12 Συμβουλές Διαπραγμάτευσης για Μικρομεσαίους Επιχειρηματίες

Η διαπραγμάτευση είναι μια βασική επιχειρηματική δεξιότητα. Είτε συζητάτε όρους με προμηθευτές, ενοίκιο γραφείου, αμοιβές συνεργατών, συμφωνίες συνεργασίας ή συμβόλαια με πελάτες, η ικανότητα να διαπραγματεύεστε αποτελεσματικά μπορεί να προστατεύσει τις ταμειακές ροές και να βελτιώσει τα μακροπρόθεσμα αποτελέσματα.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων και τους ιδρυτές, η ισχυρή διαπραγμάτευση δεν σημαίνει επιθετικότητα ή προσπάθεια να “κερδίσετε” εις βάρος του άλλου. Σημαίνει καλή προετοιμασία, κατανόηση των προτεραιοτήτων και δημιουργία συμφωνιών που είναι σαφείς, δίκαιες και βιώσιμες. Αυτή η νοοτροπία έχει σημασία όταν χτίζετε μια εταιρεία, διαχειρίζεστε την ανάπτυξη ή παίρνετε αποφάσεις που επηρεάζουν τα περιθώρια κέρδους και τις νομικές σας υποχρεώσεις.

Χρησιμοποιήστε την παρακάτω λίστα ελέγχου για να διαπραγματεύεστε με περισσότερη αυτοπεποίθηση και λιγότερα λάθη.

1. Επιβεβαιώστε ποιος μπορεί πραγματικά να λάβει την απόφαση

Πριν ξεκινήσει μια διαπραγμάτευση, βεβαιωθείτε ότι μιλάτε με κάποιον που έχει πραγματική αρμοδιότητα. Αν το άτομο απέναντί σας πρέπει ακόμη να λάβει έγκριση από προϊστάμενο, νομικό τμήμα ή ιδιοκτήτη, η συζήτηση μπορεί να είναι προκαταρκτική και όχι οριστική.

Κάντε άμεσες ερωτήσεις για τη διαδικασία έγκρισης:

• Ποιος πρέπει να εγκρίνει τους τελικούς όρους;
• Υπάρχουν εσωτερικά όρια ή περιορισμοί;
• Υπάρχει προθεσμία για την έγκριση;

Αυτό εξοικονομεί χρόνο και σας βοηθά να μην υποθέσετε ότι μια συμφωνία έχει κλείσει ενώ δεν έχει.

2. Ορίστε τον στόχο σας πριν ξεκινήσετε

Πρέπει να ξέρετε ακριβώς πώς μοιάζει ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα πριν μπείτε σε οποιαδήποτε συζήτηση. Αν δεν είστε σαφείς, είναι πιο πιθανό να παραχωρήσετε αξία ή να αποδεχτείτε όρους που δεν στηρίζουν την επιχείρησή σας.

Γράψτε:

• Το ιδανικό σας αποτέλεσμα
• Το αποδεκτό σας αποτέλεσμα
• Το σημείο στο οποίο αποχωρείτε
• Τον έναν ή δύο όρους που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία

Σε πολλές περιπτώσεις, το πιο σημαντικό ζήτημα δεν είναι μόνο η τιμή. Μπορεί να είναι ο χρόνος πληρωμής, η διάρκεια του συμβολαίου, η ταχύτητα παράδοσης, οι όροι ανανέωσης, η αποκλειστικότητα ή τα όρια ευθύνης.

3. Κάντε έρευνα για την άλλη πλευρά

Οι καλοί διαπραγματευτές προετοιμάζονται. Μάθετε όσα περισσότερα μπορείτε για το επιχειρηματικό μοντέλο, τις προτεραιότητες και τους περιορισμούς της άλλης πλευράς. Όσο καλύτερα καταλαβαίνετε την κατάσταση, τόσο πιο εύκολα εντοπίζετε ανταλλάγματα που έχουν σημασία.

Χρήσιμες ερωτήσεις για να απαντήσετε εκ των προτέρων:

• Τι πιθανότατα εκτιμά περισσότερο αυτή η πλευρά;
• Ποιες πιέσεις αντιμετωπίζει;
• Υπάρχουν συνήθη πρότυπα στον κλάδο;
• Ποιες εναλλακτικές έχετε αν αυτή η συμφωνία δεν λειτουργήσει;

Η προετοιμασία σας δίνει διαπραγματευτικό πλεονέκτημα, αλλά σας βοηθά επίσης να κάνετε καλύτερες προτάσεις. Όταν καταλαβαίνετε τι έχει σημασία για την άλλη πλευρά, μπορείτε να προτείνετε όρους που δημιουργούν αξία χωρίς να αποδυναμώνουν τη δική σας θέση.

4. Διαχωρίστε τη σχέση από το ζήτημα

Οι επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις πρέπει να παραμένουν επαγγελματικές. Μπορεί να συμπαθείτε το άτομο με το οποίο διαπραγματεύεστε ή να χρειάζεται να συνεργαστείτε μαζί του μακροπρόθεσμα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι όλοι οι όροι πρέπει να μένουν ασαφείς ή υπερβολικά “φιλικοί”.

Μείνετε επικεντρωμένοι στα δεδομένα:

• Πεδίο εργασίας
• Τιμή
• Χρόνος
• Πρότυπα απόδοσης
• Κατανομή κινδύνου
• Όροι ανανέωσης και εξόδου

Ένας σεβαστικός τόνος βοηθά να διατηρηθεί η σχέση. Τα σαφή όρια προστατεύουν την επιχείρηση.

5. Δώστε προτεραιότητα στην αξία πριν από την τιμή

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη στη διαπραγμάτευση είναι η άμεση εστίαση στην τιμή. Η τιμή έχει σημασία, αλλά είναι μόνο ένα μέρος της συμφωνίας.

Αντί γι’ αυτό, εξετάστε τους παράγοντες αξίας πίσω από το ποσό:

• Ταχύτερη παράδοση
• Καλύτερα επίπεδα εξυπηρέτησης
• Πιο ευέλικτοι όροι πληρωμής
• Μικρότερος κίνδυνος
• Μεγαλύτερη κάλυψη εγγύησης
• Ευκολότερο δικαίωμα καταγγελίας

Αν μπορείτε να βελτιώσετε την αξία χωρίς να μειώσετε απλώς την τιμή, μπορεί να καταλήξετε σε μια ισχυρότερη συνολική συμφωνία.

6. Να ξέρετε τι μπορείτε να ανταλλάξετε

Ένας δυνατός διαπραγματευτής δεν σκέφτεται μόνο τι θα απαιτήσει. Πρέπει επίσης να ξέρετε τι μπορείτε να προσφέρετε σε αντάλλαγμα.

Παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Μεγαλύτερη διάρκεια σύμβασης
• Ταχύτερη πληρωμή
• Μειωμένο εύρος εργασίας με αντάλλαγμα χαμηλότερο κόστος
• Συστάσεις ή μαρτυρίες
• Ευέλικτο χρονοδιάγραμμα παράδοσης
• Μεγαλύτερη αρχική παραγγελία

Αυτό σας δίνει περιθώριο να κάνετε ανταλλαγές χωρίς να εγκαταλείψετε τις πιο σημαντικές σας δικλίδες προστασίας. Πριν ξεκινήσει η διαπραγμάτευση, καταγράψτε αρκετές παραχωρήσεις που μπορείτε να κάνετε αν χρειαστεί, μαζί με το κόστος της καθεμιάς.

7. Διατηρήστε σαφές σημείο αποχώρησης

Κάθε διαπραγμάτευση χρειάζεται ένα όριο. Αν δεν το ορίσετε, μπορεί να συνεχίσετε να κάνετε παραχωρήσεις απλώς για να αποφύγετε τη δυσφορία.

Το σημείο αποχώρησής σας πρέπει να βασίζεται στην επιχειρηματική πραγματικότητα και όχι στο συναίσθημα. Λάβετε υπόψη:

• Απαιτήσεις περιθωρίου κέρδους
• Επίπτωση στις ταμειακές ροές
• Νομικό ή λειτουργικό κίνδυνο
• Τη διαθεσιμότητα εναλλακτικών
• Την αξία του χρόνου σας

Αν η συμφωνία πέσει κάτω από το όριό σας, πρέπει να είστε έτοιμοι να την απορρίψετε. Η αποχώρηση δεν είναι αποτυχία. Συχνά είναι η πιο πειθαρχημένη επιχειρηματική απόφαση.

8. Κάντε περισσότερες ερωτήσεις απ’ όσες απαντάτε

Οι καλύτεροι διαπραγματευτές αφιερώνουν χρόνο στην ακρόαση. Οι ερωτήσεις αποκαλύπτουν προτεραιότητες, φέρνουν στην επιφάνεια κρυφές ανησυχίες και δημιουργούν ευκαιρίες για να κατευθύνετε τη συζήτηση.

Χρήσιμες ερωτήσεις είναι:

• Τι έχει τη μεγαλύτερη σημασία για εσάς σε αυτή τη συμφωνία;
• Τι θα έκανε αυτό ένα επιτυχημένο αποτέλεσμα από τη δική σας πλευρά;
• Τι είναι ευέλικτο και τι είναι σταθερό;
• Τι πρέπει να συμβεί για να προχωρήσετε;

Όταν κάνετε στοχαστικές ερωτήσεις, αποφεύγετε τις υποθέσεις. Δείχνετε επίσης ότι προσπαθείτε να χτίσετε μια λειτουργική επιχειρηματική συμφωνία και όχι απλώς να πιέσετε για παραχωρήσεις.

9. Μην κάνετε παραχωρήσεις πολύ γρήγορα

Οι πρόωρες παραχωρήσεις συχνά δείχνουν αδυναμία. Αν κινηθείτε πολύ γρήγορα, η άλλη πλευρά μπορεί να θεωρήσει ότι έχετε περισσότερο περιθώριο να δώσετε.

Αντί γι’ αυτό, επιβραδύνετε τη διαδικασία και ανταλλάξτε αξία με τρόπο συνειδητό. Αν πρέπει να κάνετε μια παραχώρηση, συνδέστε την με κάτι που θα λάβετε σε αντάλλαγμα.

Για παράδειγμα:

• Αν ζητούν χαμηλότερη τιμή, ζητήστε μεγαλύτερη δέσμευση.
• Αν ζητούν ταχύτερη πληρωμή, ζητήστε έκπτωση ή πρόσθετη υπηρεσία.
• Αν ζητούν ευρύτερο πεδίο εργασίας, ζητήστε σαφέστερες προθεσμίες ή ανώτατο όριο αναθεωρήσεων.

Η διαπραγμάτευση είναι ανταλλαγή, όχι παραχώρηση χωρίς αντάλλαγμα.

10. Αποφύγετε να καταγράφετε όρους που δεν είναι έτοιμοι να είναι τελικοί

Προσέξτε να μην στείλετε γραπτή διατύπωση πολύ νωρίς. Μόλις οι όροι αποτυπωθούν γραπτώς, οι άνθρωποι συχνά τους αντιμετωπίζουν ως δεσμευτικούς, ακόμη κι αν ήταν μόνο διερευνητικοί.

Πριν βάλετε κάτι σε γραπτή μορφή, βεβαιωθείτε ότι είστε άνετοι με τις συνέπειες. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε:

• Συζητήσεις συνεργασίας
• Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών
• Διαπραγματεύσεις μίσθωσης
• Συμβόλαια με προμηθευτές
• Συμφωνίες εργασίας και συνεργασίας με ανεξάρτητους συνεργάτες

Η γραπτή διατύπωση πρέπει να αντικατοπτρίζει την πραγματική συμφωνία, όχι μια πρόχειρη ιδέα που ακόμη χρειάζεται επεξεργασία. Αν δεν είστε έτοιμοι να στηρίξετε έναν όρο, μην τον δεσμεύσετε.

11. Καταγράψτε αμέσως τη συμφωνία

Μόλις οι πλευρές καταλήξουν σε συμφωνία, καταγράψτε τους όρους αμέσως. Οι καθυστερήσεις δημιουργούν σύγχυση, κενά μνήμης και αποφεύξιμες διαφωνίες.

Τουλάχιστον, καταγράψτε:

• Το ακριβές πεδίο εργασίας ή ανταλλαγής
• Τους όρους πληρωμής
• Προθεσμίες και ορόσημα
• Όρους ανανέωσης, ακύρωσης ή καταγγελίας
• Οποιεσδήποτε ειδικές συνθήκες ή εξαιρέσεις

Για τους ιδρυτές, αυτό το βήμα έχει ακόμη μεγαλύτερη σημασία όταν η διαπραγμάτευση επηρεάζει αποφάσεις σύστασης, ιδιοκτησίας, παρόχους υπηρεσιών ή άλλες θεμελιώδεις επιχειρηματικές υποχρεώσεις. Η σαφής τεκμηρίωση προστατεύει την εταιρεία και μειώνει μελλοντικές τριβές.

12. Προστατέψτε τη μακροπρόθεσμη σχέση

Μια επιτυχημένη διαπραγμάτευση δεν αφορά μόνο το άμεσο αποτέλεσμα. Πρέπει επίσης να αφήνει χώρο για μελλοντική συνεργασία.

Αφού κλείσει η συμφωνία:

• Ευχαριστήστε την άλλη πλευρά
• Επιβεβαιώστε τα επόμενα βήματα
• Αποφύγετε να πανηγυρίσετε υπερβολικά μια σκληρή συμφωνία
• Τηρήστε τις δεσμεύσεις σας

Αν η άλλη πλευρά νιώσει ότι τη σεβαστήκατε, είναι πιο πιθανό να συνεργαστεί ξανά μαζί σας, να σας συστήσει σε άλλους ή να παραμείνει ευέλικτη αργότερα. Αυτή η μακροπρόθεσμη αξία συχνά μετρά περισσότερο από μία μικρή παραχώρηση.

Ένα πρακτικό πλαίσιο διαπραγμάτευσης για ιδρυτές

Αν θέλετε να ακολουθήσετε μια απλή διαδικασία, χρησιμοποιήστε αυτό το τετραβηματικό πλαίσιο:

1. Προετοιμασία

Ορίστε τον στόχο σας, τις εναλλακτικές σας και το σημείο αποχώρησης. Κάντε έρευνα για την άλλη πλευρά και εντοπίστε τις βασικές μεταβλητές.

2. Ανακάλυψη

Κάντε ερωτήσεις και ακούστε προσεκτικά. Μάθετε τι έχει τη μεγαλύτερη σημασία και ποιοι είναι οι πραγματικοί περιορισμοί.

3. Ανταλλαγή

Προσφέρετε και ζητήστε παραχωρήσεις με πρόθεση. Συνδέστε κάθε παραχώρηση με κάτι που έχει αξία.

4. Επιβεβαίωση

Καταγράψτε αμέσως τους τελικούς όρους και βεβαιωθείτε ότι και οι δύο πλευρές καταλαβαίνουν τα επόμενα βήματα.

Συνηθισμένα λάθη στη διαπραγμάτευση που πρέπει να αποφεύγετε

Ακόμη και οι έμπειροι επιχειρηματίες μπορούν να κάνουν λάθη υπό πίεση. Προσέξτε αυτά τα μοτίβα:

• Διαπραγμάτευση πριν κατανοήσετε τις προτεραιότητες της άλλης πλευράς
• Εστίαση μόνο στην τιμή
• Παραχωρήσεις χωρίς να ζητάτε κάτι σε αντάλλαγμα
• Μη καθορισμένο σημείο αποχώρησης
• Ασαφείς σημαντικοί όροι
• Εξάρτηση από τη μνήμη αντί για γραπτή επιβεβαίωση
• Αντιμετώπιση ενός επαγγελματικού ζητήματος ως προσωπικής σύγκρουσης

Κάθε ένα από αυτά τα λάθη μπορεί να αποδυναμώσει τη θέση σας ή να δημιουργήσει μελλοντικά προβλήματα.

Τελικές σκέψεις

Η διαπραγμάτευση είναι μία από τις πιο πολύτιμες δεξιότητες που μπορεί να αναπτύξει ένας μικρομεσαίος επιχειρηματίας. Ο στόχος δεν είναι να κυριαρχήσετε στη συζήτηση. Ο στόχος είναι να δημιουργείτε συμφωνίες που στηρίζουν την κερδοφορία, μειώνουν τον κίνδυνο και ενισχύουν τις επιχειρηματικές σχέσεις.

Αν προετοιμάζεστε προσεκτικά, κάνετε καλύτερες ερωτήσεις και τεκμηριώνετε καθαρά τους όρους, θα διαπραγματεύεστε από ισχυρότερη θέση. Αυτή η πειθαρχία βοηθά είτε ιδρύετε μια νέα επιχείρηση, είτε υπογράφετε συμφωνίες με προμηθευτές, είτε διαχειρίζεστε τις καθημερινές συμφωνίες που κρατούν μια εταιρεία σε πορεία προόδου.