ όλα αυτά να δυσκολεύεται με το coaching, την ανάθεση, την ανατροφοδότηση, την επίλυση συγκρούσεων και τη λογοδοσία της ομάδας.

Όταν οι επιχειρήσεις αγνοούν αυτή τη διαφορά, δημιουργούν ένα μοτίβο δοκιμών και σφαλμάτων που μπορεί να βλάψει ολόκληρο τον οργανισμό.

Γιατί συμβαίνει

Αρκετοί παράγοντες ωθούν τις εταιρείες σε αυτή την παγίδα.

1. Οι προαγωγές επιβραβεύουν την απόδοση, όχι το ηγετικό δυναμικό

Πολλοί οργανισμοί προάγουν τους ισχυρότερους εργαζομένους ως προεπιλεγμένη ανταμοιβή. Αυτό μπορεί να είναι δίκαιο στην αρχή, αλλά δημιουργεί προβλήματα όταν η προαγωγή βασίζεται μόνο στην απόδοση στον προηγούμενο ρόλο.

Οι δεξιότητες που κάνουν κάποιον επιτυχημένο ως συντελεστή δεν είναι οι ίδιες με αυτές που απαιτούνται για την επίβλεψη ανθρώπων. Η ηγεσία εξαρτάται από την κρίση, την επικοινωνία, την υπομονή και την ικανότητα ανάπτυξης των άλλων με την πάροδο του χρόνου.

2. Η εκπαίδευση συχνά λείπει

Οι επιχειρήσεις συχνά περιμένουν από τους νέους managers να το βρουν μόνοι τους. Αυτή η προσέγγιση είναι ακριβή. Οι πρωτοεμφανιζόμενοι managers χρειάζονται πρακτική εκπαίδευση για το πώς να θέτουν προσδοκίες, να οργανώνουν συναντήσεις, να δίνουν ανατροφοδότηση, να διαχειρίζονται ζητήματα απόδοσης και να υποστηρίζουν την ανάπτυξη των εργαζομένων.

Χωρίς αυτό το θεμέλιο, μπορεί να καταφύγουν σε αποφυγή, μικροδιαχείριση ή ασυνεπή λήψη αποφάσεων.

3. Οι ιδρυτές είναι υπερφορτωμένοι

Στις εταιρείες πρώιμου σταδίου, οι ιδρυτές συχνά τα κάνουν όλα μόνοι τους. Καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει, προάγουν γρήγορα έμπιστους εργαζομένους επειδή χρειάζονται άμεσα βοήθεια.

Αυτή η επείγουσα ανάγκη είναι κατανοητή, αλλά η ταχύτητα χωρίς προετοιμασία δημιουργεί αποφεύξιμη αποχώρηση αργότερα. Μια βιαστική προαγωγή μπορεί να λύσει ένα βραχυπρόθεσμο πρόβλημα φόρτου εργασίας, ενώ δημιουργεί ένα μακροπρόθεσμο κενό ηγεσίας.

4. Η εταιρεία συγχέει την εξουσία με την ηγεσία

Ορισμένοι οργανισμοί υποθέτουν ότι δίνοντας σε κάποιον έναν τίτλο θα τον κάνουν αποτελεσματικό. Δεν θα γίνει έτσι.

Η εξουσία μπορεί να λέει στους ανθρώπους τι να κάνουν. Η ηγεσία είναι αυτό που τους κάνει να θέλουν να ακολουθήσουν. Η διαφορά έχει σημασία σε κάθε επιχείρηση, αλλά γίνεται κρίσιμη όταν οι ομάδες είναι μικρές και κάθε εργαζόμενος έχει ορατό αντίκτυπο στην απόδοση.

Το κρυφό κόστος της κακής διοίκησης

Η κακή διοίκηση σπάνια εμφανίζεται ως ένα δραματικό γεγονός. Συνήθως εμφανίζεται ως μια αργή διαρροή.

• Οι καλοί εργαζόμενοι αποσυνδέονται.
• Η επικοινωνία γίνεται αμυντική ή ασαφής.
• Οι προθεσμίες καθυστερούν επειδή κανείς δεν αναλαμβάνει τη διαδικασία.
• Οι συγκρούσεις μένουν άλυτες.
• Οι δυνατοί performers φεύγουν για πιο υγιείς ομάδες.
• Το κόστος πρόσληψης αυξάνεται επειδή αυξάνεται η αποχώρηση προσωπικού.
• Η εμπειρία του πελάτη γίνεται ασυνεπής.

Μια επιχείρηση μπορεί να νομίζει ότι έχει πρόβλημα προσλήψεων ενώ στην πραγματικότητα έχει πρόβλημα διοίκησης. Οι εργαζόμενοι συχνά δεν εγκαταλείπουν μια εταιρεία μόνο λόγω μισθού. Φεύγουν επειδή το καθημερινό περιβάλλον εργασίας είναι απογοητευτικό, χαοτικό ή μη υποστηρικτικό.

Με την πάροδο του χρόνου, αυτό βλάπτει τόσο το τελικό αποτέλεσμα όσο και το employer brand.

Σημάδια ότι η επιχείρησή σας έχει πρόβλημα διοίκησης

Αν δεν είστε σίγουροι αν το spaghetti management syndrome επηρεάζει την εταιρεία σας, αναζητήστε αυτά τα προειδοποιητικά σημάδια:

• Οι νέοι managers προάγονται χωρίς γραπτό σχέδιο μετάβασης.
• Τα μέλη της ομάδας παραπονιούνται ότι οι προσδοκίες αλλάζουν από εβδομάδα σε εβδομάδα.
• Η ανατροφοδότηση απόδοσης είναι σπάνια, ασαφής ή υπερβολικά σκληρή.
• Οι κορυφαίοι performers κάνουν τη δουλειά των άλλων χωρίς αναγνώριση.
• Οι εργαζόμενοι αναφέρουν ότι δεν ξέρουν ποιος είναι υπεύθυνος για τι.
• Η αποχώρηση προσωπικού συγκεντρώνεται σε συγκεκριμένες ομάδες ή υπό συγκεκριμένους supervisors.
• Οι managers περνούν περισσότερο χρόνο αντιδρώντας παρά σχεδιάζοντας.
• Τα ανώτερα στελέχη παρεμβαίνουν συνεχώς για να λύσουν καθημερινά ζητήματα.

Αυτά τα σημάδια υποδηλώνουν ότι η διοίκηση δεν λειτουργεί ως πραγματικό σύστημα. Λειτουργεί ως σύνολο αυτοσχέδιων αντιδράσεων.

Πώς να το αποτρέψετε

Η αποφυγή του spaghetti management syndrome απαιτεί πρόθεση. Η καλή ηγεσία δεν συμβαίνει κατά τύχη.

Προσλάβετε και προάγετε με βάση την ηγετική ικανότητα

Πριν προαγάγετε κάποιον σε διοικητικό ρόλο, αξιολογήστε περισσότερα από την τεχνική ικανότητα.

Ρωτήστε αν το άτομο μπορεί να:

• επικοινωνεί καθαρά και ψύχραιμα
• χτίζει εμπιστοσύνη με διαφορετικούς τύπους προσωπικότητας
• καθοδηγεί άλλους χωρίς να τους ασφυκτικά επιβλέπει
• χειρίζεται τις συγκρούσεις με σεβασμό
• λαμβάνει αποφάσεις με ελλιπή πληροφορία
• παραμένει οργανωμένο υπό πίεση
• κρατά τους ανθρώπους υπόλογους χωρίς να δημιουργεί φόβο

Αν η απάντηση δεν είναι σαφής, μην υποθέσετε ότι ο τίτλος θα καλύψει το κενό.

Δημιουργήστε μια διαδικασία ετοιμότητας διοίκησης

Η προαγωγή σε διοικητικό ρόλο θα πρέπει να περιλαμβάνει ένα σχέδιο μετάβασης. Αυτό το σχέδιο μπορεί να καλύπτει:

• προσδοκίες ρόλου
• βασικές αρμοδιότητες
• αρμοδιότητα λήψης αποφάσεων
• δείκτες απόδοσης
• δομή αναφοράς
• ρυθμό επικοινωνίας
• ορόσημα εκπαίδευσης

Αυτό δίνει στον νέο manager μια διαδρομή που μπορεί να ακολουθήσει αντί να τον αναγκάζει να αυτοσχεδιάζει.

Εκπαιδεύστε τους managers πριν και μετά την προαγωγή

Η εκπαίδευση δεν πρέπει να είναι μια εφάπαξ εισαγωγή. Πρέπει να είναι συνεχής.

Χρήσιμα θέματα περιλαμβάνουν:

• πώς να αναθέτουν αποτελεσματικά
• πώς να πραγματοποιούν one-on-one συναντήσεις
• πώς να δίνουν εποικοδομητική ανατροφοδότηση
• πώς να τεκμηριώνουν ζητήματα απόδοσης
• πώς να διαχειρίζονται συγκρούσεις μεταξύ εργαζομένων
• πώς να παρακινούν διαφορετικούς τύπους προσωπικότητας
• πώς να χτίζουν μια υγιή κουλτούρα ομάδας

Η καλύτερη εκπαίδευση συνδυάζει πολιτική, πρακτική και παρακολούθηση. Οι managers χρειάζονται παραδείγματα και coaching, όχι μόνο ένα εγχειρίδιο ή μια παρουσίαση.

Καθιερώστε σαφείς προσδοκίες ηγεσίας

Αν η εταιρεία σας δεν ορίζει τι σημαίνει καλή διοίκηση, κάθε manager θα επινοεί τη δική του εκδοχή.

Γράψτε τα πρότυπα. Για παράδειγμα:

• οι managers είναι υπεύθυνοι για τη διατήρηση του προσωπικού στις ομάδες τους
• οι managers πρέπει να παρέχουν τακτική ανατροφοδότηση
• οι managers πρέπει να πραγματοποιούν έγκαιρες αξιολογήσεις απόδοσης
• οι managers πρέπει να επικοινωνούν ξεκάθαρα τους στόχους και τις προτεραιότητες
• οι managers πρέπει να κλιμακώνουν τα προβλήματα έγκαιρα, όχι αργά

Όταν οι προσδοκίες είναι ρητές, η λογοδοσία γίνεται εφικτή.

Μετρήστε τη διατήρηση προσωπικού και την υγεία της ομάδας

Ένας manager δεν πρέπει να κρίνεται μόνο με βάση το output. Η ποιότητα της ηγεσίας πρέπει επίσης να μετριέται με δείκτες ανθρώπων.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• αποχώρηση προσωπικού μέσα στην ομάδα
• αποτελέσματα ερευνών δέσμευσης εργαζομένων
• χρόνος για την κάλυψη κενών θέσεων
• τάσεις απουσιών
• ολοκλήρωση αξιολογήσεων απόδοσης
• συχνότητα one-on-one επαφών

Οι δείκτες δεν αντικαθιστούν την κρίση, αλλά βοηθούν τους ηγέτες να εντοπίζουν μοτίβα πριν μετατραπούν σε κρίσεις.

Χρησιμοποιήστε exit interviews και stay interviews

Τα exit interviews βοηθούν να αποκαλυφθούν οι λόγοι για τους οποίους οι εργαζόμενοι φεύγουν. Τα stay interviews βοηθούν να αποκαλυφθεί γιατί οι εργαζόμενοι παραμένουν.

Και τα δύο είναι χρήσιμα. Αν αρκετοί άνθρωποι περιγράφουν το ίδιο διοικητικό πρόβλημα, ο οργανισμός πρέπει να το αντιμετωπίσει ως επιχειρηματικό κίνδυνο και όχι ως μεμονωμένη δυσαρέσκεια.

Τι κάνουν διαφορετικά οι ισχυροί managers

Οι καλοί managers δεν είναι τέλειοι. Είναι συνεπείς, ενεργοί και πρόθυμοι να βελτιωθούν.

Κάνουν αρκετά πράγματα καλά.

Υπηρετούν την ομάδα

Ένας δυνατός manager δεν βλέπει την ηγεσία ως σύμβολο status. Ο ρόλος υπάρχει για να αφαιρεί εμπόδια, να ξεκαθαρίζει στόχους και να βοηθά τους εργαζομένους να πετυχαίνουν.

Επικοινωνούν τις προσδοκίες νωρίς

Οι άνθρωποι αποδίδουν καλύτερα όταν ξέρουν πώς μοιάζει η επιτυχία. Οι καλοί managers κάνουν τις προτεραιότητες ορατές και τις επαναλαμβάνουν αρκετά ώστε η ομάδα να μπορεί να ενεργεί με αυτοπεποίθηση.

Παρατηρούν τα προβλήματα πριν μεγαλώσουν

Τα μικρά ζητήματα γίνονται ακριβά όταν αγνοούνται. Οι δυνατοί managers αντιμετωπίζουν χαμένες προθεσμίες, διαπροσωπικές συγκρούσεις και προβλήματα ποιότητας όσο είναι ακόμη διαχειρίσιμα.

Αναπτύσσουν τους ανθρώπους αντί να τους αντικαθιστούν γρήγορα

Οι αποτελεσματικοί ηγέτες καθοδηγούν τους εργαζομένους όταν αυτό είναι δυνατό. Δεν καταφεύγουν αυτομάτως στην παραίτηση με το πρώτο σημάδι δυσκολίας.

Παραμένουν και οι ίδιοι υπόλογοι

Ένας manager που απαιτεί λογοδοσία από τους άλλους πρέπει να είναι και ο ίδιος υπόλογος προς τον οργανισμό. Αυτό περιλαμβάνει την αναγνώριση λαθών και την αλλαγή πορείας.

Ένα πρακτικό πλαίσιο ανάπτυξης managers

Αν η επιχείρησή σας θέλει να μειώσει την αποχώρηση ηγετικών στελεχών και να βελτιώσει την απόδοση της ομάδας, χρησιμοποιήστε ένα απλό πλαίσιο ανάπτυξης.

Βήμα 1: Ορίστε τον ρόλο

Τεκμηριώστε τις αρμοδιότητες κάθε διοικητικής θέσης. Να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με το τι έχει υπό την ευθύνη του ο manager και τι όχι.

Βήμα 2: Επιλέξτε προσεκτικά

Χρησιμοποιήστε δομημένα κριτήρια όταν εντοπίζετε μελλοντικούς managers. Μην προάγετε μόνο με βάση την αρχαιότητα ή τη φιλία.

Βήμα 3: Εκπαιδεύστε με πρόθεση

Δώστε στους νέους managers εργαλεία, παραδείγματα και coaching κατά τη διάρκεια των πρώτων 90 ημερών τους.

Βήμα 4: Υποστηρίξτε σταθερά

Προγραμματίστε τακτικές συναντήσεις με την ανώτερη διοίκηση. Οι νέοι managers δεν πρέπει να μένουν μόνοι κατά την πιο δύσκολη περίοδο μετάβασης.

Βήμα 5: Μετρήστε τα αποτελέσματα

Παρακολουθήστε τη διατήρηση προσωπικού, την ικανοποίηση των εργαζομένων και την απόδοση της ομάδας. Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα για να βελτιώσετε τη διαδικασία.

Βήμα 6: Διορθώστε τα προβλήματα έγκαιρα

Αν ένας manager δυσκολεύεται, προσφέρετε coaching γρήγορα. Αν η συμπεριφορά δεν βελτιωθεί, αναθέστε το άτομο αλλού ή αλλάξτε τον ρόλο πριν προκληθεί μεγαλύτερη ζημιά.

Γιατί αυτό έχει σημασία για τις νέες επιχειρήσεις

Για μια νέα εταιρεία, κάθε πρόσληψη μετράει. Μια επιχείρηση που έχει συσταθεί με τη σωστή νομική μορφή και τη σωστή βάση συμμόρφωσης μπορεί παρ’ όλα αυτά να δυσκολευτεί αν η εσωτερική κουλτούρα είναι ασταθής.

Γι’ αυτό οι ιδρυτές πρέπει να σκέφτονται πέρα από τη σύσταση και τις δηλώσεις. Μόλις η επιχείρηση αρχίσει να αναπτύσσεται, τα συστήματα διοίκησης γίνονται μέρος της υποδομής της εταιρείας. Όσο νωρίτερα χτιστούν, τόσο πιο εύκολο είναι να κλιμακωθούν με υπευθυνότητα.

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες και ιδιοκτήτες εταιρειών να διαχειρίζονται το διοικητικό σκέλος της ίδρυσης και της διατήρησης μιας εταιρείας στις ΗΠΑ. Όμως η επιχειρησιακή επιτυχία εξαρτάται επίσης από τα συστήματα ανθρώπων μέσα στην επιχείρηση. Η προσεκτική πρόσληψη και προαγωγή managers είναι ένα από τα σημαντικότερα από αυτά τα συστήματα.

Τελικό συμπέρασμα

Το spaghetti management syndrome δεν αφορά πραγματικά έναν μόνο κακό manager. Αφορά έναν οργανισμό που προάγει ανθρώπους χωρίς να τους προετοιμάζει να ηγηθούν.

Η λύση είναι απλή, ακόμη κι αν απαιτεί πειθαρχία: επιλέξτε managers προσεκτικά, εκπαιδεύστε τους διεξοδικά, ορίστε ξεκάθαρα τις προσδοκίες, μετρήστε την απόδοση με ειλικρίνεια και υποστηρίξτε τους ηγέτες αρκετά ώστε να εξελιχθούν στον ρόλο.

Οι επιχειρήσεις που το κάνουν σωστά κρατούν περισσότερο ταλέντο, χτίζουν ισχυρότερες ομάδες και δημιουργούν καλύτερη βάση για ανάπτυξη.